METODY i TECHNIKI PRACY W ADMINISTRACJI

1. Co to są metody i techniki pracy w administracji?

Metody i techniki pracy w administracji to świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania służący realizacji określonego celu. Podstawowym celem działalności administracji publicznej jest realizacja dobra wspólnego przy zachowaniu realizacji prawa, a obowiązkiem obywatela jest przestrzeganie tego prawa. administracja realizuje prawo, a obywatel je przestrzega

2. Wymień źródła prawa odnoszące się do przedmiotu metod i technik pracy w administracji publicznej. Wskaż jakie w tym zakresie zaszły zmiany na przestrzeni ostatnich lat?

Podstawowym aktem prawnym z zakresu metod i technik pracy w administracji jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozporządzenie to weszło w życie z chwilą ogłoszenia i ma zastosowanie do dokumentacji od dnia 20 stycznia 2011 r.

Wydane zostało na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Załączniki do rozporządzenia stanowią:

• instrukcja kancelaryjna załącznik nr 1,

• jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) -załączniki 2 do 5 JRWA odpowiednio dla gmin, powiatu, samorządu województwa oraz zespolonej administracji rządowej w województwie ,

• instrukcja archiwalna -załączniki nr 6.

Rozporządzenie to takie zastąpiło cztery akty prawne:

1. rozporządzenie Prezesa RM z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa

2. rozporządzenie Prezesa RM z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu

3. rozporządzenie Prezesa RM z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych

4. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie

3. Opisz zakres przedmiotowy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych?

Zakres przedmiotowy rozporządzenia wskazany jest już jego tytule. Rozporządzenie to obejmuje:

• instrukcję kancelaryjną - załącznik nr 1;

• jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) - załącznik nr 2 (dla gminy), załącznik nr 3 (dla powiatu), załącznik nr 4 (dla województwa), załącznik nr 5 (dla zespolonej administracji rządowej w województwie);

• instrukcję archiwalną - załącznik nr 6.

4. Opisz zakres podmiotowy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych?

W zakresie podmiotowym mieszczą się:

• organy gminy i związków międzygminnych oraz urzędy obsługujące te organy i związki -rada gminy (rada miejska lub rada miasta), wójt, burmistrz, prezydent miasta, należy zwrócić uwagę, że to rozporzadzenie stosuje się siłą rzeczy do związków międzygminnych, a wiec związków publicznoprawnych tworzonych przez gminę w celu realizacji jakiś zadań publicznych np. dowozu dzieci do szkół, organami tego związku to są: zgromadzenie związku (jako organ stanowiący) i zarząd związku (jako organ wykonawczy). Urzędem obsługującym taki związek -jest któryś z urzędów gminy, ale może też być tak, że obsługuje taki związek aparat pomocniczy wyszczególniony jako odrębne biuro zarządu czy zgromadzenia.

• organy powiatu i starostw powiatowych -rada powiatu (organ stanowiący i kontrolny), zarząd powiatu

• organy samorządu województwa i urzędów marszałkowskich -sejmik województwa, zarząd województwa

• organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy -wojewoda, ale też liczne organy takie jak Wojewódzki Komendant Policji, Wojewódzki Komendant Straży Pożarnej, Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny itd.

5. Co to jest „podmiot” w rozumieniu rozporządzenia?

Podmiotem w rozumieniu rozporządzenia jest urząd (aparat pomocniczy) obsługujący organy.:

• na poziomie gminy jest to urząd gminy

• na poziomie powiatu jest to starostwo powiatowe

• na poziomie województwa samorządowego urząd marszałkowski

• na poziomie województwa administracji rządowej jest to urząd wojewódzki, a także urzędy obsługujące organy zespolonej administracji rządowej w województwie, które są wyodrębnione z urzędu wojewódzkiego między innymi Komenda Wojewódzka Policji, Komenda Wojewódzka Straży Pożarnej

6. Kto to jest kierownik podmiotu? Wymień trzy przykłady obowiązków (czynności) wykonywanych przez kierownika podmiotu wg przepisów rozporządzenia.

Kierownik podmiotu to organ administracji publicznej:

• na poziomie gminy jest to: wójt, burmistrz, prezydent miasta (organ wykonawczy) oraz rada gminy, (organ stanowiący), a w przypadku związków międzygminnych: zgromadzenie związku (jako organ stanowiący) i zarząd związku (jako organ wykonawczy)

• na poziomie powiatu jest to: rada powiatu (organ stanowiący i kontrolny) oraz zarząd powiatu (organ wykonawczy)

• na poziomie województwa samorządowego jest to: sejmik województwa (organ stanowiący) oraz zarząd województwa (organ wykonawczy)

• na poziomie województwa terenowej administracji rządowej jest to: wojewoda oraz organy zespolonej administracji rządowej w województwie między innymi Wojewódzki Komendant Policji, Wojewódzki Komendant Straży Pożarnej, Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny, Wojewódki Inspektor Budowlany itd. .

Kierownik podmiotu

• dokonuje wyboru systemu podstawowego wykonywania czynności kancelaryjnych (§ 1 ust. 3 instr. kanc),

• wskazuje wyjątki od podstawowego systemu poprzez określenie klas wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie w jakim systemie będą prowadzone (§ 1 ust. 5 instr. kanc),

• sprawuje ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie (§ 2 ust. 1 instr. kanc),

• wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych do bieżącego nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych (§ 2 ust. 2 instr. kanc),

• określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny w systemie EZD (§ 16 ust. 2 instr. kanc) oraz tradycyjnym (§ 42 ust. 3 instr. kanc),,

• ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek w systemie EZD (§ 17 ust. 6 instr. kanc),

• ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do EZD (§ 20 ust. 6 instr. kanc),

7. Co to są akta sprawy?

Akta spraw -zgodnie z rozporządzeniem dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.

Dokumentacja zatem to jakaś informacja zapisana w różny sposób i w różnej formie, a także o różnych formatach zapisu.

8. Co to jest sprawa?

Sprawa -zgodnie z rozporządzeniem -zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.

Wskazać należy, iż sprawy w podmiotach są rozstrzygane przez pracowników merytorycznych czyli odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy czyli prowadzących sprawę (dawniej referentów). Prowadzący sprawę realizuje w tym zakresie czynności kancelaryjne, w szczególności: rejestrowanie sprawy, przygotowania projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy, a także kompletowanie akt sprawy. Nadto prowadzący sprawę nadaje znak sprawy.

Znak sprawy jest to cecha rozpoznawcza całości akt danej sprawy. Składa się on z czerech obligatoryjnych elementów: oznaczenia komórki organizacyjnej, symboli klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru sprawy wynikającego ze spisu spraw, a także roku kalendarzowego, w którym sprawa sie rozpoczęła (cztery cyfry). Mogą być również elementy fakultatywne np. inicjały prowadzącego sprawę (dodawane na końcu znaku po kropce), lub gdy istnieje konieczność wyodrębnienia spraw rzeczowo tożsamych -numer podteczki.

9. Co to jest system tradycyjny?

Co to jest EZD?

Omów podstawowe różnice między tymi systemami.

System tradycyjny służy do wykonywania czynności kancelaryjnych w trybie papierowym. W systemie tradycyjnym możemy oczywiście dokumentować załatwienie sprawy, tworzyć dokumenty, przesyłać je, gromadzić, łączyć w akta, dokonywać dekretacji, akceptacji. Instrukcja dopuszcza posługiwanie się w systemie tradycyjnym również narzędziami informatycznymi w celu usprawnienia pracy i lepszego obiegu dokumentów w podmiocie. Dopuszczalne jest zatem wykorzystanie narządzi informatycznych w celu prowadzenie rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu, przesyłania przesyłek, a także dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelktronicznej.

Warunkiem dopuszczenia stosowania narzędzi informatycznych w systemie tradycyjnym jest zapewnienie ochrony przed utratą danych poprzez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na nośnikach innych niż te, na którym dane są na bieżąco zapisywane.

