KSIĘGA JAKOŚCI

PREZENTUJE

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

ZGODNY Z NORMĄ PN-EN ISO 9001:2001

ORAZ NORMĄ PN-EN 13980:2004

FUNKCJONUJĄCY

W

ABC Sp. z o.o.

w ……..

Data opracowania	Opis zmian
01.09.2006	Pierwsza wersja księgi jakości
.....04.2007	Zmiany w punktach: .............................. wynikające z przygotowania do certyfikacji SZJ

Niniejszy dokument jest własnością ABC sp. z o.o.

Wszelkie prawa zastrzeżone.

Zabrania się dokonywania zmian treści, a także kopiowania i rozpowszechniania

bez zgody Zarządu ABC sp. z o.o.

SPIS TREŚCI

1. DEFINICJE

1. DEFINICJE

SZJ - System Zarządzania Jakością

Klient - organizacja, która zamawia i / lub użytkuje wyroby ABC Sp. z o.o. (głównie przedsiębiorstwa branży: …………… oraz ich subkontraktorzy).

2. WPROWADZENIE

Zarząd ABC podjął decyzję o wdrożeniu System Zarządzania, Jakością zgodnego
z wymaganiami normy ISO 9001: 2000 Systemy Zarządzania Jakością - Wymagania w przekonaniu, że posiadanie SZJ jest świadectwem wiarygodności przedsiębiorstwa oraz wpływa korzystnie na jego rozwój
i wizerunek. W związku z profilem działalności Spółki jako dostawcy m.in. wyrobów przeznaczonych do użycia w przestrzeniach zagrożonych wybuchem System Zarządzania Jakością uzupełniono o elementy wymagane przez normę PN-EN ……………..

3. CHARAKTERYSTYKA PRZEDSIĘBIORSTWA

1. Prezentacja ABC

ABC sp. z o.o.

adres

telefon/fax:

e-mail:

www.ABC.pl

Przedsiębiorstwo ABC zajmuje się sprzedażą urządzeń i części zamiennych, wytwarzaniem systemów przemysłowych oraz świadczeniem usług serwisowych, głównie dla przedsiębiorstw przemysłu: ……………………. oraz ich subkontraktorów, na rynku krajowym i zagranicznym.

W ofercie Spółki znajdują się m.in.:

• agregaty górnicze do …………….., agregaty pompowe do …………….., czujniki …………., przepływomierze, czujniki ciśnienia, sterowniki programowalne, urządzenia sygnalizacji, w tym ………………………………., pompy i agregaty: ………………………………..,

• usługi remontów, konserwacji i serwisowania w zakresie ww. wyrobów.

Pracownicy przedsiębiorstwa posiadają specjalistyczną wiedzę z zakresu hydrauliki, elektroniki i informatyki.

1. Struktura organizacyjna

Strukturę organizacyjną ABC prezentuje Załącznik 1.

4. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

1. Wymagania ogólne i wyłączenia

W ABC Sp. z o.o. został ustanowiony, udokumentowany, wdrożony oraz jest utrzymywany System Zarządzania Jakością zgodny z wymaganiami:

• normy PN-EN ISO 9001: 2001 w zakresie:

• sprzedaży urządzeń i części zamiennych

• wytwarzania systemów przemysłowych

• świadczenia usług serwisowych

• normy PN-EN …………… w zakresie technologii wytwarzania systemów przemysłowych przeznaczonych do użycia w ……………………………….

Z Systemu Zarządzania Jakością wyłączono punkt 7.5.2 normy PN-EN ISO 9001:2001 „Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi”. Procesy realizowane w Spółce nie wymagają walidacji, gdyż ich wyniki można zweryfikować poprzez monitorowanie i pomiary, które są przeprowadzane zarówno w ABC, jak i u jego Klientów.

ABC zleca na zewnątrz i obejmuje nadzorem realizację następujących procesów:

• magazynowanie,

• transport,

• bhp.

Sekwencję i interakcję procesów realizowanych w ABC określono w mapie procesów zaprezentowanej w Załączniku 2.

1. Wymagania dotyczące dokumentacji

4.2.1 Postanowienia ogólne

Dokumentacja SZJ obejmuje:

• księgę jakości zawierającą politykę jakości wraz z celami jakości

• procedury wymagane przez normę PN-EN ISO 9001:2001:

• „Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami”,

• „Procedura audytów wewnętrznych”,

• „Procedura postępowania z wyrobem niezgodnym”,

• „Procedura działań korygujących i zapobiegawczych”

• dokumenty niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów:

• „Procedura opracowywania projektu”,

• „Procedura zakupów”,

• „Procedura sprzedaży”,

• normę PN-EN ISO 9001:2001 i PN-EN ISO 9000:2006

• przepisy prawa dotyczące rachunkowości, finansów, kadr, płac i bhp

• normy techniczne i przepisy prawa dotyczące wyrobów,

• przepisy wewnętrzne

• dokumentację dotyczącą elementów infrastruktury

• zapisy wymagane przez normę PN-EN ISO 9001:2001 oraz normę PN-EN ………….

