Zygmunt Wieczorek

Pracownik

administracyjno-

-biurowy

Organizacja pracy,

zagrożenia i szkolenia bhp

Vademecum BHP

Praca biurowa powszechnie postrzegana jest jako
lekka, pozbawiona w zasadzie czynników narażających
osoby, które ją wykonują, na uciążliwości czy nawet
zagrożenia dla ich życia i zdrowia. Opinia ta może
pokrywać się z rzeczywistością. Jednak jest tak tylko
wtedy, gdy stanowiska pracy biurowej zorganizowane
są nie tylko zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa,
ale również zasadami ergonomii. Zbyt często jeszcze
przy projektowaniu stanowiska pracy zasady ergonomii
są pomijane lub traktowane zupełnie marginalnie.
Jest to podejście z gruntu niewłaściwe.

W książce zostały omówione wymagania dotyczące
prawidłowej organizacji pomieszczeń i stanowisk pracy
biurowej oraz pomieszczeń higienicznosanitarnych
zarówno z punktu widzenia wymagań bezpieczeństwa
i higieny pracy, jak i zasad ergonomii.

Zaproponowane zostały również metody i narzędzia
ułatwiające kompleksową ocenę warunków pracy
pracowników administracyjno-biurowych oraz zagad-
nienia dotyczące szkoleń dla tej grupy pracowników.

ISBN 978-83-269-3272-4

Pr
ac
o

wnik administr

acy

jno-biur

o

w

y

UOH 16

cena: 99 zł

Zygmunt Wieczorek

PRACOWNIK

ADMINISTRACYJNO-BIUROWY

Organizacja pracy,

zagrożenia i szkolenia bhp

Autor:
Zygmunt Wieczorek

Wydawca: Rafał Kępka

Redaktor: Marek Kalman

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Projekt graficzny okładki: Piotr Fedorczyk

Skład i łamanie:

K. H. Kopeć

Drukarnia: MDruk

ISBN: 978-83-269-3272-4

Nakład: 200 sztuk

Cena brutto: 99 zł

Informacje i zamówienia:
e-mail: [e-mail]
infolinia: 22 518 29 29
faks: 22 617 60 10

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
ul. Łotewska 9A, 03-918 Warszawa
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy
Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł
tel.: [phone], faks: 22 617 60 10
© Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014

3

Spis treści

Wprowadzenie ................................................................................................ 09

Wymagania bhp dla pomieszczeń pracy biurowej ..................................... 12

Pomieszczenia i urządzenia higienicznosanitarne ..................................... 15

Oświetlenie ...................................................................................................... 18

Hałas ................................................................................................................. 20

Ogrzewanie ..................................................................................................... 22

Wentylacja, klimatyzacja ............................................................................... 25

Bakterie Legionella ................................................................................. 27

Instalacje i urządzenia elektryczne w pomieszczeniach biurowych ........ 28

Ochrona przeciwpożarowa pomieszczeń administracyjno-biurowych .. 32

Czynności zabronione w pomieszczeniach administracyjno-
-biurowych w zakresie ochrony przeciwpożarowej ................................... 32

Ergonomia w organizacji stanowisk przy pracy biurowej ......................... 32

Czynniki ergonomiczne kształtujące stanowisko pracy ............................ 34

Organizacja i wyposażenie stanowiska pracy biurowej w aspekcie
ergonomii ........................................................................................................ 38

Siedzisko .................................................................................................. 39

Podnóżek ................................................................................................. 40

Poziom płaszczyzny pracy w pozycji siedzącej .................................. 40

Pole widzenia .......................................................................................... 40

Przygotowanie stanowiska pracy biurowej w aspekcie ergonomii ... 40

4

PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY

Ocena warunków pracy na stanowiskach pracy biurowej ........................ 44

Listy kontrolne ................................................................................................ 47

Ocena ryzyka zawodowego ........................................................................... 86

Dokumentowanie ryzyka zawodowego ............................................... 90

Informowanie o ryzyku zawodowym .................................................. 90

Ocena zagrożeń i ryzyka zawodowego pracownika zatrudnionego
przy obsłudze komputera ...................................................................... 92

Karta oceny ryzyka zawodowego ......................................................... 96

Ogólne wymagania dotyczące szkoleń w dziedzinie bhp .......................... 99

Zasady szkolenia w dziedzinie bhp pracowników biurowych ................ 100

Cele szkolenia ....................................................................................... 100

Organizatorzy szkolenia ...................................................................... 101

Formy szkolenia ................................................................................... 102

Ramowe programy szkolenia ...................................................................... 103

Ramowy program instruktażu ogólnego .......................................... 104

