Fazy negocjacji

Faza I: PRZYGOTOWANIE NEGOCJACJI

1. Określenie i hierarchizacja interesów własnych

2. Diagnoza interesów partnera

3. Określenie progów żądań i ustępstw

4. Opracowanie strategii negocjacji

5. Wybór stylu prowadzenia negocjacji

6. Powołanie zespołu negocjacyjnego

(kryteria doboru osób, określenie ról i kompetencji

członków zespołu - indywidualne cechy osobowości,

umiejętności praktyczne, przygotowanie merytoryczne, zdolność współpracy z innymi osobami, kompetencje do podejmowania decyzji )

7. Określenie miejsca, czasu trwania negocjacji,

warunków organizacyjno-technicznych

FAZA II: OTWARCIE NEGOCJACJI

1. Tworzenie psychologicznych warunków negocjacji

2. Prezentacja negocjatorów, ich kwalifikacji i kompetencji

3. Określenie / potwierdzenie merytorycznego zakresu negocjacji

4. Ostateczne określenie i przyjęcie procedur negocjowania, czasu i częstotliwości sesji itp.

FAZA III: NEGOCJACJE ZASADNICZE

1. Prezentacja interesów i stanowisk

2. Zgłaszanie żądań

3. Propozycje ustępstw

4. Precyzowanie rozwiązania / kontraktu

FAZA IV: ZAMKNIĘCIE NEGOCJACJI

1. Przyjęcie porozumienia końcowego

2. Określenie warunków i gwarancji realizacji porozumienia

3. Sporządzenie protokołu kontraktu

4. Określenie warunków ewentualnych dalszych kontaktów stron, renegocjacji itp.

STYLE NEGOCJACJI

( Z.Nęcki, Negocjacje w biznesie, s.71)

1. Styl kooperacyjny (miękki)

„uczestnicy są przyjaciółmi;

celem jest ugoda;

ustępuj dla podtrzymania kontaktów;

traktuj problem i ludzi delikatnie;

ufaj innym; łatwo zmieniaj stanowisko;

składaj oferty;

ujawnij dolną granicę tego, co możesz zaaprobować; przyjmuj jednostronne straty dla dobra porozumienia; szukaj jednego rozwiązania aprobowanego przez drugą stronę;

nalegaj na zawarcie ugody;

staraj się unikać „koncertu życzeń”;

poddawaj się presji”.

2. Styl rywalizacyjny (twardy)

„uczestnicy są przeciwnikami,

celem jest zwycięstwo,

żądaj ustępstw jako warunku podtrzymania kontaktów,

bądź twardy wobec ludzi i problemu,

nie ufaj innym,

okopuj się na swoim stanowisku,

stosuj groźby,

ukrywaj dolną granicę akceptacji,

żądaj jednostronnych ustępstw jako warunku prowadzenia rozmów,

forsuj jedno rozwiązanie korzystne dla ciebie,

nalegaj na przyjęcie twojego stanowiska,

staraj się zwyciężyć w „koncercie życzeń”,

wywieraj presję”.

3. Styl rzeczowy (zasadniczy)

„uczestnicy rozwiązują wspólny problem,

celem jest rozsądny wynik uzyskany sprawnie i w dobrej atmosferze,

oddzielaj ludzi od problemu,

bądź delikatny wobec ludzi i twardy wobec problemu, postępuj niezależnie od zaufania,

koncentruj się na zadaniu, a nie na stanowiskach, badaj stan interesów,

unikaj formułowania dolnej granicy,

stwarzaj możliwości korzystne dla obu stron,

szukaj wielu możliwości - wybierzesz jedną później, nalegaj na przyjęcie obiektywnych kryteriów,

staraj się osiągnąć rezultaty oparte na kryteriach niezależnych od subiektywnych życzeń,

przekonuj i bądź otwarty na przekonywanie,

ulegaj zasadnym argumentom, a nie presji”.

Rozwiązywanie sporu przez same strony poprzez negocjacje czasami okazuje się niewykonalne ponieważ:

• konflikty nigdy nie dotyczą tego - czego jak wydaje się stronom konfliktu - zdają się dotyczyć

• poziom emocji zniekształca percepcję i utrudnia racjonalne podejmowanie decyzji

• ludzie nie zdają sobie sprawy ze swoich prawdziwych interesów w trakcie konfliktu

• poziom zaufania w konflikcie jest niski i strony przestają się komunikować - a do rozwiązania konfliktu niezbędna jest wymiana informacji o potrzebach i interesach każdej ze stron

• wszystkie działania podejmowane przez strony w celu obrony swoich interesów są odbierane jako odwet

• obie strony uważają, że jedynie bronią się przed atakiem drugiej strony

• niewielu menadżerów skłonnych jest negocjować kiedy są przekonani o swojej W przeciwieństwie do powszechnego przekonania mediacja jako alternatywna metoda rozwiązywania sporów nie jest zjawiskiem nowym. W wielu aspektach mediacja stosowana była wcześniej niż formy współczesnych postępowań przed sądami.

Mediacja nie jest „wynalazkiem” państw nowożytnych. Znana była we wszystkich kulturach starożytnych. Opis mediacji znajdziemy w Biblii. Stosowana ona była m.in. w Japonii i krajach, w których buddyzm był dominującą religią. Tradycja do powszechnego rozwiązywania sporów drodze mediacji nie pojawiła się w USA w latach 70.

Tendencja ta istnieje w wielu społeczeństwach i przyjmuje różne formy i nazwy - ale sedno jej pozostaje: pojawia się „neutralna strona trzecia” która pomaga zażegnać spór.

Hawajczycy mają hó'oponopono, Palestyńczycy - sulhę. Narody Kaukazu - „starszyznę plemienną”. A dziś? W społeczeństwach nowożytnych?

Najwcześniej dowiadujemy się o stosowaniu mediacji w państwie Sumerów. W kulturze Sumerów przed tradycyjnym rozwiązaniem sporu przez radę mającą pełnić funkcję sądów, sprawa była przedstawiana “maszkimowi”, którego rolą była pomoc stronom w rozwiązaniu sporu.