System EZD to system teleinformatyczny służący do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim wszystkich czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwienia spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych. W systemie EZD wszystkie czynności muszą być wykonywane w tym systemie. Wyjątki od podstawowego systemu może określić kierownik podmiotu (§ 1 ust. 5 i 6 instr.kanc)

EZD	Tradycyjny
Służy do tworzenia dokumentów elektronicznych	Służy do tworzenia dokumentów w postaci nielektronicznej Dopuszczalne jest wykorzystanie narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji
Wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach EZD	Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej
Użytkownikami EZD mogą być wyłącznie osoby upowąnione, które mają dostęp do danych osobowych tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków służbowych	Brak regulacji dotyczącej ochrony danych osobowych
Rejestracja przesyłek polega na przyporządkowaniu mata danych opisujących przesyłkę Metadane mogą bycdodawane automatycznie oraz dodawane później w trakcie załatwiania sprawy	Rejestracja polega na umieszczeniu w dowolnej kolenosci w rejestrze przesyłek wpływających (prowadzonym papierowo lub elektronicznie) odpowiednich informacji.
Po rejestracji przesyłce nadawany jest identyfikator na przesyłkach papierowych Nie ma pieczęci wpływu (identyfikator nie jest równoważny tej pieczęci bowiem numer taki jest elementem pieczęci wpływu)	Po rejestracji przesyłek papierowych na przesyłce umieszczana jest pieczęć wpływu i wypełniana Pieczęć wpływu jest to odcisk pieczęci lub nadruk zawierajacy co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających oraz ewentualnie informację o liczbie załączników
Bez względu na postać przesyłki przekształcana jest ona w postać elektroniczną i załączana do systemu (są wyjątki ze względu na możliwości techniczne)	Bez względu na postać przesyłki jest ona drukowana i dołączana do akt sprawy w postaci papierowej (są wyjątki ze względu na możliwości techniczne)
Brak teczek aktowych	Teczki aktowe

10. Wyjaśnij pojęcie odwzorowania cyfrowego i naturalnego dokumentu elektronicznego.

Odwzorowanie cyfrowe - jest to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.

Naturalny dokument elektroniczny -jest to dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.

11. Omów zasady otwierania przesyłek w punkcie kancelaryjnym.

Zasadą jest, że punkt kancelaryjny (komórka organizacyjna lub stanowisko pracy, których pracownicy uprawnieni są do przyjmowania lub wysyłania przesyłek) rejestruje każdą przesyłkę. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny. Wszystkie pozostałe przesyłki są otwierane. Jeśli przesyłka nie może być otwarta to rejestracji dokonuje się na podstawie koperty (zarówno w EZD jak i tradycyjnym).

Po rejestracji przesyłki przekazywane są do pracowników, do których przesyłki są adresowane. Pracownik, który otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie po stwierdzeniu, że dotyczy ona spraw służbowych to:

• w systemie EZD:

• w przypadku przesyłki papierowej jest zobowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego,

• w innych przypadkach sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

• systemie papierowym bez względu na postać przesyłki przekazuje ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających

12. Jakie znasz systemy wykonywania czynności kancelaryjnych?

Opisz je oraz procedurę wyboru podstawowego systemu.

Kiedy można wprowadzić i kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie wyjątków w zakresie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych?

Są dwa systemy wykonywania czynności kancelaryjnych EZD oraz tradycyjny (papierowy)

System EZD - system teleinformatyczny służący do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Umożliwia wykonywanie w nim wszystkich czynności kancelaryjnych oraz ich dokumentowania a także dokumentowanie przebiegu załatwienia spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

System tradycyjny -oparty o papier, służy do wykonywania czynności kancelaryjnych dokumentowania przebiegu załatwienia spraw oraz gromadzenia dokumentacji. Dopuszcza się stosowanie narzędzi informatycznych w celu ułatwienia i przyspieszenia obiegu dokumentów. za pomocą narzędzi informatycznych można kancelaryjnych prowadzić rejestry, ewidencję i spisy spraw, udostępniać i przesyłać pisma w ramach podmiotu, przesyłać przesyłki, a także dokonywać dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument papierowy.

Kierownikowi podmiotu dokonuje wyboru systemu podstawowego: EZD lub tradycyjnego. Jeśli zostanie wybrany jako podstawowy system EZD to niemożliwy jest powrót do systemu tradycyjnego. Natomiast sytuacja odwrotna jest możliwa czyli jeśli wybrano system tradycyjny to w każdej chwili można przejść do systemu EZD. Brak jest formy prawnej, w jakiej ten wybór ma zostać dokonany. Przyjmuje się jednak, że powinno to nastąpić w formie zarządzenia kierownika podmiotu i powinno zostać w sposób niebudzący wątpliwości zakomunikowane wszystkim pracownikom podmiotu

Istnieją wyjątki (wskazuje je kierownik podmiotu poprzez wskazanie kategorii klas JRWA, których będą te wyjątki dotyczyć oraz wskazuje w jakim systemie będą prowadzone) od stosowania systemu podstawowego. Wyjątki wskazuje się, gdy:

1. przepisy szczególne określają postępowanie z określoną dokumentacją w odmienny sposób niż sposób w systemie podstawowym

2. szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw zostały wcześniej ustalone, i są masowo realizowane i wdrożone w instrukcjach wewnętrznych zatwierdzonych przez kierownika podmiotu

3. istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania trybu i załatwiania spraw (pozostawiony luz decyzyjny).

13. Wyjaśnij pojęcie archiwum zakładowego.

Omów zasady jego funkcjonowania oraz strukturę organizacyjną.

Jak wygląda funkcjonowanie archiwum w EZD, a jak w systemie tradycyjnym?

Archiwum zakładowe jest samodzielną komórką organizacyjną lub stanowiskiem pracy.

Przepisy przewidują, że w podmiocie powinno działać jedno archiwum zakładowe.

Istnieje możliwość tworzenia tzw. filii archiwum zakładowego.

Filie archiwum zakładowego są w pełni podporządkowane archiwum zakładowemu.

Nadzór merytoryczny nad działalnością filii sprawuje archiwista archiwum zakładowego. Nadto filie przekazują do archiwum zakładowego kopie swoich środków ewidencyjnych. Poza tym w filiach materiały archiwalne mogą być przechowywane nie dłużej niż 10 lat, a po tym czasie są przekazywane do archiwum zakładowego. Jednym z zadań archiwum zakładowego jest prowadzenie sprawozdawczości jeżeli archiwum zakładowe posiada filie to one do 15 lutego za rok poprzedni muszą sporządzić sprawozdanie z działalności filii i przesłać do archiwum, następnie archiwum do 31 marca sporządza sprawozdanie dla całości (archiwum+filie). Oznacza to, że archiwum zakładowe i filie to jest jakby jedna całość, tylko w różnych miejscach usytuowane. Filie archiwum zakładowego tworzy się jeżeli jest taka potrzeba, czyli nie zawsze one muszą być utworzone.

Przepisy przewidują, że w stosunku do samorządu terytorialnego filie archiwum zakładowego tworzą odpowiednio sekretarz gminy (powiatu, województwa) w przypadku związków międzygminnych Przewodniczący Zarządu związku międzygminnego.

W województwa rządowego filię tworzy Dyrektor Generalny Urzędu Wojewódzkiego, również dla organów zespolonej administracji rzędowej, które podlegają organizacyjnie pod UW. Jeśli organy zespolonej administracji rządowej w województwie działają poza Urzędem Wojewódzkim, to w takiej sytuacji organy te same tworzą i archiwum zakładowe i filie.

Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym pomieszczenia magazynowe muszą być osobno. W przypadkach szczególnie uzasadnionych pomieszczenie do pracy archiwisty może być razem z pomieszczeniami magazynowymi, ale następuje to w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego i tylko wtedy gdy pomieszczenie magazynowe posiada okno.