4.2.2 Księga Jakości

Osobą odpowiedzialną za nadzór nad księgą jakości jest Pełnomocnik Zarządu ds. jakości.

4.2.3 Nadzór nad dokumentami

W ABC określono, udokumentowano i wdrożono tryb postępowania zapewniający nadzór nad dokumentami SZJ, dotyczący ich:

• opracowywania

• identyfikowania (oznaczania)

• przeglądu

• zatwierdzania

• rozpowszechniania

• aktualizowania (wprowadzania zmian)

• zabezpieczania, wyszukiwania i dysponowania

• przechowywania

• likwidacji.

Szczegółowy tryb postępowania podczas nadzorowania dokumentacji SZJ (ze wskazaniem osób odpowiedzialnych) określa „Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami”.

4.2.4 Nadzór nad zapisami

ABC ustanowił i utrzymuje zapisy dostarczające dowodów przeprowadzenia działań i zgodności tych działań z wymaganiami. Wymagane zapisy określa „Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami”.

5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA

1. Zaangażowanie kierownictwa

Zarząd podjął decyzję o ustanowieniu w ABC SZJ zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001 i PN-EN …………… oraz zainicjował działania zmierzające do jego zaprojektowania, udokumentowania i wdrożenia poprzez:

• powołanie Pełnomocnika Zarządu ds. jakości

• ustanowienie polityki jakości wraz z celami jakości

• aktywne uczestnictwo w trakcie opracowywania dokumentów SZJ.

Zarząd jest odpowiedzialny za:

• upowszechnianie wśród pracowników ABC zasady „orientacja na klienta” oraz związanego z nią priorytetowego znaczenia stałego spełniania wymagań Klientów oraz zwiększania ich zadowolenia

• zapewnienie szkoleń dla pracowników ABC w zakresie zarządzania jakością

• zapewnienie dostępności zasobów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania SZJ.

Ponadto Zarząd zobowiązał się do podejmowania działań mających na celu doskonalenie skuteczności SZJ, tj.:

• przeprowadzania przeglądów SZJ

• wprowadzania zmian w procesach realizowanych w ABC.

1. Orientacja na klienta

ABC spełnia wymagania Klientów oraz dąży do zwiększenia jego zadowolenia poprzez:

• precyzowanie wymagań i potrzeb Klientów przy ich aktywnym udziale

• dostarczanie wyrobów zgodnych z ustalonymi wymaganiami

• uwzględnianie uwag i sugestii Klientów przy doskonaleniu SZJ.

1. Polityka jakości

Zarząd ustanowił politykę jakości, która została zakomunikowana wszystkim pracownikom ABC. Zarząd dokonuje okresowego przeglądu przydatności, adekwatności i skuteczności polityki jakości podczas corocznego przeglądu SZJ.

Politykę jakości ABC prezentuje Załącznik 3.

2. Planowanie

5.4.1 Cele dotyczące jakości

Zarząd określił w polityce jakości cele jakości.

Realizacja celów jakości jest weryfikowana podczas corocznego przeglądu SZJ.

5.4.2 Planowanie Systemu Zarządzania Jakością

Zarząd planuje SZJ w taki sposób, aby umożliwić identyfikację i nadzorowanie procesów przebiegających w oraz realizację celów jakości.

Zmiany procesów oraz celów jakości są planowane i wdrażane w taki sposób, aby zachować integralność SZJ.

3. Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja

5.5.1 Odpowiedzialność i uprawnienia

Zarząd określił odpowiedzialności i uprawnienia pracowników ABC w księdze jakości i procedurach oraz zakomunikował ich treść pracownikom.

5.5.2 Przedstawiciel kierownictwa

Pełnomocnik Zarządu ds. jakości - niezależnie od innej odpowiedzialności - ma za zadanie:

• zapewnienie, że SZJ oraz zidentyfikowane w nim procesy są ustanowione, wdrożone i utrzymywane

• przekazywanie Zarządowi informacji dotyczących funkcjonowania SZJ oraz potrzeb związanych z jego doskonaleniem

• upowszechnianie zasady „orientacja na klienta” wśród pracowników ABC.

W szczególności do obowiązków Pełnomocnika Zarządu ds. jakości należy:

• nadzór nad dokumentami SZJ (w tym zapisami jakości) zgodnie z „Procedurą nadzoru nad dokumentami i zapisami”

• planowanie i przygotowywanie audytów wewnętrznych zgodnie z „Procedurą audytów wewnętrznych”

• przygotowywanie danych wejściowych do przeglądu SZJ

• współpraca ze stronami zewnętrznymi w sprawach dotyczących SZJ.

5.5.3 Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna w ABC jest zapewniona poprzez:

• spotkania członków Zarządu z pracownikami ABC oraz pracowników między sobą
  (w zależności od potrzeb)

• system poczty elektronicznej

• łączność telefoniczną.

