Zapisy jakości - stanowią dowód, że w systemie są realizowane cele opisane w księdze jakości, a następnie uszczegółowione w procedurach. Mogą one mieć postać: raportów z przeglądu systemu, rejestrów dostawców, ewidencji niezgodności, formularzy itp. Tym co je różni od poprzednio podanych dokumentów jest fakt, że po ich zaistnieniu nie podlegają zmianom.
Aby rozpocząć wdrażanie systemu należy przeprowadzić analizę strategii przedsiębiorstwa, będącej warunkiem koniecznym do określenia przyszłego kształtu systemu oraz zasad funkcjonowania.
Wdrażanie SZJ można podzielić na dwie fazy:
- przygotowanie do wdrożenia,
- wdrożenie SZJ zgodnego z wymaganiami normy.