STRATEGIA INFORMATYZACJI

Strategia - wzorzec lub plan, który integruje ważniejsze cele organizacji, polityki i sekwencje działań. Dobrze sformułowana strategia pomaga uporządkować i rozmieścić zasoby organizacji w unikalny sposób, bazując na dobrze sformułowanych wewnętrznych kompetencjach, antycypując zmiany w środowisku i ewentualne ruchy przeciwników.

[Mintzberg H., Quinn I.B (1991)]

Strategia 5 x P wg Mintzberga:

1. Plan działania (plan)

2. Wzór, model działania (pattern)

3. Pozycja przedsiębiorstwa w środowisku gospodarczym (position)

4. Perspektywa, ogólna przyszła wizja przedsiębiorstwa (perspective)

5. Manewr, taktyka, której celem jest zgnębienie przeciwnika (ploy) - konieczność wdrożenia unikatowego rozwiązania informatycznego w celu eliminacji konkurencji.

Ciągły proces ustalania i zmiany kierunku organizacji, dialog a nie dokument

Czym strategia nie jest?

Nie jest programem działań dostosowanych, reakcją na krótkookresowe fluktuacje i zaburzenia powstające w otoczeniu i w samej organizacji.

Strategia nie jest typowym planem działania, który liczbowo i terminowo ujmuje zadania na 2 - 3 lata.

Strategia nie jest zbiorem intencji i pobożnych życzeń. Musi mieć walory wykonalności.

Strategia nie jest zbiorem idei, koncepcji stworzonych i realizowanych w wąskim gronie kierownictwa firmy.

Strategię należy mierzyć - np. określamy na ile wdrożony system różni się od tego, co chcieliśmy osiągnąć?

Strategia wymaga controllingu.

Wizja - odnośnie systemów informatycznych jest to skrócenie okresu na jaki się określa strategię (najdłużej do 5 lat).

Strategia korporacji

Strategia korporacji jest wzorem decyzji w firmie, które determinują i ujawniają jej cele, tworzy zasadnicze polityki, plany dla osiągnięcia tych celów, definiuje zakres przedsięwzięć gospodarczych w firmie.

Strategia korporacji jest procesem, który nie może być odseparowany od struktury, zachowań i kultury przedsiębiorstwa.

Cechy strategii według Krupskiego:

1. Horyzont czasu

Strategia opisuje czynności związane z odległym horyzontem czasowym, zarówno z punktu widzenia okresu potrzebnego do wykonania tych czynności, jak i do wystąpienia ich efektów.

2. Efekty

Chociaż wyniki posługiwania się określoną strategią mogą pojawić się dopiero po dłuższym czasie, ich ostateczny efekt będzie znaczny.

Efekty należy mierzyć

3. Skupienie wysiłków

Skuteczność strategii wymaga zazwyczaj skupienia działalności, wysiłków czy uwagi na względnie ograniczonej wiązce zamierzeń. Wobec tego mogą być ograniczone zasoby dla innych działalności.

4. Układ decyzji

Wcielenie strategii wymaga podejmowania wielu decyzji określonego typu w różnym czasie. Są one wzajemnie związane, muszą się wzajemnie wspierać i tworzyć konsekwentny układ.

5. Wszechobecność

Strategia obejmuje szerokie pasmo działań, od przydzielania działań codziennych transakcji. Wszystkie szczeble organizacji powinny intensywnie działać wzmacniając strategię.

Przesłanki tworzenia strategii informatyzacji

1. Znaczenie informacji i technologii informacji dla organizacji

• informacje i technologia informacji są zasobami, które muszą być efektywnie i wydajnie zarządzane,

• właściwe zaspokojenie potrzeb przedsiębiorstwa dotyczących zbierania, wymiany, wykorzystania i przechowywania informacji

Dopasowanie działań związanych ze stosowaniem technologii informacji do strategii biznesu i działalności całej organizacji

• dopasowanie stosowania technologii informacji do strategii biznesu,

• strategie biznesu są zależne od możliwości technologii informacji,

• strategia informatyzacji pozwala na właściwym poziomie (najwyższego kierownictwa) poprawnie sprecyzować przyszłe potrzeby organizacji,

• dopasowanie inwestycji w technologię informacji do potrzeb biznesowych

• Eksploatacja możliwości oferowanych przez technologię informacji dla pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa

• możliwości wpływu technologii informacji na biznes tak duże, że IT / IS powinny być zarządzane jako integralna część organizacji,

• technologia informacji ma duży potencjał w procesie zwiększania wartości w przedsiębiorstwie

