ORGANIZACJA KONFERENCJI PRASOWEJ:

Informacja o mającej się odbyć konferencji powinna zostać wysłana faksem. Należy pilnować, aby po każdym połączeniu drukowane było potwierdzenie wysłania. Nie praktykuje się wysyłania tego typu informacji listownie. Informacje do redakcji najlepiej wysłać 2-3 dni wcześniej i powtórzyć na 24 godziny przed konferencją, tak aby została w porę zauważona. Znacznym ułatwieniem jest wysłanie informacji do Polskiej Agencji Prasowej, która wprowadza tego typu wiadomości do codziennego kalendarza, czytanego we wszystkich redakcjach.

Notatka do mediów powinna zawierać następujące informacje:

• data i miejsce konferencji

• osoby biorące w niej udział

• warunki wejścia (np. tylko za okazaniem zaproszenia lub legitymacji prasowej)

• warunki, miejsce, czas wydawania akredytacji

• wyznaczenie terminu odbioru akredytacji (np. dzień przed konferencją)

• prośba o telefoniczne poinformowanie kto i z jakiej redakcji przyjedzie na konferencję

Wybór mediów:

1) Telewizja

Jest ona najbardziej nośnym z mediów. Jednakże przybycie ekipy telewizyjnej na konferencję nie gwarantuje relacji zgodnej z naszymi oczekiwaniami.

2) Prasa

Dziennikarze prasowi przychodzą na konferencję najczęściej w celu uzupełnienia własnej wiedzy, co w późniejszym okresie może zaowocować artykułem. Jeżeli jednak konferencja jest hitem sama w sobie, to informacja o niej wcześniej ukaże się nazajutrz przynajmniej w postaci kilkuzdaniowej notatki.

3) Radio

Stanowi najszybszy środek przekazu. Praktycznie już kilka minut po zakończeniu konferencji wiadomość o niej może zostać przekazana do studia za pomocą telefonu komórkowego, który dziennikarz ma najczęściej przy sobie. Informacja może być przekazywana na żywo lub pojawi się w najbliższym wydaniu wiadomości. W szybkości przekazu informacji radio zajmuje pierwsze miejsce wśród mediów, dlatego należy pamiętać o zaproszeniu na konferencję przedstawicieli lokalnego i ogólnopolskiego radia.

Akredytacje:

Wydawane są wtedy, gdy konferencja jest częścią jakiejś większej imprezy (np. targów) albo w konferencji uczestniczy jakaś ważna osobistość. Z chwilą otrzymania akredytacji dziennikarz staje się osobą wyróżnioną, posiadającą większe prawa od innych.

Karta akredytacyjna powinna zawierać następujące informacje:

- nazwę imprezy

- imię i nazwisko osoby zaproszonej (lub wykropkowane miejsce na imię i nazwisko)

- nazwę redakcji lub nazwę instytucji, którą uczestnik prezentuje

- datę (czasami nawet godzinę określającą ważność akredytacji)

Poole:

Jeżeli pomieszczenie przeznaczone na konferencję prasową jest małe i nie można wpuścić tam wszystkich zainteresowanych, wówczas wydaje się karty poolowe dla kilku wybranych dziennikarzy. Są one nieco mniejsze od kart akredytacyjnych (powinny zawierać miejsce przynajmniej na nazwisko). Po włożeniu do jednej okładki foliowej nie mogą zasłaniać głównych informacji.

Organizacja sali:

Sala przeznaczona na konferencję prasową powinna być na tyle przestronna, aby pomieścić wszystkich zaproszonych gości. Należy jednak zwrócić uwagę, aby nie była ona również zbyt duża, gdyż niezbyt liczna grupa przybyłych dziennikarzy może sugerować, że konferencja nie jest zbyt ważna i nie wzbudza zainteresowania wśród dziennikarzy.

Konferencje organizowane są na stojąco i na siedząco. Te pierwsze zwykle organizowane są “na gorąco”, a ich czas trwania jest krótki. Organizując konferencję na siedząco należy przygotować odpowiednią liczbę krzeseł oraz stół konferencyjny. Sala powinna być dobrze oświetlona oraz przewietrzona.

Ważne jest jej usytuowanie w budynku. Najlepiej gdyby znajdowała się na parterze, tak by można było do niej trafić w prosty sposób. Na sali obowiązuje całkowity zakaz palenia papierosów. Idealna jest sala z dwoma wejściami, tak aby jednym mogli wchodzić wyłącznie dziennikarze, a drugim inne osoby biorące udział w konferencji. Wejście powinno znajdować się blisko stołu, co pozwoli uniknąć przeciskania się przez tłum już zgromadzonych gości.

Stół konferencyjny:

Stół konferencyjny powinien być przykryty do samej podłogi, tak aby obiektyw nie mógł uchwycić pod nim nóg. Nie umieszcza się go na wprost okien ze względu na światło i słońce, które przeszkadzają w robieniu zdjęć. Jeżeli jednak jest to jedyne miejsce, gdzie może on stanąć, okna należy przysłonić grubą kotarą.