Mediacja była znana prawie we wszystkich kulturach starożytnych. W czasach Konfucjusza rozstrzygnięcie sporu przez organ sądowy uważano jako “drugi najlepszy sposób rozwiązywania sporów”. Najbardziej ceniono sobie w tym okresie powszechnie stosowaną drogę rozwiązywania sporów przez tzw. pośrednika. Pośrednik ten przekazywał informacje i oferty stronom konfliktu tak długo, aż same doszły do rozwiązania sporu w sposób najbardziej im odpowiadający. Utarte w tym czasie normy zachowania wymagały, ażeby pośrednik powstrzymał sie od aktywnej roli w rozstrzygnięciu sporu i nie odgrywał roli arbitra. Jego zadaniem było, podobnie jak we współczesnej mediacji, ułatwienie stronom rozwiązania sporu.

Mediacja była jedną z dominujących form rozwiązywania sporów w Azji, Europie, Afryce oraz wśród plemion indiańskich. Co więcej, w niektórych częściach Azji uważano wniesienie sprawy do sądu za “wstydliwą ostatnią instancję” rozstrzygnięcia sporu, wykorzystywaną przez strony dopiero wtedy, gdy wypróbowały one inne możliwości jego rozwiązania.

Na obszarach, gdzie dominującą formą religii był buddyzm, wykształciła się zaawansowana sztuka mediacji. W Indiach, w wioskach hinduskich stosowano tradycyjny system wymiaru sprawiedliwości zwany panchaya. W systemie tym ława starszych złożona z pięciu osób pełniła wielorakie funkcje, w tym również mediatorów.

W kulturze żydowskiej mediacja była wykorzystywana juz w czasach biblijnych, zarówno przez przywódców politycznych, jak i religijnych. Również rabini w Europie korzystali z mediacji w rozwiązywaniu konfliktów między członkami społeczności żydowskiej.

Mediacja była również znaną formą rozwiązywania konfliktów w kulturze chrześcijańskiej. Zgodnie z Ewangelią według św. Mateusza “jest jeden Bóg i jeden mediator pomiędzy Bogiem i człowiekiem, imieniem Jezus Chrystus”. Niektórzy uważają, że pojmowanie roli Chrystusa jako najwyższego mediatora spowodowało, że duchowni podejmowali się często roli mediatorów pomiędzy wiernymi. W Ewangelii według św. Mateusza znajdujemy również opis procedury dotyczącej rozwiązywania sporów. Procedura ta zakłada, że w przypadku sporu powinno dojść między stronami do rozmowy. Jeżeli rozmowa nie da efektów, strony powinny zastosować mediację. Jeśli mediacja nie zakończy sie ugodą, wówczas strony, według schematu zapisanego w Biblii, powinny poddać spór rozstrzygnięciu przez przedstawicieli społeczności.

Wraz z rozwojem laickiego świata zachodniego mediacje stosowane były w świecie handlu i produkcji wyrobów, gdzie cechy pełniły funkcje forów mediacyjnych, a ich członkowie - funkcje mediatorów.

Swoją sławę mediacja zdobywała także jako środek rozwiązywania konfliktów międzynarodowych: Wielka Brytania była mediatorem pomiędzy Portugalią a Brazylią (1925 r.), Francja między Anglią i Grecją (1849 r.), Francja i Anglia pomiędzy Hiszpanią i Marokiem (1844 r.). Mediatorami byli papieże Leon XIII (1885 r.) w sporze pomiędzy Niemcami a Hiszpanią i prezydenci: Teodor Roosvelt (wojna rosyjsko-japońska) oraz Jimmy Carter w konflikcie między Izraelem i Egiptem (porozumienie w Camp Davied).

Jednakże swoją drogę do kariery rozpoczęła mediacja w latach 70-tych w USA.
W latach siedemdziesiątych gospodarce i wymiarowi sprawiedliwości USA groził paraliż. Wieloletnie oczekiwanie na wyroki w sądach, ich przewlekłe procedury i bardzo wysokie koszty stanowiły zagrożenie dla sprawnie funkcjonującego państwa.

Pilotażowo wprowadzono tzw. alternatywne metody rozwiązywania konfliktów, ADR-y (Alternative Dispution Resolution), odformalizowane procedury w których strona trzecia (ale nie sąd) pomaga stronom konfliktu w jego rozwiązaniu i zawarciu porozumienia. Rezultaty tych procedur okazały się tak skuteczne, że wprowadzono je do amerykańskiego wymiaru sprawiedliwości.

Wielu ekspertów uważa, że bez ADR-ów gospodarka amerykańska byłaby dziś sparaliżowana, bowiem obecnie ponad 90% sporów rozwiązuje się dzięki mediacjom i innym metodom rozwiązywania konfliktów. Ponad 2000 kancelarii prawniczych zobowiązało się do proponowania stronom mediacji. Firmy bardzo często zastrzegają w kontraktach i umowach o pracę tzw. klauzule mediacyjne - obowiązkowe procedury przed skierowaniem sprawy do sądu. Dzięki temu sądy są uwolnione od zalegających latami spraw.

Mediacje i inne pozasądowe metody rozwiązywania sporów od lat z powodzeniem funkcjonują także w Unii Europejskiej, która wydała kilka aktów prawnych zalecających krajom członkowskim stosowanie ADR- w tym przede wszystkim mediacji, która zyskała sławę “królowej ADR”. Mediacja jako najbardziej skuteczna w rozwiązywaniu sporów, stała się najlepszym lekarstwem na konflikty i spory.

Do polskiego wymiaru sprawiedliwości mediacje są wprowadzone od niedawna. Od 1997 r. funkcjonują w sprawach karnych, a od 10 grudnia 2005 r. w sprawach z zakresu prawa cywilnego, prawa gospodarczego, prawa rodzinnego i prawa pracy.

Według danych Banku Światowego zajmujemy aż 134 miejsce na liście czasu trwania procedury dochodzenia roszczeń (średnio zajmuje ono 1000 dni!) Mediacje powinny zatem również u nas przyczynić się do rozładowania “zakorkowanego” systemu sądownictwa oraz uwolnić sądy od zalegających latami spraw.

