Organizacja pracy biurowej.
Istota każdej organizacji, nie zależnie od jej przeznaczenia, polega na sprawnym
współdziałaniu elementów składowych przyczyniającym się do powodzenia prowadzonej działalności.
Biorąc pod uwagę różnorodność zadań, jakimi zajmują się jednostki organizacyjne, nieunikniony jest podział pracy. Podział pracy polega na delegowaniu zadań pomiędzy jednostki organizacyjne, a następnie na odpowiednie części (zadania cząstkowe). Zadania cząstkowe przydziela się do wykonania jednemu lub grupie pracowników. W ten sposób tworzą się określone stanowiska pracy lub komórki organizacyjne, różniące się przydzielonymi zadaniami.
Stanowisko pracy to odpowiednio wyposażone pomieszczenie do pracy, w którym pracownik wykonuje określone zadania. Stanowiska pracy o podobnych zadaniach łączy się w komórki organizacyjne, nad którymi są zwierzchnicy kierujący wyznaczoną grupą pracowników. Komórka organizacyjna stanowi więc grupę lub zespół stanowisk pracy wyposażonych w odpowiednie środki, kierowanych przez jednego zwierzchnika, wykonujących określone zadania. Pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi powstają więzi organizacyjne, czyli zależności i powiązania. W ten sposób powstaje struktura organizacyjna danej jednostki organizacyjnej.
Struktura organizacyjna każdej jednostki organizacyjnej określa:
stanowiska kierujące i organy zarządzające,
zakres działania komórek i stanowisk,
komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy,
więzi organizacyjne pomiędzy organami, stanowiskami kierowniczymi i samodzielnymi oraz komórkami.
Poza zarządzaniem i kierowaniem nie można pominąć prac administracyjnych, pomagających w kierowaniu i zarządzaniu. Mają one charakter pracy biurowej, wykonywanej przez pracowników odpowiednio do niej przygotowanych. Pracę administracyjną w jednostkach organizacyjnych wykonują organy zarządzające, kierownicy działów, komórki organizacyjne i samodzielne (sekretarki). Są jednak jednostki organizacyjne, np. urzędy, ale również inne jednostki, m.in. instytucje finansowe, sądy, biura adwokackie i notarialne, których działalność w całości lub w większości polega na pracy administracyjnej.
Czynności administracyjno-biurowe wykonywane są w biurze, które jest odpowiednio przystosowane i wyposażone z przeznaczeniem do opracowywania przez pracowników informacji niezbędnych do podjęcia decyzji, sporządzania różnego rodzaju pism, raportów i dokumentów, zbierania informacji dotyczących zakresu działania danej instytucji, klasyfikowania, rejestrowania i przechowywania. Przykładem biura są takie komórki, jak: dział planowania, dział finansowo-księgowy, dział zbytu, dział transportu lub komórki wchodzące w skład wydziału lub działu, np. sekcja płac, referat szkolenia itp. Prace biurowe związane są z przyjmowaniem informacji z zewnątrz, jej obiegiem wewnątrz biura, przechowywaniem, przetwarzaniem i wysyłaniem jej na zewnątrz to typowe czynności administracyjno-biurowe i polegają na:
liczeniu, rejestrowaniu, pisaniu,
prowadzeniu i opracowywaniu korespondencji,
sporządzaniu dokumentów,
powielaniu i kopiowaniu dokumentów,
gromadzeniu, klasyfikowaniu i przechowywaniu dokumentów, opracowywaniu materiałów wewnętrznych, np. notatek, sprawozdań statystycznych. (...)
Obieg informacji
Ze względu na kierunki obiegu informacji wyróżnia się informacje biegnące: ku dołowi (do wykonawców), na tym samym poziomie (do współpartnerów, współwykonawców), ku górze (do zwierzchników).
Wyróżnia się trzy drogi przekazywania i otrzymywania informacji:
informacje formalne, uzyskane drogą służbową w sposób uregulowany odrębnymi przepisami, np. poprzez regulaminy, zarządzenia, instrukcje,
informacje półformalne, uzyskane drogą formalną poprzez osobiste kontakty pomiędzy informatorami,
informacje nieformalne, uzyskane okazjonalnie, np. poprzez plotki.
