BADANIE I USPRAWNIANIE PRAC ADMINISTRACYJNO-BIUROWYCH (*)

(*) to zespół czynności i operacji wykonywanych na stanowiskach biurowych, mających na celu dostarczenie informacji do podjęcia decyzji przy realizacji funkcji zarządzania lub świadczenie usług w zakresie określonego wycinka życia społeczno-gospodarczego.

Cykl badania i usprawniania prac administracyjno-biurowych oparty jest na trzech podstawowych warunkach:

1. jasno sprecyzowany cel (problem badania),

2. wykorzystywanie odpowiednich metod i technik badawczych,

3. uzyskiwanie określonych efektów

A) BADANIE STANOWISKA PRACY

Stanowisko pracy może być badane w dwóch aspektach. W pierwszym, traktowane jest jako część większego odcinka pracy. Drugi dotyczy analizy określonego stanowiska pracy, w której uwzględnione są następujące elementy:

1. właściwe obciążenie (czas na wykonanie poszczególnych operacji i czas przestoju)

2. właściwe wykonywanie operacji

3. rozkład czynności w czasie

4. kolejność wykonywania czynności

5. rodzaj czynności (stopień podziału pracy i grupowych czynności jednorodnych)

6. technika pracy

7. sposób wykonania pracy

8. środki służące do wykonania pracy

9. prawidłowość powiązań tego stanowiska z innymi stanowiskami

Metody zbierania informacji to: obserwacja bezpośrednia i pośrednia.

Obserwacje przeprowadzane są za pomocą fotografii dnia pracy. Polega ona na zapisywaniu wszystkich kolejnych czynności i czasów ich trwania. Do ich rejestracji służą formularze:

• karta obserwacji indywidualnej (kolejność, liczba, czas trwania czynności i technika pracy)

• karta przebiegu czynności (identyfikacja elementów pracy na danym stanowisku)

• karta zestawienia zużycia czasu (szeregowanie czynności i ich rozbicie na pracę przygotowawczą, główną i przerwy)

• karta zestawienia czynności (uporządkowane zestawienie przeniesione z kart obserwacji indywidualnej)

B) BADANIE PROCESÓW PRACY I PROCESÓW INFORMACYJNYCH

Proces pracy administracyjno-biurowej polega na zbieraniu informacji, rejestrowaniu ich, porządkowaniu, przetwarzaniu, selekcji, przekazywaniu i przechowywaniu.

Badanie obiegu informacji między jej użytkownikami charakteryzuje się następującą metodyką:

• wybór przedmiotu badania (ustalenie priorytetowych nośników informacji, które należy poddać analizie)

• rejestracja stanu aktualnego (graficzna rejestracja zdarzeń)

• analiza wybranego przebiegu

• projektowanie usprawnionego przebiegu

1. Wybór przedmiotu badania:

Metoda ABC opiera się ona na prawie "20-80". Mówi ono, że 20% różnorodnej zbiorowości reprezentuje 80% skumulowanej wartości badanej cechy. Metoda ta składa się z trzech kroków:

Po pierwsze, obserwuje się i rejestruje fakty. Trzeba również określić kryterium wyboru i podać jego wartość. Kryterium tym może być jedna cecha lub kilka (kryterium syntetyczne).

Po drugie, klasyfikuje się dane zgromadzone w pierwszym etapie: uporządkowanie elementów wg malejącej wartości cechy, skumulowanie wartości uprzednio uporządkowanych, skumulowanie liczby elementów, obliczenie skumulowanego procentu liczby tych elementów oraz skumulowanego procentu wartości cechy.

Po trzecie, należy wykreślić krzywą ABC. Jej kształt pozwala na wyróżnienie stref A, B, C. Proste wyznaczające strefy przeprowadza się w punktach wyraźnej zmiany spadku krzywej. Elementy znajdujące się w strefie A powinny być poddane analizie jako pierwsze.

Klasyfikacja danych w metodzie ABC

Kumulowana liczba elementów	Kumulowany % liczby elementów	Wartość cechy	Kumulowana wartość cechy	Kumulowany % wartości cechy
1	10	45	45	45
2	20	35	80	80
3	30	4,5	84,5	84,5
4	40	4	88,5	88,5
5	50	3,5	92	92
6	60	3	95	95
7	70	2,5	97,5	97,5
8	80	1	98,5	98,5
9	90	1	99,5	99,5
10	100	0,5	100	100

Krzywa ABC

Kumulowany

% wartości

cechy

Kumulowany % liczby elementów

2. Rejestracja stanu aktualnego:

Do rejestracji wykorzystuje się techniki graficznej rejestracji, reprezentujące różny stopień szczegółowości i przydatności.

Wykres Clark'a w prosty sposób rejestruje i wychwycenie strat czasu spowodowanych nieprzemyślanym przesyłaniem dokumentów.

Wykres rejestruje w b. szczegółowy sposób przepływ dokumentów Bernatene-Grüna między podmiotami. Łączy dany podmiot z rodzajem dokumentu i czynności wykonywanej na tym dokumencie.

Wykres Planus pozwala na śledzenie chronologicznej kolejności operacji w danym przebiegu.

Wykres Hijmansa wiąże obieg dokumentów ze stanowiskami pracy. Jest skomplikowany i w miarę wzrostu liczby dokumentów ta komplikacja rośnie.

