Pisma i DOKUMENTACJA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej


DOKUMENTACJA



UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE

Wysyłana korespondencja

powinna spełniać określone wymagania

pod względem graficznym i merytorycznym.

Każde pismo powinno zwierać następujące części:

Jeżeli wymagane są dwa podpisy to wtedy osoba wyższa rangą podpisuje się po prawej stronie, natomiast niższa rangą po lewej


ELEMENTY DODATKOWE

Nie zawiera adresatów, dla których przewidziane są kopie pisma

umieszczamy go z lewej strony pod treścią

ROZPLANOWANIE TREŚCI PISMA

datę umieszczamy w prawym górnym rogu;

bankowego, stempel firmy po lewej stronie

miejscowość, kod

umieszczamy w lewym górnym rogu, pod nazwą firmy, logo

lub pieczęcią, najczęściej w jednej linii z umieszczenie daty

sporządzenia pisma

Szanowny Panie, Szanowna Pani itp.

„PODANIE”

„Z WYRAZAMI SZACUNKU”

Bardzo ważną rolę odgrywa w piśmie podpis - jego rodzaj i forma - umieszczony jest zawsze

nad wypisanym jej nazwiskiem.

na końcu strony po prawej stawiamy znak kontynuacji „./.”

Przykład:

lub

1) zamówienie;

2) potwierdzenie zamówienia;

3) reklamacja.

CZĘŚCI SKŁADOWE PISMA

Wprowadzenie czyli wstępna faza redagowania pisma.

Jest wstępem i nawiązaniem kontaktu z adresatem pisma.

Jeśli pismo dotyczy sprawy poruszanej po raz pierwszy, wtedy podaje się najważniejsze dane dotyczące sprawy

Przedstawienie zagadnienia:

przejście do sedna sprawy, która powinna być poruszana w sposób zwięzły i krótki, ale całkowicie

odzwierciedlający istotę problemu.

Zawarta tu treść stanowi podstawowy trzon problemu;

Uzasadnienie: ma przekonać adresata o słuszności stanowiska redagującego;

powinno zawierać motywy działania uzasadniające stosunek autora pisma do przedstawionego problemu.

Ze względu na istotę sprawy wyróżniamy dwa rodzaje uzasadnienia:

udowodniona;

- prawne - relacja podstawy prawnej podjętej decyzji.

Wniosek:


TREŚĆ PISMA W UKŁADACH

Wszystkie znaki, wiersze i nagłówek zaczynają się od lewego marginesu.

Pierwsze litery wszystkich wierszy tworzą linie pionową, a ustępy pisma wyodrębnione są większymi odstępami- interlinią;

Pierwsze litery zaczynające akapit nie są zlokalizowane tuż przy marginesie lecz na 5 - 8 znaku.

Skok między wierszami jest o podwójnym odstępie.

Rozmieszczenie marginesów: górny 2 cm, dolny do 1,5 cm, prawy 0,7- 1,5 cm, lewy 3,5 cm.

W końcowej fazie pisma z lewej strony powinny znajdować się kolejno wyszczególnione załączniki.

Z drugiej strony podpis, stanowisko zawodowe oraz nazwisko osoby,

która jest nadawca pisma.

Przyjęty układ pisma ma wpływ na tytuł tekstu opracowania, który rozmieszczamy po środku tekstu.

RODZAJE I FORMY PISM

Pisma dzielimy biorąc za podstawę:

- treść

- formę

- obieg

- pilność

- stopień tajemnicy

PODZIAŁ PISM
- ZE WZGLĘDU NA TREŚĆ:

Do pism informacyjnych należą:


-sprawozdania

-notatki .

-zaświadczenia

-zawiadomienia

-wezwania

-awizo

-listy reklamowe

-komunikaty

-protokoły itp.


treści czynnik nakłaniający odbiorcę do zajęcia

określonego stanowiska, postawy zgodnej z punktem

widzenia autora. Przedstawione argumenty mają na celu

przekonać adresata, i wyjaśnić przedstawiony problem.

Do pism tych należą:

-oferty

-skargi

-wnioski

-protokoły

-decyzje

-podania itp.


- ZE WZGLĘDU NA FORMĘ:

(blankiet ministra, prezesa spółki.)

(blankiet zwykły, reklamowy, przeznaczony do korespondencji zewnętrznej.)

ZE WZGLĘDU NA PILNOŚĆ:

ZE WZGLĘDU NA OBIEG I KIERUNEK PRZESYŁANIA PISM: ZEWNĘTRZNE-poza obrębem jednostki wystawiającej pismo

ZE WZGLĘDU NA STOPIEŃ ZABEZPIECZENIA TAJEMNICY PAŃSTWOWEJ:



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
DOKUMENTACJA Pracownicza, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ZEBRANIA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
BIURO1, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Obieg pism, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
CURRICULUM VITAE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
PROCES KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RODZAJE KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
prezentacja i prezenter, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Dobre obyczaje, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
o ergonomii, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
urzadzenia, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Protokół zebrania, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
zebrania-zredagowane, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA KONFERENCJI PRASOWEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RÓŻNICE KULTUROWE W ZAGRANICZNYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej

więcej podobnych podstron