KRYTERIA            MEDIACJA             SĄD                 ARBITRAŻ koszty                  b. niskie           wysokie               wysokie czas                     b. krótki            b. długi                  długi              (kilka dni lub tygodni)        (lata)                   (lata) kto decyduje          strony              prawnicy                prawnicy zasady                   postępowania          brak              b. sformalizowane     częściowo dowodowego                                                            sformalizowane poufność                pełna                  brak                      pełna cel                       przyszłość           przeszłość               przeszłość komunikacja stron                    intensywna            brak                     niewielka problemy z jurysdykcją              brak                istnieją               niekiedy istnieją poziom satysfakcji stron         duża               b. niska                      niska rezultat     sukces obydwu stron   sukces/przegrana     sukces/przegrana czynnik napięcia       likwidacja stresu       kontynuacja stresu      kontynuacja stresu

(wg S.Pieckowskiego)

KONCYLIACJA - podobnie jak mediacja i arbitraż, należy do alternatywnych sposobów rozstrzygania sporów (Alternative Dispute Resolutions). Podobieństwo tych form dotyczy przede wszystkim dobrowolności, co oznacza, że koncyliacja trwa dopóki strony wyrażają zgodę i chęć uczestnictwa w niej.

Wiele źródeł, między innymi „Monitor Prawniczy”, informuje, że koncyliacja i mediacja oznaczają to samo i mogą być używane zamiennie, co jest błędem. Koncyliacja od mediacji różni się tym, że koncyliator, lub komisja koncyliacyjna sama zmierza do bezstronnego zbadania sporu i stara się zaproponować rozwiązania, które mogłyby być przyjęte przez strony. W mediacji to same strony formułują rozwiązanie, które zaspokaja ich potrzeby w satysfakcjonujący sposób, a mediatorzy wspierają je w procesie negocjacji. Rozwiązania wysuwane w drodze koncyliacji nie są wiążące i obowiązujące, stanowią jedynie propozycję dla stron, która może być odrzucona lub podlegać dalszym negocjacjom.

Koncyliatorem nie może być osoba, która wcześniej udzielała ekspertyzy w danej sprawie. Z drugiej strony koncyliator nie może być wybrany arbitrem ani mediatorem przez strony, którym proponował jakieś konkretne rozwiązanie, czyli skłaniał do pojednania.

MEDIACJA SĄDOWA (instytucjonalna) - pojęcie, które bardzo często wprowadza w błąd. Mogłoby się wydawać, że mediacja sądowa jest prowadzona przy sądach, albo nawet przez osoby zatrudnione przez sądy. Tak nie jest. To co kryje się pod pojęciem mediacji sądowej, to mediacje kierowane do mediatorów i ośrodków mediacyjnych przez sądy. Organizacje społeczne prowadzą listy mediatorów, które rozsyłane są do sądów, a sędziowie w sytuacji, gdy uznają, że dana sprawa nadaje się do mediacji, mogą wybrać z dowolnej listy mediatorów i skierować do nich strony.

Sądy wydają postanowienie o skierowaniu stron do mediacji, która w takiej sytuacji wszczynana jest poniekąd w ramach procedury sądowej, a jej wszczęcie przerywa bieg przedawnienia sprawy. Cały czas zachowane są jednak podstawowe zasady mediacji, czyli jest ona nadal dobrowolna, co oznacza, że każda ze stron może oświadczyć, że nie wyraża zgody na mediację (art. 183 8 § 3 k.p.c.). Obowiązuje tu również poufność, co oznacza, że mediatorzy nie mogą być przesłuchiwani przez sąd w roli świadków. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy strony jednogłośnie zwolnią mediatora z obowiązku poufności, co zdarza się wyjątkowo rzadko. Ugoda mediacyjna, jeśli ulegnie zatwierdzeniu jej przez sąd, osiąga moc ugody zawartej przed sądem i wtedy podlega wykonaniu w drodze egzekucji.

Do mediacji z sądów kierowane są sprawy cywilne oraz karne i z nieletnimi sprawcami czynów karalnych. Te ostatnie to instytucja tzw. sprawiedliwości naprawczej, która jest formą dbania o potrzebę zadośćuczynienia pokrzywdzonemu za wyrządzoną krzywdę. Tu w mediacji uczestniczą sprawca i ofiara, a celem jest obopólne zrozumienie i zadośćuczynienie poniesionych szkód.

MEDIACJA POZASĄDOWA, CZYLI UMOWNA - strony nie mogąc rozwiązać konfliktu w drodze bezpośrednich rozmów, negocjacji, z własnej inicjatywy mogą zgłosić się do mediatora, w celu pomocy w rozwiązaniu sporu. Taka mediacja, pozasądowa, zwana jest umowną i może być wykorzystana w niemalże każdym istniejącym sporze przy zachowaniu podstawowych zasad bezstronności, neutralności, poufności i dobrowolności oraz przy zdefiniowaniu przez przygotowanych do tego mediatorów czy w danej sytuacji można mediować.

Mediacja umowna może toczyć się, jeżeli strony podejmują taką decyzję i nawiążą kontakt z mediatorem, lub mediatorami. Wystarczy, że jedna ze stron skontaktuje się z mediatorem, a druga strona wyrazi zgodę na wzięcie udziału w mediacji.

Z mediacji umownych korzystają duże międzynarodowe koncerny, nawet państwa, mniejsze firmy, sąsiedzi, rodziny, pracownicy. Przykładowe sprawy trafiające do mediacji w drodze pozasądowej to między innymi spory: gospodarcze w tym sprawy o zapłatę, o podział terytorium, o eksmisję, o ustalenie warunków życia sąsiedzkiego, o podział spadku, o przywrócenie do pracy, o podział majątku, o sposób wydawania lub oszczędzania pieniędzy, o ustalenie warunków wychowywania dzieci, lub kontaktów z nimi, o alimenty.

MEDIACJA CYWILNA - wszelkie konflikty i spory cywilne, w których skład wchodzą sprawy rodzinne, gospodarcze, czy sąsiedzkie, kierowane do mediacji z sądu, do którego strony, lub jedna ze stron, wcześniej zgłosiły się w celu osiągnięcia rozstrzygnięcia. Od 10 grudnia 2005 sądy mogą kierować sprawy cywilne do mediacji, a jest to uregulowane w kodeksie postępowania cywilnego, głównie w art. 1831 - 18315.

Kierowanie spraw cywilnych z sądu do mediacji wymaga diagnozy konfliktu, czyli zdecydowania, czy dana sprawa nadaje się do mediacji i czy istnieje możliwość rozwiązania jej w ten sposób. Jest to szczególnie ważne w sprawach rodzinnych, gdzie mediacji nie prowadzi się w wypadkach, gdy w rodzinie występuje uzależnienie od środków wpływających na świadomość, gdy występuje przemoc (fizyczna bądź psychiczna) oraz stwierdzona choroba psychiczna.