Ramowy program instruktażu stanowiskowego .............................. 106

Ramowy program szkolenia okresowego pracowników
administracyjno-biurowych ............................................................... 109

Instruktaż ogólny pracowników biurowych ............................................. 112

Instruktaż stanowiskowy pracowników biurowych ................................. 115

Szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych ............ 117

Zwolnienia z odbycia pierwszego po rozpoczęciu pracy szkolenia
okresowego .................................................................................................... 118

Egzaminy ....................................................................................................... 119

Dokumentowanie odbycia przez pracowników szkoleń w dziedzinie
bhp .................................................................................................................. 119

Materiały pomocnicze do szkoleń w dziedzinie bhp pracowników
administracyjno-biurowych ........................................................................ 127

5

Spis treści

Odpowiedzialność i obowiązki pracodawcy ............................................. 127

Obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność pracownika ..................... 129

Profi laktyczna ochrona zdrowia ................................................................. 130

Wypadki przy pracy i choroby zawodowe ................................................ 131

Wymagania bhp dla pomieszczeń pracy biurowej ................................... 131

Ergonomia stanowiska biurowego ............................................................. 132

Wymagania bezpieczeństwa pracy przy obsłudze wybranych
urządzeń biurowych ..................................................................................... 132

Monitory ekranowe .............................................................................. 133

Kserokopiarki ....................................................................................... 135

Niszczarki dokumentów ...................................................................... 137

Bindownice ........................................................................................... 138

Klimatyzatory ....................................................................................... 140

Zasady postępowania w razie wypadku – pierwsza pomoc
przedmedyczna ............................................................................................. 140

Urazy głowy .......................................................................................... 141

Urazy klatki piersiowej ........................................................................ 141

Urazy kręgosłupa .................................................................................. 142

Urazy kończyn ...................................................................................... 143

Porażenie prądem elektrycznym ........................................................ 143

Ochrona przeciwpożarowa ................................................................. 144

Zasady postępowania na wypadek powstania pożaru .................... 144

Bibliografi a .................................................................................................... 160

Akty prawne .......................................................................................... 160

Polskie Normy ...................................................................................... 160

Literatura ............................................................................................... 161

Internet .................................................................................................. 161

Tabele

Tabela 1. Eksploatacyjne natężenie oświetlenia w biurach ....................... 19

Tabela 2. Dopuszczalne poziomy dźwięku w wybranych
pomieszczeniach biurowych ......................................................................... 21

Tabela 3. Temperatury obliczeniowe wybranych ogrzewanych
pomieszczeń .................................................................................................... 23

Tabela 4. Rodzaje ochron przeciwporażeniowych ..................................... 30

Tabela 5. Klasyfi kacja rodzajów pracy według całkowitego dobowego
wydatku energetycznego ............................................................................... 37

Tabela 6. Ocena obciążenia statycznego przy typowych dla pracy
biurowej pozycjach ciała ................................................................................ 37

Tabela 7. Niewłaściwa pozycja biurowa i prawdopodobne
dolegliwości ..................................................................................................... 39

Tabela 8. Szacowanie ryzyka zawodowego w skali trójstopniowej .......... 87

Tabela 9. Szacowanie ryzyka w skali pięciostopniowej .............................. 87

Tabela 10. Dopuszczalność ryzyka zawodowego w skali
trójstopniowej ................................................................................................. 88

Tabela 11. Dopuszczalność ryzyka zawodowego w skali
pięciostopniowej ............................................................................................. 89

Tabela 12. Ramowy program szkolenia (instruktażu ogólnego) ............ 104

Tabela 13. Ramowy program szkolenia (instruktażu
stanowiskowego) .......................................................................................... 107

Tabela 14. Ramowy program szkolenia okresowego pracowników
administracyjno-biurowych ........................................................................ 110

Tabela 15. Program instruktażu ogólnego dla pracowników wydziału
księgowości (przykład) ................................................................................ 112

Tabela 16. Program instruktażu ogólnego dla pracowników wydziału
administracyjnego (przykład) ..................................................................... 114

Tabela 17. Program instruktażu stanowiskowego dla pracowników
biura obsługi klienta w banku (przykład) ................................................. 116

7

Spis treści

Przykłady

Przykład 1. Organizacja stanowisk pracy z komputerem ......................... 41

Przykład 2. Przykładowy formularz oceny stanowisk pracy biurowej .... 48

Przykład 3. Lista kontrolna dla stanowisk pracy biurowej
wyposażonych w monitory ekranowe ......................................................... 75

Przykład 4. Ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy referenta
ds. administracyjno-biurowych wyposażonym w komputer ................... 93