1. Przegląd zarządzania

5.6.1 Postanowienia ogólne

Zarząd dokonuje raz w roku - w ustalonym przez siebie terminie - przeglądu SZJ w celu:

• zapewnienia stałej przydatności, adekwatności i skuteczności SZJ

• oceny potrzeby / konieczności wprowadzenia zmian w SZJ

• oceny możliwości doskonalenia SZJ.

5.6.2 Dane wejściowe do przeglądu

Przegląd SZJ dokonywany jest na podstawie:

• Polityki Jakości wraz z celami jakości,

• sprawozdania z poprzedniego przeglądu,

• raportów z audytów wewnętrznych,

• informacji o niezgodnościach,

• informacji o przeprowadzonych działaniach korygujących i zapobiegawczych,

• informacji zwrotnych od Klientów (w tym reklamacji),

• zapisów z oceny i wyboru dostawców,

• wartości mierników procesów,

• informacji o zmieniających się warunkach i przepisach mających wpływ na działanie ABC.

Dane wejściowe do przeglądu przygotowuje Pełnomocnik Zarządu ds. jakości.

5.6.3 Dane wyjściowe z przeglądu

Zapisem z przeglądu SZJ jest „Sprawozdanie z przeglądu SZJ” zawierające:

• ocenę SZJ (w tym polityki jakości wraz z celami jakości) w zakresie jego przydatności, adekwatności i skuteczności

• decyzje o wprowadzeniu zmian doskonalących skuteczność SZJ

• decyzje o doskonaleniu procesów

• wskazanie zasobów niezbędnych do wprowadzenia zmian.

Sprawozdanie z przeglądu jest sporządzane i przechowywane przez Prezesa w formie elektronicznej.

6. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI

1. Zapewnienie zasobów

Zarząd określił i zapewnia zasoby niezbędne do prawidłowego wdrożenia, funkcjonowania oraz doskonalenia SZJ.

2. Zasoby ludzkie

1. Postanowienia ogólne

Pracownicy ABC posiadają kompetencje niezbędne do:

• wytwarzania i sprzedaży systemów przemysłowych

• świadczenia usług serwisowych,

• sprzedaży urządzeń, części zamiennych.

1. Kompetencje, świadomość i szkolenie

Pracownicy ABC posiadają - określone przez Zarząd - wykształcenie, umiejętności oraz doświadczenie. Pracownicy związani z realizacją wyrobu posiadają specjalistyczną wiedzę z zakresu elektroniki i informatyki.

Pracownicy ABC podnoszą swoje kwalifikacje poprzez:

• uczestnictwo w szkoleniach, w tym w obowiązkowych szkoleniach bhp,

• samokształcenie (korzystanie z prasy i literatury specjalistycznej oraz zasobów internetowych),

• udział w problemowych / tematycznych spotkaniach z przedstawicielami Klientów,

• uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przez dostawców.

Zarząd na bieżąco ocenia skuteczność podejmowanych działań w zakresie podnoszenia kwalifikacji pracowników, a wyniki oceny odnotowuje w „Rejestrze szkoleń”.

Zapisami dotyczącymi wykształcenia, umiejętności, doświadczenia i szkolenia są dyplomy / świadectwa / zaświadczenia przechowywane w aktach osobowych pracowników oraz zapisy dokonywane w „Rejestrze szkoleń” przez Głównego Księgowego.

1. Infrastruktura

Zarząd określił i zapewnia infrastrukturę niezbędną do osiągnięcia zgodności realizowanych wyrobów i świadczonych usług z wymaganiami Klientów.

Infrastruktura obejmuje:

• pomieszczenia biurowe w ………………….,

• urządzenia i narzędzia (wyposażenie procesu montażu),

• wyposażenie pomiarowe,

• sprzęt komputerowy wyposażony w urządzenia wejścia / wyjścia (zestawy komputerowe, serwery),

• sieć komputerową,

• wyposażenie techniczne biura (kserokopiarka - skaner),

• środki łączności (telefony, dostęp do sieci internet, poczta elektroniczna),

• oprogramowanie systemowe i antywirusowe,

• narzędzia programistyczne.

Zakup elementów infrastruktury odbywa się zgodnie z „Procedurą zakupów”.

Dokumentacja dotycząca elementów infrastruktury (dokumentacja techniczna oraz instrukcje obsługi: urządzeń, narzędzi, elektronarzędzi, wyposażenia pomiarowego, narzędzi programistycznych) jest przechowywana przez Serwisanta / Elektronika - konstruktora, zgodnie z „Procedurą nadzoru nad dokumentami i zapisami”.

Elektronik - konstruktor określa dopuszczone do użytkowania w ABC programy komputerowe.

Dane elektroniczne są chronione przed zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą. Ich bezpieczeństwo jest zapewnione na każdym stanowisku komputerowym poprzez:

• stosowanie programów antywirusowych i narzędzi zabezpieczających przed nieautoryzowanym dostępem

• sporządzanie kopii zapasowych.

