TECHNIKA BIUROWA

egzamin - pytania i odpowiedzi

1. Opisz zastosowanie klawisza ESC.

• po polsku ucieczka;

• przeciwne do klawisza Enter;

• naciśnięcie powoduje rezygnację lub wyjście z opcji;

2. Opisz zastosowanie klawisza Tab.

• może służyć do robienia wcięć akapitowych;

• używa się go przy wypełnianiu tabel;

3. Opisz zastosowanie klawisza Caps Lock.

• służy do pisania wielkich liter;

• gdy jest włączony na klawiaturze świeci się dioda;

4. Opisz zastosowanie klawisza Shift.

• tak oznaczone są dwa klawisze, które służą do pisania wielkich liter i znaków z górnego rejestru;

5. Opisz zastosowanie klawisza Alt.

• prawy Alt używany jest do pisania liter, naciśnięcie tego klawisza jednocześnie z klawiszem określonej litery powoduje, że pojawia się polska litera;

• lewy Alt służy do uruchomienia menu i jego poleceń przez naciśnięcie razem z nim podkreślonej w opcjach bądź poleceniach litery;

6. Opisz zastosowanie klawisza BackSpace.

• klawisz kasujący;

• kasuje znaki znajdujące się przed kursorem;

• naciśnięcie tego klawisza razem z Ctrl kasuje cały wyraz przed kursorem;

7. Opisz zastosowanie klawisza Enter.

• po polsku wprowadź;

• służy do wydawania komend dla systemu operacyjnego oraz uruchamiania programów;

• jest klawiszem potwierdzenia;

• podczas pisania tekstu używa się go przechodząc do nowego akapitu;

8. Opisz zastosowanie klawisza Insert.

• po polsku wstaw;

• służy do zmiany trybu pisania;

• zamiast wstawiania nowych znaków, po jego naciśnięciu znaki się nadpisuje, tzn. nowy znak wpisywany jest w miejsce istniejącego;

9. Opisz zastosowanie klawisza Delete.

• po polsku kasuj;

• kasuje znak, przed którym ustawiony jest kursor

• naciśnięcie tego klawisza razem z klawiszem Ctrl kasuje cały wyraz za kursorem;

10. Opisz zastosowanie klawisza Home.

• po polsku początek, dom;

• służy do przenoszenia kursora na początek wiersza;

• naciśnięty razem z klawiszem Ctrl przenosi kursor na początek tekstu;

11. Opisz zastosowanie klawisza End.

• po polsku koniec;

• służy do przenoszenia kursora na koniec wiersza;

• naciśnięty razem z klawiszem Ctrl przenosi kursor na koniec tekstu;

12. Opisz zastosowanie klawisza Page Up.

• po polsku strona w górę;

• przesuwa tekst na ekranie o jedną stronę w górę;

13. Opisz zastosowanie klawisza Page Down.

• po polsku strona w dół;

• przesuwa tekst na ekranie o jedną stronę w dół;

14. Opisz zastosowanie klawisza Print Screen.

• po polsku drukuj ekran;

• podczas pracy w trybie tekstowym można po jego naciśnięciu wydrukować zawartość ekranu;

• zrzut tego co mamy na ekranie;

15. Opisz zastosowanie klawisza Num Lock.

• po jego naciśnięciu zapal się dioda;

• oznacza, ze od tego momentu klawisze numeryczne pełnia role numeryczną;

16. Opisz zastosowanie klawisza F1.

• klawisz uruchamia okno z pomocą;

17. Opisz zastosowanie klawisza Spacja.

• klawisz spacji - space bar;

• służy do robienia odstępów, czyli spacji;

18. Krótko opisz postawę osoby piszącej na klawiaturze?

• prawidłowa postawa:

1. wyprostowana sylwetka;

2. tułów i uda powinny tworzyć kąt prosty;

3. stopy leżeć na podłodze;

• odpowiednie ułożenie rąk:

1. dłonie powinny być lekko uniesione, nie wolno ich opierać o blat biurka lub klawiaturę;

2. obie ręce rozluźnione , a ich palce lekko zaokrąglone, tak jakby obejmowały piłkę tenisową;

3. dłonie oprzeć na podstawce można w czasie przerw na odpoczynek;

• przestrzeganie zasad ergonomii:

1. odległość od krawędzi stolika do klawiatury powinna wynosić 10 cm;

2. głowa powinna znajdować się w odległości 40-75 cm od monitora;

3. górna linia tekstu na monitorze powinna przypadać poniżej poziomu oczu;

4. blat biurka powinien znajdować się 75 cm nad podłogą;

5. łokcie powinny być zgięte pod kątem 90º;

6. odległość kolan od klawiatury powinna być jak najmniejsza;

19. Podaj kilka podstawowych zasad obowiązujących przy pracy w klawiaturze.

• prawidłowa postawa:

1. wyprostowana sylwetka;

2. tułów i uda powinny tworzyć kąt prosty;

3. stopy leżeć na podłodze;

• odpowiednie ułożenie rąk:

1. dłonie powinny być lekko uniesione, nie wolno ich opierać o blat biurka lub klawiaturę;

2. obie ręce rozluźnione , a ich palce lekko zaokrąglone, tak jakby obejmowały piłkę tenisową;

3. dłonie oprzeć na podstawce można w czasie przerw na odpoczynek;

• przestrzeganie zasad ergonomii:

1. odległość od krawędzi stolika do klawiatury powinna wynosić 10 cm;

2. głowa powinna znajdować się w odległości 40-75 cm od monitora;

3. górna linia tekstu na monitorze powinna przypadać poniżej poziomu oczu;

4. blat biurka powinien znajdować się 75 cm nad podłogą;

5. łokcie powinny być zgięte pod kątem 90º;

6. odległość kolan od klawiatury powinna być jak najmniejsza;

• prawidłowe rozmieszczenie sprzętu komputerowego:

1. ze względu na promieniowanie tylnej części monitora powinien on być tak ustawiony aby jego tył był skierowany do ściany;

2. jeśli w jednym pomieszczeniu znajduje się kilka komputerów, to monitory powinny być ustawione w podkowę, tyłem do ściany;

3. swobodny dostęp do otworów wentylacyjnych komputera, monitora oraz drukarki (skuteczne chłodzenie);

4. niespożywanie posiłków i płynów na stanowiskach komputerowych;

5. co najmniej 5. minutowej przerwy, wliczanej do czasu pracy, po każdej godzinie pracy przed włączonym monitorem komputerowym;

6. nieczyszczenia na mokro sprzętu komputerowego ze względu na bezpieczeństwo obsługujących;

20. Podaj kilka podstawowych zasad obsługi klawiatury metodą bezwzrokową.

• każdy palec ma ściśle określony zakres przycisków;

• ścisłe powiązanie palca i przycisku doprowadza w efekcie do wytworzenia automatyzmów, co prowadzi do przyspieszenia ruchów palców z jednej strony, z drugiej zaś do zmniejszenia liczby błędów;

• odstępnik, czyli spacja, jest książkowo uruchamiana kciukiem przeciwnej ręki do tej, która obsługiwała ostatnio użyty klawisz. W praktyce jest to robione bezwiednie i nie odgrywa znaczącej roli;

• klawisz Shift uruchamiany jest zawsze małym palcem ręki przeciwnej do tej, która obsługuje dany klawisz np. by uzyskać duże 'A' należy małym palcem prawej ręki nacisnąć Shift, lewym małym palcem nacisnąć 'a';

• przyciski Control, Alt, AltGr, jak również Windows i Menu (czy odpowiednie klawisze na klawiaturze makintoszy) oryginalnie nie występowały na klawiaturze maszyn do pisania i nie należą do systemu pisania bezwzrokowego. Pod warunkiem korzystania z właściwego sterownika (czyli klawiatury maszynistki) nie są też konieczne do wpisywania tekstów, co jest podstawowym przeznaczeniem systemu bezwzrokowego.

• klawisz Control może być wygodnie obsługiwany małym palcem;

• klawisze Alt najłatwiej osiągnąć kciukiem;

21. W jaki sposób uzyskać z klawiatury polskie znaki diakrytyczne?

• znaki graficzne używane w alfabetach i innych systemach pisma, umieszczane nad, pod literą, obok lub wewnątrz niej, zmieniające artykulację tej litery i tworzące przez to nową literę;

• w alfabetach sylabowych mogą zmienić znaczenie całej sylaby;

• w języku polskim jest dziewięć liter tworzonych za pomocą znaków diakrytycznych (litery diakrytyzowane, litery diakrytyczne): ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż;

• spornym jest, czy literę „ł” należy również do nich zaliczyć, czy też jest to po prostu litera z polskiego alfabetu.

