dr Marek Wierzbicki

Katedra Ekonometrii i Statystyki

Wydział Zastosowań Informatyki i Matematyki SGGW

MICROSOFT excel 97

Przewodnik do ćwiczeń z zakresu obsługi arkusza kalkulacyjnego

Arkusz kalkulacyjny Excel 97 to wysoce interaktywny program komputerowy, składający się z zestawu wierszy i kolumn wyświetlanych na ekranie w oknie, które daje się przewijać. Wiersze zawierają nazwy obiektów a kolumny cechy tych obiektów.

I Środowisko robocze Excela 97

1. Uruchamianie programu Microsoft Excel 97

• Start * Programy * Microsoft Excel 97 (pokaże się czysty skoroszyt, nazwany Zeszyt 1)

2. Widok okna skoroszytu (5 obszarów):

1. Pasek menu (nad nim pasek tytułu)

2. Standardowy pasek narzędzi i pasek narzędzi Formatowanie

3. Pasek formuły

4. Pasek stanu i pasek zadań

5. Okno skoroszytu

• 4 typy arkuszy wyróżniamy w skoroszycie: arkusz kalkulacyjny, arkusz wykresów, arkusz dialogowy Excela 5.0 i arkusz makr Excela 4.0

• pionowy pasek przewijania (z przyciskiem zmiany rozmiaru okna i przyciskiem podziału okna w pionie) i poziomy pasek przewijania (z przyciskiem podziału okna w poziomie)

• nagłówki kolumn (oznaczone literami od A do IV; łącznie 256) i nagłówki wierszy (ponumerowane od 1 do 65536)

• przyrządy służące do poruszania się po skoroszycie - przyciski przewijania kart arkuszy

• Poruszanie się po skoroszycie

• przyrządy do poruszania się po skoroszycie

• przełączanie się między arkuszami przy pomocy klawiatury; do poprzedniego [Ctrl+PgUp], do następnego [Ctrl+PgDn]

• Zmiana rozmiaru okna skoroszytu

• trzy przyciski: Minimalizuj, Maksymalizuj, Zamknij

• możliwość automatycznego ukrywania paska zadań (Start * Ustawienia * Pasek zadań * karta Opcje, pole wyboru Automatyczne ukrywanie * OK)

• Pasek tytułu aktywnego okna pozwala przeciągnąć okno po ekranie

• Komórka arkusza to miejsce przecięcia kolumny z wierszem, ma 2 współrzędne zwane adresem komórki

• komórka wybrana za pomocą myszy lub klawiatury to „komórka aktywna”

• arkusz składa się z więcej niż 16 000 000 komórek (wykorzystanie ich ogranicza pojemność pamięci komputera)

• Paski przewijania posiada tylko aktywny arkusz

• suwak zmienia swój rozmiar w zależności od rozmiaru obszaru arkusza, jaki można przewinąć (im obszar większy tym suwak mniejszy)

• po przyciśnięciu suwaka pojawia się pole ze wskazówką pokazujące nagłówek wiersza lub kolumny

• strzałki przewijania pozwalają przesuwać się użytkownikowi po arkuszu po jednym wierszu lub kolumnie, większy odcinek arkusza można przesunąć suwakiem

• Poruszanie się poza aktywnym obszarem arkusza, tj. poza polem wyznaczonym kolumnami od A do J i wierszami od 1 do 20, możliwe jest:

• przy użyciu myszy, trzymając klawisz [Shift] w trakcie przewijania suwakiem

• odnalezienie aktywnej komórki odbywa się albo przez wpisanie jej adresu w polu adresu lub przez klawiaturę [Ctrl+Backspace]

• przy użyciu klawiatury; klawisze strzałek albo [Pg Up] i [Pg Dn], wcześniej naciskając [Scroll Lock] by nie uległo zmianie położenie aktywnej komórki

• przewinięcie arkusza o cały ekran w prawo lub lewo bez zmiany aktywnej komórki, możliwe jest poprzez przyciśnięcie [Scroll Lock] i przytrzymanie [Ctrl] podczas naciskania strzałek przewijania

• Kółko Intelli Mouse może służyć do przewijania arkusza

• obrócenie kółka w tył (w kierunku swojej dłoni) przewija w dół, obrócenie kółka do przodu - przewija do góry

• powiększanie arkusza; menu Narzędzia * opcja Powiększaj przy pokręcaniu myszy Intelli Mouse na karcie Ogólne

3. Pasek menu (dziewięć poleceń)

• działa tak jak menu w innych programach systemu Windows

• okna dialogowe zawierają karty, każda karta zawiera zestaw opcji odnoszących się do jednego wybranego zagadnienia

• po włączeniu opcji lub wpisaniu wartości do pól, naciskamy [Enter] lub klikamy OK. aby potwierdzić zmiany

• Okno dialogowe „Opcje” (menu Narzędzia) jest najważniejszym oknem dialogowym programu Excel ( tu się decyduje o całym środowisku pracy, ile arkuszy ma zawierać nowy skoroszyt, jaki ma być krój i rozmiar czcionki itd)

