polecenia

I. Zapisywanie pliku.

Podczas tej lekcji nauczysz się, jak szybko sortować listy danych, dodawać do nich sumy pośrednie i modyfikować konspekt arkusza, aby wyświetlić tylko pożądane szczegóły podsumowania.

1.    Pobierz plik spis-towarow-2.xls i zapisz go w swoim folderze na dysku twardym.

2.    Kliknij przycisk Otwórz na pasku narzędzi Standardowy i otwórz wcześniej zapisany plik.

3.    Kliknij przycisk Zapisz jako na pasku narzędzi Standardowy, a następnie zapisz plik pod nazwą spis2.xls w swoim folderze na dysku twardym.

Zanim będziesz mógł podsumować dane w swoim spisie towarów, musisz posortować je tak, aby powstały logicznie uporządkowane grupy danych. Sumy pośrednie można dodawać tylko do posortowanych danych. Zaczniesz od wybrania komórki należącej do listy, która będzie sortowana, a następnie użyjesz etykiet kolumn, aby zdefiniować kryteria sortowania. Usta spisu towarów może być sortowana według dowolnej kolumny. Kolumna, według której dokonywane jest sortowanie, nosi nazwę klucza sortowania. Można sortować listę danych według kilku takich kluczy. Raport na temat spisu towarów będzie zawierał podsumowania wartości towarów w zależności od ich kategorii (dla kawy i dla herbaty) oraz w ramach kategorii, podsumowania wartości towarów pochodzących z poszczególnych krajów. Ponadto raport ma zawierać dane o wartościach stanów magazynowych poszczególnych towarów uporządkowane od najwięk- szych do najmniejszych w ramach każdej grupy. Uwzględniając powyższe wymagania, przystępujesz do sortowania i grupowania danych.

II. Sortowanie danych

W tym ćwiczeniu posortujesz listę spisu towarów według kategorii, następnie według kraju pochodzenia i na końcu -według wartości w magazynie. Dzięki temu otrzymasz dwie uporządkowane grupy towarów - grupę herbat i grupę kaw.

1.    Zaznacz dowolną komórkę na liście spisu towarów.

2.    Kliknij polecenie Sortuj w menu Dane.

3.    Kliknij strzałkę obok pola Sortuj według, a następnie kliknij opcję Kategoria. Dane zostaną posortowane w zależności od kategorii, kategorie będą zaś wyświetlone w porządku alfabetycznym.

4.    Kliknij strzałkę obok pola następnie według, a potem kliknij opcję Kraj pochodzenia.

5.    Kliknij strzałkę obok drugiego pola następnie według, potem kliknij opcję Wartość, następnie przycisk opcji Malejąco, znajdujący się obok drugiego pola następnie według, i wreszcie kliknij przycisk OK.

III. Obliczanie sum pośrednich do listy danych

Ponieważ spis towarów jest już posortowany i gotowy do podsumowania, możesz przystąpić do organizowania zawartych w nim informacji. W tym ćwiczeniu utworzysz sumy pośrednie, które podsumują wartość stanów magazynowych według krajów pochodzenia towarów.

1.    Zaznacz dowolna komorkę na liście spisu towarow.

2.    Kliknij polecenie Sumy pośrednie w menu Dane. Pojawi się okno

ny_[_ji,bU|_bJ,uu|_izb

urn

dialogowe Sumy pośrednie.

Chiny

99 m

Sumy pośrednie

?50

UililH

0

Chiny

Gruzja

	Indie
	Indie
	Japonia
	Sri Lanka
	T ajwan
	Brazylia
	Dominikana
	Ekwador
	Etiopia
	Gwatemala
	Gwatemala
	Haiti
	Hawaje
	Indie

Dla każdej zmiany w: (Kraj pochodzenia

Użyj funkcji:

Surna

Dodaj sumę pośrednią do:

r Pozycja magazynowa

W Zamień bieżące sumy pośrednie r Podział strony pomiędzy grupami W Podsumowanie poniżej danych

Usuń wszystko

Indonezja

W

Wartość

OK

Anuluj

5
5
5
0
5
0
0
0
0
0
0
0
0
0

Indonezja

31,50

63,00

400

3.

4.

5.

6.