W trakcie trwania postępowania sądowego każda ze stron może złożyć do sądu wniosek o skierowanie sprawy do mediacji. Strony mają prawo wyboru mediatora, osobę mediatora może również zaproponować sąd.

MEDIACJA

Medos (gr.) - pośredniczący, neutralny, nieprzynależny do żadnej ze stron

Mediatio (łac.) - pośrednictwo

Mediare (łac.) być w środku, pośredniczyć w sporze

- „niewiążąca metoda rozwiązywania sporów, w której bierze udział neutralna osoba trzecia, mająca za zadanie pomóc stronom zaangażowanym w spór w osiągnięciu wspólnie akceptowanego rozwiązania” (Black's Law Dictionary)

- „interwencja w negocjacje lub konflikt, akceptowanej osoby trzecie, która nie jest uprawniona do podejmowania decyzji rozwiązującej spór, ale pomaga zaangażowanym w spór stronom osiągnąć dobrowolne i wzajemnie akceptowalne porozumienie (…) postępowanie mediacyjne ma również przywrócić relacje zaufania i wzajemnego szacunku między stronami, przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów emocjonalnych czy cierpień psychicznych” (Chris Moore)

- „proces wspomagający negocjacje, w którym osoba neutralna pomaga ludziom osiągnąć porozumienie.

Warianty postępowania mediacyjnego zależą od stylu negocjatora i życzeń stron.

Mediacja różni się od bezpośrednich negocjacji, gdyż angażuje udział bezstronnej osoby trzeciej.

Postępowanie mediacyjne jest (…) odmienne od postępowania sądowego ponieważ ma konsensualny, nieformalny oraz (zazwyczaj) prywatny charakter.

Strony nie muszą zawrzeć porozumienia.

Mediator nie ma władzy do narzucenia stronom rozstrzygnięcia”

(J.Folberg, D.Golann, L.Kloppenberg, T.Stipanowich)

- „ dobrowolny i poufny proces, w którym fachowo przygotowana , niezależna i bezstronna osoba, za zgodą stron, pomaga im poradzić sobie z konfliktem.

Mediacja pozwala jej uczestnikom określić kwestie sporne, zmniejszyć bariery komunikacyjne, opracować propozycje rozwiązań i, jeśli taka jest wola stron, zawrzeć wzajemnie satysfakcjonujące porozumienie”

(Społeczna Rada ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości)

Mediacja to nowoczesne i skuteczne postępowanie, w którym strony dobrowolnie i aktywnie uczestniczą w rozwiązywaniu sporu przy pomocy osoby trzeciej - bezstronnego mediatora.

Postępowanie mediacyjne jest nową pozasądową metodą rozwiązywania sporów. To ludzki proces, bez teatru sceny sądowej. Jest zatem mniej przykry dla stron sporu.

Celem mediacji nie jest ustalenie, kto ma rację, lecz jakie są interesy i potrzeby stron oraz trwała likwidacja konfliktu poprzez wypracowanie rozwiązania możliwego do zaakceptowania przez obie strony.

Mediacja może się odbyć na podstawie umowy stron sporu z mediatorem (mediacja umowna), albo na skutek postanowienia sądu, kierującego sprawę do mediacji (mediacja sądowa).

W drodze mediacji mogą być rozpatrywane wszelkie sprawy cywilne, które mogą być rozstrzygane w drodze ugody zawartej przed sądem. Ugoda taka ma moc ugody zawartej przed sądem, po zatwierdzeniu przez sąd podlega wykonaniu w drodze egzekucji.

W mediacji nie ma wygranych i przegranych, gdyż wygrywają obie strony sporu.

Jest ona tańsza niż postępowanie sądowe (szacuje się, że nawet sześciokrotnie) oraz znacznie szybsza.

Jej skuteczność potwierdzają wszystkie statystyki z jej zastosowania.

FORMY MEDIACJI

- mediacja instytucjonalna - gdy prowadzona jest przez stały ośrodek mediacyjny

- mediacja ad hoc - gdy mediator (zespół mediacyjny) wyznaczany jest dla pojedynczej sprawy przez strony

- mediacja z inicjatywy sądu - jest formą zainicjowaną przez sąd, który w zależności od obowiązującego prawa - może, bądź musi skierować strony do mediacji

- mediacja kontraktowa (umowna)- forma zainicjowana przez same strony sporu, zawartą między nimi umową o poddanie sporu mediacji

- mediacja na wniosek strony - forma zainicjowana przez jedną ze stron sporu, poprzez złożenie wniosku o przeprowadzenie mediacji

- mediacja bezpośrednia - gdy zaangażowane strony kontaktują się ze sobą równocześnie przy współudziale mediatora

- mediacja pośrednia (I) - gdy mediator spotyka się na osobności z każdą ze stron (za ich zgodą lub na ich życzenie) celem lepszego zrozumienia ich interesów i stanowisk oraz przełamania ewentualnego impasu w postępowaniu mediacyjnym (wynikającego np. z negatywnego nastawienia stron do siebie)

- mediacja pośrednia (II) - gdy mediator spotyka się (za zgodą stron) z pełnomocnikiem (pełnomocnikami) strony (stron)