• Wybieranie poleceń przy użyciu klawiatury:

Cofnij Wklej Ctrl+Z Powtórz Wklej Ctrl+Y Wklej Ctrl+V Wytnij Ctrl+X Kopiuj Ctrl+C Znajdź Ctrl+F Zamień Ctrl+H Przejdź Ctrl+G

• Dostęp do paska menu z klawiatury:

• [Alt] lub [/] rozwijanie menu, podświetlenie [Enter] lub [↓] wyświetlanie listy poleceń menu Plik [→] wyświetlenie menu Edycja

• podkreślona litera w nazwie każdego menu oznacza klawisz skrótu, np. po naciśnięciu [Alt] lub [/] naciśnięcie klawisza litery „n” rozwija menu Narzędzi ([Alt]+[n])

4. Menu skrótów (kliknąć prawy przycisk myszy)

• dla zaznaczonego elementu skoroszytu naciskamy [Shift+F10]

• dla wybranej komórki lub grupy komórek naciskamy także [Shift+F10]; wyświetli się odpowiednie menu z opcjami: wytnij, kopiuj, wstaw usuń, wyczyść zawartość, wstaw komentarz, formatuj komórki, wybierz z listy

5. Pasek formuły

• komórki arkusza przechowują i wyświetlają dane

• dane można wprowadzać bezpośrednio do komórki a także z paska formuły

• na pasku formuły znajdują się przyciski: anuluj (×), wprowadź (√) i edytuj formułę (=)

• naciśnięcie przycisku (=) wyświetla paletę formuły - pomoc do konstruowania formuły

6. Tworzenie formuł

• formuła zaczyna się od znaku równości (=)

• wykorzystuje się operatory matematyczne: znak plus (+), znak minus (-), znak mnożenia (*), znak dzielenia (/)

• wymagana kolejność operatorów: najpierw działania w nawiasach, potem mnożenie, dzielenie, dodawanie, odejmowanie

• adresy komórek służą do ich identyfikacji w skoroszycie

• adresy bezwzględne opisują pozycję komórki w skoroszycie i nie ulegają zmianie podczas kopiowania, opisuje się je znakiem dolara; np. komórka o adresie: kolumna A, wiersz 1 - $A$1

• adresy względne opisują pozycje komórki względem komórki zawierającej formułę; np. w komórce C1 wpisano formułę A1*B1, po skopiowaniu formuły do komórki C2 wyrażenie przyjmie postać A2*B2

• adresy mieszane składają się z adresu względnego i bezwzględnego, np. $A1

7. Pasek stanu (wyświetla informacje dotyczące całego środowiska roboczego, wyświetla słowa komunikatów: Gotowy, Wprowadź, Edycja)

• prawa część paska stanu zawiera pole Autokalkulacja, naciskając prawy przycisk myszy wyświetla się menu z różnymi funkcjami

8. Wskaźnik

• funkcja wskaźnika zmienia się w zależności od obszaru, nad którym on się znajduje:

pasek menu postać strzałki pasek formuły postać litery I siatka arkusza znak plus komórka i naciśnięcie przycisku myszy ramka naokoło komórki, pole nazwy w pasku formuły wyświetla adres komórki

9. Podstawy pracy z arkuszami

• Poruszanie się po arkuszu

• zaznaczanie obszaru komórek odbywa się przez wciśnięcie przycisku myszy i przeciągnięcie na obszar komórek, które chcemy zaznaczyć

• wygodniejszy sposób to kliknąć pierwszą komórkę z użyciem klawisza [Shift], kliknąć komórkę zamykającą obszar zaznaczenia

• prawa część paska stanu wyświetla wskaźniki zależne od stanu klawiatury:

EXIT tryb rozszerzania; naciśnij [F8], by powiększyć bieżący wybór z klawiatury

ADD tryb dodawania; naciśnij [Shift+F8], aby dodać więcej komórek do bieżącego wyboru NUM ustawienie domyślne, blokuje klawiaturę numeryczną w trybie wprowadzania cyfr; wyłączyć przez przyciśnięcie klawisza [Num Lock] FIX tryb stałej liczby miejsc dziesiętnych, menu Narzędzia ⇒ okno dialogowe Opcje ⇒ karta Edycja ⇒ pole wyboru Stała liczba miejsc dziesiętnych, wszystkie liczby w arkuszu będą miały wprowadzony ułamek dziesiętny

• wybieranie poza krawędziami okna; menu Widok ⇒ Powiększenie

• wybieranie obszarów wielozakresowych; obszaru ciągłego poprzez użycie [Ctrl]

• aby wybrać obszar nieciągły, należy użyć trybu dodawania; po wybraniu pierwszego obszaru nacisnąć [Shift+F8] (pojawi się wskaźnik ADD na pasku stanu) i wybrać nowy obszar; aby wyjść z trybu dodawania nacisnąć [Esc]