Instrukcja archiwalna bardzo szczegółowo określa wyposażenie pomieszczeń archiwum zakładowego i powinny się tam znaleźć w szczególności ponumerowane regały metalowe, stacjonarne lub przesuwane, drabinki lub schodki, a także sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

W systemie EZD dla dokumentacji elektronicznej funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł. Ale nawet w systemie EZD potrzebne jest pomieszczenie archiwum zakładowego po to, aby można było magazynować składy chronologiczne (uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci papierowej w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD) oraz składy informatycznych nośników danych (uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierający dokumentację w postaci elektronicznej).

14. Kto to jest archiwista?

Wymień trzy przykłady obowiązków (czynności) wykonywanych przez archiwistę wg przepisów rozporządzenia i załączników do rozporządzenia.

Archiwista - pracownik, kustosz archiwum, znawca zbiorów archiwalnych. Jest to zawód wiążący się z działaniami mającymi na celu przechowywanie dokumentów dla ich późniejszego udostępniania.

Zgodnie z rozporządzeniem (§ 2 pkt 2) archiwista to pracownik podmiotu realizujący zadania archiwum zakładowego.

Zadania archiwum zakładowego wskazuje § 5 instrukcji archiwalnej, zgodnie z nim do zadań tych należy:

1. przejmowanie dokumentacji:

1. spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

2. niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,

3. na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

4. elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,

2. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3. przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

4. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

6. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,

7. przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,

8. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

9. przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego,

10. sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym,

11. doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.

Przyjmowanie dokumentacji oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego. Przekazywanie dokumentacji następuje według ustalonego z archiwistą terminarza. Przejecie dokumentacji w systemie EZD polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiści uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, a w szczególności do udostępniania dokumentacji, przeprowadzania procedury brakowania, uzupełniania metadanych, a także procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. natomiast w systemie tradycyjnym przekazanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo -odbiorczego. Spisy sporządza sie odrębnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Spis może być sporządzony w formie papierowej lub elektronicznej w 3 egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej oraz w 4 egzemplarzach dla materiałów archiwalnych.

Dokumentacja przekazywana do archiwum powinna być uporządkowana (zarówno EZD jak i tradycyjny).

Przekazanie dokumentów ze składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych wygląda analogicznie jak przyjecie dokumentacji papierowej.

Sprawozdawczość -do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji. Gdy jest filia to ona musi sporządzić sprawozdanie do 15 lutego i przekazać do archiwum zakładowego. Po sporządzeniu sprawozdanie jest przekazywane kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego.

Udostępnianie dokumentacji -

Dokumentacja w postaci elektronicznej udostępniana jest za pomocą komputera z dostępem do systemu lub w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych. Natomiast dokumentację nieelektroniczną udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym lub poprzez jej wypożyczenie lub też w postaci kopii. Udostępnianie następuje na wniosek. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

15. Co to są metadane, do czego służą, podaj przykłady ich zastosowania.

Metadane -jest to zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

Metadane to inaczej dane o danych -czyli opis i charakterystyka zbioru danych. Odpowiadają na pytania: co, kto, dlaczego, kiedy, jak?

Cel: ułatwienie wyszukiwania danych, a także usprawnienie funkcjonowania systemów gromadzących dane

Zastosowanie: przy pomocy metadanych opisywane są dokumenty elektroniczne w systemie EZD, ale również różne zbiory biblioteczne, kartograficzne i inne.

16. „System EZD nie może funkcjonować bez metadanych” czy stwierdzenie to jest prawdziwe, jeśli tak to uzasadnij to na podstawie instrukcji kancelaryjnej.

Stwierdzenie „System EZD nie może funkcjonować bez metadanych” jest prawdziwe. § 13 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej wskazuje, iż rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Metadane mogą być również dodawane automatycznie. Wskazuje to wprost, iż bez tego nie byłaby możliwa rejestracja przesyłek w systemie EZD.

Wskazać również można, iż bez przypisania metadanych do przesyłki system EZD nie spełniałby swojego celu, gdyż bez nich jakiekolwiek przeszukiwanie baz systemu byłby niemożliwe lub przynajmniej znacznie utrudnione. Utrudnione lub niemożliwe byłoby również generowanie spisów spraw oraz innych wykazów i ewidencji.

17. Kto wykonuje czynności kancelaryjne w podmiocie w instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.

Kto wykonywał je wg przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z 1999 r.?

Obecnie czynności kancelaryjne w podmiocie wykonują:

• punkty kancelaryjne - czyli komórki organizacyjne, w tym sekretariat, kancelaria lub stanowisko pracy, w których pracownicy uprawnieni są do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

• prowadzący sprawę - czyli osoby załatwiające merytorycznie daną sprawę, realizujące w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy.

Wg przepisów instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z 1999 r. czynności kancelaryjne wykonywali:

• kancelaria,

• referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,

• sekretariaty oraz

• pracownicy sporządzający czystopisy.

18. Jakie znasz rodzaje składów prowadzonych w urzędzie?

W jakim systemie składy te występują?

Są minimum 4 składy:

• 2 składy chronologiczne dla przesyłek papierowych (jeden dla przesyłek, które zostały odwzorowane cyfrowo w całości; drugi dla przesyłek, które nie zostały odwzorowane w całości),

• 2 składy informatycznych nośników danych dla informatycznych nośników danych (jeden dla informatycznych nośników danych, które zostały wprowadzone w całości do systemu EZD; drugi dla informatycznych nośników danych, które nie zostały wprowadzone w całości do systemu EZD).

Składy te występują w systemie EZD (§ 22 ust. 1 instr.kanc).

Ale jest też § 47 ust. 3 instr.kanc, który dotyczy systemu tradycyjnego, który brzmi: „dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych”. Wynika z powyższego, że w systemie tradycyjnym też jest skład chronologiczny (na ćwiczeniach i wykładzie mówili, że skład chronologiczny jest tylko w EZD)

19. Co to jest JRWA?

Jakie elementy zawiera, czemu służy?

JRWA - jednolita, rzeczowa, niezależna od struktury urzędu klasyfikacja i kwalifikacja akt powstających w toku działalności urzędu.

klasyfikacja -określenie dokumentacji pod względem rzeczowym (przedmiot), natomiast kwalifikacja -to przypisanie do dokumentacji kategorii archiwalnej.

JRWA składa się z:

• symbolu klasyfikacyjnego

• hasła klasyfikacyjnego

• kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt

• uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego -jest to element fakultatywny i może dotyczyć: rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania oraz określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej

JRWA służy do:

• nadania znaku sprawy

• grupowania dokumentacji nie tworzącej akt sprawy

• określenia kwalifikacji archiwalnej

20. Wyjaśnij w jakim zakresie instrukcja kancelaryjna służy ujednoliceniu zasad tworzenia, przechowywania i ewidencjonowania dokumentów?

Instrukcja kancelaryjna będąca załącznikiem do rozporządzenia z 2011 r. zastąpiła cztery istniejące wcześniej akty:

• rozporządzenie PRM z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów województwa

• rozporządzenie PRM z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu

• rozporządzenie PRM z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych

• rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie

Ujednolicenie dotyczyło tego, że zamiast czterech powstało jedno rozporządzenie (a co za tym idzie jedna instrukcja kancelaryjna) dla wszystkich tych podmiotów. Oznacza to, że wszystkie zasady dotyczące postępowania z dokumentacją, czynności kancelaryjne są dla nich takie same. Jednakże rozporządzenie zawiera odrębne jednolite rzeczowe wykazy akt odnośnie każdego z tych podmiotów, które stanowią załączniki do rozporządzenia od 2 do 5.

21. Na jakich zasadach opiera się konstrukcja JRWA?

Opisz je i podaj przykłady.

