DOKUMENTACJA
Pisma i ich rodzaje
Układ i części składowe pisma
Redagowanie pism
Skróty i skrótowce
Instrukcja kancelaryjna
Systemy dziennikowe
Obieg dokumentów
Archiwizacja
UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE
Wysyłana korespondencja
powinna spełniać określone wymagania
pod względem graficznym i merytorycznym.
Każde pismo powinno zwierać następujące części:
nagłówek zawierający dokładne informacje o nadawcy pisma
miejscowość i datę - w prawym górnym rogu,
adres odbiorcy pisma (nazwa adresata, ulicę, miejscowość, kod)- umieszczone po prawej stronie blankietu,
określenie przedmiotu sprawy, której pismo dotyczy np. zamówienie, reklamacja,
treść korespondencji,
podpis (może być nieczytelny) osoby upoważnionej lub szefa wraz z pieczęcią- po prawej stronie.
Jeżeli wymagane są dwa podpisy to wtedy osoba wyższa rangą podpisuje się po prawej stronie, natomiast niższa rangą po lewej
ELEMENTY DODATKOWE
Załącznik - określa nazwę lub liczbę dokumentów dołączonych do pisma - umieszczamy go z lewej strony pod treścią
Rozdzielnik - może mieć postać słów
„DO WIADOMOŚCI” lub
„OTRZYMUJĄ”
Nie zawiera adresatów, dla których przewidziane są kopie pisma
umieszczamy go z lewej strony pod treścią
ROZPLANOWANIE TREŚCI PISMA
Data - zgodnie z polską normą:
Warszawa, data 2002 - 03 - 17
Warszawa, 2002 - 03 - 17
Warszawa, dnia 17 - 03 - 2002
Warszawa, dnia 17 marca 2002
nie skracamy nazwy miesiąca, dnia, roku,
miesiąc możemy napisać rzymskimi literami -
datę umieszczamy w prawym górnym rogu;
nadawca: nazwa i adres, numer telefonu, faxu, konta
bankowego, stempel firmy po lewej stronie
adresat: nazwa zakładu, imię i nazwisko adresata, ulica,
miejscowość, kod
znaki powoławcze: „Znak”, „Pismo z dnia” itp.-
umieszczamy w lewym górnym rogu, pod nazwą firmy, logo
lub pieczęcią, najczęściej w jednej linii z umieszczenie daty
sporządzenia pisma
rozpoczęcie pisma: często z tytułem lub stanowiskami np.
Szanowny Panie, Szanowna Pani itp.
sprawa: określenie istoty pisma nadrukiem „UMOWA”,
„PODANIE”
akapit- to wyodrębniona część treści pisma, która powinna być ujęta w akapicie
zwrot kończący pismo - w formie grzecznościowej np. „Z POSZANOWANIEM”,
„Z WYRAZAMI SZACUNKU”
podpisanie pisma - podpisuje jedna osoba, przy podpisie umieszcza się stanowisko podpisującego jego imię i nazwisko.
Bardzo ważną rolę odgrywa w piśmie podpis - jego rodzaj i forma - umieszczony jest zawsze
nad wypisanym jej nazwiskiem.
przenoszenie treści na drugą stronę:
na końcu strony po prawej stawiamy znak kontynuacji „./.”
załączniki - zaznacza się ich umieszczenie po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby podpisującej pismo.
Przykład:
- załączniki: 3
lub
- załączniki:
1) zamówienie;
2) potwierdzenie zamówienia;
3) reklamacja.
do wiadomości - wymieniamy osoby i ich stanowiska, lub inną formę informacji (np. wg rozdzielnika)
P. S. - dodatkowa informacja lub prośba odbiegająca od tematu pisma (stosowana w pismach prywatnych)
CZĘŚCI SKŁADOWE PISMA
Wprowadzenie czyli wstępna faza redagowania pisma.
Procedura: przedstawienie znaku sprawy opiera się na znaku i dacie pisma poprzedniego np. w odpowiedzi na wasze pismo z dnia 13.06.2001r. i nr tego pisma.
Jest wstępem i nawiązaniem kontaktu z adresatem pisma.
Jeśli pismo dotyczy sprawy poruszanej po raz pierwszy, wtedy podaje się najważniejsze dane dotyczące sprawy
Przedstawienie zagadnienia:
przejście do sedna sprawy, która powinna być poruszana w sposób zwięzły i krótki, ale całkowicie
odzwierciedlający istotę problemu.
Zawarta tu treść stanowi podstawowy trzon problemu;
Uzasadnienie: ma przekonać adresata o słuszności stanowiska redagującego;
powinno zawierać motywy działania uzasadniające stosunek autora pisma do przedstawionego problemu.
Ze względu na istotę sprawy wyróżniamy dwa rodzaje uzasadnienia:
faktyczne - stan rzeczywisty sprawy, która została
udowodniona;
- prawne - relacja podstawy prawnej podjętej decyzji.
Wniosek:
podsumowanie treści omówionego zagadnienia;
wywołanie określonego działania,
wymuszenie na adresacie pozytywnego wrażenia i pomyślnego rozpatrzenia problemu.
TREŚĆ PISMA W UKŁADACH
blokowy- w tym systemie zachowuje się jeden układ redagowania pisma, a mianowicie równego marginesu, bez stosowania wcięcia w pierwszym akapicie.