• wybieranie kolumn i wierszy; kliknąć odpowiedni nagłówek i od pierwszej aktywnej komórki przeciągnąć wskaźnik myszy przez odpowiednie nagłówki albo kliknąć nagłówek z jednej strony zakresu, nacisnąć [F8] lub przytrzymać [Shift] i kliknąć nagłówek po drugiej stronie wybranego obszaru

• wybieranie i poruszanie się wewnątrz obszarów; menu Narzędzia ⇒ Opcje ⇒ karta Edycja ⇒ opcja Pozwól na przeciąganie i upuszczanie komórek ⇒ OK; przy tej aktywnej opcji wskaźnik myszy zmienia się nad krawędzią komórki ze znaku plus w strzałkę, wówczas dwukrotne kliknięcie odpowiedniej krawędzi komórki przesuwa ją w wybranym kierunku

• po arkuszu można także się poruszać przy pomocy klawiatury: klawisze strzałek wraz z klawiszem [Ctrl]

• klawisze [Home] i [End] służą do poruszania się po obszarze;

[Home] przesuwa wybór do pierwszej komórki w bieżącym wierszu [Ctrl+Home] przesuwa wybór do komórki A1 [Ctrl+End] przesuwa wybór ostatniej komórki w ostatniej kolumnie aktywnego obszaru [End] uruchamia tryb End; klawisze strzałek przełączają między obszarami [Scroll Lock+Home] przesuwa wybór do pierwszej komórki bieżącego okna [Scroll Lock+End] przesuwa wybór do ostatniej komórki bieżącego okna

• polecenie Przejdź do; menu Edycja ⇒ Przejdź do ⇒ wprowadzić adres komórki, zakres obszaru ⇒ OK.

• przechodzenie do innego arkusza z tego samego skoroszytu wymaga, przy poleceniu Przejdź do, wpisania nazwy arkusza z wykrzyknikiem i nazwy lub adresu komórki, np. Zeszyt2!D5

• Wprowadzanie danych

• dwie postacie danych; stałe i formuły

• kategorie stałych: wartości liczbowe, wartości tekstowe (zwane też etykietami) i dane o dacie i czasie

• Wartości liczbowe; cyfry od 0 do 9 oraz znaki specjalne np. + - E ( ) . , $ % i /

• do wybranej komórki wpisujemy liczbę i potwierdzamy ją naciśnięciem klawisza [Enter] lub kliknięciem przycisku Wpisz, anulujemy klawiszem [Esc] lub przyciskiem Anuluj

• wartości w nawiasach Excel traktuje jako ujemne, wpisywanie znaku minus przed wartością potraktuje także jako wartość ujemną

• wartości wyświetlane na ekranie są wartościami wyświetlanymi a przechowywane w komórkach to wartości rzeczywiste

• symbol waluty (zł) po liczbie Excel traktuje jako wartość walutową (na pasku formuły informacja będzie bez symbolu waluty); symbol procent (%) jako wartość procentową

• Wartości tekstowe

• wartości tekstowe rozpoczynają się literą albo apostrofem, jeżeli liczby mają być tekstem (apostrof pojawi się na pasku formuły)

• wystający z komórki tekst można schować przez zwiększenie szerokości kolumny albo użycie opcji Zawijaj tekst; menu Format ⇒ Komórki ⇒ karta Wyrównania ⇒ opcja Zawijaj tekst ⇒OK

• poprawianie błędów odbywa się poprzez naciśnięcie klawiszy [Backspace], [Delete], klawisz [Enter ] naciskamy gdy zawartość całej komórki ma być wykasowana

• Ochrona danych

• oprócz zabezpieczania plików hasłami Excel pozwala także zabezpieczać skoroszyty, struktury skoroszytów, pojedyncze komórki, obiekty graficzne, wykresy, scenariusze i okna

• menu Narzędzia ⇒ Ochrona ⇒ Chroń arkusz ⇒ OK

• uruchomienie ochrony nie pozwala zmienić zablokowanego obiektu

10. Formatowanie arkusza

• Polecenie Komórki z menu Format kontroluje większość z opcji formatowania; formatowanie jest łatwe, wystarczy wybrać obszar lub komórkę, którego wygląd chcemy zmienić i wybrać odpowiednie polecenie menu Format

• Przypisywanie i usuwanie formatów

• menu Format ⇒ polecenie Komórki ⇒ karta Liczby ⇒ lista Kategorie ⇒ OK

• Formatowanie liczb i tekstu

• usuwanie nadanych formatów; wybrać obszar lub komórkę następnie menu Edycja ⇒ polecenie Wyczyść ⇒ Formaty ⇒ OK.