Zasady:

• jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, polega na tym, że niezależnie od struktury organizacyjnej urzędu w danej kategorii JRWA jest taki sam, czyli wszystkie gminy mają taki sam JRWA bez względu na ich wielkość, np. zarządzanie gminą i jej reprezentacja, finanse gminy i obsługa finansowa, sprawy kadrowe i administracyjne

• system klasyfikacji dziesiętnej (hasłom klasyfikacyjnym odpowiadają odpowiednie symbole klasyfikacyjne oparte na klasyfikacji dziesiętnej),

Do tych symboli na zasadzie jednolitości klasyfikacji opartej o kryteria rzeczowe przypisane są pewne hasła klasyfikacyjne. Symbol klasyfikacyjny jedno cyfrowy to jest symbol klasyfikacyjny pierwszego rzędu.

Z tej zasady wynika, że system klasyfikacyjny zostanie dalej rozpisany na kolejne klasy (maksymalnie od 0 do 9) czyli ta klasa główna (od 0 do 9) w oparciu o system dziesiętny zostanie dalej rozpisana:

Stopień I (pierwszorzędowy) to 0

Stopień II (drugorzędowy) to 00 (01, 02, 03, 04, 05 …. 09)

Stopień III (trzeciorzędowy) to 000 (001, 002 … 009)

Stopień IV (czwartorzędowy) to 0000 (0001, … 0009)

Do symbolu klasyfikacyjnego przyporządkowane jest hasło klasyfikacyjne. W ten sposób opisane zostają (sklasyfikowane z nadaniem odpowiedniego numeru), w oparciu o rzeczowy (przedmiotowy) system, wszystkie sprawy jakie mogą wystąpić w danym podmiocie.

• ustalenie kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału akt, czyli dopiero dla klas na końcowym etapie podziału określa sie kategorię archiwalną, np. A, Bc, B5, BE10

• uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego może dotyczyć rodzaju dokumentacji, sposobu jej powadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania, określenie kryteriów przyszłych ekspertyz archiwalnych, np. „w tym dokumentacja dotycząca konserwacji środków łączności, „czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat”.

22. Jak należy postępować z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiocie przed dniem wejścia w życie rozporządzenia (dotyczy systemu EZD)?

Zgodnie z § 6 rozporządzenia z 2011 r. do dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w systemie EZD spełniającym wymagania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy, oraz do dokumentacji nieelektronicznej powiązanej z tą dokumentacją elektroniczną, w sposób uwzględniający wymagania § 1 ust. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stosuje się przepisy rozporządzenia.

System EZD, o którym mowa wyżej, niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

Z dokumentacją spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiocie przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:

• sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy lub

• zakłada się nową sprawę

Do kierownika podmiotu należy podjęcie decyzji o wyborze sposobu postępowania z przedmiotową dokumentacją.

W przypadku zakładania nowej sprawy: przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę. Należy odnotować znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej w sprawy w aktach sprawy niezakończonej. Czyni się to w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

23. Jakie znasz rodzaje nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie, kto go sprawuje i na czym polega?

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu. Wyznacza on koordynatora, który sprawuje nadzór bieżący.

Nadzór bieżący nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, sprawuje koordynator czynności kancelaryjnych czyli archiwista.

24. Co to jest i na czym polega system dziennikowy?

System dziennikowy charakteryzuje się tym, że rejestracji podlega każde pismo, które wpłynęło do podmiotu. W ramach systemu dziennikowego rejestracja oparta jest na wpisaniu pisma do rejestru przesyłek wpływających czyli dziennika korespondencji. W rejestrze takim mogą być różne informacje. Najczęściej jest data wpływu, kto przyjął pismo, do jakiego podmiotu zostało przekazane, do jakiej komórki organizacyjnej, czego pismo dotyczy i kto jest jego nadawcą. Te dzienniki mogą być bardziej rozbudowane.

Każde pismo otrzymuje numer porządkowy z dziennika korespondencji łamany przez dwie ostatnie cyfry roku lub cały rok.

Numer ten jest jedynie nośnikiem informacji, jako które zostało to pismo wpisane w danym roku oraz w którym roku, czyli identyfikuje nam pozycję w dzienniku korespondencji. Nie zawiera on żadnych innych informacji.

W systemie dziennikowym każde kolejne pismo dotyczące jednej sprawy otrzyma inny numer z dziennika korespondencji.

Powoduje to trudności w późniejszym odszukaniu pism do konkretnej sprawy, nadto system ten był bardzo pracochłonny. Jednak jego zaletą była duża skrupulatność -system wielu potwierdzeń, pokwitowań

25. Co to jest i na czym polega system bezdziennikowy, jak się dzieli?

System bezdziennikowy charakteryzuje się tym, że rejestracji podlega spraw, a nie pismo i rejestracja ta odbywa się w oparciu o JRWA, sprawie jest nadawany znak sprawy. Ze znaku sprawy możemy wyczytać więcej informacji, niż w systemie dziennikowym.

Znak sprawy wskazuje jaka komórka organizacyjna jest komórką merytoryczna do załatwienia sprawy (czyli która rozpoznaje sprawę), możemy również określić czego sprawa dotyczy (nie konkretnie kogo dotyczy tylko rzeczowo), nadto znak sprawy informuje jaki jest numer ze spisu spraw oraz w którym roku sprawa została zarejestrowana.

System ten dzieli się na:

• bezrejestrowy - można powiedzieć, że jest to taka czysta forma systemu bezdziennikowego czyli jeśli wpływa pismo to jest od razu przekazywane do komórki merytorycznej, która nadaje sprawie znak i potem każde kolejne pismo w tej sprawie jest do niej dołączane (i otrzymuje ten sam znak co sprawa). W systemie bezdziennikowym bezrejestrowym nie ma rejestru przesyłek wpływających. Negatywne skutki stosowania tego systemu są takie, że np. wpływa pierwsze pismo do urzędu, trafia do pracownika merytorycznego i tam jest rejestrowane i otrzymuje znak sprawy. Następnie w ramach tej sprawy wpływa duża ilość korespondencji, ale tak naprawdę to nie wiadomo, czy wpłynęło kolejne pismo w sprawie, czy zostało komuś przekazane i jaki jest jego los. Brak jest kontroli nad tymi kolejnymi pismami w sprawie, bowiem nie są w żaden sposób ewidencjonowane.

• rejestrowy - jest to niejako połączeniu systemu bezdziennikowego z dziennikowym. Można powiedzieć, że każde pismo ma dwa numery: jeden wynikający z rejestru przesyłek, gdzie wpisywane są wszystkie przesyłki wpływające do podmiotu, a drugi numer to znak sprawy nadawany pierwszemu pismu w sprawie na podstawie JRWA (kolejne pismo w sprawie otrzymuje swój numer z rejestru przesyłek i numer sprawy, której dotyczy). Zaletą tego systemu jest to, że każde pismo jakie wpływa do podmiotu jest rejestrowane i w razie wątpliwości można skontrolować czy dane pismo wpłynęło do urzędu czy też nie.

26. Porównaj systemy dziennikowy i bezdziennikowy.

Dziennikowy	Bezdziennikowy
Rejestrujemy pisma	Rejestrujemy sprawę
Z numeru można wyczytać niewiele informacji jedynie to w którym roku pismo wpłynęło i numer z rejestru przesyłek	Ze znaku sprawy możemy odczytać: komórkę organizacyjną, czego sprawa dotyczy (symbol klasyfikacyjny), kolejny numer ze spisu spraw oraz rok w którym sprawa się rozpoczęła. W niektórych przypadkach również prowadzącego sprawę.
Numer oparty jest o dziennik korespondencji np. 345/11 lub 345/2011	Znak sprawy oparty o JRWA np. WOM.345.15.2011
Trudności w odnalezieniu pism	Łatwość odszukania pism
pracochłonny	Nie jest taki pracochłonny
Duża skrupulatność
Akta spraw przechowywane w kancelariach	Akta spraw u prowadzących sprawę

27. Uzasadnij twierdzenie, że system bezdziennikowy jest nowocześniejszym systemem kancelaryjnym niż system dziennikowy.

System bezdziennikowy jest systemem znacznie nowocześniejszym i o ten system oparta jest współczesna administracja. Fundamentalną zasadą tego systemu jest to, że oparty jest o JRWA. Rejestruje się w nim sprawy, a nie pisma. Rejestruje się pierwsze pismo w sprawie, a pozostałe są do sprawy już dołączane. Ze znaku sprawy można wyczytać więcej informacji, akta spraw nie przechowywane są w kancelariach (sekretariatach) tylko u prowadzących sprawę.