• otrzymujemy w kombinacji z prawym klawiszem Alt, np.: Alt+a daje ą, Alt+e daję ę, Alt+z daje ż, oraz Alt+x daje ź;

• wielkie polskie znaki diakrytyczne uzyskujemy dodatkowo w kombinacji z klawiszem Shift, czyli np.: Alt+Shift+a daje Ą;

22. W jaki sposób uzyskać z klawiatury wielkie litery?

• zastosowanie klawisza Caps Lock;

• służy do pisania wielkich liter;

• gdy jest włączony na klawiaturze świeci się dioda;

23. W jaki sposób uzyskać z klawiatury polskie wielkie litery?

• możemy uzyskać naciskając jednocześnie trzy klawisze:

1. Shift

2. Alt prawy;

3. klawisz określonej litery;

24. W jaki sposób uzyskać z klawiatury literę „ź”?

• prawy Alt + klawisz X;

25. W jaki sposób włączyć klawiaturę numeryczną?

• używając klawisz Num Lock.

• po jego naciśnięciu zapal się dioda;

• oznacza, ze od tego momentu klawisze numeryczne pełnia role numeryczną;

26. W jaki sposób uzyskać z klawiatury cyfry rzymskie?

• cyfry rzymskie pisze się w taki sam sposób jak litery, które przedstawiają te cyfry

• są to wielkie litery: I - 1; V - 5; X - 10; L - 50; C - 100; D - 500; M - 1000;

27. Jaki skrót pozwala na kopiowanie fragmentu tekstu?

• kombinacja klawiszy Ctrl +C;

28. Jaki skrót pozwala na wklejanie fragmentu tekstu?

• kombinacja klawiszy Ctrl +V;

29. Jaki skrót pozwala na wycinanie fragmentu tekstu?

• kombinacja klawiszy Ctrl +X;

30. Jaki skrót pozwala na pogrubienie fragmentu tekstu?

31. Jaki skrót pozwala na pisanie kursywą fragmentu tekstu?

32. Jaki skrót pozwala na podkreślenie fragmentu tekstu?

33. Jaki skrót pozwala na wstawienie tzw. „twardej spacji” (spacja nierozdzielająca)?

• pozwala na trwałe łączenie wyrazów;

• nacisnąć i przytrzymać klawisze Ctrl + Shift, potem dodatkowo uderzyć klawisz spacji;

34. Jaki skrót pozwala na wstawienie tzw. „twardego Entera”?

35. Czym różni się numerowanie od wypunktowania?

36. Wymień elementy procesu decyzyjnego?

1. informacja - zebranie informacji, które są podstawą podjęcia decyzji przez kierownika;

2. decyzja - na podstawie zebranych informacji kierownik podejmuje decyzję dotyczącą wykonania określonych działań;

3. polecenie - decyzje przekazywane są wykonawcom w formie poleceń;

4. działanie - na podstawie otrzymanych poleceń wykonawcy podejmują działania w celu wykonania decyzji;

5. kontrola - działania są kontrolowane, a zebrane w wyniku kontroli informacje stanowią podstawę podjęcia nowych decyzji lub modyfikacji poprzednich;

37. Dokończ zdanie: „Wszystkie czynności biurowe wiążą się z: przyjmowaniem dokumentów, załatwianiem spraw, wysyłaniem odpowiedzi, właściwym przechowywaniem dokumentów”.

38. Co to jest dokumentacja biurowa?

• pod pojęciem dokumenty biurowe należy rozumieć wszystkie pisma, korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną, oraz sprawozdania, notatki służbowe, itp.;

39. Jakie elementy powinno zawierać pismo firmowe?

40. Jakie elementy powinno zawierać pismo przewodnie?

• pismo przewodnie to krótkie, z reguły jedno- lub kilkuzdaniowe pismo towarzyszące innym dokumentom;

• z uwagi na niewielką ilość treści, pisma przewodnie sporządza się na papierze formatu A5, w układzie poziomym;

• wraz z pismem przewodnim wysyła się załączniki, których nazwy należy wymienić w treści pisma;