• Format ogólny (kiedy nie używamy formatu komórek) w trzech przypadkach zmienia zapis:

1. Liczby za długie skraca w komórce, np. liczba 12345678901234 (całkowita) wyświetlona zostanie jako 1,23457E+13

2. Nie wyświetla zer po przecinku dziesiętnym, np. 123,0 wyświetli jako 123

3. Ułamek dziesiętny bez liczby z lewej strony przecinka wyświetlany jest z zerem, np. ,123 wyświetla 0,123

• Kategorie formatów: liczbowa, walutowa, procentowa, naukowa, ułamkowa, data, czas, tekstowa, księgowa

• Wyrównywanie zawartości komórek

• menu Format ⇒ polecenie Komórki ⇒ okno dialogowe Formatuj komórki ⇒ karta Wyrównanie ⇒ OK (karta Wyrównanie w polu Poziomo zapewnia 7 pozycji: Ogólne, Lewe (wcięcie), Środek, Prawa, Wypełnienie, Wyjustuj i Wyrównaj zaznaczenie do środka

• Formatowanie czcionek

• menu Format ⇒ polecenie Komórki ⇒ okno dialogowe Formatuj komórki ⇒ karta Czcionka ⇒ OK

• Dodawanie niestandardowych obramowań i cieniowań;

• menu Format ⇒ polecenie Komórki ⇒ okno dialogowe Formatuj komórki ⇒ Obramowanie ⇒ OK

• usuwanie linii siatki arkusza; menu Narzędzia ⇒ polecenie Opcje ⇒ karta Widok ⇒ opcja Linie siatki ⇒ OK

• Scalanie komórek

• scalanie w jedną dużą komórkę; menu Format ⇒ Komórki ⇒ karta Wyrównanie ⇒ opcja Scalaj komórki ⇒ OK. (po scaleniu komórek nowa scalona komórka używa adresu komórki, która znajdowała się w lewym górnym rogu wybranego obszaru)

• Zmiana szerokości kolumny i wysokości wiersza

• menu: Format ⇒ polecenie Kolumna ⇒ Szerokość ⇒ OK

• menu: Format ⇒ polecenie Wiersz ⇒ Wysokość ⇒ OK

• Formatowanie przy użyciu stylów

• opcja stylów Excela 97 pozwala nadawać nazwy zespołom atrybutów formatowania co pozwala później zastosować taki złożony format wybierając z listy nazwę stylu

• menu Format ⇒ polecenie Styl ⇒ atrybuty stylu Normalnego

• Korzystanie z plików szablonów

• plik szablonu to model, który może służyć za podstawę wielu arkuszy, szablon może zawierać dane oraz informacje o formatach, szablon pozwala na standaryzację i ochronę

• menu Plik ⇒ Nowy ⇒ folder Szablony na karcie Ogólne

11. Edycja arkusza

• Ustawianie opcji przestrzeni roboczej w celu edycji

• menu Narzędzia ⇒ Opcje ⇒ karta Edycja ⇒ włączyć Ustawienia ⇒ OK

• skróty służące do wprowadzania i edycji danych

• Przenoszenie, kopiowanie, wstawianie, usuwanie i opróżnianie komórek przy użyciu myszy oraz klawiszy [Ctrl] i [Shift]

• formatuj przed kopiowaniem, kopiując komórkę kopiujemy nie tylko jej zawartość, ale również jej format

• aby szybko przenieść komórkę lub obszar na nowe miejsce, należy wybrać interesujący nas obszar i przeciągnąć go w nowe położenie (przy włączonej opcji Pozwól na przeciąganie i upuszczanie komórek, ustaw wskaźnik na krawędzi wybranego obszaru a następnie przyciśnij przycisk myszy i przeciągnij wybrany obszar w nowe miejsce)

• aby skopiować wybrany obszar (skopiować i wkleić) należy wcisnąć i przytrzymać klawisz [Ctrl] przed puszczeniem przycisku myszy w miejscu gdzie obszar został przeniesiony

• wstawianie wybranej kolumny lub wiersza polega na wybraniu obszaru do wstawienia, następnie mając wskaźnik przy krawędzi wybranego obszaru, wciskamy przycisk myszy oraz klawisz [Shift] i przeciągamy ten obszar w miejsce wstawienia (zamiast wskaźnika pojawi się wówczas parę pionowych kresek ze strzałkami skierowanymi w prawo i w lewo, określają one miejsce wstawienia, puszczamy przycisk myszy i klawisza)

• usuwanie kolumny, wiersza lub komórki polega na wybraniu obszaru i przeciągnięciu uchwytu wypełniania (prawy dolny róg wybranego obszaru, wskaźnik zamienia się w czarny krzyżyk) poza usuwany obszar mając przyciśnięty klawisz [Shift], usuwany obszar przybierze szary kolor

• Edycja przy użyciu poleceń

Czynność wyboru obszaru musi poprzedzać usuwanie (komórki, kolumny, wiersza czy bloku komórek)

• usuwanie zawartości i formatu komórek; menu Edycja ⇒ polecenie Wyczyść ⇒ polecenia do wyboru: Wszystko, Formaty, Zawartość, Komentarze

• usuwanie komórek, kolumn i wierszy; menu Edycja ⇒ polecenie Usuń

• wstawianie wierszy, kolumn i komórek; menu Wstaw ⇒Kolumny albo Wstaw ⇒Wiersze (po wybraniu nagłówka kolumny wstawianej dotychczasowa kolumna i pozostałe przesunięte zostaną na prawo, wiersz nowy wstawiony zostanie nad wybranym a pozostałe przesuną się w dół)

• Wycinanie i wklejanie

Polecenia Wytnij i Kopiuj z menu Edycja przenoszą wpisy i formaty z jednego miejsca na inne. Polecenia Usuń i Wyczyść usuwają komórki lub wpisy. Polecenie Wytnij umieszcza kopie wybranego obszaru w schowku (wybrany obszar otacza przerywana linia zwana markerem).

