ZEBRANIA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej


ZEBRANIA - definicja

ZEBRANIA - są praktycznym środkiem do tworzenia poczucia tożsamości i utrwalania dobrych stosunków wewnątrz grupy, która nie ma możliwości codziennych spotkań. Są również dobrą okazją do wymiany wiedzy i doświadczeń.

Podstawowe cele zebrania:

Zebrania powinny:

Formy zebrań:

1. odprawa - krótkie spotkanie o charakterze wewnętrznym,trwające 15-60 min.

2. narada - około 60-minutowe spotkanie wewnętrzne

3. seminarium - jest to forma szkolenia

4. sympozjum - zebranie specjalistów z określonej dziedziny wiedzy

Prace poprzedzające zebranie:

1. ustalenie celu zebrania, jego terminu oraz tematu do referowania

2. ustalenie listy uczestników zebrania i osób referujących

3. zaproszenie osób referujących, ustalenie tematu wystąpienia oraz czasu potrzebnego na jego zreferowanie

4. wynajęcie sali konferencyjnej

5. ustalenie porządku obrad

6. przygotowanie materiałów dla uczestników oraz rozesłanie ich

7. przygotowanie zaproszeń oraz ich rozesłanie

8. wysłanie uczestnikom spotkania:

- wykazu literatury

- treści sprawozdania

- porządku obrad (jeżeli nie został wydrukowany w zaproszeniu)

Zaproszenie powinno zawierać:

Porządek obrad:

I. Wstęp:

1) otwarcie obrad

2) wybór przewodniczącego, prezydium składającego się z 3-5 osób

3) odczytanie protokołu z ostatniego zebrania, głosowanie za przyjęciem protokołu lub jego odrzuceniem

4) powołanie komisji mandatowej, skrutacyjnej, wyborczej i wnioskowej

II. Rozwinięcie:

1) czytanie sprawozdań

2) wygłaszanie referatów

3) dyskusja oraz zgłaszanie wolnych wniosków

III. Wnioski, uchwały:

1) zgłaszanie wniosków i uchwał do realizacji

IV. Zakończenie:

1) zebranie zamyka przewodniczący

Program zebrania powinien zawierać:

1. dokładny termin, miejsce i przewidywany czas trwania zebrania

2. temat zebrania oraz sprawy, które mają być rozpatrywane na zebraniu

3. nazwiska osób referujących oraz czas przewidziany na omówienie danej sprawy

Przygotowanie sali konferencyjnej i holu:

Lista obecności:

Przywitanie uczestników zebrania:

Uczestników małych zebrań wita gości gospodarz.

Natomiast w czasie większych spotkań powitanie następuje w chwili otwarcia obrad - gości wita sekretarka, oddelegowany do tego pracownik bądź kilku pracowników.

Protokół zebrania:

Po zakończeniu zadania należy sporządzić krótki i jednoznaczny protokół.

Protokół zawiera:

- formę zebrania (np. narada, konferencja)

- porządek dzienny

- imię i nazwisko przewodniczącego

- termin i miejsce zebrania

- liczbę uczestników oraz liczbę nieobecnych (z podaniem, w miarę możliwości, przyczyn nieobecności)

- treść przyjętych wniosków i postanowień

- listę osób odpowiedzialnych za terminy postanowień

- krótkie przedstawienie przebiegu zebrania

- streszczenie wygłoszonych referatów

- wnioski płynące z każdego punktu porządku dziennego

- wyniki głosowania

- podjęte decyzje i przyjęte uchwały

JAK ZWIĘKSZYĆ EFEKTYWNOŚĆ ZEBRAŃ?

Zasady, których należy przestrzegać aby spotkanie miało twórczy charakter i przyniosło oczekiwane rozwiązania:

Zasady, dzięki którym spotkanie będzie przebiegało sprawnie i bez zakłóceń:

10 sposobów na skuteczny udział w zebraniach:

Aby uczestnictwo w zebraniu dla jego uczestników było czasem efektywnie wykorzystanym, należy zastosować kilka podanych niżej rad:

- słuchać aktywnie

- w przypadku niejasności - pytać

- krytykować i popierać

- mówić wyraźnie, uczciwie i wprost

- nie pozwalać przerywać własnych wypowiedzi

- wypowiadać się pozytywnie, zwięźle i konkretnie

- używać komunikacji niewerbalnej dla podkreślenia wypowiedzi

- w przypadku braku reakcji na wypowiedź - poprosić o nią

- nie wycofywać się tylko dlatego, że inni się z tym nie zgadzają

- nie podporządkowywać się tym, którzy pozornie stanowią większość

Cechy dobrego mówcy:

Przed przystąpieniem do wystąpienia, należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

Używanie pomocy wizualnych:

Mówca powinien przygotować wystąpienie w taki sposób, aby wyeliminować dekoncentrację i znudzenie słuchaczy. Dlatego należy zadbać o wzbogacenie swojego wystąpienia ciekawymi prezentacjami graficznymi w formie slajdów, filmu, animacji komputerowych.

Siedem podstawowych zasad dotyczących używania pomocy wizualnych:



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
Protokół zebrania, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
zebrania-zredagowane, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
DOKUMENTACJA Pracownicza, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
BIURO1, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Obieg pism, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
CURRICULUM VITAE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
PROCES KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RODZAJE KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Pisma i DOKUMENTACJA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
prezentacja i prezenter, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Dobre obyczaje, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
o ergonomii, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
urzadzenia, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA KONFERENCJI PRASOWEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RÓŻNICE KULTUROWE W ZAGRANICZNYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej

więcej podobnych podstron