Informatyczne systemy zarządzania

„BUD - MAX”

1. Opis organizacji

Firma „BUD-MAX” jest spółką cywilną, działającą na terenie południowo - wschodniej Polski od blisko 2 lat. Przedsiębiorstwo zostało założone w 2005 roku w Przemyślu z myślą o świadczeniu usług transportu wielkogabarytowych maszyn budowlanych. Od początku 2006 roku, w związku z zapotrzebowaniem na tego typu usługi, firma poszerzyła swoją działalność o usługi serwisowe oraz umożliwiła swoim klientom wynajem podstawowego sprzętu budowlanego. W chwili obecnej zakres działania spółki obejmuje:

• wynajem urządzeń i maszyn budowlanych renomowanych producentów krajowych i zagranicznych (m.in.: Hitachi, Wacker, Stihl, Project, DeWalt, Sima i inne)

• transport urządzeń i maszyn budowlanych do 20 ton na terenie Polski

• serwis urządzeń i maszyn budowlanych wszystkich marek

• komis używanych narzędzi budowlanych

Oferta przedsiębiorstwa jest kierowana zarówno do sieciowych firm budowlanych, małych spółek świadczących podstawowe usługi budowlane i remontowe, jak i osób prywatnych. Istnieje możliwość zawierania umów na krótki okres oraz terminy nawet kilkuletnie. Firma koncentruje swoją działalność na rynku lokalnym oferując swoje usługi przede wszystkim klientom z terenu województwa podkarpackiego oraz małopolskiego.

Majątek przedsiębiorstwa obejmuje budynek administracyjny, halę garażową, 2 budynki magazynowe oraz halę serwisową. W chwili obecnej spółka zatrudnia 27 osób, z planowanym wzrostem zatrudnienia w roku 2010.

Misja przedsiębiorstwa:

Przedsiębiorstwo prowadzi swoją działalność w celu ułatwienia pracy i zwiększenia możliwości technicznych firm swoich klientów. Poprzez podnoszenie jakości i stałe poszerzanie asortymentu oferowanego sprzętu oraz świadczonych usług spółka dąży do tego, aby każdy jej klient był zadowolony i z łatwością znalazł wszelki potrzebny mu sprzęt w jednym miejscu.

2. Cele firmy

Strategiczne cele przedsiębiorstwa:

Głównym celem strategicznym firmy „BUD-MAX” jest osiągnięcie pozycji lidera na rynku wypożyczalni urządzeń i maszyn budowlanych na obszarze południowo - wschodniej Polski poprzez osiągnięcie 20% udziału w tym rynku do 2015 roku (w chwili obecnej jest to 6,5%). W dalszej kolejności zarząd spółki planuje otwarcie filii przedsiębiorstwa w Sanoku, co zamierza zrealizować w ciągu najbliższych 5 lat, czego efektem będzie wzrost zatrudnienia o 50%. Planowane jest również poszerzenie oferty o sprzedaż podstawowego sprzętu budowlanego najpopularniejszych producentów krajowych i zagranicznych.

Taktyczne cele przedsiębiorstwa:

W ciągu najbliższych 2 lat firma zamierza zwiększyć ofertę komisu o maszyny wielkogabarytowe, co pozwoli na zdobycie środków finansowych na wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego (CDN Optima), którego zakup zaplanowano na 2009 rok. Spółka zamierza również zwiększyć nakłady na promocję przedsiębiorstwa zarówno na rynku lokalnym, jak i ogólnokrajowym i usprawnienie kontaktów z klientami, co wiąże się z zatrudnieniem 3 dodatkowych osób w ciągu najbliższych 18 miesięcy.