• Kontrolowanie stosowania technologii informacji w organizacji

• ustalenie kierunków rozwoju aplikacji i inwestycji w technologię informacji,

• sprecyzowanie oczekiwanego stanu IT / IS do którego rozwoju organizacja dąży oraz określenie roli IT / IS w organizacji,

• standaryzacja rozwiązań na poziomie organizacji, z uwzględnieniem potrzeb biznesu,

• ustanowienie podstawy do planowania IT / IS zarówno w długim, jak i krótkim horyzoncie czasowym

• Określenie roli technologii informacji i działań z nią związanych w organizacji

• zdefiniowanie roli departamentu IT / IS i podstawy działań związanych z IT / IS w organizacji,

• technologia informacji ma coraz większe znaczenie dla biznesu,

• zarząd musi mieć strategiczna wizję stosowania technologii informacji w organizacji,

• brak poparcia zarządu blokuje wykorzystanie potencjalnych możliwości technologii informacji.

Kto opracowuje strategię informatyzacji?

1. Użytkownicy korzystający z technologii informacji ze wszystkich jednostek przedsiębiorstwa

2. Specjaliści zajmujący się rozwojem i stosowaniem technologii informacji w organizacji

3. zarząd organizacji zaangażowany równocześnie w formułowanie strategii dla całego przedsiębiorstwa

Firmy konsultingowe:

• mają wystarczające doświadczenie, aby sprawdzić i opracować strategię informatyzacji,

• znają tendencje rozwoju technologii informatyzacji oraz branży,

• dysponują szerszym horyzontem analizy,

• zapewniają wczesną identyfikację słabości strategii informatycznych, zabezpieczenie przed ewentualnymi, przyszłymi problemami,

• zapewniają ograniczenie ryzyka związanego ze stosowaniem technologii informacji.

Efekty strategii informacji:

• zakres projektu systemu informacyjnego,

• zakres zmian w strategii biznesu w rezultacie strategii informacji,

• (pośrednio) zakres działania (jakość) funkcji rozwoju systemu,

• (pośrednio) zakres działania (jakość) szczególnego systemu informacji,

• (szeroki) zakres (wszystkich) usług informacji w organizacji.

Funkcje technologii informacji generowane dla wspomagania efektywnego organizacji:

1. Automatyzacja istniejących systemów przetwarzania manualnego. Postęp mierzony jest przez monitoring portfela systemów

2. Dostęp do informacji. Zabezpieczenie dostępu

3. Filtracja informacji. Uniknięcie nadmiaru informacji

4. Modelowanie informacji. Rozwój systemów np. ekspertowych i systemów wspomagania decyzji dla modelowania informacji, by uczynić ją użyteczną

Strategiczne planowanie systemów informacji dotyczy następujących obszarów:

1. Kojarzenie inwestycji a systemy informatyczne z celami ekonomicznymi przedsiębiorstwa

2. Wykorzystanie technologii informacji dla przewagi konkurencyjnej

3. Ustalenie wydajnego i efektywnego zarządzania zasobami informatycznymi

4. Opracowanie i rozwój polityki wdrażania technologii

Zarządzanie strategiczne

Proces definiowania i redefiniowania strategii w reakcji na zmiany otoczenia lub wyprzedzający te zmiany, a nawet wywołujący proces implementacji, a w którym zasoby i umiejętności pracowników przedsiębiorstwa są tak rozdysponowane, by realizować przyjęte długofalowe cele rozwoju, a także by zabezpieczyć istnienie organizacji w potencjalnych sytuacjach nieciągłości.

Model Johnsona i Scholesa:

1. Analiza strategiczna

Składa się na nią ocena otoczenia firmy, jej wartości, celów oraz dostępnych zasobów.

Ma za zadanie ocenę strategicznej pozycji organizacji oraz procesów zachodzących w jej otoczeniu.

Służy ustaleniu mocnych i słabych stron firmy.

Powinna zawierać ocenę zastosowań IS / IT w działalności organizacji i jej otoczeniu.

Powinna być podstawą do formułowania strategii.

2. Wybór strategiczny

Powinien uwzględnić wiele opcji dalszego rozwoju organizacji stworzonych na podstawie analizy strategicznej organizacji.

Opcje powinny być oceniane ze względu na ryzyko i rentowność dla przedsiębiorstwa.

3. Wdrożenie strategii

Implementacja strategii to wprowadzenie wszystkich niezbędnych zmian w strukturach kadrowych i systemowych (IS / IT) oraz zaplanowaniu i wykorzystaniu niezbędnych zasobów.