• Zasady wycinania i wklejania:

1. Obszar wybrany do wycięcia musi być pojedynczym prostokątnym blokiem komórek.

2. Wklejać można dopiero po wycięciu.

3. Nie trzeba wskazywać całego obszaru wklejania, Excel sam rozciąga obszar wklejania dopasowując do obszaru wyciętego.

4. Po użyciu polecenia Wklej, Excel kasuje zawartość i formaty wszelkich komórek znajdujących się w obszarze wklejania.

• Kopiowanie i wklejanie

Tworzenie duplikatów wykonuje się przy użyciu poleceń Kopiuj i Wklej. Kopiowanie obszarów podobnie jak przy wklejaniu nie wymaga zaznaczenia całego obszaru wklejania.

• przy kopiowaniu adresów względnych Excel sam zmienia adresy w formułach

• przy kopiowaniu adresów bezwzględnych adresy w form ulach pozostają nie zmienione

• Znajdowanie i zamienianie danych

• Za pomocą polecenia Znajdź z menu Edycja można odnajdywać adresy komórek i nazwy obszarów użyte w formułach, pewne ciągi znaków w dużym arkuszu (wszystko co da się wpisać do komórki)

• Przeszukiwanie może odbywać się wierszami lub kolumnami. Do przeszukiwania można używać znaków masek: ? i *

• Polecenie Zamień w oknie dialogowym Znajdź pozwala zastępować znalezione ciągi znaków innymi

• Wprowadzanie słów prawidłowo

• poprawianie błędów podczas pisania realizuje funkcja Autokorekta (polecenie z menu Narzędzia) w zbliżony sposób do poznanej Autokorekty w MS Word

• Autouzupełnianie jest opcją znacznie skracającą czas wprowadzania wielokrotnie powtarzających się wpisów (opcja Włącz Autouzupełnianie wartości komórek na karcie Edycja okna dialogowego Opcje w menu Narzędzia)

• Sprawdzanie pisowni odbywa się poprzez polecenie Pisownia z menu Narzędzia

• Sprawdzanie i dokumentowanie arkusza

• pasek narzędzi Inspekcja (albo podmenu Inspekcja w menu Narzędzia) pozwala dokładnie przejrzeć i poprawić arkusz oraz udokumentować pracę

• Inspekcja zawiera 6 przycisków kontrolujących różne funkcje śledzenia odwołań (podczas włączenia śledzenia zależności wyświetlane są strzałki wskazujące formuły korzystające z wartości we wskazanej komórce)

• poprzednik jest to komórka, której wartość używana jest w formule wybranej komórki (jeśli komórka zawiera poprzedniki to musi zawierać formułę)

• następnik to komórka korzystająca z wartości wybranej komórki (komórka zawierająca następniki może mieć formułę lub wartość stałą)

• do komórki można dołączyć komentarz, aby udokumentować swą pracę, poprzez wybranie komórki i uruchomienie polecenia Komentarz z menu Wstaw

• opcje w oknie dialogowym Przejdź do - specjalnie oferują wygodne narzędzia pozbywania się błędów z arkusza (przycisk Specjalnie polecenie Przejdź do w menu Edycja)

12. Arkusze i okna

• Praca z oknami skoroszytów

• okno skoroszytu zajmuje większość ekranu, do poruszania się po nim służą przyrządy wyświetlane na dole okna (nowy skoroszyt składa się z trzech oddzielnych arkuszy, a na ekranie wyświetla się czysty skoroszyt o tymczasowej nazwie Zeszyt1)

• zarządzanie wieloma oknami jednocześnie tego samego skoroszytu wymaga wybrania polecenia Nowe okno z menu Okno

• przełączanie się między otwartymi oknami możliwe jest poprzez kliknięcie któregokolwiek okna lub naciśnięcie [Ctrl+F6], przy przechodzeniu w odwrotnym kierunku przycisnąć klawisz [Shift] i [Ctrl+F6]

• ukrywanie skoroszytów realizuje się przy pomocy polecenia Ukryj z menu Okno, odkrywanie realizuje polecenie Odkryj (przed zapisaniem skoroszytu może nadane być hasło przy użyciu polecenia Chroń skoroszyt menu Narzędzia

• Praca z arkuszami

• przemieszczanie arkusza, przy pomocy myszy, z miejsca na miejsce w skoroszycie polega na kliknięciu nazwy wybranego arkusza i przeciągnięciu w nowe miejsce,