We wszystkich jednostkach organizacyjnych są organy (osoby) upoważnione do podejmowania decyzji oraz aparat pomocniczy, przygotowujący informacje przydatne do podjęcia decyzji oraz aparat wykonawczy, który zajmuje się realizacją decyzji. Podstawę stanowi informacja pomagająca w podjęciu decyzji przez kierownika, który na podstawie otrzymanych informacji podejmuje decyzje.(...)
CELE I CHARAKTER PRACY BIUROWEJ
Najważniejsze cechy pracy wynikają z celu, w jakim jest wykonywana i produktu, który ma być jej wynikiem. Celem pracy biurowej jest zbieranie i przetwarzanie informacji; są to jednocześnie czynności charakteryzujące proces tej pracy. Produkty mają charakter niematerialny, co w epoce industrialnej nadawało pracy biurowej charakter usługowy, mało ważny. Obecnie praca biurowa przekształca się coraz wyraźniej z nieprodukcyjnej obsługi produkcji czy administracji w gałąź zatrudnienia wytwarzającą wprawdzie niematerialne produkty, jakimi są informacje, ważne jednak z ekonomicznego punktu widzenia.
W tym pojęciu mieszczą się też produkty pracy, zwanej tradycyjnie pracą biurową. Praca biurowa straciła charakter pracy odtwórczej, stała się kreatywna i decyzyjna. Zbieranie, przetwarzanie informacji jest podstawą decyzji, prognoz, ma wpływ na obieranie kierunków rozwoju społecznego i ekonomicznego w makro- i mikroskali, przez środki przekazu kształtujące opinię społeczną, w poszczególnych firmach i na szczeblu międzypaństwowym. W coraz większym stopniu ekonomiczny postęp świata zależy od niematerialnych produktów działalności człowieka.
O możliwościach przekształcania informacji w ważne ekonomicznie narzędzie i produkt zadecydował rozwój informatyki, który umożliwił operowanie informacją na niespotykaną skalę i z niespotykaną szybkością, która decyduje obecnie o skutkach działań ekonomicznych oraz o konkurencyjności firm.
Rewolucja informatyczna przyczyniła się nie tylko do zmiany możliwości operowania informacją; komputery przejęły wykonywanie żmudnych, rutynowych prac, zastępując tysiące pracowników, o niższych kwalifikacjach. Spowodowała ona wzrost zapotrzebowania na pracowników mających wysokie kwalifikacje i wiedzę w szerszym zakresie, nie tylko prawną, ekonomiczną, ale również techniczną, konieczną do programowania i obsługi mediów elektronicznych.
Podniosło to rangę pracy biurowej i pociągnęło za sobą zmianę wymagań kadrowych. Wymusza podnoszenie kwalifikacji, nieustanne dokształcanie i zmianę materialnych i organizacyjnych warunków pracy biurowej w kierunku optymalizacji warunków pracy, umożliwiającej intensywną, twórczą pracę umysłową.
Obecnie terminem „praca biurowa” obejmuje się różnorodne zawody związane z pracą umysłową o różnym stopniu skomplikowania, od prostych rutynowych prac, nie wymagających dużego intelektualnego zaangażowania - do prac twórczych, o dużym stopniu odpowiedzialności.
Dla tak różnego zakresu prac umysłowych potrzebne są różne warunki pracy. http://www.ciop.pl/5889.html
Biuro i praca biurowa
Biuro jest to odpowiednio przystosowane i wyposażone pomieszczenie przeznaczone do:
opracowywania przez pracowników informacji niezbędnych do podjęcia decyzji,
sporządzania różnego rodzaju dokumentów i pism,
zbierania informacji dotyczących zakresu działania danej instytucji, ich rejestrowania, klasyfikowania i przechowywania.
4
Biuro i praca biurowa
Czynności biurowe związane są z przyjmowaniem informacji z zewnątrz, jej obiegiem wewnątrz biura, przechowywaniem, przetwarzaniem i wysyłaniem jej na zewnątrz.