28. Wyjaśnij twierdzenie, że JRWA opiera się na klasyfikacji dziesiętnej.

Twierdzenie: JRWA opiera się na klasyfikacji dziesiętnej, związane jest z tym, że hasłom klasyfikacyjnym (czyli tym hasłom rzeczowej kategoryzacji) odpowiadają odpowiednie symbole klasyfikacyjne oparte na klasyfikacji dziesiętnej.

29. Podaj podziały dokumentacji napływającej i wytwarzanej w podmiocie.

Dokumentacja napływająca i wytwarzana w podmiocie dzieli się na: tworzącą akta spraw i nietworzącą akt spraw.

Dokumentacja tworząca akta sprawy - to taka dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

Dokumentacja nietworząca akt sprawy - jest to dokumentacja, która nie otrzymuje znaku sprawy. Katalog tej dokumentacji znajduje się w § 6 instrukcji kancelaryjnej. Nie jest to katalog zamknięty (choć pani Piskorz -Ryń tak mówiła, ale w § 6 jest sformułowanie w szczególności -zatem nie może to być katalog zamknięty), czyli możemy przyjąć, że dokumentacja dokumentacją nie tworzącą akt sprawy mogą być też innego rodzaju dokumenty,. Są to np. listy obecności, karty urlopowe, zaproszenia (jeśli nie stanowią części akt sprawy), dokumentacja finansowo-księgowa. Jest to zatem dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, ale jest przyporządkowana do klasy JRWA.

Podsumowując zatem -dokumentacja nie tworząca akt sprawy:

• jest przypisana do koreślonego symboli klasyfikacyjnego z JRWA

• nie otrzymuje znaku sprawy

• nie przechowujemy jej w teczkach aktowych, porządkowana jest jedynie rzeczowo i w ten sposób przechowywana

• jest otwarty katalog tej dokumentacji

Inny podział dokumentacji na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

Materiały archiwalne -należy przechowywać wieczyście i chronić przed zniszczeniem. Mają wartość historyczną i po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym należy przekazać je do archiwum państwowego. oznaczone są symbolem A.

Dokumentacja niearchiwalna - po okresie przechowywania podlegają brakowaniu. Jest to dokumentacja o znaczeniu praktycznym.

Dokumentacja niearchiwalna to jest co do zasady kategoria B - w ramach tej kategorii mamy:

• Bc -jest to dokumentacja w stosunku do której reżim prawny jest taki najmniej dokładny, w tym sensie, że podlega najmniejszej ochronie. Jest to tzw. dokumentacja o charakterze manipulacyjnym, którą po wykorzystaniu można zbrakować czyli zniszczyć. Zaznaczyć należy, że również niszczenie dokumentacji jest zadaniem archiwum zakładowego.

• B+cyfra arabska -jest to dokumentacja mająca czasowe znaczenie praktyczne

• BE+cyfra arabska -to jest dokumentacja, która nakazuje zrobienie ekspertyzy archiwalnej po upływie czasu wskazanego przez cyfrę arabską. Tą ekspertyzę archiwalną przeprowadzają właściwe miejscowo archiwa państwowe. Po takiej ekspertyzie dokumentacja zasadniczo może otrzymać każdą z wyżej wymienionych kategorii, a nawet kategorię A.

30. Co to jest dokumentacja tworząca akta spraw i jak się z nią postępuje?

Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

Sposób postępowania: dokumentację tworzącą akta spraw należy przypisać do sprawy i nadać znak sprawy. Dokumentację taką po zakończeniu sprawy przechowujemy w teczkach aktowych. Sposób jej przechowywania i archiwizowania jest bardziej złożony, niż w przypadku dokumentacji nietworzącej akt spraw.

Oraz odpowiedź na pytanie 29

31. Co to jest dokumentacja nietworząca akt spraw i jak się z nią postępuje?

Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

W przypadku tej dokumentacji nie ma konkretnej sprawy w rozumieniu definicji zawartej w instrukcji kancelaryjnej. Dokumentacja ta jest przypisana do określonego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, nie otrzymuje znaku sprawy, nie przechowujemy jej w teczkach aktowych. Jest to dokumentacja, którą się przechowuje w ramach danego urzędu. Sposób jej przechowywania i archiwizowania jest uproszczony.

Oraz odpowiedź na pytanie 29

32. Co to jest znak sprawy i z jakich elementów się składa; podaj przykłady. Wskaż możliwe warianty znaku sprawy.

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Bez JRWA nie ma możliwości nadania znaku sprawy.

Znak sprawy zawiera następujące elementy:

• oznaczenie komórki organizacyjnej - w każdym urzędzie przyjmuje się właściwe dla danego urzędu oznaczenie komórki organizacyjnej. Najczęściej są to skróty, które zawarte są w regulaminie organizacyjnym danego podmiotu (np. ABC);

• symbol klasyfikacyjny z wykazu akt - klasyfikacyjny wskazuje na ostatnie cyfry w podziale klasy (np. 123);

• kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw (np. 77) liczba ta oznacza kolejną sprawę, która jest rozpatrywana w tej komórce organizacyjnej w danym roku, która dotyczy tego symbolu klasyfikacyjnego;

• cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła (np. 2011).

ABC.123.77.2011

Poszczególne elementy znaku sprawy umieszczone są w odpowiedniej kolejności i oddzielone separatorem w postaci kropki. Jedynie przy oznaczeniu komórki organizacyjnej można użyć myślnika np. AB-C

Fakultatywnie znak sprawy może zawierać symbol prowadzącego sprawę. Umieszcza się go na końcu znaku oddzielając go kropką (np. APR). Jeżeli w danym urzędzie są dwie osoby posiadające takie same inicjały można dodać cyfrę (np. APR2).

W sytuacji gdy tworzona jest podteczka znak sprawy zawiera również jej numer, oraz numer ze spisu spraw podteczki. Np. ABC.123.77.5.2011 gdzie 77 stanowi numer podteczki, a 5 kolejną sprawę w spisie spraw podteczki.

33. Jakie informacje można uzyskać ze znaku sprawy?

Ze znaku sprawy możemy dowiedzieć się:

• jaka komórka organizacyjna prowadzi daną sprawę,

• czego sprawa dotyczy,

• która to jest sprawa wynikająca ze spisu spraw danego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt oraz

• w jakim roku sprawa została rozpoczęta.

• dodatkowo ze znaku sprawy (jeżeli jest to zastosowane - inicjały) możemy odczytać, kto jest prowadzącym sprawę.

34. „Nie jest możliwe istnienie systemu bezdziennikowego bez JRWA” czy zdanie to jest prawdziwe? Jeśli tak, uzasadnij to stwierdzenie.

Przedmiotowe zdanie jest prawdziwe, ponieważ system bezdziennikowy oparty jest o JRWA, który umożliwia zakładanie spraw, nadawanie znaku sprawy, oznaczanie kategorii archiwalnej, a także który daje wskazówki odnośnie rodzaju dokumentacji, specjalnego sposobu i okresu przechowywania dokumentacji lub liczenia lat przechowywania.