• kopiowanie polega na przytrzymaniu klawisza [Ctrl] i przeciągnięciu małej ikony arkusza w wybrane miejsce

• przenoszenie i kopiowanie arkuszy między skoroszytami wymaga takich samych metod jak powyżej przedstawione (należy wcześniej umieścić obok siebie okna skoroszytów, poziomo lub pionowo) z wcześniejszą zmianą nazwy tego arkusza np. przenosząc Arkusz 1 z Zeszytu 1 do Zeszytu 2 zmienimy nazwę jego na „Arkusz z Zeszytu 1” ; można także realizować te zadania poprzez polecenie Przenieść lub Kopiuj z menu Edycja

• powiększenie lub pomniejszenie arkusza realizujemy przy pomocy polecenia Powiększenie z menu Widok

• Praca z połączonymi skoroszytami

• tworzenie dynamicznych łączy między skoroszytami przy użyciu odwołań zewnętrznych przynosi wiele korzyści: można rozbić złożone i rozbudowane dokumenty na poręczne części, tworzy się dzięki temu łatwy w obsłudze i elastyczny system modelowania, łącza redukują ilość czasu i pamięci potrzebną do przeliczeń

• łącza między arkuszami wymagają użycia w formułach odwołań zewnętrznych; odniesienia do komórek w arkuszach innych skoroszytów nazywamy odwołaniami zewnętrznymi

• przykład; aby wprowadzić adres komórki A9 Arkusza2 Zeszytu2 do komórki B10 Arkusza 1 Zeszytu1 należy:

1. Stworzyć nowy zeszyt - Zeszyt2 - klikając przycisk Nowy na Standardowym pasku narzędzi (pierwszy przycisk po lewej)

2. Wybrać polecenie Rozmieść z menu Okno, następnie Pionowo

3. Wybrać komórkę A1 z Arkusza1 Zeszytu1 i wpisać znak „=”

4. Kliknąć gdziekolwiek w oknie Zeszytu2, aby uaktywnić ten skoroszyt

5. Kliknąć kartę arkusza2 na dole okna Zeszyt2

6. Kliknąć komórkę A2

13. Drukowanie i prezentacja

• Wskazywanie elementów do drukowania

• polecenie Drukuj z menu Plik wydrukuje pojedynczą kopię całego obszaru arkusza, który zawiera jakiekolwiek wpisy czy obiekty

• można podać w oknie dialogowym Drukuj którą część chcemy wydrukować, albo wcześniej wybrać część arkusza i włączyć opcję Zaznaczony fragment

• jeżeli obszary arkusza zostały nazwane to określenie obszaru wydruku może posłużyć do tego celu (menu Plik, podmenu Obszar wydruku, okno Ustawienia strony na karcie Arkusz)

• Zmiana wyglądu stron

• wygląd wydrukowanej strony zależy od wielu czynników, które precyzuje okno dialogowe Ustawienia strony (menu Plik, Podgląd wydruku, karta Strona okna Ustawienia strony); są to takie elementy jak: drukowanie wąsko lub szeroko, ustawianie skali, podawanie rozmiarów papieru i jakości wydruku, ustawienie numeru pierwszej strony, ustawianie marginesów

• Podgląd wydruku

• podgląd wydruku Excela pozwala przyjrzeć się liniom podziału stron, marginesom i formatowi wydruku (menu Plik, polecenie Podgląd wydruku)

• Menedżer raportu

• menedżer raportów (menu Widok) pozwala wydruk lub kolekcje wydruków zdefiniować jako raport i zachować pod określoną nazwą

• definiowanie raportu odbywa się na karcie Arkusz okna dialogowego Ustawienia strony poprzez podanie tytułów, nagłówków, stopek, marginesów i wszelkich innych ustawień, które chcemy użyć, następnie mając przygotowany arkusz do drukowania wybieramy polecenie Widoki niestandardowe z menu Widok i po naciśnięciu przycisku Dodaj wpisujemy nazwę raportu

14. Zarządzanie bazami danych i listami

• Zarządzanie informacją w listach

• budowanie i obsługa listy (klientów, zadań, transakcji, aktywów i pasywów) to najczęściej wykonywane zadania przy użyciu arkusza kalkulacyjnego

• lista powinna zawierać następujące cechy:

1. Każda kolumna powinna zawierać jeden rodzaj informacji.

2. Jeden lub dwa górne wiersze listy powinny zawierać etykiety, z których każda opisuje zawartość poniższej kolumny.

3. Lista nie powinna zawierać pustych wierszy i kolumn.

4. W arkuszu powinna znajdować się jedynie lista. Jeśli to nie jest możliwe to lista powinna być oddzielona przynajmniej jednym pustym wierszem i pustą kolumną od jakichkolwiek innych informacji będących w tym samym arkuszu.