Wszystkie znaki, wiersze i nagłówek zaczynają się od lewego marginesu.
Pierwsze litery wszystkich wierszy tworzą linie pionową, a ustępy pisma wyodrębnione są większymi odstępami- interlinią;
a linea (a capite) tzw. układ z wcięciem.
Pierwsze litery zaczynające akapit nie są zlokalizowane tuż przy marginesie lecz na 5 - 8 znaku.
Skok między wierszami jest o podwójnym odstępie.
Rozmieszczenie marginesów: górny 2 cm, dolny do 1,5 cm, prawy 0,7- 1,5 cm, lewy 3,5 cm.
W końcowej fazie pisma z lewej strony powinny znajdować się kolejno wyszczególnione załączniki.
Z drugiej strony podpis, stanowisko zawodowe oraz nazwisko osoby,
która jest nadawca pisma.
Przyjęty układ pisma ma wpływ na tytuł tekstu opracowania, który rozmieszczamy po środku tekstu.
RODZAJE I FORMY PISM
Pisma dzielimy biorąc za podstawę:
- treść
- formę
- obieg
- pilność
- stopień tajemnicy
PODZIAŁ PISM
- ZE WZGLĘDU NA TREŚĆ:
PISMA INFORMACYJNE - ich celem jest dostarczenie adresatowi możliwie pełnych i obiektywnych danych dotyczących stanu faktycznego sprawy.
Do pism informacyjnych należą:
-sprawozdania
-notatki .
-zaświadczenia
-zawiadomienia
-wezwania
-awizo
-listy reklamowe
-komunikaty
-protokoły itp.
PISMA PRZEKONYWUJĄCE - zawierają w swej
treści czynnik nakłaniający odbiorcę do zajęcia
określonego stanowiska, postawy zgodnej z punktem
widzenia autora. Przedstawione argumenty mają na celu
przekonać adresata, i wyjaśnić przedstawiony problem.
Do pism tych należą:
-oferty
-skargi
-wnioski
-protokoły
-decyzje
-podania itp.
- ZE WZGLĘDU NA FORMĘ:
NA BLANKIETACH SPECJALNYCH -KORESPONDENCYJNYCH
(blankiet ministra, prezesa spółki.)
NA BLANKIETACH KORESPONDENCYJNYCH
(blankiet zwykły, reklamowy, przeznaczony do korespondencji zewnętrznej.)
NA FORMULARZACH (DRUKACH) - dzielą się ze względu na:
zasięg występowania (własne, lokalne, powszechnie ujednolicone)
przedmiot (planistyczne, sprawozdawczo-statystyczne, obrotu towarowego, gospodarki materiałowej)
grafikę (tekstowe, okienkowe, tabelaryczne )
ważność (zwykłe, ścisłego zarachowania
ZE WZGLĘDU NA PILNOŚĆ:
ZWYKŁE - dostarczanie w normalnych ramach czasowych adresatowi
PILNE - przekazywane natychmiastowo ze względu na dużą wagę i priorytet pisma
TERMINOWE - wysyłane na ściśle określony termin, gdyż po jego upływie tracą ważność i aktualność
ZE WZGLĘDU NA OBIEG I KIERUNEK PRZESYŁANIA PISM: ZEWNĘTRZNE-poza obrębem jednostki wystawiającej pismo
WEWNĘTRZNE-w granicach placówki,
ZE WZGLĘDU NA STOPIEŃ ZABEZPIECZENIA TAJEMNICY PAŃSTWOWEJ:
POUFNE-pisma opatrzone tajemnicą służbową, wymagające dużej dyskrecji
TAJNE-pisma posiadające tajemnice państwowe
JAWNE-pozbawione tajemnicy, powszechnie znane, wyraźne i oczywiste
-ZE WZGLĘDU NA SPOSÓB REDAGOWANIA
PISMA:PRZEWODNIE - krótkie, jednozdaniowe pismo towarzyszące innym dokumentom. Powinno zawierać informacje uzupełniające treść dokumentu, któremu towarzyszy.
LISTY GRZECZNOŚCIOWE-forma zbliżona do listów prywatnych. Są stosowane między instytucjami a osobami prywatnymi ( gratulacje, podziękowania, kondolencje )
LISTY INFORMACYJNE-krótkie, zwięzłe pisma przekazujące komplet niezbędnych inf. na określony temat( komunikat, zaproszenie, zawiadomienie)
PISMA TRANSAKCYJNE-pociągają za sobą określone skutki prawne. Takim pismem jest np. zamówienie.
UMOWY-można je zawierać poprzez wymianę pism lub sporządza się je specjalnie: wówczas w tytule piszemy "umowa". Treść umowy jest sporządzona w formie punktów lub paragrafów.
DECYZJE LUB POSTANOWIENIA-zawierają tytuł (decyzja lub postanowienie ), dane dotyczące adresata, do którego są skierowane, nazwę organu wydającego, inf. dotyczące przedmiotu decyzji lub postanowienia, a także datę i powołanie się na przepisy.
WEWNĘTRZNE AKTA NORMATYWNE-pisma wydawane przez kierownictwo zakładu pracy. Należą do nich:
-zarządzenia dyrektora
-okólniki
-regulaminy itp.