ETAPY MEDIACJI (Ch. Moore, 1996) Nawiązanie kontaktu ze stronami sporu (zainicjowanie wstępnych kontaktów, budowanie wiarygodności, wyjaśnienie stronom istoty procesu, zmotywowanie stron do podjęcia mediacji - zwiększenie zaangażowania w procedurę mediacji, podtrzymywanie kontaktu). Wybór strategii prowadzenia mediacji (pomoc stronom w ocenie różnych sposobów rozwiązania konfliktu i dokonaniu wyboru potrzebnego im sposobu rozwiązania) Zbieranie i analizowanie podstawowych informacji (gromadzenie i analizowanie istotnych informacji o osobach uczestniczących w konflikcie, dynamice i istocie konfliktu; weryfikowanie dokładności danych; minimalizowanie wpływu nieścisłych i niedostępnych danych). Sporządzenie szczegółowego planu mediacji (ustalenie strategii i wynikających z nich typowych posunięć, które umożliwią stronom zmierzanie w kierunku porozumienia; ustalenie ewentualnych nietypowych interwencji odpowiadających specyfice konfliktu). Budowanie zaufania i współpracy (psychologiczne przygotowanie stron do udziału w negocjacjach na zasadnicze tematy, kierowanie silnymi emocjami stron, sprawdzenie percepcji i minimalizowanie wpływu stereotypów, budowanie zaufania i uznawania racji stron, wyjaśnianie, klaryfikacja wypowiedzi). Rozpoczęcie sesji mediacyjnej (otwarcie negocjacji pomiędzy stronami, stworzenie pozytywnej i otwartej atmosfery, ustalenie podstawowych "reguł gry" i zasad zachowania, pomoc stronom w wentylacji emocji, nakreślenie obszarów tematycznych i spraw do dyskusji). Zdefiniowanie spraw i ustalenie planu (ustalenie szerokiego obszaru tematów interesujących obie strony, uzyskanie zgody stron na podjęcie określonych tematów w dyskusji, rozstrzygnięcie kolejności omawiania poszczególnych spraw). Odkrywanie ukrytych interesów stron (ustalenie rzeczywistych, proceduralnych i psychologicznych interesów stron, uświadomienie stronom ich wzajemnych interesów). Generowanie opcji rozwiązań (rozwijanie świadomości stron dotyczącej potrzeby tworzenia różnorodnych pomysłów rozwiązań, zmniejszenie przywiązania stron do swoich stanowisk i jedynych pomysłów rozwiązań, tworzenie rozwiązań przy użyciu przetargu biorącego pod uwagę stanowiska, jak również interesy stron). 10. Ocena możliwości rozwiązań (przegląd interesów stron; ocena, na ile interesy stron mogą być zaspokojone w ramach dostępnych możliwości rozwiązań; ocena kosztów i korzyści płynących z wybrania określonych opcji). 11. Przetarg końcowy (osiąganie porozumienia w drodze negocjacji poprzez stopniowe zbliżenie stanowisk, przejście do rozwiązań końcowych łączących uzgodnienia szczegółowe, uzgodnienie proceduralnych środków osiągania porozumienia w kwestiach merytorycznych, wypracowanie zasad akceptowanych przez obie strony) 12. Osiągnięcie formalnego porozumienia (ustalenie proceduralnych kroków pozwalających na formalizowanie porozumienia, ustalenie procedury pozwalającej na ocenę i kontrolę zawartego porozumienia, sformalizowanie porozumienia i stworzenie mechanizmu zapewniającego wprowadzenie go w życie, ustalenie zasad gwarancji). CECHY MEDIACJI dobrowolność Mediacja jest możliwa tylko za zgodą obu stron sporu. Strony mogą na każdym etapie odstąpić od udziału w mediacji. Wniosek o mediację jest pierwszym gestem strony w kierunku porozumienia się z drugą stroną sporu. Strony są „właścicielami” konfliktu Mediator nie wydaje arbitralnych rozstrzygnięć, a jedynie pomaga stronom w komunikacji i osiągnięciu porozumienia. Każda ze stron ma możliwość samodzielnego podejmowania decyzji i zachowuje pełną kontrolę nad wynikiem postępowania. poufność Mediacja jest poufna, wszystko pozostaje między stronami. Mediator oraz strony zachowują tajemnicę z przebiegu mediacji. Z przebiegu mediacji mediator robi notatki, które niszczy na koniec postępowania. nieformalność postępowania Mediacja odbywa się poza sądem w atmosferze prywatności i pozwala na zachowanie godności oraz na otwartość i szczerość wypowiedzi. W razie potrzeby strony kontaktują się ze sobą tylko poprzez mediatora. Mediacja koncentruje się na tym jakie są interesy stron i co każda ze stron uważa za sprawiedliwe, nie zaś na dokładnej interpretacji treści przepisów prawnych. szybkość postępowania Proces mediacji daje stronom możliwość szybkiego zakończenia sporu. W mediacji nie chodzi bowiem o utarczki prawne, manipulacje i zniszczenie przeciwnika, lecz o szczerą rozmowę. Dobra mediacja, która jest prowadzona przez kompetentnego mediatora może zakończyć się w trakcie jednego posiedzenia, czasem kilku dni. niskie koszty Koszty mediacji są wielokrotnie niższe niż koszty postępowania sądowego. W umowie o mediację strony z mediatorem ustalają wysokość kosztów. W mediacji, do której skierował strony sąd, koszty mediacji będą wchodzić w skład kosztów procesu i ich zasady określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Jeżeli ugodę zawarto przed mediatorem w toku sprawy sądowej, sąd zwraca powodowi ¾ uiszczonego wpisu. satysfakcja dla obu stron konfliktu Strony stosują się do przyjętych ustaleń, ponieważ same te ustalenia uzgodniły. Wynikiem mediacji jest satysfakcja dla obu stron, która pomaga w dalszych kontaktach między stronami. Jest to szczególnie cenne w takich kontaktach, które są lub powinny być u trzymywane w przyszłości (np. byłych małżonków, sąsiadów, kontrahentów, pracodawcy i pracownika). skuteczność W historii mediacja skutecznie służyła głównie w rozwiązywaniu konfliktów międzynarodowych. Współcześnie pojawiła się jako ”lek” na przeciążony system wymiaru sprawiedliwości, jego formalizm, przewlekłość i wysokie koszty.

MEDIATOR

Rolą mediatora jest takie zorganizowanie mediacji by strony w pełni świadomie, poprzez analizę własnych interesów i poznanie możliwych rozwiązań, osiągnęły wspólnie satysfakcjonujące je porozumienie oraz zawarły ugodę i zakończyły spór.

Mediator nie jest sędzią, nie rozstrzyga sporu.

Mediator nie jest terapeutą, nie prowadzi psychoterapii.

Mediator nie jest doradcą prawnym, nie udziela porad prawnych.
Mediator jest bezstronnym i neutralnym ekspertem od komunikacji między stronami sporu, który pomaga stronom rozwiązać spór.

Mediator czuwa, by mediacja przebiegła sprawnie, w spokojnej i konstruktywnej atmosferze.
Mediator nadaje właściwy klimat mediacji i kontaktom między stronami.

Mediator szanuje ludzi oraz ma respekt dla ich spraw i wartości, a także daje stronom - otuchę, nadzieję i wsparcie.