• sortowanie list i innych zakresów Excel umożliwia w każdej sytuacji (niezależnie czy te zakresy są listami czy nie)

• sortować można według kolumn lub wierszy, w porządku rosnącym lub malejącym, można zdefiniować własną sekwencję sortowania (po zaznaczeniu jednej komórki listy wybiera się polecenie Sortuj z menu Dane, wybieramy kryterium sortowania)

• używanie filtrów do analizy listy w Excelu daje dwie możliwości; polecenie Autofiltr dla prostych kryteriów i polecenie Filtr zaawansowany dla kryteriów bardziej złożonych (dwóch lub więcej kryteriów jednocześnie), uruchamianie tych poleceń odbywa się poprzez menu Dane, podmenu Filtr

• dane odfiltrowane kopiować można przy użyciu poleceń Kopiuj i Wklej z menu Edycja

II. Co Excel 97 ma do zaoferowania?

1. Pliki wieloarkuszowe

Skoroszyty składać się mogą z dowolnej liczby pojedynczych formularzy - arkuszy danych, arkuszy wykresów, arkuszy makr lub arkuszy formularzy. To znacznie ułatwia organizację pracy. W jednym skoroszycie można umieścić wszystkie swoje arkusze na przykład budżetowe.

2. Możliwości jednoczesnego używania wielu plików

Można pracować z wieloma plikami jednocześnie, pozwala to łatwo przenosić informacje między arkuszami różnych skoroszytów.

3. Kompatybilność plików

Excel ma własny format plików, oznaczany rozszerzeniem .XLS. Odczytuje pliki generowane przez inne arkusze kalkulacyjne, takie jak Lotus 1-2-3, Quattro Pro oraz MultiPlan. Excel czyta pliki tekstowe oraz pliki w formacie dBASE i HTML.

4. Pomoc kontekstowa

Wyjaśnienia dokładne i efektywne pojawiają się na ekranie podczas pracy. Asystent pakietu Office zapewnia prostą metodę wyszukiwania informacji na dany temat, po zadaniu pytania sformułowanego w języku naturalnym (ale niestety nie w polskiej wersji językowej).

Asystent spełnia następujące funkcje:

• Obserwuje działania użytkownika i gromadzi wskazówki, których zastosowanie może przyczyniać się do zaoszczędzenia czasu,

• Zawiera pewne informacje na temat wybranych aspektów działania programu,

• Sugeruje sposób usunięcia błędu powstałego przy wpisaniu nieprawidłowej formuły.

5. Cechy ułatwiające korzystanie z programu

Podstawowe polecenia dotyczące edycji i formatowania można stosować intuicyjnie, ponieważ program prowadzi użytkowników.

6. Zarządzanie listami

Dane z arkuszy można z łatwością sortować, filtrować, podsumowywać i w dowolny inny sposób przetwarzać.

7. Wbudowane funkcje

Excel ma bardzo dużo funkcji wbudowanych, które można wykorzystywać w formułach. Obok powszechnych funkcji, program oferuje funkcje wykonujące operacje złożone. Można również, używając języka makr VBA, tworzyć własne funkcje.

8. Indywidualizacja pasków narzędzi

Grupy przycisków reprezentujących poszczególne polecenia - paski narzędzi - można indywidualizować, dodając do nich przyciski, które usprawniają wykonywanie operacji najczęściej stosowanych.

9. Elastyczne podejście do tekstów

W dowolne miejsca arkusza można wprowadzać pola tekstowe, przemieszczając je i zmieniając ich rozmiary. Teksty wprowadzane do komórek można w różny sposób formatować.

10. Bogate możliwości formatowania tekstu

Excel jest jedynym arkuszem kalkulacyjnym pozwalającym łatwo formatować poszczególne znaki w obrębie jednej komórki.

11. Imponujące wykresy

Program ten pozwala budować przeróżne wykresy, modyfikować je i ulepszać. Każdy z nich można umieścić w dowolnym miejscu arkusza lub w jego specjalnym arkuszu wykresu.

12. Tworzenie map

Dane można przedstawiać za pomocą map geograficznych.

13. Narzędzia służące do rysowania

Zestaw prostych narzędzi do rysowania pozwala tworzyć diagramy oraz nieskomplikowane rysunki bezpośrednio w arkuszu lub na wykresie.

14. Konspekty arkuszy

Excel pozwala przerwać hierarchiczny ciąg informacji, by pokazać szczegółowe dane na dowolnym poziomie.

15. Tabele przestawne

Pozwalają łatwo zmieniać wygląd tabeli, szybko podsumować listy lub bazy danych. Ma to szczególną zaletę przy pracy z danymi wielowymiarowymi.

16. Zaawansowane narzędzia analityczne

Ten program pozwala tworzyć tablice, dzięki czemu można wykonywać operacje niedostępne w innych arkuszach kalkulacyjnych. Excel ma również funkcje Szukaj wyniku i Solver. Dodatek Analysis ToolPak odpowiedzialny jest za zaawansowane procedury statystyczne, finansowe, inżynieryjne i naukowe.