Ochrona antywirusowa dotyczy również poczty elektronicznej przychodzącej i wychodzącej.

Elektronik - konstruktor jest odpowiedzialny za sporządzanie dwóch kopii zapasowych raz w tygodniu na nośnikach CD. Jedna kopia zapasowa jest przechowywana w siedzibie ABC przez Elektronika - konstruktora, druga kopia zapasowa jest przechowywana poza siedzibą ABC przez Prezesa / Wiceprezesa Zarządu.

1. Środowisko pracy

Zarząd określił i zapewnia środowisko pracy niezbędne do osiągnięcia zgodności dostarczanych wyrobów z wymaganiami Klientów i zarządza tym środowiskiem zgodnie z przepisami prawa pracy oraz przepisami bhp i p.poż. Za obsługę ABC w zakresie bhp i p.poż. jest odpowiedzialny dostawca usług bhp.

7. REALIZACJA WYROBU

1. Planowanie realizacji wyrobu

Zarząd ABC planuje realizację wyrobu poprzez:

• określenie następujących procesów niezbędnych do realizacji wyrobu oraz zaplanowanie ich przebiegu (vide mapa procesów - Załącznik 2):

proces sprzedaży urządzeń, części zamiennych, w tym:

• pozyskiwanie Klientów („Procedura sprzedaży”),

• określanie wymagań Klienta („Procedura sprzedaży”),

• zakupy („Procedura zakupów”),

• dostawa („Procedura sprzedaży”),

• postępowanie z wyrobem niezgodnym („Procedura postępowania z wyrobem niezgodnym”),

• badanie zadowolenia Klienta (Księga Jakości punkt 8.2.1 - Zadowolenie Klienta),

proces wytwarzania systemów przemysłowych, w tym:

• pozyskiwanie Klientów („Procedura sprzedaży”),

• określanie wymagań Klienta („Procedura sprzedaży”),

• projektowanie („Procedura opracowywania projektu”),

• zakupy („Procedura zakupów”),

• dostawa („Procedura sprzedaży”),

• montaż, rozruch („Procedura sprzedaży”),

• nadzór nad wyposażeniem kontrolno - pomiarowym (Księga Jakości punkt 7.6 - Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów),

• postępowanie z wyrobem niezgodnym („Procedura postępowania z wyrobem niezgodnym”),

• badanie zadowolenia Klienta (Księga Jakości punkt 8.2.1 - Zadowolenie Klienta),

proces świadczenia usług serwisowych, w tym:

• pozyskiwanie Klientów („Procedura sprzedaży”),

• określanie wymagań Klienta („Procedura sprzedaży”),

• wykonanie usługi serwisowej („Procedura sprzedaży”),

• nadzór nad wyposażeniem kontrolno - pomiarowym (Księga Jakości punkt 7.6 - Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów),

• postępowanie z wyrobem niezgodnym („Procedura postępowania z wyrobem niezgodnym”),

• badanie zadowolenia Klienta (Księga Jakości punkt 8.2.1 - Zadowolenie Klienta).

Tryb postępowania w ramach poszczególnych procesów opisują dokumenty, których nazwy przytoczono w nawiasach.

• spotkania członków Zarządu z pracownikami ABC w celu omówienia realizowanych prac oraz przydzielenia nowych zadań do realizacji (planowanie bieżące)

• przydzielenie zasobów niezbędnych do realizacji wyrobu.

1. Procesy związane z klientem

1. Określenie wymagań dotyczących wyrobu

Wymagania dotyczące wyrobów (sprzedawanych urządzeń, części zamiennych, wytwarzanych systemów przemysłowych, świadczonych usług serwisowych) są określone:

• w normach technicznych i przepisach prawa dotyczących wyrobów

• w zapytaniu ofertowym Klienta,

• ofercie dla Klienta,

• umowie z Klientem / zamówieniu Klienta.

Specyfikacja wymagań dotycząca systemu przemysłowego jest ustalana we współpracy z Klientem w celu niedopuszczenia do wytworzenia wyrobu niezgodnego.

Tryb postępowania w zakresie specyfikacji wymagań dotyczących wyrobu określa „Procedura opracowywania projektu” i „Procedura sprzedaży”.

1. Przegląd wymagań dotyczących wyrobu

Przeglądu norm technicznych oraz przepisów prawa dotyczących wyrobów dokonuje Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej i informuje pracowników o zmianach wpływających na realizację wyrobów.

Przeglądu zapytania ofertowego Klienta dokonuje Specjalista ds. handlowych we współpracy z Członkiem Zarządu / Specjalistą ds. automatyki i hydrauliki górniczej, Elektronikiem - konstruktorem. Prezes Zarządu podejmuje decyzję o składaniu lub rezygnacji ze składania oferty.