35. Omów w jakim zakresie JRWA służy do oznaczania, rejestracji, łączenia
    i przechowywania akt?

Zgodnie z instrukcją konstrukcja JRWA opiera się na jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe. Chodzi o to, że JRWA powoduje pewną klasyfikację rzeczową i jest ona taka sama dla gmin, powiatu, województwa samorządowego i administracji rządowej zespolonej terenowej. Czyli nieważne jak w ramach danego podmiotu jest struktura danego podmiotu to dla całej administracji danego szczebla jest ta sama klasyfikacja i ona jest oparta o kryteria rzeczowe oraz obejmuje wszystkie rodzaje spraw jakie mogą wystąpić w podmiocie.

Zasady na jakich opiera się JRWA:

• jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe

• system klasyfikacji dziesiętnej

• ustalenie kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału akt

• uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

36. Co to jest podteczka i kiedy można ją założyć? Wskaż znak sprawy dla podteczki.

Podteczkę tworzy się jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory według kryteriów rzeczowo tożsamych. Dla danego numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

• oznaczenie komórki organizacyjnej

• symbol klasyfikacyjny z wykazu akt

• kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw (numer podteczki)

• kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia (spis spraw dla podateczki)

• cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawę się rozpatruje

Znak sprawy dla podteczki:

WOM.2819.3.2011 - > WOM.2819.3.2.2011

Podteczkę tworzy się wtedy, gdy jest duża liczba spraw określonego rodzaju, ale te sprawy muszą być zbliżone do siebie przedmiotowo, tworząc wyodrębnioną grupę spraw. Muszą to być sprawy jednolite rzeczowo. Dotyczy to sytuacji, gdy konieczne jest wyodrębnienie danej kategorii jednorazowo, incydentalnie, np. gradobicie lub powódź, gdzie wiemy, że danych spraw dotyczących tego gradobicia może być więcej.

37. Co to jest akceptacja i na czym polega w systemie EZD/tradycyjnym?

Akceptacja to wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobata treści pisma.

Akceptacja może być jednostopniowa lub dwustopniowa, rzadko więcej stopniowa.

Akceptacja jednostopniowa - akceptację co do sposobu załatwienia sprawy wyraża osoba, która podpisuje w sposób ostateczny pismo.

Akceptacja dwustopniowa - polega na tym, że najpierw następuje wstępne wyrażenie zgody na załatwienie sprawy w określony sposób i odniesienie się do treści pisma. Następnie dopiero dokonuje ostatecznej akceptacji osoba upoważniona do podpisania pisma w sposób ostateczny. Przed akceptacją ostateczną jest akceptacja wstępna i teoretycznie tych stopni akceptacji może być więcej.

Akceptacja projektów pism w systemie tradycyjnym:

przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

• w postaci papierowej albo

• w postaci elektronicznej.

Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

W przypadku przekazania projektu pisma w postaci papierowej, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

• nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma lub

• ustnie.

W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma.

Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący podpisuje

• elektronicznie pismo w postaci elektronicznej,

• podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

Akceptacja projektów pism w systemie EZD jest dokonywana tylko w tym systemie.

Może być sytuacja, że osoba akceptująca po zapoznaniu się z treścią pisma od razu je podpisuje.

Jeżeli jednak projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

• nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

• ustnie;

• z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym.

38. Co to jest dekretacja i na czym polega w systemie EZD/tradycyjnym?

Dekretacja jest to adnotacja umieszczana na piśmie lub do niego dołączana, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy.

Dekretacja może być dwustopniowa - polega to na tym, że najpierw dekretacja następuje na określone wydziały, a dopiero potem kierownik komórki organizacyjnej dokonuje dalszej dekretacji na poszczególnych pracowników.

W systemie tradycyjnym dekretacja polega odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego. Przesyłki mogą być przyjęte bezpośrednio przez osobę do której skierowano je w dekretacji lub też przesyłki zadekretowane do załatwienia sprawy przez komórkę organizacyjną. Następnie dekretacji dokonuje kierownik podmiotu organizacyjnej i wskazuje osobę odpowiedzialną do prowadzenia danej sprawy. ponowna dekretacja nie może jednak zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu lub terminu załatwienia sprawy. Dekretacja taka może zawierać dyspozycje co do sposobu załatwienia sprawy lub termin realizacji. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dokonuje dekretujący.

W systemie EZD wygląda to w ten sposób, że dekretuje się wyłącznie w systemie EZD. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dokonuje dekretujący.

39. Co to jest spis spraw, do czego służy, wskaż najważniejsze różnice między systemem tradycyjnym a EZD.

Spis spraw - narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, służący do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

Najważniejsza różnica polega na tym, że system EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla: dowolnie wybranych okresów chronologicznych, a także dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego jakiego rzędu to jest klasa. Nie ma takiej regulacji w systemie tradycyjnym.

Natomiast w systemie tradycyjnym spisy spraw zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt (oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową spraw ostatecznie załatwionych). Nadto na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

Dopuszcza się tworzenie spisów spraw za pomocą narzędzi informatycznych, ale następnie muszą one zostać wydrukowane i dołączone do odpowiednich teczek aktowych.

W danych odnoszących się do całego spisu spraw w systemie EZD i tradycyjnym są różne elementy, które spis spraw powinien zawierać. W systemie EZD musi zostać wskazana data utworzenia raportu, w danych odnoszących się do każdej sprawy musi zostać wskazane imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę.

W systemie tradycyjnym brak jest wymagań, co do wskazania kolejnego numeru sprawy, na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw.

40. Na jakich zasadach współpracują ze sobą komórki organizacyjne przy załatwianiu sprawy w systemie EZD?

Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.

Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

41. Na jakich zasadach współpracują ze sobą komórki organizacyjne przy załatwianiu sprawy w systemie tradycyjnym?

Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

W takim przypadku dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna. Jeżeli dokumentacja ta została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. Zmiany kwalifikacji dokumentacji zakwalifikowanej do kategorii Bc, może dokonać dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego.

42. Podaj przykładowe czynności kancelaryjne wykonywane w systemie EZD?

Czynności kancelaryjne w EZD:

• prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

• wykonywanie dekretacji;

• wykonywanie akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym;

• prowadzenie możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;

• gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

43. Podaj przykładowe czynności kancelaryjne wykonywane w systemie tradycyjnym?

W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

• spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

• dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

• całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

• prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

• prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

• udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

• przesyłania przesyłek;

• dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

44. Opisz procedurę przyjęcia przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w systemie EZD/ tradycyjnym?

Wskaż równice?

W systemie EZD:

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa powyżej sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

5. Przesyłki mylenie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

W systemie tradycyjnym:

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa powyżej sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

5. Przesyłki mylenie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

Różnice:

BRAK

45. Opisz procedurę rejestracji przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w EZD/systemie tradycyjnym?

W systemie EZD:

1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

2. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

3. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą zawiera załącznik A do instrukcji kancelaryjnej. np.

1)oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki,

2) adres podmiotu,

3) data widniejąca na piśmie,

4) data wpływu przesyłki, data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD,

5) identyfikator dokumentu,

6) tytuł,

7) dostęp - określenie dostępu,

8) format [dla dokumentów elektronicznych],

9) typ,

10) znak nadany przesyłce przez podmiot odpowiedzialny za treść (jeżeli jest)

Metadane mogą być dodawane automatycznie i w trakcie załatwiania sprawy.

4. Zgodnie z wymaganiami systemu EZD.

5. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

6. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

7. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, w przypadku, gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie.

8. Brak pieczęci wpływu, wyłącznie sam identyfikator.

W systemie tradycyjnym:

1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

2. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej [odpowiednich informacji].

3. 1) liczba porządkowa;

2) data wpływu przesyłki do podmiotu;

3) tytuł, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwa podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

5) data widniejąca na przesyłce;

6) znak występujący na przesyłce;

7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych poprzednio;

2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone poprzednio, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych powyżej.

5. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

6. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

7. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

8. pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników.

46. Porównaj procedurę przyjęcia i rejestracji przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w systemach tradycyjnym i EZD?

