„Protokół zebrania”
Po zakończeniu zadania należy sporządzić krótki i jednoznaczny protokół.
Protokół zawiera:
- formę zebrania (np. narada, konferencja)
- porządek dzienny
- imię i nazwisko przewodniczącego
- termin i miejsce zebrania
- liczbę uczestników oraz liczbę nieobecnych (z podaniem, w miarę możliwości, przyczyn nieobecności)
- treść przyjętych wniosków i postanowień
- listę osób odpowiedzialnych za terminy postanowień
- krótkie przedstawienie przebiegu zebrania
- streszczenie wygłoszonych referatów
- wnioski płynące z każdego punktu porządku dziennego
- wyniki głosowania
- podjęte decyzje i przyjęte uchwały
Sprawozdanie z obrad, sesji, posiedzenia; pisemne streszczenie posiedzeń, przemówień, wniosków i uchwał zebrania, komisji, sesji; akt sporządzony przez urzędnika w celu dostarczenia możliwie dokładnych, pełnych i obiektywnych danych dotyczących określonego stanu faktycznego.
Protokół zalicza się do dokumentów informacyjnych o charakterze wewnętrznym.
Budowa protokołu
1) Część wstępna
Tytuł - zawiera słowo protokół, zwięzłe określenie rodzaju zdarzenia, stanu, faktu, określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty (dzień, miesiąc, rok) oraz godziny.
Wstęp - osoby biorące udział w protokołowanych czynnościach, jeżeli (nie dołączamy listy obecności) i nieobecnych (podaje się czy ich nieobecność została usprawiedliwiona); porządek dzienny, tj. wykaz spraw, które mają być rozpatrywane.
2) Część zasadnicza
Opis i przebieg wydarzeń (wypowiedzi uczestników z podanym imieniem i nazwiskiem), opis realizacji poszczególnych punktów porządku
Okoliczności towarzyszące
Podejmowanie wniosków i uchwał
Sposób przedstawiania części zasadniczej:
Forma dosłowna - wierne, prawie dosłowne przytoczenie przemówień bez znaczniejszych skrótów, głównie na podstawie taśmy magnetofonowej, stenogramów lub tekstów autoryzowanych.
Forma streszczona - zwięzłe streszczenie poszczególnych przemówień, komasowanie wypowiedzi zgodnych pod względem treści; ta forma ma na celu skondensowanie wywodów i eliminowanie wszystkiego co zbędne, tylko uchwały nie podlegają skrótom.
Forma uproszczona - redukowanie do minimum części dyskusyjnej, ograniczenie się do wzmianek o charakterze syntetycznym; treść bardzo zwięzła głównie akcent kładzie się na przedmiocie obrad i powziętych uchwałach.
3) Część końcowa
Godzina ukończenia czynności
Formuła stwierdzająca zakończenie czynności, podpisy (po prawej przewodniczący, po lewej protokolant). Po podpisaniu nie można wprowadzać żadnych zmian do protokołu.