Przeglądu oferty dla Klienta dokonuje Członek Zarządu / Specjalista ds. handlowych przed przedłożeniem oferty Klientowi.

Przeglądu umowy z Klientem / zamówienia Klienta dokonuje Członek Zarządu / Specjalista ds. handlowych / Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Serwisant przed zawarciem umowy z Klientem / przyjęciem do realizacji Zamówienia Klienta

Zapisem z przeglądu oferty dla Klienta / umowy z Klientem / zamówienia Klienta jest podpis Członków Zarządu / Specjalisty ds. handlowych na egzemplarzu oferty.

Zapisem z przeglądu umowy z Klientem / zamówienia Klienta jest podpis Członków Zarządu / Specjalisty ds. handlowych / Specjalisty ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronika - konstruktora / Serwisanta na egzemplarzu umowy z Klientem / zamówienia Klienta.

Zmiana wymagań dotyczących wyrobu wymaga powtórnego ich przeglądu oraz poinformowania pracowników odpowiedzialnych za realizację wyrobu.

Tryb postępowania w zakresie przeglądu wymagań dotyczących wyrobu określa „Procedura sprzedaży” i „Procedura opracowywania projektu”.

1. Komunikacja z klientem

Przedsiębiorstwo ABC zapewnia skuteczną komunikację z Klientami w zakresie:

• dostarczania informacji o wyrobach i Przedsiębiorstwie poprzez:

• ustną lub pisemną ofertę przedstawianą Klientom przez Członków Zarządu / Specjalistę ds. handlowych / Specjalistę ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronika - konstruktora, w tym podczas targów i innych spotkań promocyjnych,

• stronę internetową www.ABC.pl,

• prezentacje w specjalistycznych / branżowych katalogach i informatorach,

• materiały reklamowe.

• dostarczania Klientom oraz pozyskiwania od Klientów informacji dotyczących bieżącej realizacji wyrobu (informowanie o postępie prac, uzgodnienia dotyczące zmian w realizacji wyrobu) poprzez osobiste kontakty Członków Zarządu / Specjalisty ds. handlowych / Specjalisty ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronika - konstruktora z przedstawicielami Klienta oraz korespondencję prowadzoną z Klientami

• pozyskiwania informacji zwrotnej od Klientów poprzez:

• analizę uwag / reklamacji składanych przez Klientów

• referencje.

1. Projektowanie i rozwój

Proces projektowania dotyczy wyłącznie wytwarzania systemów przemysłowych (vide Mapa procesów „Montaż” - Załącznik 2).

1. Planowanie projektowania i rozwoju

Przebieg procesu projektowania został zaplanowany przez Prezesa Zarządu we współpracy z Specjalistą ds. automatyki i hydrauliki górniczej i Elektronikiem - konstruktorem i udokumentowany w formie „Procedury opracowywania projektu”.

Osobą odpowiedzialną za projektowanie jest Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor.

2. Dane wejściowe do projektowania i rozwoju

Dane WE (zapisy dotyczące danych WE) do projektowania:

• normy techniczne i przepisy prawa dotyczące wyrobów

• umowa z Klientem

• poprzednie podobne projekty

Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor przygotowuje dane WE do projektu oraz dokonuje ich przeglądu pod kątem ich adekwatności, kompletności, jednoznaczności i spójności.

1. Dane wyjściowe z projektowania i rozwoju

Dane WY z projektowania:

• projekt

opracowywany przez Specjalistę ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronika - konstruktora.

1. Przegląd projektowania i rozwoju

2. Weryfikacja projektowania i rozwoju

Przegląd i weryfikacja projektowania przeprowadzane są w formie:

• analizy projektu przez Elektronika - konstruktora / Specjalistę ds. automatyki i hydrauliki górniczej (Elektronik - konstruktor przeprowadza analizę projektu opracowanego przez Specjalistę ds. automatyki i hydrauliki górniczej i odwrotnie),

• uzgodnień Specjalisty ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronika - konstruktora z przedstawicielami Klienta.

Przegląd i weryfikacja projektowania mają na celu wczesną identyfikację i rozwiązanie problemów, których wystąpienie mogłoby skutkować powstaniem niezgodności na etapie realizacji systemu przemysłowego.

Zapisem wyników przegląd i weryfikacji projektowania oraz wszelkich niezbędnych działań jest notatka z przeglądu i weryfikacji projektu oraz podpis na projekcie w rubryce sprawdził i zatwierdził.

1. Walidacja projektowania i rozwoju

• walidacja projektowania i rozwoju w przypadku, gdy projekt nie wymaga udziału jednostki notyfikowanej

Walidacja projektowania jest przeprowadzana na etapie odbioru systemu przemysłowego przez Klienta. W walidacji uczestniczą: Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Serwisant oraz przedstawiciel Klienta.

Zapisem wyników walidacji projektowania i wszelkich niezbędnych działań jest protokół odbioru.

• walidacja projektowania i rozwoju w przypadku, gdy projekt wymaga udziału jednostki notyfikowanej

Walidacja projektowania jest przeprowadzana przez jednostkę notyfikowaną.