Na stole należy umieścić mikrofony w taki sposób, aby w trakcie nie przesuwać ich, gdyż ostry i niespodziewany dźwięk wydawany w takiej sytuacji jest nagrywany razem z wypowiedzią. Mikrofony powinny być ustawione tak, aby nie przeszkadzać prowadzącym, a ułatwiać pracę dziennikarzom. Ich statywy powinny być na tyle niskie, aby nie zasłaniały twarzy mówiących. Mikrofon powinien znajdować się przed każdą osobą mówiącą, dzięki czemu w trakcie konferencji można uniknąć niepotrzebnego zamieszania.

Wskazane jest, aby na stole nie znajdowały się żadne produkty spożywcze (paluszki, ciasteczka), jak również napoje chłodzące. Jeżeli jednak organizator decyduje się na postawienie wody mineralnej w butelkach, to etykiety ich powinny być odwrócone tyłem do kamer. Należy unikać podawania kawy lub innych napojów w filiżankach. Ostry dźwięk stawianej na spodku filiżanki wpływa na jakość nagrania dźwiękowego.

Jeżeli na sali znajdują się dziennikarze TV, wiąże się to z wprowadzeniem dodatkowego oświetlenia, które po jakimś czasie staje się bardzo uciążliwe dla osób siedzących na prezydium, dlatego trzeba dopilnować, aby lampy były czymś przysłonięte.

Na stołach oraz stole prezydialnym można rozłożyć materiały reklamowe, notatniki, długopisy, na których znajdować się będzie logo firmy.

Mikrofony i kamery:

Wśród osób siedzących przy stole prezydialnym powinna znaleźć się osoba, która przywita wszystkich gości i będzie udzielać głosu dziennikarzom. Dziennikarz przed zadaniem pytania powinien się przedstawić. Dobrym rozwiązaniem jest ustawienie dla dziennikarzy stołów, na których swobodnie mogą rozłożyć swoje notatki, czy mikrofony. Aby ułatwić im pracę, na stołach można ustawić multifony (mikrofon z mini głośnikiem) dla każdej osoby. Jeżeli jest to niemożliwe, należy ustawić mikrofony na statywach tak, aby na 20 osób przypadały przynajmniej dwa. Innym ważnym urządzeniem, szczególnie dla dziennikarzy nagrywających dźwięk “po kablu”, jest multibox, służący do włączania przewodów wszystkich najczęściej spotykanych typów.

Dziennikarzy przy wejściu do sali powinna witać jedna osoba (koniecznie uśmiechnięta), która wskaże im miejsce. Może równocześnie rozdawać materiały informacyjne i reklamowe.

Miejsce dla kamer telewizyjnych powinno znajdować się za rozstawionymi krzesłami. Jeżeli na sali znajdują się stoły, to powinny one być rozstawione po prawej i lewej stronie stołu prezydialnego tak, aby kamera i główna osoba w prezydium znajdowali się vis-a-vis. Stoły można rozstawić również w kształcie litery U.

Scenografia:

Strój:

Ubiór osób biorących udział w konferencji jest sprawą, na którą należy zwrócić szczególną uwagę. Kobiety występujące publicznie obowiązuje żakiet, a mężczyzn garnitur lub marynarka. Należy unikać kolorów zbyt jaskrawych.

Podawanie informacji:

Rola sekretarki w przygotowaniu konferencji prasowej:

Do zadań sekretarki należy:

- zaproszenie dziennikarzy

- przygotowanie materiałów

- przygotowanie poczęstunku

- powitanie dziennikarzy i pomoc w zajmowaniu miejsc

- zebranie wyników

Zaproszenie dziennikarzy:

Pisma zapraszające dla redakcji lub kierowników odpowiednich działów powinny zawierać takie informacje:

- kto zaprasza

- kogo zaprasza

- temat konferencji

- termin: dzień miesiąc, rok, godzina

- miejsce: dokładny adres

- informacje o różnych imprezach towarzyszących

Przygotowanie materiałów:

Sekretarka powinna przygotować dla dziennikarzy materiały reklamowe, promocyjne oraz wszystkie inne informacje na tematy, które będą poruszane w trakcie konferencji. Materiały należy umieścić w odpowiednich - podpisanych imieniem i nazwiskiem - teczkach oraz dostarczyć je przed rozpoczęciem konferencji. Ułatwi to dziennikarzom pracę, gdyż odpowiednio wcześniej zorientują się, które materiały otrzymali, a które muszą zgromadzić samodzielnie. W przypadku nieobecności dziennikarza, materiały reklamowe, które były przeznaczone dla niego, należy wysłać na adres redakcji.

Przygotowanie poczęstunku:

Jeżeli konferencja ma nieco dłuższy przebieg, jej organizatorzy mogą przygotować dla gości skromny poczęstunek, który przybiera najczęściej formę spotkania towarzyskiego. Serwuje się wówczas kawę, herbatę, ciasta, napoje orzeźwiające.

Zebranie wyników:

Po zakończeniu konferencji sekretarka przegląda codzienną prasę oraz gromadzi wszelkie materiały (notatki, artykuły, sprawozdania), które ukazały się w związku z organizowaną konferencją. Po skompletowaniu materiałów przekazuje je swojemu zwierzchnikowi.

---