ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ:

Organizacja delegacji:

Wyróżnia się krajowe i zagraniczne wizyty oficjalne, robocze i prywatne, w biznesie przeważają wizyty robocze. Zasadniczą sprawą jest ustalenie z czyjej i na czyje zaproszenie będzie się ona odbywała. Charakter wizyty powinien być określony w zaproszeniu. Zaproszenie może obejmować także małżonkę szefa delegacji, a także towarzyszący osobom zapraszanym eksperci, dziennikarze, ochrona itd.

Zgodnie z zasadami Unii Europejskiej w czasie wizyt państwowych składanych przez prezydentów lub monarchów, gospodarze przyjmują na swój koszt delegacje 15-osobową, w czasie oficjalnych wizyt 10-osobową, a w ramach wizyt ministrów spraw zagranicznych 5-osobową. Przyjmuje się, że wizyta nie powinna trwać dłużej niż jest to niezbędne i zgodne z miejscowymi zwyczajami.

W Polsce wizyty państwowe i oficjalne trwają w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 są poświęcone na rozmowy i spotkania, 3 dzień gość spędza w jednym z miast Polski.

Np. Niemczech czas trwania wizyt oficjalnych wynosi zazwyczaj 2-3 dni w Berlinie i Bonn oraz 1-3 dni w jednym lub kilku landach.

Przygotowanie programu:

Po ustaleniu terminu wizyty drogą korespondencyjną następuje uzgodnienie programu oficjalnego towarzyszącego np. zwiedzanie miasta. Odrębny program jest przygotowywany dla małżonki, o ile towarzyszy szefowi delegacji.

Dla dobrego przygotowania programu niezbędne jest:

• precyzyjne ustalenie ram czasowych wizyty, a więc dokładnej godziny i miejsca przybycia i wyjazdu delegacji. W dzisiejszych czasach najczęściej oznacza to przylot i wylot delegacji.

• trzeba też ustalić, na jakim lotnisku będzie lądować samolot. Delegacje niejednokrotnie wybierają się samochodami do krajów sąsiednich, co wymaga gospodarzy o dacie oraz prawdopodobnej godzinie przybycia na ustalone miejsce spotkania.

Przeprowadzanie rozmów:

Planując rozmowy delegacji należy przewidzieć, jaki łączny czas będzie potrzebny na ten cel i w jakiej formule powinny przebiegać rozmowy.

Rozróżnia się następujące formy rozmów oficjalnych:

- rozmowa w 4 oczy - oznacza spotkanie jedynie szefów delegacji

- rozmowy w wąskim gronie - prowadzone są z udziałem doradcy

- rozmowy plenarne - w których uczestniczą delegacje w pełnym składzie. Mogą się one rozpocząć już w trakcie trwania rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie. Do czasu przyjścia szefów delegacji rozmowom przewodniczą najstarsi rangą członkowie delegacji

- rozmowy w grupach tematycznych - prowadzone są często równocześnie obok rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie, bądź też przed rozpoczęciem rozmów plenarnych. Przy rozmowach w tej formule przewodniczący grup referują na rozmowach plenarnych ustalenia przyjęte w grupach tematycznych.

Oprawa rozmów:

Na stole umieszcza się kartoniki z nazwiskami uczestników. Kartoniki powinny być odpowiedniej wielkości i należy je wypełniać dwustronnie. Pozwala to osobom zasiadającym z przeciwnej strony stołu na łatwe zidentyfikowanie rozmówców. Stół może być nakryty zielonym suknem, jeśli nie jest dość elegancki. Na stole nie stawia się proporczyków. Można natomiast w sali obrad umieścić flagi krajów gościa i gospodarza.

W czasie rozmów podaje się jedynie napoje chłodzące (woda mineralna, soki) oraz kawę lub herbatę. Nie powinno się serwować słodyczy, krakersów, paluszków itp., Jeżeli rozmowy trwają dłużej można przygotować w sąsiedniej sali bufet z małymi przekąskami i zaprosić uczestników w czasie przerwy w rozmowach W trakcie trwania rozmów nie powinno się palić, w związku, z czym na stole nie stawia się popielniczek. W Polsce palenie w salach obrad jest ustawowo zabronione.

Gościom oferuje się honorowe miejsca tzn. po prawej stronie, jeśli wejście jest od szczytu stołu lub też vis a vis okien, jeżeli stół jest ustawiony wzdłuż głównego okna. Jeżeli na jednej ze ścian wzdłuż stołu jest umieszczone godło narodowe to gospodarze zajmują miejsca na jego tle.