Praca biurowa to zespół czynności technicznych występujących w procesie obiegu informacji; służąca do celów zarządzania.
Praca administracyjno-biurowa pełni rolę usługową w stosunku do każdej działalności podstawowej: produkcyjnej, handlowej i usługowej.
Biuro i praca biurowa
W administracji państwowej i samorządowej prace administracyjno-biurowe stanowią działalność podstawową. Uzyskane przez biuro
informacje, odpowiednio
przetworzone stanowią
podstawę do
podejmowania decyzji
związanych z
zarządzaniem daną
jednostką organizacyjną.
Biuro i praca biurowa
Usprawnienia dotyczące organizacji pracy biurowej to:
doskonalenie przepisów regulujących tryb załatwiania spraw,
usprawnianie struktur organizacyjnych jednostek i komórek organizacyjnych,
doskonalenie metod pracy biurowej,
zastosowanie doskonalszej organizacji pracy kierowniczej,
zastosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej,
racjonalizowanie gospodarki budynkami i pomieszczeniami biurowymi.
7
Informacja w pracy biurowej
INFORMACJA:
To każda wiadomość tworząca wiedzę odzwierciedlającą procesy i zdarzenia zachodzące w otoczeniu.
8
Informacja w pracy biurowej
CECHY INFORMACJI:
Aktualna
Rzetelna
Dokładna
Jasna
Zwięzła
Wyczerpująca
Szybka
Terminowo dostarczona
Informacja w pracy biurowej
RODZAJE INFORMACJI:
Pierwotne - nie podlegające rejestracji
Pierwotne rejestrowane - np.rejestr wpływu
Przetwarzane z informacji pierwotnych
Sprawozdawcze - np. sprawozdania, protokoły
10
RODZAJE INFORMACJI POD WZGLĘDEM SPOSOBU PRZEKAZU:
Ustne
Pisemne
Telefoniczne
Informacja w pracy biurowej
11
Informacja w pracy biurowej
Forma przekazu informacji:
Pośrednio - poprzez inne osoby
Bezpośrednio - w cztery oczy
12
Drogi przekazywania i otrzymywania informacji:
Informacje formalne - uzyskane drogą służbową w sposób uregulowany przepisami
Informacje półformalne - uzyskane drogą formalną poprzez osobiste kontakty
Informacje nieformalne - uzyskane okazjonalnie
Informacje przetwarzane z informacji aktualnie zdobytych zawierają wnioski, decyzje
Informacja w pracy biurowej
13
Informacja w pracy biurowej
INFORMACJE:
Przekazywane są pionowo i poziomo
Przechowywane są w archiwach i registraturach
14
Pismo - dokument biurowy
PISMO
To myśl lub zespół myśli wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.
15
Pismo - dokument biurowy
Części składowe pisma:
Nagłówek
Adresat
Znaki powoławcze
Określenie podmiotu sprawy,
której pismo dotyczy
Treść korespondencji
Podpisy osób upoważnionych
do podpisywania pisma
16
Pismo - dokument biurowy
Rodzaje i formy pism:
ze względu na treść (pisma informacyjne i pisma przekonywujące),
ze względu na wygląd (blankiety specjalne, blankiety korespondencyjne, formularze),
ze względu na miejsce powstania dokumentu (zewnętrzne, wewnętrzne),
ze względu na pilność spraw (zwykłe, pilne, terminowe),
ze względu na jawność (pisma jawne, tajne, poufne).
17
Pismo - dokument biurowy
Układy graficzne pism:
Układ blokowy
Układ a linea
Układ mieszany
18
Pismo - dokument biurowy
Części składowe treści pisma:
WPROWADZENIE - część wstępna,
CZĘŚĆ GŁÓWNA - przedstawienie zagadnienia
(osnowa w decyzjach administracyjnych),
CZĘŚĆ PRZEKONYWUJĄCA - uzasadnienie,
WNIOSKI.
19
Pisma związane z postępowaniem administracyjnym
A. Podanie
jest pismem skierowanym do organu administracji państwowej lub do innej jednostki organizacyjnej, z prośbą lub żądaniem w określonej sprawie, np. zmiana nazwiska, dzierżawa terenu itp. Podanie musi być wniesione ustnie, telefonicznie lub pisemnie.