Strategia informacji

Kompleks wizji, celów, wytycznych i planów, gromadzenie i dysponowanie ważną i użyteczną informacją w organizacji, zatwierdzony przez zarząd, którego celem jest wspomaganie osiągnięcia celów organizacji w długim czasie i przy dopasowaniu do otoczenia organizacji.



















KOMPONENTY STRATEGII INFORMACJI - według Krupskiego



















Środowisko strategii informacji:

• fakty i warunki, które nie są częścią samej strategii informacji, ani procesu ale mają na nie istotny wpływ,

• warunki w branży, w której firma działa,

• pozycja w branży, główny kanał dystrybucji, czynniki specjalne,

• dochód firmy, strategia zatrudnienia i produkcji, udział nakładów na informatyzację w całości dochodów

Proces strategii informacji - wyróżnia się trzy typy procesów:

• proces mechanistyczny - strategia jest rezultatem systematycznego ciągu działań,

• proces zorientowany na problemy, uczenia się szukania sposobności i rozwiązywania problemów,

• proces będący rezultatem osobistych więzi i władzy politycznej w organizacji

Podstawowy proces strategii informacji:

• metodologia (analiza SWOT, metoda czynników krytycznych): narzędzia, uczestnicy i ich role (zarząd główny, zarząd działalności informatyki, kierownicy działów, użytkownicy, konsultanci, specjaliści planowania).

Forma strategii informacji

• wybrane charakterystyki, takie jak: stopień formalności, regularność, terminowość dokumentacji, wielkość woluminu dokumentacji, horyzont czasowy,

• treść strategii informacji - zakres, cele, architektura (systemy techniczne, organizacyjne), reguły, plany,

• zasięg to informacja objęta przetwarzaniem transakcji, telekomunikacją, przetwarzaniem manualnym

Strategie technologii informacji (komputeryzacja) - pyt. Na czym?

Dotyczy architektury technologii informacji, ryzyka dostawców i standardów technicznych.

Podstawa rozwiązania infrastruktury technicznej organizacji.

Podstawa podejmowania decyzji w sprawach technicznych.

Zawartość:

• cel stosowania IT - zapewnienie poprawnego funkcjonowania systemów informacyjnych z uwzględnieniem oczekiwanej szybkości przetwarzania i ograniczonego ryzyka,

• wskazówki dotyczące stosowania urządzeń technicznych, aby umożliwić odpowiednie przygotowanie, transfer, przechowywanie, udostępnianie, prezentację danych w różnej postaci (tekst, grafika, obraz, dane dźwiękowe),

• architektura technologii informacji:

• platforma sprzętowa organizacji,

• łącza telekomunikacyjne (ich rodzaj i zasięg),

• systemy operacyjne i systemy baz danych,

• parametry każdego z elementów architektury technologii informacji do przedstawiania podstawowych potrzeb, ograniczeń, preferencji dla każdego elementu,

• opis elementów ryzyka i sposoby jego zabezpieczenia (plany awaryjne, procedury bezpieczeństwa),

• horyzont czasowy strategii i każdego z elementów architektury technologii informacji,

• czynniki krytyczne stosowania IT do funkcjonowania organizacji,

• schematy - logiczne i fizyczne, modele elementów architektury technologii informacji i wzajemnej współpracy elementów,

• wskaźniki, procedury i schematy dotyczące tego, jak poszczególne elementu architektury maja być dostarczone.

Strategia systemów informacyjnych - pyt. Jak?

Połączenie rozwoju systemów informacyjnych z potrzebami biznesowymi.

Poszukiwanie przewagi konkurencyjnej pochodzącej ze stosowania systemów informacyjnych.

Zawartość:

• ogólny cel stosowania systemów informacyjnych w przedsiębiorstwie,

• model informacyjny przedsiębiorstwa - obecna i docelowa struktura informacyjna przedsiębiorstwa,

• sposoby organizowania otoczenia informacyjnego przedsiębiorstwa, alokacji zasobów informacyjnych, wspomaganie kreatywnego i celowego tworzenia i wykorzystania informacji,

• czynniki krytyczne funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa,

• koncepcje rozwoju każdej z aplikacji informatycznych z uwzględnieniem jej miejsca w portfelu aplikacji,

• nowe systemy informacyjne, które wynikają ze strategii biznesowej i jej analizy,

• potencjalny wpływ i nowe możliwości wynikające ze stosowania systemów informacyjnych dla strategii biznesowej,

• elementy związane z ryzykiem i sposoby zabezpieczenia systemów informacyjnych

Strategia zarządzania informacją - pyt. Co?