Języki rozmów:

Bardzo ważną sprawą jest ustalenie języka rozmów, często stosuje się język ojczysty każdej ze stron, co wynika z zasady suwerenności państw.

W rozmowach handlowych stosowane są zazwyczaj języki: angielski, francuski, niemiecki, rosyjski, zależnie od uzgodnienia.

Kolejność miejsc przy stole:

Tłumacze siadają po lewej stronie przewodniczących delegacji i ich miejsce nie jest liczone przy rozsadzaniu uczestników rozmów według precedencji.

Klasycznym sposobem rozsadzania przy stole rozmów jest wykorzystanie zasady prawa-lewa. Najstarszy rangą członek delegacji siada po prawej stronie przewodniczącego, następny w kolejności po jego lewej ręce, i dalej przemiennie.

Reguła „alertu”:

Podpisywanie umów podczas wizyt gospodarczych - kontraktów - jest właściwie docelowym elementem wizyt i powinno się temu nadać odpowiednio uroczysty charakter.

Przy sporządzaniu umów międzypaństwowych obowiązuje reguła alternatu. Umowy są z reguły sporządzane w językach umawiających się stron. Każda ma swój alternat (łac. alternate - czynić coś na przemian).

Reguła alternatu polega na tym że:

W przypadku umowy sporządzonej np. w językach polskim i niemieckim, egzemplarzu przeznaczonym dla strony polskiej na pierwszym miejscu będzie polska, nazwa polskich instytucji, miejscowości, nazwisk polskiej delegacji itd., natomiast alternatach niemieckich analogicznie na pierwszym miejscu znajdą się Niemcy itd. Każda ze stron podpisuje najpierw własny alternat następnie alternat z drugiej strony.

Po podpisaniu umowy, co na ogół następuje w obecności obu delegacji i zaproszonych osobistości, przykładowo tekst polski wręcza Polakom druga strona - i vice versa. Teczkę z umową podaje się prawą ręką do lewej ręki partnera odbierając w tym samym czasie teczkę od partnera lewą ręką. W ten sposób każdy po wymianie ma dokument w lewej ręce, a prawą wolną do uścisku. Po zakończeniu uroczystości pierwsi opuszczają salę a gospodarz odprowadza ich pod drzwi.

Do samochodów gościom towarzyszy osoba z protokołu lub wyznaczona przez gospodarza, która wcześniej wprowadzała gości i opiekowała się nimi przy stole. Gospodarz, chcąc okazać gościowi szczególny szacunek, może osobiście odprowadzić go do samochodu. Wówczas powinien zaczekać do jego odjazdu.

Przyjęcia na cześć gościa:

Stałym elementem programu oficjalnej wizyty jest przyjęcie wydawane na cześć gościa, w przypadku wizyt państwowych jest to obiad oficjalny, z reguły obowiązuje przybycie w strojach wieczorowych. Przed wejściem na salę bankietową, gospodarze i goście ustawiają się w tzw. linii powitania w kolejności: gospodarz, gość, małżonka gościa, małżonka gospodarza.

Na początku obiadu lub po daniu głównym wygłaszane są oficjalne toasty.

Są one nie tylko formą podziękowania za pobyt lecz stanowią zwięzłe podsumowanie rozmów czy rokowań, a także stwarzają okazję do wyrażenia zadowolenia z przebiegu wizyty. Wygłaszając toast należy najpierw zwrócić się w stronę honorowego gościa, jeśli uczestniczy w uroczystości, a następnie gospodarza spotkania. Toasty wygłaszane są w językach narodowych, tłumaczenia tekstu toastów ułożone są na stołach dla każdego gościa w odpowiednim języku.

Upominki:

Wręczanie upominków przy okazji wizyt ma dawną tradycję. Niegdyś ściśle przestrzegano zasady, że prezenty przywozi gość a gospodarze się rewanżują. W Polsce przyjęła się praktyka, że strona goszcząca wręcza upominek, gość się rewanżuje. Upominki powinny mieć charakter symboliczny.

Zakończenie:

Delegację z hotelu odwozi się na lotnisko w tym samym składzie osób, które uczestniczyły w powitaniu. Jeśli wizyta była szczególnie udana przewodniczący może towarzyszyć delegacji aż do odlotu. Przed wyjazdem z hotelu należy sprawdzić godzinę odlotu, aby w przypadku zakłóceń komunikacyjnych nie przebywać zbyt długo na lotnisku. Powinno się także zaczekać aż samolot wystartuje.