Operacyjne cele przedsiębiorstwa:

Najważniejsze cele operacyjne firmy dotyczą wypracowania zysku większego o 15% w stosunku do wyniku z poprzedniego roku. Zarząd spółki w ciągu najbliższych miesięcy będzie dążył do obniżenia kosztów eksploatacji budynków firmy o co najmniej 5% poprzez usprawnienie systemu pracy (wykorzystanie największego z magazynów do przeprowadzania wszystkich prac serwisowych), a także do obniżenia kosztów transportu maszyn, co zamierza osiągnąć dzięki optymalizacji tras przewozowych.

3. Analiza SWOT

Mocne strony	Słabe strony
konkurencyjność cenowa oferowanych produktów wysoka jakość oferowanych usług oferowane produkty najlepszych światowych producentów bardzo dobre umiejętności menedżerskie właścicieli własny transport wysoko wykwalifikowani pracownicy wszystkich działów bardzo dobra opinia wśród dotychczasowych klientów korzystna lokalizacja firmy (blisko centrum miasta) jasno określona strategia firmy na najbliższych 5 lat	brak wystarczających środków finansowych na wdrożenie najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych (np. w zakresie systemów informacyjnych) zbyt mała intensywność działań promujących przedsiębiorstwo brak jasno określonej strategii marketingowej
Szanse	Zagrożenia
dynamicznie rosnący sektor możliwość stworzenia kompleksowej obsługi przedsiębiorstw sektora budowlanego stworzenie nowych miejsc pracy możliwość podjęcia współpracy z firmami zagranicznymi możliwość poszerzenia asortymentu	nagły wzrost konkurencji spowodowany popularnością branży podatność branży na wahania koniunktury wzrost popularności posiadania własnego parku maszynowego wśród firm budowlanych „przestarzałość” rozwiązań technologicznych stosowanych w firmie

4. Struktura organizacyjna

W chwili obecnej firma „BUD-MAX” zatrudnia 27 pracowników. Trzech właścicieli spółki stanowi jej zarząd, kolejnych 6 osób jest zatrudnionych w administracji, natomiast pozostałych 18 osób pracuje w dziale obsługi technicznej.

W związku z planowanym zwiększeniem wydatków na działania marketingowe w ciągu najbliższych 18 miesięcy przedsiębiorstwo zamierza zatrudnić kolejnych trzech pracowników do działu promocji (2 przedstawicieli handlowych oraz specjalistę ds. Promocji). Natomiast w kolejnych latach planuje się wzrost zatrudnienia o 50% w stosunku do roku bieżącego, co ma być efektem utworzenia filii przedsiębiorstwa w Sanoku.

5. System informacyjny

W związku ze specyfiką działalności firmy „BUD - MAX” od systemu informacyjnego wymaga się, aby umożliwiał on usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa przede wszystkim poprzez skrócenie czasu obsługi klienta, a także ułatwienie ewidencjonowania maszyn.

Od początku swojego istnienia przedsiębiorstwo korzystało z możliwości, jakie daje pakiet MS Office. W bieżącym roku wdrożono rozwiązania MS Office 2007, natomiast wcześniej system informacyjny opierał się o pakiet MS Office 2003.

MS Office	Wykorzystanie w przedsiębiorstwie
MS Word 2007	korespondencja seryjna, zarówno do pracowników, jak i klientów
MS Excel 2007	raporty finansowe
MS Access 2007	tworzenie, modyfikacja i zarządzanie bazami danych formularze zamówień raporty
PowerPoint 2007	prezentacje promocyjne dla klientów
Publisher 2007	tworzenie materiałów promocyjnych (ulotki, foldery, itp.)
Outlook	wiadomości e - mail

Podstawowe korzyści wynikające z wdrożonego systemu:

• ułatwiona procedura wprowadzania, modyfikacji i usuwania danych dotyczących klientów

• uproszczony system ewidencji maszyn

• możliwość projektowania materiałów promocyjnych przedsiębiorstwa bez konieczności zlecania tych zadań firmom zewnętrznym

• prosta procedura tworzenia raportów

• efektywny przepływ danych zarówno wewnątrz firmy, jak i w kontaktach z klientami i dostawcami