Opisuje rolę i strukturę działań w organizacji - kontrolę stosowania technologii informacji, podział odpowiedzialności, pomiar wydajności i proces zarządzania.

Zawartość:

• misja departamentu IT / IS w organizacji,

• role i zadania departamentu IT / IS w organizacji,

• miejsce departamentu IT / IS w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa,

• struktura departamentu IT / IS i opis stanowisk pracy,

• zasady podejmowania decyzji dotyczących IT / IS,

• osoby odpowiedzialne za IT / IS w departamencie oraz zarządzie organizacji,

• sposoby finansowania działań IT / IS,

• koncepcje rozwoju kariery zawodowej pracowników zajmujących się technologią informacji,

• ilościowe lub jakościowe miary oceny działania departamentu IT / IS,

• sposoby kierowania nowych przedsięwzięć i ich projektów,

• zasady dotyczące promocji i wynagradzania pracowników IT / IS,

• zasady korzystania z outsourcingu w organizacji,

• element związany z ryzykiem i sposób zabezpieczenia,

• zasady kontroli i audytu IT / IS,

Łańcuch wartości Portera

Działalność podstawowa

Ma bezpośredni wpływ na generowanie wyniku finansowego oraz rynkowej przewagi konkurencyjnej. Dodaje wartość do usługi lub produktu bezpośrednio, wliczając w to fizyczne tworzenie produktu, sprzedaż oraz dystrybucję do klientów.

Czynności podstawowe:

1. logistyka wejścia - otrzymywanie, przechowywanie i dystrybucja wejść dla produktów, czyli czynności takie jak obsługa materiałów, kontrola zapasów, magazynowanie i kontakt z dostawcami,

2. operacje - działania produkcyjne tworzące produkt, takie jak wytwarzanie, pakowanie, drukowanie, testowanie,

3. logistyka wyjścia - przechowywanie i dystrybucja produktów do klientów, magazynowanie, przetwarzanie zamówień, tworzenie harmonogramów transportu,

4. sprzedaż i marketing - działania związane z dostarczaniem środków, dzięki którym klienci mogą kupować produkt, reklama, sprzedaż osobista, ustalanie cen, promocja,

5. serwis - działania dla zapewnienia serwisu i utrzymania wartości produktu, wliczając instalację i szkolenie.

Działalność pomocnicza

Pełni funkcje wspomagające działalność podstawową i nie przyczynia się bezpośrednio do zwiększenia wartości produktu.

Czynności pomocnicze:

1. zaopatrzenie - zakupy,

2. rozwój technologiczny - maszyn i procesów oraz doświadczenie, procedury i systemy stosowane w przedsiębiorstwie,

3. zarządzanie zasobami ludzkimi - czynności związane z rekrutacją, szkoleniem i rozwojem kadry,

4. infrastruktura - ogólne zarządzanie, finanse, planowanie, zapewnienie jakości.

Cel zarządzania łańcuchem wartości :

Ograniczenie do minimum czynności niezwiązanych bezpośrednio z procesem tworzenia wartości dodanej.

Analiza organizacji oparta na łańcuchu wartości koncentruje się na obszarach działalności organizacji:

• wykorzystywaniu zasobów,

• analizie efektywności kosztowej,

• analizie skuteczności działań,

• kontroli zasobów organizacji,

• analizie finansowej.

Korzyści z analizy łańcucha wartości:

• identyfikacja głównych potrzeb informacyjnych i przepływów, które odzwierciedlają działalność przedsiębiorstwa,

• zmiana orientacji inwestycji IT / IS z orientacji procesu kosztowego na proces dodawania wartości.

Planowanie strategiczne systemów informacyjnych (różnorakie podejście)