Mediator łagodzi napięcia między stronami, ułatwia im rozmowy, zadaje pytania w celu rozpoznania źródła konfliktu oraz kreatywnie zachęca strony do poszukiwania rozwiązań sporu, a także służy swoją wiedzą przy zawieraniu ugody.

PODSTAWOWE ROLE MEDIATORA

- umożliwia komunikację miedzy stronami sporu

- nie decyduje o wyniku sporu

- nie faworyzuje żadnej ze stron

- wyrównuje pozycje, gdy jedna ze stron ma większe możliwości (siłę/przewagę) niż druga

- pomaga stronom rozwiązać spór bez nadmiernego zakłopotania

- wykazuje konstruktywne zdolności komunikacyjne

- kieruje dynamiką dyskusji

- zachęca strony do konsultacji zewnętrznych z ekspertami

- uznaje punkt widzenia uprawnienia każdej ze stron

- zachęca do postrzegania problemów z różnej perspektywy

- buduje podstawy dla kreatywnego myślenia

- edukuje strony w zakresie mediacji

- pomaga stronom poprowadzić rozmowę we właściwy sposób

- pomaga stronom w uświadomieniu sobie nierealnych celów lub nieosiągalnych opcji porozumienia

PODSTAWOWE KOMPETENCJE MEDIATORA

(wg McCorcle, M.Reese oraz Ch. Moore)

1. Na umiejętność analizy składają się takie umiejętności jak np.:

- analiza problemów z różnych stron

- odróżnianie problemów emocjonalnych od merytorycznych

- identyfikacja wspólnych obszarów stron

- pomoc w zdefiniowaniu zasadniczych kwestii spornych i interesów stron

- przeformułowywanie stanowisk stron w kierunku umożliwiającym wzajemną akceptację i rozwiązanie sporu

- pomoc w budowaniu racjonalnych i możliwych do zrealizowania opcji porozumienia

2. Na umiejętność komunikacji składają się takie umiejętności, jak np.:

- inicjowanie i ułatwianie lepszej komunikacji

- pomoc stronom w uświadomieniu i uznaniu praw drugiej strony

- uzmysławianie stronom potrzeby ich kooperacji

- słuchanie faktów

- parafrazowanie i rozładowywanie emocji

- kontrolowanie (sprawdzanie) emocji stron

- parafrazowanie treści merytorycznych

- zadawanie pytań

- jasne reasumowanie potrzeb stron

- napisanie konkretnego, jednoznacznego o zrozumiałego dla stron porozumienia

3. Na umiejętność koordynacji składają się takie umiejętności, jak np.:

- pomaganie (ułatwianie) stronom w tworzeniu obszarów możliwych rozwiązań sporu

- pomoc w wypracowywaniu obiektywnych kryteriów dla oceny możliwych rozwiązań sporu

- zakreślanie i porządkowanie spornych kwestii

- utrzymywanie inicjatywy w wymiarze proceduralnym i w miarę możliwości w wymiarze merytorycznym

4. Na umiejętność bycia elastycznym składają się takie zdolności, jak np.:

- otwartość na twórcze (pomysłowe) opcje rozwiązania sporu

- dopasowywanie się do stylu pozostałych uczestników mediacji

- wrażliwość na kulturową odmienność stron

5. Na umiejętność kontroli składają się takie zdolności, jak np.:

- radzenie sobie z trudnymi osobowościami

- ustanawianie i przestrzeganie podstawowych reguł procesu mediacyjnego (zabezpieczanie procedury)

- odpowiednie reagowanie na niewłaściwe zachowania stron/uczestników mediacji

Społeczna Rada do spraw Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości

Standardy prowadzenia mediacji
i postępowania mediatora

uchwalone przez Radę w dniu 26 czerwca 2006

Przez mediację rozumie się dobrowolny i poufny proces, w którym fachowo przygotowana, niezależna i bezstronna osoba, za zgodą stron, pomaga im poradzić sobie z konfliktem. Me-diacja pozwala jej uczestnikom określić kwestie sporne, zmniejszyć bariery komunikacyjne, opracować propozycje rozwiązań i, jeśli taka jest wola stron, zawrzeć wzajemnie satysfakcjo-nujące porozumienie.

Powodzenie mediacji jako skutecznej metody rozwiązywania konfliktów zależy w dużym stop-niu od profesjonalizmu mediatorów i wysokiego poziomu ich etyki zawodowej.

Standardy mają charakter wytycznych i wskazówek dla mediatorów, nie są zaś źródłem prawa i nie mogą być podstawą do wysuwania roszczeń prawnych. Ich główne funkcje są następują-ce:

1. służą jako pomoc w prowadzeniu praktyki mediacyjnej;

2. zapewniają większe bezpieczeństwo stronom mediacji oraz samym mediatorom;

3. zwiększają zaufanie społeczne do mediacji jako środka rozwiązywania konfliktów;

4. pomagają kandydatom na mediatorów przy podejmowaniu decyzji o podjęciu się tej funkcji.

Standard I
Mediator dba o dobrowolność uczestniczenia w mediacji
i zawierania porozumienia.

1. Mediator nie zmusza stron ani do podjęcia mediacji, ani do osiągnięcia porozumienia.

2. Przed rozpoczęciem mediacji strony uzyskują informację o możliwości wycofania się na każdym jej etapie oraz o możliwości wybrania innego mediatora.

3. Mediator powinien być zaakceptowany przez strony.

Standard II
Mediator jest neutralny wobec przedmiotu sporu.

Mediator nie narzuca stronom rozwiązań. Jest rzecznikiem rzetelnej procedury, sprzyjającej osiągnięciu dobrowolnego porozumienia.

Standard III
Mediator jest bezstronny wobec uczestników mediacji.

1. Mediator nie przychyla się do racji żadnej ze stron; prowadzi mediację w taki sposób, aby ewentualna nierównowaga między stronami nie wpływała na przebieg mediacji ani na jej ostateczny rezultat.

2. Jeśli mediator nie jest w stanie prowadzić mediacji w bezstronny sposób, jest zobowiązany do wycofania się z postępowania mediacyjnego.

3. Mediator wystrzega się stronniczości lub okazywania uprzedzeń i oceniania stron ze względu na ich pochodzenie, wykształcenie, wiek, płeć lub zachowanie podczas mediacji.