20
A. Podanie
Podanie powinno zawierać:
imię i nazwisko oraz dokładny adres składającego podanie
miejscowość i datę sporządzenia
zwięzłe określenie przedmiotu sprawy
treść zawierającą wyszczególnione prośby, żądania lub skargi
uzasadnienie
podpis składającego podanie lub osoby upoważnionej
załączniki potwierdzające uzasadnienie podania.
21
B. Decyzja
Załatwienie sprawy polega na wydaniu przez organ administracji państwowej, do którego wpłynęło podanie, decyzji rozstrzygającej sprawę w części lub całości. Sprawa winna być załatwiona nie później niż w ciągu 2 miesięcy od daty wszczęcia postępowania.
22
B. Decyzja
Decyzja powinna zawierać:
oznaczenie organu administracji państwowej, który wydaje decyzję
oznaczenie strony (stron), której (których) decyzja dotyczy
podanie podstawy prawnej przez wskazanie przepisu
osnowę decyzji (rozstrzygnięcie istoty sprawy)
faktyczne i prawne uzasadnienie
pouczenie o prawie odwołania się od wydanej decyzji
podpis uprawnionego do wydania decyzji z podaniem jego imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego
datę wydania decyzji.
23
C. Odwołanie
Odwołanie wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Z odwołania musi wynikać, że strona nie jest zadowolona z wydanej decyzji. Odwołanie sporządza się według tych samych zasad co podanie. Ponadto powinno ono zawierać znak powoławczy i datę zaskarżonej decyzji oraz oznaczenie organu, który ją wydał.
24
D. Decyzja odwoławcza
Decyzja odwoławcza
jest odpowiedzią na odwołanie. Sporządza ją organ odwoławczy. Powinna ona zawierać m.in.:
oznaczenie organu pierwszej instancji, który wydał zaskarżoną decyzję,
powołanie się na datę, znaki powoławcze i zwięzłe określenie przedmiotu sprawy zaskarżonej decyzji.
25
Akty ogólne
Akty ogólne
dzielimy na: normatywne i ogólne pozaustawowe.
Wydane są na podstawie i w celu wykonania ustaw i ustawowych aktów wykonawczych. Akty ogólne pozaustawowe nie stanowią norm prawnych, lecz mają na celu wydanie określonych przepisów.
Przykłady aktów ogólnych: zarządzenia, okólniki, pisma okólne, instrukcje, regulaminy.
26
Akty ogólne
Treść aktu ogólnego powinna być usystematyzowana w następującej kolejności: przepisy ogólne, przepisy szczegółowe, przepisy przejściowe, przepisy końcowe.
W przepisach ogólnych określa się zakres spraw normowanych aktem lub zakres spraw wyłączonych spod jego działania.
Przepisy szczegółowe zawierają treść normującą przedmiot aktu ujętą w kilka lub kilkanaście paragrafów, ustępów lub punktów.
27
Akty ogólne
Przepisy przejściowe normują niektóre sprawy powstałe na styku przepisów uchylonych i nowych.
Przepisy końcowe umieszczone są w treści aktu ogólnego w następującej kolejności: przepisy o wykonaniu aktu, przepisy uchylające, przepisy o wejściu aktu w życie.
Środki techniczne pracy biurowej
Środki techniczne
mają duże znaczenie w pracy biurowej, gdyż ją ułatwiają i przyspieszają oraz przyczyniają się do zwiększenia jakości i wydajności pracy.
30
Projektory multimedialne
Doskonała kombinacja przenośności, mocy oraz cech prezentacyjnych, rozdzielczość XGA zapewnia ostre, niezwykle wyraźne obrazy za każdym razem. Projekcja z siłą 1000 ANSI lumenów czyni z tego modelu niezastąpiony projektor w biurze i podróży.
31
Wizualizery
Wizualizery - kamery do dokumentów
Wizualizery 3M są prostymi w użyciu opcjonalnymi urządzeniami współpracującymi z projektorami multimedialnymi 3M. Dzięki nim dodasz nowy
wymiar do swoich
prezentacji poprzez
możliwość pokazania
szczegółów zarówno
płaskich, jak i
trójwymiarowych
przedmiotów, a nawet
żywych obiektów.