• elementy: adresata, nadawcę, znak (nasz znak: ....) oraz rodzaj sprawy (sprawa: ...), datę, treść (m. in. nazwy przesyłanych załączników), ilość załączników;

41. Jakie elementy powinien zawierać nagłówek pisma?

• nagłówek (pole nadawcy), zamieszczamy w lewym górnym rogu lub pośrodku arkusza;

• informacje w tym polu dotyczą nadawcy;

• zawiera: nazwę i adresy nadawcy pisma;

• ponadto może zawierać: numer telefonu, faksu, konta bankowego, NIP, Regon, adres strony internetowej;

42. Jakie elementy powinien zawierać papier firmowy?

• papier firmowy to wizytówka przedsiębiorcy;

• elementy jakie, taki papier powinien zawierać:

1. firmę spółki;

2. siedzibę i adres spółki;

3. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki;

4. numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru (najczęściej będzie to numer KRS);

5. numer identyfikacji podatkowej (czyli popularny NIP);

6. wysokość kapitału zakładowego (w spółce akcyjnej i komandytowo-akcyjnej wraz z informacją, jaka jego część została wpłacona);

• wszystkie one powinny pojawić się na firmowym papierze, jeśli zarząd spółki chce uniknąć odpowiedzialności karnej i innych nieprzyjemności;

• za brak któregoś z tych elementów w pismach i zamówieniach handlowych spółki, składanych w formie  papierowej i elektronicznej, zarządowi grozi nawet 10 tys. zł grzywny;

43. Podaj zasady poprawnie zredagowanego pisma.

44. Jakie są zalety i wady systemu dziennikowego?

• system dziennikowy polega na polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism otrzymanych i wysyłanych w dziennikach podawczych, zwanych też dziennikami korespondencyjnymi;

• jednostka organizacyjna stosująca ten system musieć dzienniki podawcze zarówno w kancelarii, jak i w każdej innej komórce organizacyjnej;

• w kancelarii znajduje się dziennik ogólny całej jednostki organizacyjnej, a komórki organizacyjne prowadzą swoje oddzielne dzienniki podawcze;

• system kancelaryjny dziennikowy występuje w dwóch odmianach:

1. system dwudziennikowy - w jednym dzienniku rejestruje się pisma przychodzące, w drugim pisma wychodzące;

2. system jednodziennikowy - tylko jeden dziennik podawczy, w którym rejestruje się wszystkie pisma, przy czym otrzymane po lewej stronie, a pisma po wysyłane po prawej;

wady:

• jest to system pracochłonny i czasochłonny;

• spowalnia obieg dokumentów;

• dłuższe poszukiwanie pism i sposobu załatwienia;

• jest biurokratyczny (wymaga dodatkowych spisów, np. nadawców);

zalety:

• jest prosty;

• możliwość kontroli sposobu i terminu załatwiania sprawy na każdym etapie;

45. Jakie są zalety i wady systemu bezdziennikowego?

• system bezdziennikowy rezygnuje z rejestracji w dziennikach podawczych;

• nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz sprawy;

• pierwsze pismo wszczynające sprawę otrzymuje tzw. znak sprawy, wg spisu spraw prowadzonego w teczce;

• znaki nadaje się zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt;

wady:

• nie zapewnia kontroli na sposobem i terminem załatwienia;

• wymaga wykwalifikowanej kadry pracowniczej;

• ustalenia zakresu ich obowiązków;

• wprowadzenia rzeczowego wykazu akt;

• dokumentacja przemieszana pod względem rzeczowym;

zalety:

• szybszy obieg pism (ekonomiczniejszy);

• mniej pracochłonny (rejestracja tylko pierwszego pisma);

• szybciej można odnaleźć poszukiwaną informację (sprawę);

• możliwość kwalifikacji dokumentacji (oceny jej wartości użytkowej);

46. Napisz algorytm czynności związanych z przyjmowaniem korespondencji od interesantów?

47. Napisz algorytm czynności związanych z przyjmowaniem korespondencji z poczty?

48. Napisz czynności przygotowujące zebranie wydziału w sprawie planowanego remontowego na wydziale.

49. Czym się różni ”tajemnica państwowa” od „tajemnicy służbowej”?

50. Co to jest „tajemnica państwowa” i kto powinien ją dotrzymać?

51. Co to jest „tajemnica służbowa” i kto powinien ją dotrzymać?

• to informacja (klauzula poufne, zastrzeżone) niebędąca tajemnicą państwową, której ujawnienie może narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny, interes obywateli, lub interes konkretnej jednostki organizacyjnej;