Zapisem wyników walidacji projektowania i wszelkich niezbędnych działań jest certyfikat badania typu WE oraz pieczątka jednostki notyfikowanej na określonych stronach projektu.

1. Nadzorowanie zmian w projektowaniu i rozwoju

Wszelkie zmiany w projekcie skutkują przeprowadzeniem ponownego przeglądu, weryfikacji i walidacji projektu.

Zapisami wyników przeglądu zmian i wszelkich niezbędnych działań są:

• notatka z przeglądu i weryfikacji projektu,

• notatka służbowa zawierająca uwagi Klienta z odbioru systemu przemysłowego (w przypadku projektu bez udziału jednostki notyfikowanej),

• uwagi jednostki notyfikowanej do projektu (w przypadku projektu z udziałem jednostki notyfikowanej).

3. Zakupy

1. Proces zakupu

Rodzaje zakupów dokonywanych przez ABC:

• wyroby lub usługi niezbędne do realizacji procesu sprzedaży urządzeń, części zamiennych, wytwarzania systemów przemysłowych, świadczenia usług serwisowych

• elementy infrastruktury (w tym: urządzenia, narzędzia, elektronarzędzia, wyposażenie pomiarowe, narzędzia programistyczne)

• usługi transportowe i magazynowania.

ABC dokonuje oceny i doboru dostawców ww. wyrobów i usług, zgodnie z „Procedurą zakupów”. Podstawą oceny i doboru dostawców jest ich zdolność do dostarczenia wyrobu / usługi zgodnego z wymaganiami ABC.

Zapisami wyników ocen i wszelkich niezbędnych działań wynikających z oceny dostawców są karty oceny dostawców prowadzone i przechowywane przez Specjalistę ds. handlowych.

1. Informacje dotyczące zakupów

Specyfikacje odnośnie zakupywanych wyrobów i usług określają:

• Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Specjalista ds. handlowych - dla urządzeń / części zamiennych / elementów infrastruktury

• Specjalista ds. handlowych - dla usług transportowych i usług magazynowania.

Tryb postępowania podczas dokonywania zakupów określa „Procedura zakupów”.

1. Weryfikacja zakupionego wyrobu

Pracownicy ABC odpowiedzialni za zakupy poszczególnych wyrobów i usług przeprowadzają weryfikację zakupionych wyrobów pod kątem spełnienia wyspecyfikowanych wcześniej wymagań.

Tryb postępowania podczas weryfikacji poszczególnych wyrobów określa „Procedura zakupów”.

3. Produkcja i dostarczanie usługi

1. Nadzorowanie produkcji i dostarczania usługi

ABC realizuje wyroby w warunkach nadzorowanych, które obejmują:

• dostępność informacji, w których określono właściwości wyrobu (normy techniczne i przepisy prawa dotyczące wyrobu, oferta dla Klienta, umowa z Klientem / zamówienie Klienta, projekt) dla pracowników odpowiedzialnych za jego realizację,

• dostępność dokumentów niezbędnych do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów (vide punkt 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji),

• stosowanie wyposażenia niezbędnego do realizacji wyrobu (vide punkt 6.3 Infrastruktura),

• prowadzenie monitorowania i pomiarów (vide punkt 8.2 Monitorowanie i pomiary).

1. Walidacja procesów realizacji i dostarczania usługi

W odróżnieniu od walidacji projektowania i rozwoju (vide punkt 7.3.6), w ABC nie przeprowadza się walidacji procesów realizacji wyrobu. Wiąże się to z faktem, że w ABC nie występują procesy specjalne, a wyniki procesów realizacji wyrobu można zweryfikować poprzez monitorowanie i pomiary.

2. Identyfikacja i identyfikowalność

ABC identyfikuje:

• Klientów - poprzez nazwę i adres Klienta,

• dostawców - poprzez nazwę i adres dostawcy,

• realizowane umowy z Klientem / zamówienia Klienta - poprzez unikalny numer,

• sprzedawane urządzenia, części zamienne poprzez numery seryjne producenta,

• wytwarzane systemy przemysłowe - poprzez oznaczanie elementów systemu tabliczkami znamionowymi,

• świadczone usługi serwisowe - poprzez protokół odbioru,

• dokumenty - poprzez nadawanie unikalnych nazw / oznaczeń / numerów, grupowanie oraz przechowywanie - zgodnie z Tabelą dokumentów znajdującą się w „Procedurze nadzoru nad dokumentami i zapisami”.

Identyfikowalność (historię realizacji umów / zamówień) odzwierciedlają zapisy:

• w rejestrze ofert WY, zamówień WE, zamówień WY prowadzonym w formie elektronicznej przez Specjalistę ds. handlowych,

• gromadzone przez poszczególnych pracowników w określonych segregatorach oraz katalogach elektronicznych (vide Tabela dokumentów w „Procedurze nadzoru nad dokumentami i zapisami”).