Przykład 5. Zwolnienia z odbycia szkolenia okresowego 1 ..................... 118

Przykład 6. Zwolnienia z odbycia szkolenia okresowego 2 ..................... 118

Przykład 7. Egzaminy ................................................................................... 119

Przykład 8. Sposób wypełniania karty szkolenia wstępnego
w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy ............................................ 124

Przykład 9. Sposób wypełniania zaświadczenia o ukończeniu
szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy .......................... 125

Wzory

Wzór 1. Informacja pracodawcy o ryzyku zawodowym związanym
z pracą w zakładzie ......................................................................................... 91

Wzór 2. Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa
i higieny pracy ............................................................................................... 120

Wzór 3. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie
bezpieczeństwa i higieny pracy ................................................................... 122

Akty prawne

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie
bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych
w monitory ekranowe .................................................................................. 146

Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu prac szczególnie
uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet ..................................... 153

8

PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY

9

Wprowadzenie

Wprowadzenie

Stanowiska pracy biurowej tworzone są we wszystkich przedsiębiorstwach
państwowych i prywatnych. Ten typ pracy dominuje w administracji pań-
stwowej i samorządowej, bankach, giełdach, firmach ubezpieczeniowych,
informatycznych, kancelariach prawniczych, notarialnych, podatkowych,
doradczych itp. Natomiast w firmach produkcyjnych, usługowych czy han-
dlowych prace administracyjno-biurowe pełnią niezbędne funkcje usługowe
w stosunku do działalności podstawowej.
Praca biurowa powszechnie postrzegana jest jako lekka, pozbawiona w za-
sadzie czynników narażających osoby, które ją wykonują, na uciążliwości
czy nawet zagrożenia dla ich życia i zdrowia. Opinia ta może pokrywać się
z rzeczywistością. Jednak ma to miejsce tylko wtedy, gdy stanowiska pracy
biurowej zorganizowane są nie tylko zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa,
ale również zasadami ergonomii. Zbyt często jeszcze przy projektowaniu
stanowiska pracy zasady ergonomii są pomijane lub traktowane zupełnie
marginalnie. Jest to podejście z gruntu niewłaściwe.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy czynniki występujące
w procesach pracy zostały podzielone na:

z

niebezpieczne – to czynniki, których oddziaływanie na pracującego
prowadzi lub może prowadzić do urazu lub innego istotnego natychmia-
stowego pogorszenia stanu jego zdrowia bądź śmierci,

z

szkodliwe i uciążliwe – to czynniki, których oddziaływanie na pracu-
jącego prowadzi lub może prowadzić do schorzenia lub obniżenia jego
sprawności fizycznej i psychicznej.

W zależności od charakteru oddziaływania na człowieka czynniki środo-
wiska pracy na stanowiskach pracy, w tym również pracy biurowej, można
podzielić na:

10

PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY

z

fizyczne, np. elementy urządzeń technicznych znajdujące się w ruchu,
prąd elektryczny, powierzchnie, na których możliwy jest upadek,

z

chemiczne, np. substancje i preparaty toksyczne, drażniące, uczulające,

z

biologiczne, np. bakterie, wirusy, grzyby,

z

psychofizyczne, np. obciążenia fizyczne statyczne i dynamiczne (np.
długotrwała praca w wymuszonej pozycji), umysłowe (np. obciążenie
psychonerwowe).

Podstawowe czynniki niebezpieczne i szkodliwe oraz związane z nimi za-
grożenia i uciążliwości występujące w biurach to:

z

prąd elektryczny – porażenie prądem zasilającym urządzenia biurowe
(komputery, kserokopiarki), urządzenia oświetleniowe i grzewczo-wenty-
lacyjne (lampy stołowe, wentylatory, dmuchawy), przedłużacze, przewody,
gniazda i wtyczki, tablice bezpiecznikowe,

z

ruchome elementy urządzeń biurowych, w tym wentylatorów, kseroko-
piarek, niszczarek dokumentów,

z

powierzchnie, na których możliwy jest upadek pracownika – uszkodzone
podłogi i wykładziny, progi, zawilgocone posadzki z terakoty, układanie
i zdejmowanie materiałów z regałów i półek bez bezpośredniego dostępu
z poziomu podłogi,

z

środki chemiczne – drażniące, uczulające środki czystości, dezynfekcyjne,
bakteriobójcze,

z

przemieszczanie przedmiotów ciężkich – np. komputerów, kopiarek,
mebli biurowych,

z

powierzchnia i kubatura pomieszczeń i miejsc pracy – pomieszczenia
zbyt ciasne, za niskie,