• powinien dotrzymać pracownik;

52. Podaj wady i zalety przechowywania danych z wykorzystaniem komputera?

• wady:

1. uzależnienie od czynników zewnętrznych, czyli sprawności technicznej komputera, dostępu do komputera (gdy jest mniej komputerów niż pracowników);

2. możliwość dostępu osób niepowołanych do informacji;

3. możliwość otrzymania tzw. wirusa, z sieci;

• zalety:

1. brak konieczności wyznaczenia pomieszczenia archiwum zakładowego;

2. brak konieczności wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego prowadzenie archiwum zakładowego (system archiwizuje);

3. szybki dostęp do dokumentu;

53. Podaj wady i zalety przechowywania dokumentów w wersji tradycyjnej?

• wady:

1. konieczność przygotowania pomieszczenia do przechowywania dokumentów (archiwum zakładowego, składnicy akt);

2. konieczność wyznaczenia i przeszkolenia pracownika odpowiedzialnego za jego prowadzenie;

3. nakłady finansowe (materiały biurowe jak teczki, segregatory, sprzęt przeciwpożarowy);

4. wolniejsze odnalezienie potrzebnej informacji;

• zalety:

• możliwość kopiowania oryginału;

54. Wymień dwa najczęściej spotykane w pracy biurowej nośniki informacji.

• informacja jest przenoszona w czasie, poprzez zapamiętanie i magazynowanie oraz w przestrzeni, poprzez przekaz i komunikowanie; dokonuje się tego za pośrednictwem określonych przedmiotów i zjawisk materialnych, zwanych nośnikami informacji i środkami komunikacji;

• nośnik informacji - papier oraz elektroniczne nośniki informacji, np. dyskietka magnetyczna, dysk optyczny CD, dysk optyczny DVD, karty pamięci oraz pendrive;

55. Co to jest nośnik informacji?

• informacja jest przenoszona w czasie, poprzez zapamiętanie i magazynowanie oraz w przestrzeni, poprzez przekaz i komunikowanie; dokonuje się tego za pośrednictwem określonych przedmiotów i zjawisk materialnych, zwanych nośnikami informacji i środkami komunikacji;

• nośnik informacji - papier oraz elektroniczne nośniki informacji, np. dyskietka magnetyczna, dysk optyczny CD, dysk optyczny DVD, karty pamięci oraz pendrive;

56. Co to jest obieg dokumentów?

• obieg pisma to jego droga od momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi;

• czynności związane z obiegiem pism wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych;

• komórki te zwane są punktami zatrzymania;

57. Jakie elementy powinien zawierać list informacyjny?

• pismo informacyjne - zawiera informacje dotyczące określonego stanu faktycznego;

• nie posiada czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska, np. sprawozdanie, notatka, zawiadomienie, wezwanie, awizo, upoważnienie;

• elementy: nadawca, odbiorca, znak sprawy, data, treść, podpis nadawcy;

58. Napisz list informacyjny, który kierujesz do pracowników swojej firmy. Celem listu jest zaproszenie adresatów na uroczystość, jaką organizujesz w związku z nadchodzącym spotkaniem integracyjnym.

Prezes Anna Kowalska Kierownicy i Pracownicy Znak sprawy: Data: 123.1.2013 2013-01-05 Uprzejmie informuję, że 12 stycznia 2013 r. o godz. 14.00 w sali konferencyjnej odbędzie się spotkanie dotyczące omówienia przygotowania spotkania integracyjnego pracowników. Z poważaniem Anna Kowalska Prezes

59. Wskaż różnice pomiędzy protokołem uproszczonym i tradycyjnym.

• protokół tradycyjny:

1. wierne, prawie dosłowne przytoczenie poszczególnych przemówień (wystąpień);

2. bez znaczniejszych skrótów;

3. sporządzony głównie na podstawie zapisu nagrań, tekstów wypowiedzi dostarczonych protokolantowi przez uczestników zebrania;