1. Własność klienta

ABC sprawuje pieczę nad własnością Klienta w trakcie montażu i rozruchu oraz podczas świadczenia usług serwisowych.

Pracownicy mają świadomość konieczności chronienia i zabezpieczania własności Klienta.

Zapisem w przypadku zagubienia, uszkodzenia lub uznania za nieprzydatną własności Klienta jest pismo do Klienta sporządzane przez Członka Zarządu.

2. Zabezpieczanie wyrobu

Zabezpieczanie wyrobu dotyczy kupowanych urządzeń, części zamiennych przeznaczonych do sprzedaży Klientowi lub jako podzespoły do wytwarzania systemów przemysłowych, podczas ich przechowywania, pakowania, kompletacji, transportu oraz w trakcie wykonywania montażu i podczas świadczenia usług serwisowych.

Ww. wyroby są składowane w pomieszczeniach zamkniętych, w warunkach zgodnych z zaleceniami producentów.

Za przechowywanie wyrobów w sposób zapobiegający ich zniszczeniu, uszkodzeniu i zagubieniu są odpowiedzialni:

• dostawca usług magazynowania,

• przedstawiciel Klienta (w przypadku przechowywania wyrobu w pomieszczeniach Klienta).

Za przyjęcie oraz wydanie wyrobów jest odpowiedzialny Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Specjalista ds. handlowych / Serwisant.

Za organizację transportu w warunkach zapobiegających uszkodzeniu wyrobów jest odpowiedzialny Specjalista ds. handlowych.

3. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów

Przedsiębiorstwo określiło i nadzoruje wyposażenie pomiarowe niezbędne do dostarczenia dowodu zgodności wyrobu z określonymi wymaganiami.

Wyposażenie pomiarowe jest zidentyfikowane w wykazie wyposażenia pomiarowego prowadzonym przez Elektronika - konstruktora. W wykazie wskazano osoby odpowiedzialne za nadzór nad poszczególnymi przyrządami / urządzeniami pomiarowym, terminy badania oraz zapisy wyników wzorcowania i/lub sprawdzania.

• POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE

1. Postanowienia ogólne

W ABC zostały zaplanowane i wdrożone procesy monitorowania, pomiaru, analizy i doskonalenia wyrobu, procesów jego realizacji oraz SZJ.

2. Monitorowanie i pomiary

1. Zadowolenie klienta

Źródłem informacji na temat poziomu zadowolenia Klienta są:

• osobiste kontakty Członków Zarządu, Specjalisty ds. handlowych, Specjalisty ds. automatyki i hydrauliki górniczej, Elektronika - konstruktora z przedstawicielami Klientów,

• referencje udzielane przez Klientów.

Uzyskane informacje stanowią podstawę podejmowania działań korygujących, zapobiegawczych i doskonalących.

1. Audyt wewnętrzny

W ABC przeprowadzane są audity wewnętrzne w celu określenia czy SZJ jest zgodny z wymaganiami normy ISO 9001:2000, wymaganiami dokumentacji SZJ i ustaleniami dotyczącymi wyrobu oraz czy jest on wdrożony i utrzymywany.

Tryb postępowania podczas przeprowadzania audytów wewnętrznych określa „Procedura audytów wewnętrznych”.

Zapisy z audytów wewnętrznych (dokumentacja z audytu wewnętrznego: plan audytów, lista pytań kontrolnych i działania poaudytowe, raport z audytu) są sporządzane przez Pełnomocnika Zarządu ds. jakości / audytorów wewnętrznych w formie elektronicznej.

2. Monitorowanie i pomiary procesów

Procesy SZJ realizowane w ABC są monitorowane poprzez:

• audyty wewnętrzne poszczególnych procesów,

• analizę informacji dotyczących procesu zakupu i sprzedaży, zawartych w Rejestrze ofert WY, zamówień WE, zamówień WY,

• analizę informacji dotyczących procesu wytwarzania systemów przemysłowych, zawartych w Liście kontroli kompletacji (checklist),

• analizę informacji dotyczących niezgodności (w tym reklamacji Klientów), zawartych w Rejestrze działań korygujących i zapobiegawczych.

Wykrycie niezgodności podczas monitorowania procesów skutkuje wyeliminowaniem niezgodności i - jeśli jest to konieczne - podjęciem działań korygujących / zapobiegawczych.

Główny Księgowy określa, w porozumieniu z Zarządem, mierniki procesów oraz oblicza wartości tych mierników. Mierniki są analizowane przez Zarząd podczas okresowego przeglądu SZJ.

1. Monitorowanie i pomiary wyrobu

W ABC zidentyfikowano i przeprowadza się pomiary i kontrole wyrobów, przed ich przekazaniem do Klientów, w celu weryfikacji spełnienia wymagań dotyczących wyrobów.