Przyjęcie przesyłki na nośniku papierowym w obu systemach wygląda w ten sam sposób: sprawdzenie prawidłowości zaadresowania przesyłki (przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata) oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru. W takim przypadku sporządza się również protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej oraz o jej odbiorze zawiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

Rejestracja przesyłki na nośniku papierowym wygląda już nieco inaczej. Oczywiście w obu przypadkach rejestracji dokonuje punkt kancelaryjny, a także wydaje on na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania. Różnica polega na tym, że w systemie EZD rejestracja polega na przyporządkowaniu do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę, natomiast rejestracja w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu (odpowiednich informacji) w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej.

W obu systemach jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać przesyłkę do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

Jeżeli jednak chodzi o przesyłkę w innej postaci to w systemie EZD pracownik ten sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu przesyłki :umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub na kopercie, gdy nie ma możliwości otwarcia przesyłki (dotyczy systemu tradycyjnego); umieszcza na pierwszej stronie przesyłki lub na kopercie, gdy nie ma możliwości otwarcia, tylko i wyłącznie identyfikator (dotyczy systemu EZD).

47. Opisz procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemie EZD?

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.

Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa wyżej, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w BIP jako właściwą do kontaktu z podmiotem -rejestruje się i wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot - rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot - prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających

c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu - nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany

48. Opisz procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemie tradycyjnym?

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.

Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w BIP jako właściwą do kontaktu z podmiotem -wszystkie rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot - rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot - drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

c) pozostałe - nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy

49. Porównaj procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemach tradycyjnym i EZD?

Przyjęcie i rejestracja przesyłki przekazanej na pocztę elektroniczną 1
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.	Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
Przyjęcie i rejestracja przesyłki przekazanej na pocztę elektroniczną 2
Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.	Po dokonaniu selekcji, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, c) pozostałe.
Przyjęcie i rejestracja przesyłki przekazanej na pocztę elektroniczną 3
Przesyłki, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.	Przesyłki, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
Przyjęcie i rejestracja przesyłki przekazanej na pocztę elektroniczną 4
Przesyłki, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.	Przesyłki, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.
Przyjęcie i rejestracja przesyłki przekazanej na pocztę elektroniczną 5
Przesyłek pozostałych, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.	Przesyłek pozostałych, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy. Brak regulacji.

50. Omów zasady wykorzystania informatyki w systemie tradycyjnym?

Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych wspomagających wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym w celu:

• prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

• prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

• udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

• przesyłania przesyłek;

• dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

Jest to możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

51. W jaki sposób przyjmuje się i rejestruje się przesyłki przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie EZD?

1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, (o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji), zwaną dalej "ESP", dzieli się na:

1. przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek - nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

2. pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania - rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej "UPO"

52. W jaki sposób przyjmuje się i rejestruje się przesyłki przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie tradycyjnym?

1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek - nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania - rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Rejestracja przesyłek na ESP -różnice EZD i tradycyjny

Przyjęcie i rejestracja przesyłek przychodzących na ESP 1
Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na: 1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek; 2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.	Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na: 1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek; 2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
Przyjęcie i rejestracja przesyłek przychodzących na ESP 2
Przesyłek, przeznaczonych do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek , nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.	Przesyłek, przeznaczonych do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek , nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.
Przyjęcie i rejestracja przesyłek przychodzących na ESP 3
Przesyłki, pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej "UPO"	Przesyłki, pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

53. W jaki sposób przyjmuje się i postępuje się z przesyłkami przekazywanymi na informatycznym nośniku danych w systemie EZD?

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych - rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

54. W jaki sposób przyjmuje się i postępuje się z przesyłkami przekazywanymi na informatycznym nośniku danych w systemie tradycyjnym?

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych - rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - rejestruje się zgodnie z § 42 (tak jak przesyłki na nośniku papierowym), odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

Rejestracja przesyłek przekazanych na informatycznym nośniku danych -różnice EZD i tradycyjny

Przyjęcie i rejestracja przesyłek na nośniku elektronicznym 1
Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.	Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
Przyjęcie i rejestracja przesyłek na nośniku elektronicznym 2
Przesyłki, przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.	Przesyłki, przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
Przyjęcie i rejestracja przesyłek na nośniku elektronicznym 3
Pisma na nośniku papierowym, stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.	Pisma w postaci papierowej, stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym, rejestruje się zgodnie z § 42 (tak jak przesyłki na nośniku papierowym), odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

55. Opisz czynności kancelaryjne wykonywane przez prowadzącego sprawę w systemie EZD?

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej -przesyłkę dołącza się do akt

2) rozpoczyna nową sprawę - na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt

56. Opisz czynności kancelaryjne wykonywane przez prowadzącego sprawę w systemie tradycyjnym?

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej - prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy nanosząc na nią znak sprawy

2) rozpoczyna nową sprawę - prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

57. Opisz procedurę postępowania z przesyłkami przeznaczonymi do wysyłki w postaci papierowej/elektronicznej w systemie EZD?

W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym. Pismo takie zachowuje się w aktach sprawy (czyli w systemie EZD). Czyli akceptacja elektroniczna, podpisanie podpisem elektronicznym i elektroniczne wysłanie.

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki; Wydruk ten zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień)

2) podpisanie odręczne wydruku.

Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym.

W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną podpisem elektronicznym (dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki).

Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

W tym przypadku akceptacja jest elektroniczna, podpis elektroniczny, następnie wydruk, podpisanie pisma w wersji papierowej.

Ostateczna akceptacja dokonywana jest jednak przez złożenie podpisu elektronicznego i ma to charakter pierwotny, następnie wydruk i podpisanie wersji papierowej, które ma charakter wtórny.

Podsumowując: w ramach systemu EZD może być tak, że rozpoczyna sprawę pismo papierowe i kończy sprawę pismo papierowe wysłane do strony postępowania, a całość załatwienia sprawy odbywa się w systemie EZD.

Może być również tak, że rozpoczyna dokument elektroniczny, postępowanie w systemie EZD oraz kończy sprawę również dokument elektroniczny.

58. Opisz procedurę postępowania z przesyłkami przeznaczonymi do wysyłki w postaci papierowej/elektronicznej w systemie tradycyjnym?

Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

1. podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2. podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny.

Podsumowując pisma wysyłane drogą elektroniczną:

• sporządzane w postaci elektronicznej podpisuje się elektronicznie, mogą być wysłane automatycznie po ich podpisaniu podpisem elektronicznym, kopię pisma drukuje się, podpisuje i dołącza do akt sprawy (czyniąc na nim adnotację co do sposobu wyłania) dołącza się również potwierdzenie dokonania wysłania lub jej osobistego doręczenia

• sporządzone w postaci papierowej są podpisane, następnie zeskanowane i wysłane elektronicznie, jeden egzemplarz pisma pozostawiany jest w aktach (jak wyżej) -to są moje przemyślenia po analizie przepisów, nie wiem czy prawidłowe MM

59. Co to są materiały archiwalne?

Materiały archiwalne - należy je przechowywać wieczyście i chronić przed zniszczeniem. Mają wartość historyczną i po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym należy przekazać je do archiwum państwowego. Oznaczone są kategorią A.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych -materiały archiwalne wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego.

Natomiast ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym w art. 1 wskazuje, że materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna, statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowi, dokumenty elektroniczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych -powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

60. Co to jest państwowy zasób archiwalny, jak się dzieli, wymień po dwie cechy państwowego zasobu archiwalnego ewidencjonowanego i nieewidencjonowanego?

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

  1)   organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

  1a)  organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;

  2)   obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku działalności:

  1)   partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym, zawodowym i gospodarczym,

  2)   kościołów i związków wyznaniowych,

  3)   innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,

  4)   działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,

  5)   rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej,

jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.