4. W związku z prowadzoną mediacją mediator nie nawiązuje takich relacji, które mogą budzić wątpliwości co do jego bezstronności, a w szczególności mediator nie daje stronom ani nie przyjmuje od stron żadnych prezentów lub innych korzyści, z wyłączeniem wynagrodzenia mediatora.

5. Mediator nie podejmuje się mediacji lub wyłącza się z jej kontynuowania, jeżeli uzna, że istnieje konflikt interesów o charakterze profesjonalnym lub osobistym ze stronami lub ich pełnomocnikami.

6. Mediator ujawnia stronom wszelkie z nimi związki o charakterze zawodowym lub prywatnym i uwzględnia ich stanowisko w tym zakresie.

Standard IV
Mediator dba o poufność mediacji.

1. Zarówno mediacja, jak i jej przebieg i rezultaty są objęte tajemnicą. Mediator nie ujawnia nikomu informacji, które uzyskuje podczas prowadzenia mediacji, z wyjątkiem przestępstw wymienionych w art. 240 kodeksu karnego.

2. Mediator lub ośrodek mediacyjny przechowuje dokumentację z mediacji w sposób respektujący zasadę poufności. Dokumentacja może obejmować pisemną zgodę stron na udział w mediacji, zarejestrowanie sprawy mediacyjnej, podstawowe dane uzyskane od stron (wraz z zapisem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji postępowania mediacyjnego), deklarację przestrzegania zasady poufności przez osoby trzecie obecne na sesjach mediacyjnych, kopię porozumienia mediacyjnego i kopię protokołu z postępowania mediacyjnego przekazywanego do sądu, jeśli sąd skierował sprawę do mediacji. Inne sposoby gromadzenia dokumentacji z mediacji wymagają wy-raźnej zgody stron.

Standard V
Mediator rzetelnie informuje strony o istocie i przebiegu mediacji.

1. Przed rozpoczęciem postępowania mediacyjnego mediator przedstawia stronom zasady, przebieg, cele i możliwe rezultaty mediacji, a w szczególności:

1. informuje strony, że jest bezstronny i neutralny;

2. informuje strony, że ewentualne porozumienie zawarte w wyniku mediacji, będzie sprawdzone przez sąd pod kątem zgodności z prawem i zasadami współżycia społecznego (w przypadku nadania klauzuli wykonalności lub zatwierdzenia przez sąd);

3. informuje strony o możliwości spotkań na osobności, a w szczególności wyjaśnia za-sady przestrzegania poufności podczas tych spotkań;

4. informuje strony o ewentualnej obecności innych osób podczas postępowania mediacyjnego i uzyskuje na to zgodę stron;

5. opisuje swoje obowiązki, a w szczególności przestrzeganie zasady poufności;

6. uprzedza strony, w jakich okolicznościach mediator może przerwać lub zakończyć postępowanie mediacyjne, oraz że strony mogą przerwać lub zakończyć mediację w do-wolnym momencie.

2. Mediator odbiera od stron zgodę na udział w postępowaniu mediacyjnym.

3. Mediator informuje strony, że w trakcie postępowania mediacyjnego mogą korzystać z wiedzy i porady specjalistów.

4. Mediator wyraźnie odróżnia swoją rolę jako mediatora od innych ról zawodowych, które pełni i upewnia się, że strony są świadome tej różnicy.

Standard VI
Mediator dba o wysoki poziom swoich kwalifikacji zawodowych.

Mediator stale pogłębia i doskonali swoje umiejętności, a także dba o wysoki poziom etyki zawodowej.

Standard VII
Mediator współpracuje z innymi specjalistami dla dobra
postępowania mediacyjnego.

1. Mediator może zaproponować stronom skorzystanie z pomocy odpowiedniego specjalisty. Decyzja o skorzystaniu z usług specjalisty pozostaje w rękach stron.

2. W trakcie mediacji mediator nie wchodzi w rolę innego specjalisty, nawet pomimo posiadania wiedzy z danej dziedziny.

3. Mediator, współpracując ze specjalistami, nie narusza zasady poufności.

Standard VIII
Przerwanie lub zakończenie postępowania mediacyjnego.

1. Mediator przerywa lub kończy postępowanie mediacyjne przed zawarciem porozumienia, kiedy uzna, że co najmniej jedna strona postępowania nie jest zdolna do uczestniczenia w mediacji, lub z innego ważnego powodu, na przykład:

• gdy strona z powodu swego stanu fizycznego lub psychicznego nie może efektywnie uczestniczyć w mediacji, na przykład jest pod wpływem alkoholu lub środków odurzających;

• gdy strony chcą zawrzeć porozumienie, którego skutków nie są świadome;

• gdy strony używają mediacji dla osiągnięcia nieuczciwych korzyści;

• gdy mediator nabiera przekonania, że traci bezstronność.

Mediacja może się zakończyć zawarciem porozumienia obejmującego całość sporu lub zawarciem porozumienia obejmującego część negocjowanych problemów. Zadaniem mediatora jest upewnienie się, czy strony wiedzą, jak wprowadzić porozumienie w życie. W przypadku częściowego porozumienia mediator może zaproponować przedyskutowanie dostępnych procedur umożliwiających rozwiązanie pozostałych kwestii przy pomocy innych specjalistów.

Mediacja może zostać przerwana zarówno przez strony, jak i przez mediatora. Mediator informuje strony o ich prawie do wycofania się z mediacji w dowolnym momencie z jakichkolwiek powodów. Przerwanie lub zakończenie mediacji przez mediatora następuje w szczególności, gdy:

1. mediator jest przekonany, że osiągnięcie porozumienia nie jest możliwe;

2. uczestnicy mediacji osiągną w ocenie mediatora impas nie do pokonania; mediator nie powinien przedłużać nieproduktywnej dyskusji, gdyż naraziłoby to strony na niepotrzebne koszty emocjonalne i finansowe;

3. strony nie mogą uczestniczyć w mediacji, nie są zdolne do mediacji lub nie chcą w autentyczny, zaangażowany sposób uczestniczyć w procesie mediacji. Jeśli inicjatywa przerwania mediacji wychodzi od mediatora, powinien on poinformować strony o możliwości profesjonalnej pomocy właściwej dla danego przypadku.

Standard IX
Mediator zapewnia stronom odpowiednie miejsce do prowadzenia mediacji.