Monitorowanie i pomiary dotyczą:

• kupowanych przez ABC urządzeń / części zamiennych. Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor / Serwisant / Specjalista ds. handlowych przeprowadza po dostawie kontrolę odbiorczą pod kątem zgodności z zamówieniem do dostawcy.

• wytwarzanych systemów przemysłowych. Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor przeprowadza kontrolę określonych elementów systemu przemysłowego, a wyniki kontroli zapisuje w Karcie kontroli elementów systemu przemysłowego. Jeżeli wyniki kontroli są pozytywne, to Specjalista ds. automatyki i hydrauliki górniczej / Elektronik - konstruktor podejmuje decyzję o „zwolnieniu” elementów systemu przemysłowego do montażu / rozruchu u Klienta. Dowodem spełnienia kryterium przyjęcia jest pozytywny wynik kontroli zapisywany w Karcie kontroli elementów systemu przemysłowego.

Zapisy wskazujące osoby uprawnione do zwolnienia wyrobu znajdują się w:

• Karcie kontroli elementów systemu przemysłowego,

• Świadectwie jakości,

• Deklaracji zgodności,

• Protokole odbioru.

Niespełnienie kryteriów przyjęcia wyrobu uniemożliwia przekazanie wyrobu do:

• Klienta - w przypadku kupowanych przez ABC urządzeń / części zamiennych przeznaczonych do sprzedaży,

• prac montażowych / rozruchu systemu przemysłowego - w przypadku wytwarzania systemów przemysłowych.

Po zakończeniu prac montażowych / rozruchu systemu przemysłowego / wykonaniu usługi serwisowej dokonywany jest odbiór z udziałem przedstawiciela Klienta, potwierdzony „Protokołem odbioru”.

1. Nadzór nad wyrobem niezgodnym

ABC identyfikuje i nadzoruje wyrób niezgodny z wymaganiami w celu zapobiegania jego niezamierzonemu użyciu lub dostawie oraz w celu podejmowania stosownych działań dotyczących postępowania z wyrobem niezgodnym.

Zapisy dotyczące charakteru niezgodności i wszelkich później podejmowanych działań znajdują się w:

• Reklamacji od Klienta,

• Notatce służbowej dotycząca reklamacji Klienta,

• Piśmie do Klienta dot. reklamacji,

• Piśmie do jednostki notyfikowanej związanym z reklamacją Klienta,

• Reklamacji do dostawcy,

• Karcie oceny dostawcy,

• Karcie kontroli elementów systemu przemysłowego,

• Notatce służbowej zawierającej uwagi Klienta z odbioru systemu przemysłowego / usługi serwisowej,

• Rejestrze działań korygujących i zapobiegawczych.

Tryb postępowania z wyrobem niezgodnym, w tym wskazanie osób odpowiedzialnych za postępowanie z takim wyrobem określa „Procedura postępowania z wyrobem niezgodnym”.

1. Analiza danych

W ABC są zbierane i analizowane dane służące ocenie przydatności, skuteczności oraz możliwości prowadzenia ciągłego doskonalenia skuteczności SZJ:

• dotyczące zadowolenia Klienta - wynikające z bieżących informacji przekazywanych przez Klientów oraz reklamacji i uwag Klientów

• dotyczące właściwości procesów realizacji wyrobu - pochodzące z audytów wewnętrznych, wynikające z postępowania z wyrobami niezgodnymi, wynikające z podjętych działań korygujących i zapobiegawczych, pochodzące z przeglądów SZJ oraz ze spotkań członków Zarządu z pracownikami

• dotyczące dostawców - wynikające z prowadzonej oceny i doboru dostawców.

Analizy ww. danych dokonuje Zarząd w trakcie przeglądu SZJ. Wnioski z analizy danych stanowią podstawę do określenia działań korygujących, zapobiegawczych lub doskonalących.

1. Doskonalenie

1. Ciągłe doskonalenie

W ABC jest doskonalona skuteczność SZJ przy wykorzystaniu:

• Polityki jakości wraz z celami jakości,

• wyników audytów wewnętrznych,

• analizy danych,

• działań korygujących i zapobiegawczych,

• przeglądu SZJ.

Możliwości doskonalenia i potrzeby zmian w SZJ (w tym w Polityce jakości zawierającej cele jakości) rozpatrywane są podczas corocznego przeglądu SZJ dokonywanego przez Zarząd i są opisane w Sprawozdaniu z przeglądu SZJ.

1. Działania korygujące i 8.5.3 Działania zapobiegawcze

Działania korygujące są podejmowane w ABC w przypadku wykrycia niezgodności, a działania zapobiegawcze w przypadku możliwości wystąpienia potencjalnych niezgodności.

Zapisy wyników podjętych działań korygujących i zapobiegawczych znajdują się w Rejestrze działań korygujących i zapobiegawczych.

Tryb postępowania podczas prowadzenia działań korygujących / zapobiegawczych określa „Procedura działań korygujących i zapobiegawczych”.

• ZAŁĄCZNIKI

5 | Strona

29

---