32
Rzutniki pisma
Profesjonalne prezentacje - doskonałe, bogato wyposażone urządzenie dla często podróżujących prezenterów gwarantuje udane, profesjonalne prezentacje w każdym miejscu i o każdej porze.
Oszczędność kosztów i przejrzystość obrazu - Model ten po złożeniu ramienia ma formę nesesera. Wyposażony jest w układ trójsoczewkowy pozwalający na przedstawienie jak największej liczby szczegółów.
33
Środki łączności
telefony
łącznice konferencyjne
urządzenia bezprzewodowe
teleksy
telefaksy
wideofony
systemy przywoławcze
34
Telefony
Aparaty telefoniczne głośno mówiące z automatycznym wyborem abonenta usprawniają łączność. Do rejestracji rozmów telefonicznych służy automatyczna sekretarka. Informacje zarejestrowane stanowią tzw. pocztę głosową.
35
Telefaksy
Wykorzystują one
sieć telefoniczną
do przekazywania wiadomości
w formie obrazków.
Obraz jest przesuwany przed skanerem, przetwarzając go na sygnały elektryczne przesyłane linią telefoniczną do odbiornika, który przetwarza je ponownie w obraz.
36
Wideofony
Wideofony
są to aparaty telefoniczne wyposażone w małe ekrany telewizyjne. Osoby przeprowadzające rozmowę za pomocą wideofonów widzą się wzajemnie na ekranach znajdujących się przy aparatach.
37
Środki do liczenia
maszyny
do liczenia
komputery
38
Środki ewidencyjne
kartoteki
tablice informacyjne
notesy komputerowe
laptopy
39
Środki do reprografii
Reprografia
jest technologią produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków komunikacji wizualnej, służącej głównie do czynności handlowych i administracyjnych.
powielacze
kopiarki
drukarki
risografy
40
Kopiarki
Technika kopiowania kserograficznego odbywa się za pomocą kopiowania elektrostatycznego. Jest to metoda najnowocześniejsza do szybkiego, taniego i dobrego jakościowo pozyskiwania kopii.
41
Kopiarki
Przy zastosowaniu tej metody kopiować można wszystko:
teksty pisane ręcznie lub maszynowo,
rysunki sporządzone na kalce technicznej i folii,
zdjęcia.
42
Drukarki
Drukarki
umożliwiają przeniesienie tekstu i grafiki z komputera na papier. W biurach używane są:
drukarki igłowe,
drukarki laserowe,
drukarki termiczne,
drukarki atramentowe.
43
Risografy
Technika risografii
jest połączeniem techniki kserograficznej i druku offsetowego. Największą zaletą tej metody jest możliwość uzyskiwania 130 kopii na minutę.
Risograf pozwala na uzyskanie kopii
w szybkim tempie,
w dużej liczbie,
po niskich kosztach,
przy pełnej
automatyzacji.
44
Środki do pisania
maszyny do pisania,
komputery
45
Środki do mierzenia
zegary
środki optyczne i dźwiękowe
miary
wagi
46
Środki pomocnicze pracy biurowej
Papier biurowy
Środki do kontroli terminów
Środki do przechowywania
dokumentów
47
Papier biurowy
Papier biurowy
do wszystkich urządzeń biurowych uwzględniając jego rodzaj, gramaturę, format, klasę, barwę i powierzchnię.
48
Środki do przechowywania dokumentów
Środki do przechowywania dokumentów
np. teczki, segregatory, obwoluty, pojemniki nośników multimedialnych informacji itp.
49
Środki do kontroli terminów
Środki do kontroli terminów
teczki terminarzowe, formularze, skorowidze, kalki, koperty oraz przybory biurowe jak dziurkacze, datowniki, zszywacze, przybory piśmienne, taśmy klejące, gilotyny do papieru, bloczki samoprzylepne, pojemniki na papier i wiele innych.
28
opracowanie Cassie Sunstar