?????

61. Jak dzieli się państwowy nieewidencjonowany zasób archiwalny?

????

62. Co to jest państwowa sieć archiwalna?

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:

  1)   archiwa państwowe;

  2)   archiwa państwowe wyodrębnione;

  3)   archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;

  3a)  archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą ponadto:

  1)   jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;

  2)   państwowe biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

63. Co to jest dokumentacja niearchiwalna i czym różni się od materiałów archiwalnych?

Materiały archiwalne - należy je przechowywać wieczyście i chronić przed zniszczeniem. Mają wartość historyczną i po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym należy przekazać je do archiwum państwowego.

Dokumentacja niearchiwalna - po okresie przechowywania podlegają brakowaniu. Jest to dokumentacja o znaczeniu praktycznym.

Różnica między materiałami archiwalnymi a dokumentacją archiwalną jest taka, że materiały archiwalne przekazywane są z archiwum zakładowego do archiwum państwowego i przechowuje się je wieczyście. Natomiast dokumentację niearchiwalną po okresie przechowywania w archiwum zakładowym brakuje się.

64. Opisz kategorię archiwalną B + cyfra arabska?

B + cyfra arabska (np. B5) - dokumentacja o okresowym znaczeniu praktycznym, która po upływie okresu wskazanego cyfrą arabską może zostać brakowana (zniszczona).

65. Opisz kategorię archiwalną BE + cyfra arabska?

BE + cyfra arabska (np. BE50) - dokumentacja, w stosunku do której przeprowadza się ekspertyzę archiwalną po okresie czasu wskazanym przez cyfrę arabską.

Ekspertyzę przeprowadza właściwe miejscowo archiwum państwowe.

Część dokumentacji niearchiwalnej będzie podlegała ekspertyzie z uwagi na to, że nie można z góry ustalić kategorii archiwalnej.

Wynik ekspertyzy może być różny, może być nadana kategoria:

• A czyli materiał archiwalny,

• Bc

• B+cyfra arabska

• BE+cyfra arabska

66. Opisz kategorię archiwalną Bc?

Bc -dokumentacja oznaczona tym symbolem to dokumentacja mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po jej całkowitym wykorzystaniu przez podmiot (jest już bezużyteczna) można tą dokumentację oddać na makulaturę/zniszczyć/zbrakować.

67. Opisz kategorię archiwalną A?

A - obejmuje dokumentację stanowiącą materiał archiwalny. Dokumenty nią opatrzone mają trwałą wartość historyczną i po upływie okresu przechowywania jej w archiwum zakładowym podlegają przekazaniu do archiwum państwowego i są tam przechowywane wieczyście.

68. Opisz zasady liczenia okresu przechowywania dokumentacji wynikające z kategorii archiwalnej?

Zgodnie z § 37 Instrukcji kancelaryjnej dokumentację spraw zakończonych uznaje się za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, iż dokumentacja spraw zakończonych przechowywana jest w teczkach aktowych uprzednio przez komórki organizacyjne przez okres dwóch lat licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

Następnie (po upływie w/w okresu) dokumentacja taka podlega przekazaniu do archiwum zakładowego i tam jest ona przechowywana zgodnie ze wskazaną kategorią archiwalną:

B + cyfra arabska (np. B5) - dokumentacja o okresowym znaczeniu praktycznym, która po upływie okresu wskazanego cyfrą arabską może zostać brakowana (zniszczona).

BE + cyfra arabska (np. BE50) - dokumentacja, w stosunku do której przeprowadza się ekspertyzę archiwalną po okresie czasu wskazanym przez cyfrę arabską. Ekspertyzę przeprowadza właściwe miejscowo archiwum państwowe. Część dokumentacji niearchiwalnej będzie podlegała ekspertyzie z uwagi na to, że nie można z góry ustalić kategorii archiwalnej.

Wynik ekspertyzy może być różny, może być nadana kategoria:

• A czyli materiał archiwalny,

• Bc

• B+cyfra arabska

• BE+cyfra arabska

Bc - dokumentacja oznaczona tym symbolem to dokumentacja mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po jej całkowitym wykorzystaniu przez podmiot (jest już bezużyteczna) można tą dokumentację oddać na makulaturę/zniszczyć/zbrakować.

A - obejmuje dokumentację stanowiącą materiał archiwalny. Dokumenty nią opatrzone mają trwałą wartość historyczną i po upływie okresu przechowywania jej w archiwum zakładowym podlegają przekazaniu do archiwum państwowego i są tam przechowywane wieczyście.

Zgodnie z § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego materiały archiwalne (kategoria A) podlegają przekazaniu do archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Od tego terminu są wyjątki, np. księgi stanu cywilnego, akta sądowe.

69. Wymień minimum 5 zadań archiwum zakładowego. Opisz 2 wybrane przez siebie.

Zadania archiwum zakładowego:

1. prowadzenie sprawozdawczości - co roku sprawozdanie z działalności rocznej. Takie sprawozdanie sporządzają również filie AZ i mają na to termin do dnia 15 lutego, a następnie przekazują je do archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe tworząc swoje sprawozdanie (w terminie do dnia 31 marca) wykorzystuje sprawozdanie filii. Archiwum zakładowe przekazuje sprawozdanie kierownikowi podmiotu oraz archiwum państwowemu (skład sprawozdania: imię i nazwisko, ilość przekazanej dokumentacji, ilość zbrakowanej i odebranej z komórek merytorycznych).

2. Skontrum - porównanie ewidencji archiwum zakładkowego ze stanem faktycznym, stwierdzenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic oraz ustalenie braków. Przeprowadza je komisja skontrowa (min. 2 osoby wyznaczone przez kierownika podmiotu). Skontrum przeprowadzane jest na wniosek kierownika podmiotu lub właściwego miejscowo dyrektora generalnego archiwum państwowego. Z przeprowadzonego skontrum sporządzany jest protokół

3. przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (z systemu EZD, papierowej i ze składu chronologicznego i informatycznego)

4. udostępnianie dokumentacji - dokumentacja udostępniana za zgodą archiwisty lub kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła przechowywała albo przekazała do archiwum zakładowego (w zależności kto wnioskuje). Jeśli wnioskuje osoba spoza podmiotu, to zgoda wydawana jest przez kierownika podmiotu. Udostępnianie może nastąpić w systemie EZD, poprzez skopiowanie w systemie EZD, skopiowanie wersji papierowej lub wypożyczenie.

5. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

6. wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

7. brakowanie dokumentacji archiwalnej

8. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

70. Co to jest skontrum, opisz kto i na czyj wniosek je przeprowadza?

Skontrum - porównanie ewidencji archiwum zakładkowego ze stanem faktycznym, stwierdzenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic oraz ustalenie braków. Przeprowadza je komisja skontrowa (min. 2 osoby wyznaczone przez kierownika podmiotu). Skontrum przeprowadzane jest na wniosek kierownika podmiotu lub właściwego miejscowo dyrektora generalnego archiwum państwowego. Z przeprowadzonego skontrum sporządzany jest protokół.

71. Opisz procedurę przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.

(z systemu EZD, papierowej i ze składu chronologicznego i informatycznego):

EZD - dokumenty są przekazywane do EZD archiwum zakładowego przez komórkę organizacyjną = przekazanie uprawnień do dokumentacji; komórki organizacyjne mogą mieć wgląd do przekazanej dokumentacji ale nie mogą modyfikować metadanych i przekazywać tej dokumentacji innym komórkom organizacyjnym. Skład chronologiczny -w spisie zdawczo-odbiorczym należy wyróżnić dokumentację, dla której wykonano odwzorowanie cyfrowe (w pełni, częściowo lub w ogóle).

Skład informatyczny - dotyczy dokumentacji, dla której nie wykonano odwzorowania cyfrowego (osobny nośnik danych).

Dokumentacja papierowa - przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dla dokumentacji nie archiwalnej).

1

---