4. projekt protokołu uzgadnia się z uczestnikami zebrania;

5. jest to długi tekst;

• protokół uproszczony:

1. zrywa z pełną szczegółowością;

2. polega na zwięzłym streszczeniu poszczególnych przemówień oraz łączeniu wypowiedzi zgodnych pod względem treści;

3. skrótom nie podlega tylko treść uchwał;

60. Napisz pole adresowe pisma kierowanego do szkoły, do której uczęszczasz.

Centrum Nauki i Biznesu „Żak” Oddział w Chełmie ul. Lwowska 13 22-100 Chełm

61. Napisz pole adresowe pisma kierowanego do dyrektora szkoły, do której uczęszczasz.

Pan Zenon Nowak Dyrektor Centrum Nauki i Biznesu „Żak” Oddział w Chełmie ul. Lwowska 13 22-100 Chełm

62. Napisz pole adresowe pisma kierowanego do dyrektora szkoły, do której uczęszczasz.

Pan Jan Kowalski Centrum Nauki i Biznesu „Żak” Oddział w Chełmie ul. Lwowska 13 22-100 Chełm

63. Podaj sposób najczęściej spotykany rozpoczynania korespondencji służbowej.

• sformułowania rozpoczynające korespondencję:

W odpowiedzi na ...

W związku z ...

Uprzejmie informujemy ...

Informujemy, że ..

64. Wady i zalety komunikowania się za pomocą poczty internetowej.

• wady:

4. uzależnienie od czynników zewnętrznych, czyli sprawności technicznej komputera, dostępu do komputera (gdy jest mniej komputerów niż pracowników);

5. możliwość dostępu osób niepowołanych do informacji;

6. możliwość otrzymania tzw. wirusa;

7. warunek posiadania przez nadawcę i odbiorcę komputerów podłączonych w dowolny sposób do Internetu;

8. konieczność posiadania podpisu elektronicznego;

• zalety:

1. szybkość przekazu;

2. możliwość przesyłu danych do dużej ilości odbiorców;

3. możliwość przesłania krótkich informacji jak i dokumentów z różnymi załącznikami, np. tekstowymi, zdjęciami;

65. Wady i zalety komunikowania się za pomocą rozmowy telefonicznej.

• wady:

1. bariery komunikacyjne (czyli komunikaty zniechęcające do rozmowy), np. bagatelizowanie problemów partnera rozmowy; zmiana tematu, osądzanie, krytykowanie, obrażanie;

2. możliwość niezrozumienia, brak porozumienia, np. posługiwanie się specjalistycznymi sformułowaniami w rozmowie z laikiem;

3. konieczność przekazywania informacji w sposób nieuproszczony, bez skrótów myślowych, co wydłuża rozmowę telefoniczną;

4. konieczność natychmiastowej udzielenie poprawnej informacji;

• zalety:

1. możliwość nagrania rozmowy;

2. możliwość szybkiego i bezpośredniego kontaktu z klientem w przypadku konieczności uzyskania dodatkowych informacji;

3. możliwość udzielenia szczegółowych wyjaśnień, powtórzenia informacji lub w przypadku niezrozumienia, możliwość tzw. „dopytania”;

66. Wady i zalety komunikowania się za pomocą poczty tradycyjnej.

• wady:

1. dłuższy czas przesyłki informacji (odpowiedzi);

2. konieczność wyższej opłaty w przypadku wysyłki większej ilości załączników;

• zalety:

1. powszechność (korzystają osoby starsze);

2. możliwość uzyskania zwrotnego poświadczenia (potwierdzenia) odbioru;

67. Uzasadnij konieczność normalizowania wymiarów blankietów korespondencyjnych.

• wszelkiego rodzaju papiery i formularze używane w pracy biurowej mają wymiary znormalizowane, określone przez Polski Komitet Normalizacyjny;

• podstawą normalizacji blankietów korespondencyjnych jest arkusz o wymiarach 841 x 1189 mm - format o symbolu A0; następny format (mniejszy) otrzymuje się przez podzielenie dłuższego boku arkusza A0 na połowę;

• najpopularniejsze formaty:

1. A3 - tzw. papier podaniowy

2. A4 - powszechni przyjęty format blankietu korespondencyjnego;

3. A5 - format blankietu korespondencyjnego o krótkiej treści oraz format wielu rodzajów formularzy;

4. A6 - format pocztówki i formularzy o krótkiej treści;

• normalizacja papieru ułatwia sporządzanie i przechowywanie korespondencji;

• wprowadza ład i porządek;

68. W jaki sposób przebiega pionowy przepływ informacji?

• w procesie decyzyjnym informacje przepływają pionowo w dół - od kierownictwa do pozostałych pracowników;

• w procesie decyzyjnym informacje przepływają pionowo w górę - od pracowników do kierownictwa;

69. W jaki sposób przebiega poziomy przepływ informacji?

• w procesie decyzyjnym informacje przepływają na tym samym poziomie - czyli między współpracownikami na tych samych stanowiskach;

70. Wyjaśnij konieczność selekcji i agregacji informacji.

• wszystkie informacje docierające do danej jednostki organizacyjnej należy poddać odpowiedniej redukcji przez selekcję i agregacje;

• selekcja informacji polega na wyborze i doborze informacji potrzebnych; eliminacja informacji w związku ze zbyt dużą ich ilością; wybór potrzebnych, eliminacja zbędnych;

• agregacja informacji ma na celu łączenie informacji pojedynczych w pewną logiczną całość (informacje syntetyzujące); łączenie informacji pojedynczych w informacje zbiorcze;

71. W jaki dokumencie firmy określone są zasady przyjętego systemu kancelaryjnego?

• zasady przyjętego systemu kancelaryjnego określone są w instrukcji kancelaryjnej;

72. Z jakich elementów składa się znak sprawy?

• znak sprawy składa się z:

1. symbolu literowego komórki organizacyjnej;

2. symbol klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

3. kolejnego numeru sprawy wg spisu;

4. rok rozpoczęcia spraw;

5. poprzedzielane kropkami;

np. OCh.6334.1.2013

73. Co to jest system kancelaryjny?

• ustalony instrukcją kancelaryjną system kancelaryjny to sposób wykonywania czynności kancelaryjnych czyli czynności związanych z obiegiem pism: przyjmowanie, rozdzielanie, doręczanie ich rejestrowanie, znakowanie, załatwianie spraw będących treścią pism, aprobata spraw załatwionych, podpisywanie pism, wysyłanie, przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych;

74. Co to jest instrukcja kancelaryjna?

• instrukcja kancelaryjna jest to zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne urzędu, firmy, przedsiębiorstwa, czynności związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami;

• reguluje zasady obiegu pism;

• zasady przyjętego systemu kancelaryjnego;

• czynności komórki pocztowej w zakresie przyjmowania pism;

• tryb doręczania i przesyłania pism wewnętrznych;

• tryb rejestracji i znakowania pism;

• formy załatwiania spraw;

• zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia podpisu;

• zasady kontrolowania załatwiania spraw;

• zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb ich przekazywania do archiwum zakładowego (składnicy akt);

75. Co to są akta spraw?

• akta sprawy - zbiór dokumentów dotyczących jednej sprawy;

• oznaczone tym samym znakiem sprawy;

• istnieją w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym;

76. Podaj czynności jakie należy wykonać przed otwarciem przesyłki pocztowej?

• sprawdzić czy jest to przesyłka imienna (dla kogoś), wartościowa, poufna, tajna;

• sprawdzić adresata, znak;

• koperty pozostawić, jeżeli: 1. list polecony za potwierdzeniem odbioru; 2. mylnie skierowany; 3. brak nazwy, adresu lub daty pisma; 4 obowiązuje termin przedawnienia;

77. Co to jest odprawa i jak często występuje?

• rodzaj zebrania;

• niezbyt długie spotkanie o charakterze wewnętrznym, roboczym, mające cel instruktażowy;

• do 60 minut;

• niekiedy zwoływane systematycznie co tydzień, dotyczy wówczas zadań na cały tydzień;

• nie musi być protokołowane;

78. Co to jest posiedzenie i jak często występuje?

• rodzaj zebrania;

• bardzo sformalizowane spotkanie;

• wymaga wcześniejszego ustalenia terminu;

• powinno być protokołowane;

• może trwać kilka godzin;

• zwoływane nie częściej niż raz w miesiącu (np. posiedzenie rady gminy);

79. Co to jest zgromadzenie i jak często występuje?

80. Uzasadnij konieczność przesyłania uczestnikom zebrania porządku zebrania i materiałów wykorzystywanych w czasie zebrania?