Kliknij strzałkę znajdującą się obok pola Dla każdej zmiany w, a następnie - opcję Kraj pochodzenia.

W polu Dodaj sumę pośrednią do zaznacz pole wyboru opcji Wartość, a następnie przewiń listę, aby upewnić się, czy pozostałe pola wyboru są puste.

Sprawdź, czy zaznaczone są pola wyboru opcji Zamień bieżące sumy pośrednie oraz Podsumowanie poniżej danych. Kliknij przycisk OK

Do arkusza zostały dodane sumy pośrednie. Znajdują się one w polu Wartość. W polu Kraj pochodzenia pojawiły się podpisy wyjaśniające znaczenie nowych wartości.

IV. Dodawanie drugiego poziomu sum pośrednich

W procedurze tworzenia kolejnych poziomów sum pośrednich najważniejsza jest kolejność. W tym przypadku szczegółowe podsumowania (dla poszczególnych krajów pochodzenia) powinny być zagnieżdżone w ogólnych podsumowaniach (dla poszczególnych kategorii). W tym celu musisz najpierw utworzyć ogólne, a następnie zagnieżdżone sumy pośrednie. W następnym ćwiczeniu usuniesz sumy pośrednie utworzone poprzednio, a następnie utworzysz najpierw sumy pośrednie dla poszczególnych kategorii towarów, a potem dla każdego kraju pochodzenia w ramach kategorii.

1.    Kliknij polecenie Sumy pośrednie w menu Dane.

2.    Kliknij przycisk Usuń wszystko w oknie dialogowym Sumy pośrednie. Sumy pośrednie oraz konspekt zostały usunięte.

3.    Kliknij polecenie Sumy pośrednie w menu Dane.

4.    Kliknij strzałkę obok pola Dla każdej zmiany w, a następnie kliknij opcję Kategoria.

5.    Sprawdź, czy w polu Użyj funkcji wyświetlona została Suma i czy pole wyboru opcji Wartość jest jedynym zaznaczonym polem wyboru w polu Dodaj sumę pośrednią do. Kliknij przycisk OK.

Do pola Kategoria zostały dodane sumy pośrednie. Podsumowane zostały zarówno kategoria Kawa, jak i kategoria Herbata. Na końcu listy pojawiło się pole Suma całkowita.

6.    Kliknij polecenie Sumy pośrednie w menu Dane.

7.    Kliknij strzałkę obok pola Dla każdej zmiany w a następnie - opcję Kraj pochodzenia.

3. Sprawdź, czy w polu Użyj funkcji wyświetlona została Suma i czy pole wyboru opcji Wartość jest jedynym zaznaczonym polem wyboru w polu Dodaj sumę pośrednią do.

9. Usuń zaznaczenie z pola wyboru opcji Zamień bieżące sumy pośrednie, a następnie kliknij przycisk OK.

Sumy pośrednie obliczone dla grup towarów wyodrębnionych na podstawie kategorii i kraju pochodzenia zostały obliczone i wyświetlone na arkuszu w polu Wartość. Do pola Kraj pochodzenia dodane zostały podpisy wyjaśniające znaczenie podsumowań. Na końcu listy pojawiły się dodatkowe pola Suma całkowita.

Jedną z zalet stosowania polecenia Sumy pośrednie jest możliwość manipulowania poziomem szczegółów danych wyświetlonych w podsumownaniu za pomocą przycisków konspektu, które pojawiają się obok arkusza.

Na lewo od arkusza wyświetlona została nowa kolumna, która zawiera przyciski konspektu. Można używać ich do wyświetlania lub ukrywania szczegółowych danych. Przyciski poziomów konspektu widoczne w górnej części nowej kolumny (przyciski oznaczone numerami) służą do wyświetlania określonego poziomu szczegółów podsumowania - na przykład kliknięcie przycisku oznaczonego 1 powoduje, że na arkuszu wyświetlona zostaje tylko suma całkowita, pozostałe dane sumaryczne i dane szczegółowe są zaś ukryte. Za pomocą przycisków znajdujących się obok poszczególnych sum pośrednich ukrywa się i wyświetla szczegóły dotyczące odpowiednich sum. Kukając przyciski konspektu, wyświetlasz tylko te dane, które chcesz.

Zapisz i załącz plik jako rozwiązanie zadania.