1. Cel

Zapewnienie, że nabywane materiały/wyroby i usługi będą spełniały ustalone wymagania.

2. Zakres

Procedura ustala proces zakupów obejmujący identyfikację potrzeb zakupów, analizę rynku

dostawców, ocenę i wybór dostawców oraz ponowne oceny, opracowanie umów na dostawy,

opracowanie zamówień oraz weryfikację nabywanych materiałów/wyrobów.

3. Odpowiedzialność i uprawnienia

Odpowiedzialność i uprawnienia są przedstawione na schemacie blokowym i obejmują następujące funkcje:

 Magazynier,

 Kierownik Techniczny,

 Dyrektor Handlowy,

 Właściciel/Dyrektor.

Dyrektor Handlowy jest odpowiedzialny za ciągłą adekwatność i zapewnienie stosowania niniejszej procedury oraz za doskonalenie procesu zakupów.

Do składania zapotrzebowań na zakupy uprawnieni są Specjaliści ds. Handlu, Kierownik Techniczny i Magazynier.

Bazę danych o dostawach tworzy i aktualizuje Dyrektor Handlowy i

4. Schemat blokowy

Załączniki i formularze

Załączniki i formularze prowadzone podczas procedury zakupu towaru powinny zawierać:

- nazwę i adres dostawcy

- nazwę i adres odbiorcy

- data oraz godzina dostawy

- nazwa i kod dostarczanego towaru

- ilość dostarczanego towaru (ilość pojemników metalowych, ilość sztuk korpusów)

- cena netto za sztukę lub za całość dostarczonego towaru

- koszty związane z przewozem

- rodzaj transportu (w tym przypadku: samochody ciężarowe)

- podpis kierowcy dostarczającego towar oraz podpis osoby odbierającej towar

- ewentualne uwagi

Opis postępowania

Identyfikacja potrzeb zakupów

Potrzeby odnośnie zakupów są ustalane na wiele sposobów w tym mają zastosowanie :

a) prognozy sprzedaży

b) bieżący plan produkcji

c) zapotrzebowania bieżące stosownie do sytuacji.

Analiza rynku potencjalnych dostaw :

Bazę danych o dostawach tworzy i aktualizuje Dyrektor Handlowy wykorzystując wszelkie możliwe źródła informacji (katalogi, oferty, internet).

Ocena i wybór dostawców

Proces oceny i wyboru jest zróżnicowany ze względu na rodzaj wyrobu i powiązanie procesu

w odniesieniu do zidentyfikowanych potrzeb.

Ocena i wybór

Ocena i wybór muszą być przeprowadzone w oparciu o kryteria przy tworzeniu listy

dostawców, jak i w sytuacji jej uaktualnienia ze względu na nowe potrzeby.

Zapisy z oceny muszą być udokumentowane w formie protokołu wyboru dostawcy

Tworzenie i uaktualnienie list dostawców

Dyrektor Handlowy na podstawie protokołów wyboru dostawców tworzy a następnie aktualizuje listy dostawców.

W fazie uruchomienia procesu wg postanowień niniejszej procedury te listy należy sporządzaćw oparciu o analizę bieżących dostawców.

Umowy z dostawcami

Dla zapewnienia ciągłości i jakości dostaw na materiały i podzespoły podstawowe muszą być

zawarte umowy długoterminowe na dostawy.

Potrzeby umów długoterminowych analizuje Dyrektor Handlowy w powiązaniu z bazą danych

o dostawcach.

Decyzje w sprawie zawarcia umów długoterminowych podejmuje Dyrektor generalny (szef).

Przy sporządzaniu umów długoterminowych należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

- wymagania jakościowe,

- świadectwa jakości,

- terminy dostaw,

- reagowanie na reklamacje,

- prawo wstępu na teren dostawcy w celu wykonania audi tu.

Załączniki i formularze

Załączniki i formularze prowadzone podczas procedury zakupu towaru powinny zawierać:

- nazwę i adres dostawcy

- nazwę i adres odbiorcy

- data oraz godzina dostawy

- nazwa i kod dostarczanego towaru

- ilość dostarczanego towaru (ilość pojemników metalowych, ilość sztuk korpusów)

- cena netto za sztukę lub za całość dostarczonego towaru

- koszty związane z przewozem

- rodzaj transportu (w tym przypadku: samochody ciężarowe)

- podpis kierowcy dostarczającego towar oraz podpis osoby odbierającej towar

- ewentualne uwagi

START

Identyfikacja potrzeb zakupów

Prognozy sprzedaży

plan produkcji

zapotrzebowanie bierzące

Potrzeby zakupów

plany zakupów

czy istnieja zakwalifikowani dostawcy

TAK

NIE

analiza rynku potencjalnych odbiorców

baza danych

katalogi, oferty, internet

Czy ocena/ wybór dla prognozowanych dostaw

Ocena i wybór dostawcy, ponowne ceny

kryteria oceny i wyrobu

protokół wyboru, lista dostawców

TAK

NIE

opracowanie usług na dostawy

Umowy

opracowanie zamówienia

zamówienia

zapotrzebowania, specyfikacje

odbiór i weryfikacja dostawy

Instrukcja kontroli dostaw

STOP

---