1. Miejsce prowadzenia mediacji powinno być neutralne i gwarantować stronom i mediatorowi poczucie bezpieczeństwa.

2. Miejsce, w którym prowadzi się mediację, powinno posiadać co najmniej dwa pomieszczenia gwarantujące zachowanie prywatności stronom i poufności postępowania mediacyjnego. Powinno także zapewniać możliwość korzystania z podstawowych wygód.

Standard X
Mediator rzetelnie informuje o swoich usługach.

1. Mediator promuje swoje usługi w sposób profesjonalny, uczciwy i godny.

2. Mediator może informować o instytucji mediacji, o korzyściach z niej płynących oraz jej kosztach. Taka informacja powinna być rzetelna i wyczerpująca. Mediator jest odpowiedzialny za przestrzeganie tej zasady przez wszystkich reklamujących jego usługi i działających w jego imieniu.

3. Mediator nie obiecuje ani nie gwarantuje osiągnięcia określonych wyników postępowania mediacyjnego.

4. Mediator rzetelnie informuje o swoich kwalifikacjach i o przynależności do stowarzyszeń, związków lub innych organizacji zawodowych oraz o funkcjach w nich pełnionych. Mediator może powoływać się na posiadane stopnie naukowe, certyfikaty i inne formy po-twierdzonych kwalifikacji.

5. Mediator powinien rozważyć możliwość ubezpieczenia się od odpowiedzialności cywilnej.

Warszawa, 26 czerwca 2006 roku

Literatura:

• Bieńkowska E., Poradnik mediatora. Warszawa 1999.

• Bobrowicz M., Mediacje gospodarcze - jak mediować i przekonywać. Warszawa 2004

• Kmieciak Z., Mediacja i koncyliacja w prawie administracyjnym. Kraków 2004.

• Moore Ch., The Mediation Process. Practical Strategies for Resolving Conflict. San Francisko 2003

• Pieckowski S., Mediacja w sprawach cywilnych. Warszawa 2006

• Zienkiewicz A., Studium mediacji. Od teorii ku praktyce. Warszawa 2006.

CECHY DOBREGO NEGOCJATORA

wg C.L. Karrasa (zob. P.J.Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, Warszawa 1991):

• umiejętność planowania

• zdolność precyzyjnego myślenia w stresie

• ogólna „praktyczna inteligencja”

• uzdolnienia werbalne

• znajomość zagadnień negocjowanej problematyki

• zintegrowanie (siła) osobowości

• umiejętność oceniania oraz wykorzystywania władzy i siły negocjacyjnej

CECHY DOBREGO NEGOCJATORA

Analizując sylwetkę negocjatora warto wziąć pod uwagę:

• predyspozycje osobowościowe,

• poziom wiedzy ogólnej i specjalistycznej,

• zakres doświadczenia negocjacyjnego,

• pozycję negocjatora w organizacji,

• zdolność wytwarzania autorytetu

• umiejętności współpracy w zespole

• etyczność postępowania

• motywacje socjocentryczne i egocentryczne

• odporność na sytuacje trudne.

CECHY DOBREGO NEGOCJATORA

wg C.L. Karrasa (zob. P.J.Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, Warszawa 1991):

• umiejętność planowania

• zdolność precyzyjnego myślenia w stresie

• ogólna „praktyczna inteligencja”

• uzdolnienia werbalne

• znajomość zagadnień negocjowanej problematyki

• zintegrowanie (siła) osobowości

• umiejętność oceniania oraz wykorzystywania władzy i siły negocjacyjnej

CECHY DOBREGO NEGOCJATORA

(wg F. de Callieres'a)

„… nade wszystko negocjator musi umieć dostatecznie nad sobą panować, by oprzeć się pragnieniu wystąpienia, zanim dokładnie nie przemyśli tego, co chce powiedzieć.”

Zalecenia:

1. ukrywaj swoje prawdziwe uczucia, maskuj i utajniaj swoje interesy

2. nie daj innym odczuć, że jesteś sprawnym manipulatorem (ukrywaj tę cechę)

3. wykorzystuj słabości innych

4. częstuj obficie winem

5. znaj historię, kulturę i obyczaje przeciwnika

CECHY DOBREGO NEGOCJATORA

(wg R.Dawsona)

• odwaga, by zdobyć więcej informacji

• cierpliwość, by wytrwać dłużej niż inny negocjator

• śmiałość, by prosić o więcej niż można dostać

• uczciwość, by dążyć do obustronnie zwycięskich rozwiązań

• umiejętność słuchania (koncentracji, zrozumienia, notowania, oddzielania faktów od interpretacji)

• skłonność do życia w niepewności

• duch współzawodnictwa

• brak silnej potrzeby bycia lubianym

CECHY DOBREGO NEGOCJATORA

(wg L.Zbiegień-Maciąg)

1. Empatia - zdolność widzenia sytuacji z perspektywy różnych osób, wczucie się w sytuację innych (ułatwia kompromis)

2. Asertywność - stanowczość w egzekwowaniu swoich praw, niepoddawanie się manipulacji

3. Wewnątrzsterowność - poczucie wewnętrznej kontroli (samodzielne radzenie sobie, rzadkie korzystanie z pomocy - sprawianie wrażenia osoby solidnej)

4. Umiejętność oddziaływania na ludzi

5. Wywoływanie dobrego wrażenia

CECHY DOBREGO NEGOCJATORA

(10 przykazań wg A.Murdoch)

1. Identyfikuj sytuacje negocjacyjne

2. Szufladkuj (własne i cudze) motywy

3. Nie daj się uwieść (zwłaszcza osobom działającym z pozycji władzy)

4. Rozpoznaj nieczystą grę (gdy łamane są ustalone zasady)

5. Rozpoznaj kto decyduje (identyfikacja rozkładu władzy u partnerów)

6. Uważaj na desperację (aby radzić sobie z własną i rozpoznać cudzą)

7. Rozpoznawaj uczucia partnera

8. Inwestuj umiejętnie (rezygnuj z dużych korzyści doraźnych na rzecz stałych i długotrwałych)

9. Wykorzystaj atuty, którymi obdarzyła cię natura (uroda, wdzięk, urok osobisty, poczucie humoru)

10. Ucz się na błędach ( by doskonalić sztukę negocjacji)

25

---