z

temperatura, wilgotność, ruch powietrza w pomieszczeniach pracy – brak
wentylacji naturalnej, ogrzewania zapewniającego właściwą temperaturę,

z

oświetlenie – brak oświetlenia dziennego, niewłaściwe natężenie oświe-
tlenia sztucznego,

z

hałas w miejscu pracy – np. pochodzący ze źródeł zewnętrznych oraz
wewnętrznych urządzeń biurowych, w szczególności instalacji i urządzeń
wentylacyjnych,

z

zagrożenie pożarowe – zaprószenie ognia, stosowanie prowizorycznie
podłączonych urządzeń elektrycznych, pozostawienie bez nadzoru włą-
czonych urządzeń zasilanych energią elektryczną,

11

Wprowadzenie

z

obciążenia fizyczne – niestosowanie zasad ergonomii w organizacji i wy-
posażeniu stanowisk pracy, w tym nieregulowane, niedostosowane do
wzrostu pracownika siedzisko i stół na stanowisku pracy, wymuszona
pozycja ciała,

z

obciążenia nerwowo-psychiczne – nadmierne obciążenie umysłu, ob-
ciążenia emocjonalne.

Jednym z podstawowych warunków, które należy spełnić, by pracownicy
biurowi byli w jak najmniejszym stopniu narażeni na uciążliwości pracy
oraz oddziaływanie różnorodnych czynników zagrażających ich zdrowiu,
a niekiedy nawet życiu, jest zorganizowanie stanowisk ich pracy zgodnie nie
tylko z wymaganiami bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również z zasadami
ergonomii.

Przy organizacji i wykonywaniu pracy, w tym również biurowej, główna uwaga
skupiona jest na spełnieniu wymagań bezpieczeństwa i higieny. Wynika to
przede wszystkim z tego, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan
bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Ma obowiązek chronić
zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicz-
nych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki
i techniki. W szczególności pracodawca powinien:

z

organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne
warunki pracy,

z

zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpie-
czeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym
zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń.

Wprawdzie prawo pracy wymaga również, by stanowiska pracy były urządzone
stosownie do rodzaju wykonywanych na nich czynności oraz psychofizycz-
nych właściwości pracowników, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, to
jednak nie precyzuje tych wymagań. Dlatego zbyt często jeszcze się zdarza,
że przy organizacji stanowiska pracy biurowej pomija się zasady ergonomii
lub traktuje je całkowicie marginalnie.

Natomiast wszechstronna analiza warunków pracy pracowników biurowych
dowodzi, że stosowanie zasad ergonomii ma znaczący wpływ również na:

12

PRACOWNIK ADMINISTRACYJNO-BIUROWY

z

zmniejszenie ryzyka zawodowego i wypadkowości,

z

poprawę samopoczucia i zdrowia pracowników,

z

zwiększenie wydajności pracowników,

z

zmniejszenie kosztów absencji, a tym samym kosztów działania firmy,

z

kreatywne myślenie pracowników.

Dalej zostaną omówione wymagania dotyczące prawidłowej organizacji
pomieszczeń i stanowisk pracy biurowej oraz pomieszczeń higienicznosa-
nitarnych zarówno z punktu widzenia wymagań bezpieczeństwa i higieny
pracy, jak i zasad ergonomii.

Zaproponowane zostaną również metody i narzędzia ułatwiające komplek-
sową ocenę warunków pracy pracowników administracyjno-biurowych.
Przedstawimy także zagadnienia dotyczące szkoleń pracowników
administracyjno-biurowych i ocenę ryzyka zawodowego na tych sta-
nowiskach.

Wymagania bhp

dla pomieszczeń pracy biurowej

Pomieszczenia pracy to pomieszczenia przeznaczone na pobyt pracowni-
ków, w których wykonywana jest praca. Nie uważa się za przeznaczone na
pobyt pracowników pomieszczeń, w których łączny czas przebywania tych
samych pracowników w ciągu jednej zmiany roboczej jest krótszy niż 2 go-
dziny, a wykonywane czynności mają charakter dorywczy bądź praca polega
na krótkotrwałym przebywaniu związanym z dozorem albo konserwacją
urządzeń lub utrzymaniem czystości i porządku. 

Pomieszczenia pracy biurowej i ich wyposażenie powinny zapewniać pra-
cownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W pomieszczeniach tych
należy zapewnić oświetlenie naturalne i sztuczne, odpowiednią temperaturę,
wymianę powietrza oraz zabezpieczenie przed wilgocią, niekorzystnymi
warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem, a także innymi czynnikami
szkodliwymi dla zdrowia i uciążliwościami.