Cel prowadzonych badań określa rodzaj zastosowanego wykresu, który z kolei wyznacza stopień szczegółowości rejestracji i elementy obiegu, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

3. Analiza wybranego przebiegu:

Analizę należy przeprowadzić z punktu widzenia trzech elementów:

• funkcji przebiegu

• struktury kosztów przebiegu

• zawartości informacji w poszczególnych dokumentach

Funkcja przebiegu to graficzny obraz drzewa zidentyfikowanych funkcji zewnętrznych i elementarnych. F. zewnętrzne są określane przez potrzeby lub ograniczenia środowiska. F. elementarne to czynności umożliwiające wykonanie zadania.

Strukturę kosztów realizacji funkcji uporządkowanych wg wielkości przedstawia tabela kosztów. Uzupełnieniem tabeli jest diagram kosztów. Koszty określa się po zastosowaniu wielu technik pomocniczych, np.: mierzenie czasu dla ustalenia kosztu robocizny.

Ocenę zawartości informacji w poszczególnych dokumentach dokonuje się w związku z założeniem, iż mamy usprawnić również nośniki informacji. Usprawnienia te powinny obejmować: eliminację zbędnych dokumentów, zastępowanie dokumentów sporządzanych odręcznie formularzami, oraz racjonalizację istniejących formularzy.

4. Projektowanie usprawnienia przebiegu

W tym etapie, opracowuje się warianty usprawnień stosując metody twórczego myślenia. Wybór ostatecznego wariantu zależy od wybranego kryterium oraz od ograniczeń istniejących w organizacji i w jej otoczeniu.

Dla przedstawienia usprawnionego obiegu dokumentów wykorzystujemy ponownie wykresy: Clark'a, Bernatene-Grüna, Planus i Hijmansa. Dla przedstawienia wielkości i struktury kosztów wykorzystujemy: tabelę kosztów i diagram kosztów. Całość uzupełniamy graficznymi projektami zracjonalizowanych nośników informacji.

C) BADANIE ROZPLANOWANIA LOKALU BIUROWEGO

Efektem tego badania ma być ustalenie takiego położenia stanowisk pracy, aby czas realizacji wszelkich procesów skrócić do minimum. Należy przy tym zbadać obieg dokumentów przez stanowisko pracy, odległości przebywane przez pracowników oraz częstotliwość powiązań między poszczególnymi komórkami i stanowiskami.

Drugie zagadnienie wymaga sporządzenia wykresu czasu i przestrzeni pokonywanej przez pracowników. Natomiast rozwiązanie trzeciego, pozwala na umieszczenie obok siebie współpracujących komórek lub stanowisk.

Technikami zbierania informacji i projektowania są: wykres przebiegu płaski, przestrzenny i sznurkowy oraz wszelkiego rodzaju modele i makiety.

D) NORMOWANIE PRACY ADMINISTRACYJNO-BIUROWEJ (*)

(*) to pełne i prawidłowe wykorzystanie personelu administracyjnego w zakresie realizowanych przez niego funkcji. Ma na celu zwiększenie efektywności pracy przez zapewnienie minimalnych nakładów na wykonanie niezbędnych funkcji zarządzania, normalnej intensywności pracy oraz optymalnych warunków organizacyjno-technicznych pracy.

Należy więc, przeprowadzić następujące etapy normowania pracy:

1. ocena stopnia trudności

2. wyznaczenie pracochłonności

3. ustalenie obsady etatowej

1. Ocena stopnia trudności pracy

Wykorzystuje się ją do stworzenia racjonalnej siatki płac i podziału pracy. Ogólny model oceny prac administracyjno-biurowych przedstawia się tak:

• określenie kryteriów oceny

• ustalenie max liczby punktów dla każdego kryterium

• opracowanie zasad przyznawania i wyważania punktów

• ustalenie wartości jednego punktu

• weryfikacja metody na podstawie wybranych stanowisk i zawodów

Przykładowe metody oceny to:

• Time-span of discretion (czasowa rozpiętość swobodnego działania)

• Paterson'a

• kart przewodnich do profilowania pracy

• czynnikowy model oceny pracy kierowniczej

2. Wyznaczanie pracochłonności pracy

Ma ono na celu ustalenie czasu zużytego na wykonanie danej czynności. Dotyczyć może tylko prac o podobnym charakterze, których treść, zakres i metody są ściśle ustalone (przygotowanie informacji, podejmowanie decyzji).

3. Ustalanie obsady etatowej

Etatyzacja może być wyznaczana wg funkcji zarządzania w ramach wydziałów działów stanowisk a także w przekroju zawodów. Może też być wyznaczana jako procentowy udział pracowników administracji w ogólnej liczbie personelu.

P.P. Masłow podaje równanie zależność liczebności pracowników administracyjnych od różnych czynników charakteryzujących zakres i pracochłonność odpowiednich prac.

Aby wykryć czynniki wpływające na zakres niezbędnych prac, ich nazewnictwo jest ustalane przez analizę logiczną tak, by żaden czynnik nie pokrywał się z innymi. Następnie sprawdza się zależności między wybranymi czynnikami a liczbą pracowników.

Inny sposób podaje G.E. Slezinger. Zakłada on, ze każda funkcja zarządzania składa się z: przygotowania informacji, decyzji oraz kierowania. Etatyzację dla każdej funkcji można wyliczyć z równań.

3

3

nikoleta naumowa

A

B

C

---