• niski koszt utrzymania systemu

6. Typy użytkowników

Zarząd:

• prezes:

• reprezentowanie firmy na zewnątrz

• nadzorowanie bieżącej działalności przedsiębiorstwa

• zawieranie umów

• wytyczne dotyczące działań strategicznych przedsiębiorstwa

• określanie celów firmy

• pozyskiwanie środków na rozwój i funkcjonowanie przedsiębiorstwa

• dyrektorzy:

• kontrola pracowników niższego szczebla

• planowanie działań taktycznych i operacyjnych

• organizowanie szkoleń dla pracowników

• zawieranie umów

• administracja systemu

Pracownicy:

• księgowa:

• kontrola finansów firmy

• rozliczenia płatności

• księgowania

• rozliczenia wynagrodzeń pracowników

• sporządzanie raportów finansowych

• sporządzanie bilansu i analiz finansowych

• kadrowa:

• sprawy personalne

• wynagrodzenia pracowników

• pracownicy działu promocji:

• oferty promocyjne

• reklama przedsiębiorstwa

• zapoznanie klienta z ofertą

• zawieranie umów

• wprowadzanie klientów do bazy danych

• pracownicy obsługi technicznej:

• przyjmowanie zamówień

• obsługa klientów

• przyjmowanie reklamacji

• konserwacja i naprawa maszyn

• ewidencja maszyn

Wymagania pracowników dotyczące systemu informacyjnego:

• łatwy sposób gromadzenia danych

• łatwy i szybki sposób przesyłania danych

• czytelność systemu

• możliwość wielokrotnego sprawdzania i przeglądu zapisanych danych

• łatwość modyfikacji danych wprowadzonych do bazy danych

• zabezpieczenia systemu przed osobami nieupoważnionymi

• kompleksowość systemu

7. Diagram kontekstowy systemu informacyjnego

8. Funkcje systemu informatycznego

F - system informatyczny

F 1 - Maszyny

F 1.1 - Dodanie nowej maszyny

F 1.2 - Aktualizacja danych o maszynie

F 1.3 - Usunięcie maszyny z bazy danych

F 1.4 - Wyszukiwanie danych o maszynie

F 2 - Klienci

F 2.1 - Dodanie nowego klienta

F 2.2 - Aktualizacja danych o kliencie

F 2.3 - Usunięcie klienta z bazy danych

F 2.4 - Wyszukiwanie danych o kliencie

F 3 - Wypożyczenia

F 3.1 - Wypożyczenia

F 3.1.1 - Dodanie nowego wypożyczenia

F 3.1.2 - Edycja wypożyczenia

F 3.1.3 - Rejestracja zwrotu maszyny

F 3.2 - Upomnienia

F 3.2.1 - Dodanie upomnienia

F 3.2.2 - Edycja upomnienia

F 3.2.3 - Usunięcie upomnienia

F 4 - Pracownicy

F 4.1 - Dodanie nowego pracownika

F 4.2 - Aktualizacja danych o pracowniku

F 4.3 - Usunięcie pracownika z bazy danych

F 4.4 - Wyszukiwanie danych o pracowniku

F 5 - Komis

F 5.1 - Dodanie nowej maszyny

F 5.2 - Aktualizacja danych o maszynie

F 5.3 - Usunięcie maszyny z bazy danych

F 5.4 - Wyszukiwanie danych o maszynie

F 5.5 - Umowa kupna / sprzedaży

F 6 - Dostawcy i dostawy

F 6.1 - Dostawcy

F 6.1.1 - Dodanie nowego dostawcy

F 6.1.2 - Aktualizacja danych o dostawcy

F 6.1.3 - Usunięcie dostawcy z bazy danych

F 6.1.4 - Wyszukiwanie danych o dostawcy

F 6.1 - Dostawy

F 6.1.1 - Złożenie zamówienia

F 6.1.2 - Edycja zamówienia

F 6.1.3 - Rejestracja dostawy

F 6.1.4 - Weryfikacja dostawy

F 7 - Uszkodzenia i naprawy

F 7.1 - Dodanie nowego uszkodzenia

F 7.2 - Edycja uszkodzenia

F 7.3 - Zlecenie naprawy

F 7.4 - Usunięcie uszkodzenia

F 8 - Marketing

F 8.1 - Projekt promocji

F 8.2 - Dodanie nowej promocji

F 8.3 - Modyfikacja oferty

F 8.4 - Usunięcie promocji

F 2.5 - Tworzenie zestawień statystycznych

9. Diagram hierarchii funkcji

10. Określenie, z jakiego rodzaju danych, informacji, raportów korzystają użytkownicy

Dostawcy

*

Klienci

*

*

*

*

Pracownicy

obsługa

*

*

*

*

*

*

*

*

promocja

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

kadrowa

*

*

*

*

*

księgowa

*

*

*

*

*

*

*

*

Zarząd

dyrektorzy

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

prezes

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

Rodzaj dostępu do danych

wprowadzanie

Modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

wprowadzanie

modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

wprowadzanie

modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

wprowadzanie

modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

Czego dotyczą dane

MASZYNY

KLIENCI

WYPOŻYCZENIA

PRACOWNICY

Dostawcy

*

*

*

*

*

*

Klienci

*

*

Pracownicy

obsługa

*

*

*

*

*

*

*

promocja

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

kadrowa

księgowa

*

*

*

*

*

*

*

*

Zarząd

dyrektorzy

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

prezes

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

*

Rodzaj dostępu do danych

wprowadzanie

modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

wprowadzanie

modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

wprowadzanie

modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

wprowadzanie

modyfikacja

usuwanie

przeglądanie

raport

Czego dotyczą dane

KOMIS

DOSTAWCY / DOSTAWY

USZKODZENIA / NAPRAWY

MARKETING

11. Specyfikacja systemowa systemu informacyjnego

• aspekty prawne - posiadanie licencji

• wymagania systemowe - Microsoft Windows XP z Service Pack 2

• wymagania sprzętowe - procesor ≥ 500 MHz, pamięć ≥ 256 RAM, 1,5 GB miejsca

na dysku, stacja dysków CD - ROM lub DVD, monitor o rozdzielczości ≥ 1024 x 768

• szybkość przyrostu danych w systemie - około 150 klientów i 50 maszyn miesięcznie

• sieć sprzętowa - 9 komputerów, serwer, skaner, kopiarka, 2 drukarki

• bezpieczeństwo systemu - poszczególne narzędzia posiadają zabezpieczenia hasłem umożliwiające użytkowanie jedynie uprawnionym do tego pracownikom, system jest chroniony przez program antywirusowy, na bieżąco tworzone są kopie najważniejszych plików

12. Podsumowanie

Na obecnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa „BUD - MAX” wdrożony system informacyjny spełnia oczekiwania zarządu i w wystarczającym stopniu usprawnia bieżącą działalność firmy. Narzędzia pakietu MS Office umożliwiły nie tylko sprawniejsze komunikowanie się wewnątrz przedsiębiorstwa, ale również znacznie skróciły czas obsługi klienta, ułatwiły procedury ewidencji maszyn oraz umożliwiły projektowanie materiałów promocyjnych.

W związku z planowanym rozwojem firmy, obejmującym poszerzenie asortymentu oferowanych produktów, a także zwiększenie nakładów na działania promocyjne, w ciągu najbliższych dwóch lat zarząd spółki zamierza wdrożyć system CDN Optima. Początkowo planuje się wykorzystanie pięciu modułów tego systemu: CDN Optima Księga Handlowa, CDN Optima Środki Trwałe, CDN Optima CRM, CDN Optima Faktury oraz CDN Optima CDN Detal.

5

Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa

---