ORGANIZACJA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

Przed wyjazdem własnej delegacji należy ustalić:

• cel oraz termin wyjazdu

• rodzaj środka transportu (jeżeli jest to samolot , podać nazwę lini lotniczej i numer kursu)

• termin przybycia

• przekazać dodatkowe życzenia dotyczące programu

• warunki pobytu delegacji

Przed przystąpieniem do opracowania planu podróży służbowej należy:

• ustalić rodzaj środka transportu

• ustalić miejsce noclegu

• uzgodnić program

Przed wyjazdem koniecznie należy zebrać dokumenty, materiały, informacje:

• wszystkie niezbędne dokumenty , ułożyć je w takiej kolejności , aby posługiwanie się nimi podczas spotkań było jak najłatwiejsze

• bilety kolejowe , potwierdzenie rezerwacji hotelu

• plany miast , adresy , numery telefonów odwiedzanych instytucji , nazwiska osób, z którymi planowane jest spotkanie

• bilety wizytowe, blankiety firmowe, koperty itp.

Po przyjeździe do kraju docelowego należy przestrzegać kilku podstawowych zasad:

• powściągliwe zachowanie, szczególnie na granicy, w kontaktach z celnikami

• przestrzeganie miejscowych zwyczajów oraz niepisanych norm prawnych

• przestrzeganie programu wizyty i zorganizowanych spotkań

• zachowanie powściągliwości w rozmowach i wypowiedziach (wypowiedzi powinny być zawsze życzliwe, przemilczające drażliwe tematy)

• pozytywne wypowiadanie się o własnym kraju

• pozostawianie prowokacyjnych pytań bez odpowiedzi

Rodzaje kart wizytowych:

• urzędowe - zawierają następujące informacje:

• imię i nazwisko

• stanowisko

• stopień naukowy

• numer telefonu, faksu, poczty elektronicznej

• adres firmy

• logo firmy

• prywatne

Zwroty jakimi najczęściej posługujemy się na biletach wizytowych:

Są one w języku francuskim:

- p.r. - pour remercier (z podziękowaniem)

- p.f.n.a. - pour feliciter Novel An (z życzeniami noworycznymi)

- p.p. - pour presentation (dla przedstawinia osoby)

- p.f.c. - pour faire coonaissance (dla zapoznania się)

- p.c. - pour condolence (kondolencje)

- p.p.c. - pour prendre conge (pożegnanie)

ORGANIZACJA PRZYJECIA BIZNESOWEGO:

Miejsca organizowania przyjęć:

• hotel

• rezydencja

• ambasada

• wynajęta sala

Formy przyjęć dyplomatycznych:

• cocktail

• przyjęcie (reception)

• śniadanie (lunch)

• obiad (diner)

• przyjęcie bufetowe

• poranne śniadanie

• lampka wina

• garden party

Co powinno zawierać zaproszenie:

• imię i nazwisko, tytuł osoby zapraszającej

• imię i nazwisko osoby zapraszanej

• data, godzina, miejsce przyjęcia

• informacje o formie przyjęcia (obiad, cocktail, lampka wina, pokaz filmowy etc.)

• z jakiej okazji

Przywitanie gości:

Rozsadzenie gości wg stylu przyjęcia:

• stół francuski

• stół angielski - zimny bufet

• stół szwedzki

Rozsadzenie gości wg ilości osób:

• 4 osoby

• 6 osób

• 8 osób

• 12 osób

Nakrycie stołu:

• talerze

• serwetki

• sztućce

• napoje

• kwiaty

• świece

• inne

Sposoby zachowywania się przy stole:

• toasty

• kawa

• zasiadanie przy stole

• posługiwanie się sztućcami

• inne

Aperatiff:

• Whysky

• Wódki

• Koniak (brandy)

• Sherry

• Porto

• Campari

• Wermut

Menu:

• zakąski zimne

• zakąski gorące

• napoje chłodzące

• napoje alkoholowe

• na zakończenie

Przystawka:

• łosoś wędzony

• sandacz w jarzynach

• sałatka z krewetek

• pstrąg wędzony

• ryba w galarecie

• awokado z krewetkami

• pasztet z zająca

• pasztet z szynki parmeńskiej z melonem

• schab po warszawsku

• szparagi w szynce

• carpaccio z polędwicy z czarnymi truflami

Napoje:

• cocktaile

• wina

• soki

Zakończenie przyjęcia

---