	Zorientowane na korzyści ekonomiczne	Zorientowane na metodę	Administracyjne	Technologiczne	Organizacyjne
Istota	Przedsięwzięcie ekonomiczne	Technika	Planowanie zasobów	Model	Uczenie się
Podstawa	Plan biznesowy, działalność organizacji, potrzeby informacyjne	Najlepsza metoda wypadkowa kwalifikacji konsultantów	Procedury alokacji zasobów, budżet	Rygor, pakiety, CASE	Partnerstwo
Rezultaty końcowe	Plan	Strategia	Portfel systemów wg użyteczności projektu, możliwości i konsekwencji wdrożeń	Architektura systemów	Temat dyskusji, ogólna identyfikacja potrzeb zależna od metod zarządzania organizacją
Metody	Własne	Najlepsze	Żadne	Inżynierii	Dowolne, doskonalenie strategii w procesach wdrażania
Unikalne własności	Korzyści ekonomiczne	Zalecenie odgórne	Zalecenie oddolne, sugestie użytkowników	Szczegółowy plan lub schemat, przewaga problemów technicznych wobec priorytetów ekonomicznych	Interakcja członków organizacji
Osoba wpływowa	Planista systemów informacji	Konsultanci	Formalne komitety organizacyjne	Specjalista w zakresie metod	Zespoły użytkowników
Związek ze strategią biznesu	Ustalone punkty kontroli, celem strategii są funkcje systemu	Strategie systemów pochodzą ze strategii biznesu	Kryteria	Cele	Analiza przedsięwzięć ekonomicznych
Ustalenie priorytetów	Rada Nadzorcza	Według rekomendowanych metod	Kierowniczy komitet centralny	Według kompromisów	W toku dyskusji

ANALIZA SWOT DLA STRATEGII INFORMATYZACJI

Etap I Strategia informatyzacji firmy w aspekcie celów
Miejsce i cele IT / IS w strategii korporacji Znaczenie IT / IS dla realizacji strategii jednostek biznesu Znaczenie IT / IS dla wykonania każdej z funkcji korporacji identyfikacja strategicznych systemów informatycznych i ich kompromisów
Etap II Analiza otoczenia	Etap III Analiza wnętrza korporacji
Identyfikacja produktów informatycznych dostępnych na rynkach Określenie oddziaływania technik informatycznych na strukturę organizacyjną i działalność korporacji Określenie wykorzystania technik informatycznych przez konkurentów	Ocena aktualnie eksploatowanych SI i urządzeń komputerowych Ustalenie struktury kwalifikacji i doświadczeń kadry użytkowników i administratorów, a nawet wykonawców projektu SI i oprogramowania Określenie sposobności restrukturyzacji procesów biznesu Ustalenie możliwości unowocześnienia produktów
Etap IV Strategia informatyzacji w aspekcie działań
Definiowanie i ocena szczegółowych projektów informatyzacji wspomagających pracę jednostek organizacji Ocena i wybór sprzętu, oprogramowania i urządzeń SI oraz usług informatycznych Zakup wybranych komponentów SI oraz kontrakt wewnętrzny lub zewnętrzny na usługi informatyczne
Etap V Ocena nakładów finansowych
Ustalenie budżetu informatyzacji i źródeł finansowania
Etap Vi Realizacja strategii informatyzacji korporacji
Wdrożenie lepszych procedur zarządzania oraz systemów informatycznych Rozwiązanie spornych kwestii społecznych

ETAPY ZARZĄDZANIA STRATEGICZNEGO INFORMACJĄ








Strategie rodzajowe

SR	Zasobów rzeczowych	Zasobów technicznych	Zasobów finansowych	Zasobów kadrowych
SF
Produkcji
Marketingu
Finansowego
B & R
Sprzedaży

Strategie funkcjonalne





Strategia zarządzania informacją

Źródło: Martyniak Z. (2000)

FORMULATION

(decyzja co robić?)

IMPLEMENTATION

(wyznaczane efekty)

Identyfikacja sposobności i ryzyka

Ustalenie materialnych, technicznych i finansowych oraz zarządczych zasobów

Wartości osobiste i aspiracje zarządu

Odpowiedzialność wobec środowiska społecznego (systemy zamówień publicznych)

Struktura organizacyjna i relacje: podział pracy, koordynacja odpowiedzialności, systemy informatyczne

Procesy organizacyjne i zachowanie: standardy, pomiar, motywacja i systemy bodźców, systemy kontroli, rekrutacja i rozwój kadry zarządczej

Strategia korporacji

Wzorzec celów i polityk definiujących firmę i jej przedsięwzięcie

Przywództwo: strategiczne, organizacyjne, kadrowe

Strategia biznesu

Strategia technologii informacji

Procesy biznesu

Procesy przetwarzania informacji

Środowisko strategii informacji

Proces strategii informacji

Efekty strategii informacji

Forma i treści strategii informacji

Globalna strategia organizacji

1. Analiza potencjalnych możliwości decyzyjnych

Wywiady i analiza wymagań użytkowników

2. Upowszechnienie wiedzy o potencjale informacyjnym

Szkolenie

3. Identyfikacja istniejącego systemu informacyjnego

4. Rozwinięcie potencjalnych strategii informacji

5. Wybór najlepszej strategii informacji

6. Opracowanie programu działań

Luka organizacyjna

---