81. Co to jest akapit?

85. Wpisz poprawnie datę.

86. Napisz skróty wyrazów:

• kilogram - kg

• magister - mgr

• profesor - prof.

• na temat -

87. Napisz skróty wyrazów:

• złoty - zł

• kapitan - kpt.

• dyrektor - dyr.

• doktor - dr

88. Napisz skróty wyrazów:

• inżynier - inż.

• kapitan - kpt.

• dyrektor - dyr.

• doktor - dr

89. Napisz skróty wyrazów:

• faktura -

• ekwiwalent - ekw.

• rok - r.

• ulica - ul.

90. Napisz skróty wyrazów:

• plac - pl.

• naczelnik -

• habilitowany - hab.

• pułkownik - płk

91. Napisz skróty wyrazów:

• pod tytułem -

• tak zwany -

• numer - nr

• rachunek -

92. Napisz skróty wyrazów:

• kierownik - kier.

• do spraw - ds.

• hektolitr -

• przed naszą - p.n.e.

93. Jakie elementy powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?

• protokół stwierdza stan faktyczny w momencie przekazywania spraw / rzeczy;

• powinien zawierać:

1. nazwę rodzaju protokołu,

2. datę i miejsce sporządzenia,

3. określenie stron: przekazującej i przyjmującej,

4. przedmiot przekazania - przejęcia,

5. stan faktyczny,

6. wykaz załączników,

7. wykaz osób uczestniczących w czynnościach,

8. podpisy: przekazującego, przyjmującego i ewentualnie protokolanta.

94. Co to jest pismo przewodnie?

• pismo przewodnie to krótkie, z reguły jedno- lub kilkuzdaniowe pismo towarzyszące innym dokumentom;

• z uwagi na niewielką ilość treści, pisma przewodnie sporządza się na papierze formatu A5, w układzie poziomym;

• wraz z pismem przewodnim wysyła się załączniki, których nazwy należy wymienić w treści pisma;

95. Co to jest list informacyjny?

• pismo informacyjne - zawiera informacje dotyczące określonego stanu faktycznego;

• nie posiada czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska, np. sprawozdanie, prośby, postanowienia, notatka, zawiadomienie, wezwanie, awizo, upoważnienie;

• elementy: nadawca, odbiorca, znak sprawy, data, treść, podpis nadawcy;

• podział ze względu na sposób redagowania;

• powinno zawierać wyczerpujące informacje a jednocześnie być zwięzłe i krótki;

96. Co to jest „protokół”?

• pismo odzwierciedlające określony stan faktyczny;

• sporządzony jest w formie aktu, w którym ustala się przebieg wydarzeń (zebrań, posiedzeń, obrad), dokonane czynności lub stwierdzone fakty.

• do najczęściej sporządzanych protokołów zaliczamy:

1. protokół zebrania,

2. protokół zdawczo-odbiorczy,

3. protokół przesłuchań,

4. protokół kontroli.

97. Co to jest sprawozdanie?

• dokument biurowy odzwierciedlający faktyczny przebieg wypadków lub zdarzeń, np. bilans zysków i strat z podróży służbowej;

• dokument relacjonujący dokonania działalności pracownika, komórki organizacyjnej, jak również i całej instytucji, akcję, itp.;

• piszący nie powinien wyrażać własnych poglądów czy sądów, ponieważ straci ono w ten sposób obiektywny charakter;

98. Jakie elementy powinno zawierać sprawozdanie?

• schemat budowy:

1. tytuł „sprawozdanie”; piszemy na środku (centralnie) pola pisania; bezpośrednio po tytule lub interlinii umieszcza się (również centralnie) wstęp zawierający informacje czego dotyczy sprawozdanie i za jaki okres zostało zrobione;

2. część zasadnicza (treść) sprawozdania oddzielamy od części wstępnej podwójną interlinią; opisuje się liczbowo lub słownie zdarzenia czy wypadki, oraz zamieszcza się ewentualne wnioski;

3. w części końcowej sprawozdania - z lewej strony podajemy miejsce i datę sporządzenia sprawozdania, z prawej strony stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis osoby sporządzającej.

12

---