skanuj0004 (25)

strzenne, charakter oraz to, w jakim stopniu i zakresie dotyczy on uczestników, a w jakim firmę lub jednostkę odpowiedzialną za organizację imprezy. Analizy takiej można dokonać za pomocą społecznych technik badawczych (wywiady osobiste, kwestionariusze pocztowe itp.), jak i, uważanych za bardzo miarodajne, metod nieformalnych (kontakty osobiste, opinie ekspertów, grupy środowiskowe, dyskusje panelowe itp.).

Taka szczegółowa i pogłębiona analiza pozwoli na wyeliminowanie podejmowania błędnych decyzji dotyczących zarówno strategii firmy lub organizacji, jak również bieżącej ich działalności już na wstępnym etapie planowania. Na podstawie sporządzonego w planie harmonogramu działań organizator może przystąpić do wykonania kolejnych czynności związanych z przygotowaniem imprezy.

1. Oferta

Najbardziej ogólną formą zewnętrznej prezentacji proponowanej imprezy jest oferta. Ofertę można zdefiniować jako formalną propozycję sprzedaży dowolnego typu dóbr bądź usług, zawierającą dokładne określenie ich ceny. Jest to oświadczenie woli organizatora imprezy, obejmujące propozycje zawarcia umowy z potencjalnym klientem na świadczenie pewnego zakresu usług rekreacyjnych, sportowych czy turystycznych, określające jednocześnie istotne warunki jej zawarcia. Od właściwego przygotowania i skonstruowania oferty, szczególnie pod kątem jej czytelności, oryginalności i niepowtarzalności, a więc elementów decydujących o jakości, zależy w głównym stopniu zdobycie potencjalnego klienta. Sporządzanie ofert bazuje na pewnych przyjętych z góry założeniach, choć należy przy tym pamiętać, że tych samych wzorów i gotowych szablonów ofertowych nie można wykorzystać zawsze i w każdych warunkach. Proponowane przez autorów tytuły poszczególnych jej części lub punktów mają znaczenie poglądowe. Należy pamiętać o fakcie, że oferta jest jedynie wstępną prezentacją imprezy, w związku z tym jej forma nie może być zbytnio rozbudowana. Powinna przyciągać uwagę, ale jednocześnie być zwięzła, ponieważ potencjalny klient często nie ma czasu i ochoty na czytanie zbyt długich tekstów. Dodatkowym atutem organizatora będzie jej szata graficzna, wzbogacona kolorowymi zdjęciami lub rysunkami uzupełniającymi zawarte w niej treści.

Wymóg składania ofert nakłada na organizatora zarówno ustawodawstwo polskie, jak i postanowienia Unii Europejsldej. Mówią o tym między innymi art. 66 § 1 i art. 543 Kodeksu cywilnego, art. 12 i 13 Ustawy o usługach turystycznych oraz art. 3 ust. 2 dyrektywy 90/314 Rady Wspólnot Europejskich. Wytyczne zawarte w tych aktach prawnych precyzują wymogi zarówno co do

62