17. Łatwość drukowania i podgląd wydruku

Z okna Podglądu można łatwo dokonać ostatecznych poprawek, łącznie ze zmianą marginesów i szerokości kolumn. Nowy tryb Podglądu podziału stron umożliwia ustawienie podziału arkusza na strony za pomocą prostych operacji przeciągania myszą.

III. Historia wersji Excela

Excel 2 - 1987 rok (druga wersja, pierwsza dla MacIntosh)

Excel 3 - 1990 rok (paski narzędzi, rysowanie, tworzenie wykresów trójwymiarowych, robienie konspektów arkuszy, praca grupowa)

Excel 4 - 1992 rok

Excel 5 - 1994 rok (skoroszyt wieloarkuszowy, nowy język makr VBA

[Visual Basic for Applications])

Excel 7 - 1995 rok (skompilowany do postaci 32-bitowego kodu)

Excel 8 - 1997 rok (bardzo dużo usprawnień, ogromna liczba nowych możliwości, efektywnością i łatwością obsługi przewyższa Lotus 1-2-3 oraz Quattro Pro)

IV. Literatura

1. Pod redakcją naukową prof. dr habil. Teresy Marszałkowicz: Informatyka. Wybrane zagadnienia i zastosowania, Wydawnictwo SGGW, Warszawa 1990

1. Dodge M., Kinata Ch., Stinson C.: Arkana Microsoft Excel 97, Wydawnictwo RM, Warszawa 1998

2. Korol J., Chmielewska A.: Excel 97, krok po kroku, Wydawnictwo Mikom, Warszawa 1999

3. Walkenbach J.: Excel 97 Biblia, Wydawnictwo RM, Warszawa 1997

4. Monsun L.: Microsoft Excel 97 w zastosowaniach, Oficyna Wydawnicza LT&P, Warszawa 1999

5. Snarska A.: Ćwiczenia z makropoleceń w Excelu, Wydawnictwo Mikom, Warszawa 2000

6. Leonard W, Hudspeth L., Lee T.J.: Excel 97 Dokuczliwości, Wydawnictwo RM, Warszawa, 1998

7. Szymacha I.: Excel 2000 Pl, ćwiczenia, Wydawnictwo Mikom, Warszawa 2000

8. Kopertowska M.: Excel 2000 Pl. Zaawansowane możliwości arkusza, ćwiczenia Wydawnictwo Mikom, Warszawa 2000

9. Walkenbach J.: Excel 97 Biblia, Wydawnictwo RM, Warszawa, 1997

10. Monsun L.: Microsoft Excel 97 w zastosowaniach, Oficyna Wydawnicza LT&P, Warszawa, 1999

11. Julitta K.: Visual Basic w Excelu 97, Wydawnictwo Mikom, Warszawa 1998

V. Przykłady pytań z Excela 97

1. Wymień typy arkuszy

2. Nazwij wszystkie obszary widoczne w oknie skoroszytu

3. Ile kolumn liczy skoroszyt Excela97 ?

4. Wymień nazwy postaci danych

5. Nazwij kategorie stałych

6. Co to jest adres bezwzględny komórki, podaj przykład ?

7. Co to są adresy względne ?

8. Które okno dialogowe jest w Excelu najważniejsze i z którego menu je uruchamiamy ?

9. Co to jest klawisz skrótu, podaj przykład ?

10. Poruszając się po arkuszu jakie polecenie wykonuje klawisz [Home] a jakie [Ctrl+Home] ?

11. Jakie polecenie z jaką nazwą arkusza pozwala przejść do innego arkusza tego samego skoroszytu ?

12. W jaki sposób można ochronić (zabezpieczyć) arkusz ?

13. Jak można szybko przenieść komórkę na nowe miejsce ?

14. W jaki sposób można usunąć wiersz ?

15. Którą czynność należy wykonać najpierw: kopiowanie czy formatowanie ?

16. Do czego służy pasek narzędzi Inspekcja ?

17. W jaki sposób sortujemy listy ?

18. Do czego służy sortowanie list ?

19. Na czym polega filtrowanie danych ?

20. Jakie polecenie z jakiego menu realizuje filtrowanie złożone ?

Spis treści:

I Środowisko robocze Excela 97 1

1. Uruchamianie programu Microsoft Excel 97 1

2. Widok okna skoroszytu (5 obszarów) 1

3. Pasek menu (dziewięć poleceń) 2

4. Menu skrótów 3

5. Pasek formuły 3

6. Tworzenie formuł 4

7. Pasek stanu 4

8. Wskaźnik 4

9. Podstawy pracy z arkuszami 4

10. Formatowanie arkusza 7

11. Edycja arkusza 8

12. Arkusze i okna 11

13.Drukowanie i prezentacja 12

14. Zarządzanie bazami danych i listami 13

II. Co Excel 97 ma do zaoferowania? 13

III. Historia wersji Excela 15

IV. Literatura 16

V. Przykłady pytań z Excela 97 16

dr Marek Wierzbicki, WZIiM SGGW

17

Strona 18

dr Marek Wierzbicki, WZIiM SGGW

Microsoft Excel 97, przewodnik do ćwiczeń

---