PRZYGOTOWANIE I SPOSOBY PRZEPROWADZENIA PREZENTACJI
CHARAKTERYSTYKA I SPOSOBY PRZYGOTOWANIA PREZENTERA
PREZENTACJA - Jest to nowa forma spotkania z klientami, kontrahentami, pracownikami, polegająca na przedstawieniu zebranym:
nowego produktu lub usługi,
nowej idei,
nowej technologii,
znaczących dokonań i osiągnięć itp.
Prezentacja pojawiła się wówczas gdy zostały w praktyce zastosowane określenia:
marketing, promocja, kampania reklamowa
Obecnie w prezentacjach nie pokazuje się samych produktów, ale szuka się takich form ich przedstawienia (graficznie, fonicznie itp.), które wzbudzą pozytywne skojarzenia u odbiorców prezentacji i przekonają ich o bezwarunkowej konieczności posiadania produktu, poparcia idei, wsparcia podjętych działań, wyrażenia podziwu dla osiągnięć.
STOPNIE PROFESJONALNEJ PREZENTACJI
Pierwszy stopień wtajemniczenia w przygotowanie prezentacji zaczyna się od wykonania foliogramów na podstawie cudzych zaleceń .Stopień ten osiąga się wówczas, gdy dana osoba na tyle zna sprawy merytoryczne, że nie popełni błędów technicznych .
Drugi stopień wtajemniczenia osiąga taka osoba, która ma pewien zakres samodzielnych obowiązków, dobrze zna strukturę przedsiębiorstwa i sprawy merytoryczne, jakimi zajmuje się firma lub konkretny dział, potrafi pracować na komputerze w odpowiednim programie, wykazuje wiele pomysłów i inicjatyw. Asystentce szef zleca wykonanie najważniejszych według niego foliogramów zgodnie z ramowymi zaleceniami.
Trzeci stopień wtajemniczenia następuje wówczas, gdy sekretarka ma przygotować prezentację samodzielnie. Jest podany jedynie temat prezentacji, a dobór form i środków, zależy wyłącznie od niej samej. Najwyższy stopień wtajemniczenia osiąga taka sekretarka-asystentka, którą szef informuje jedynie o temacie i terminie prezentacji. Sama musi ją opracować i przeprowadzić. Przeprowadzenie prezentacji może stwarzać wiele problemów osobom nieśmiałym lub takim, które nie lubią występować publicznie.
ZASADY PREZENTACJI
Sala o wielkości odpowiedniej do liczby uczestników (aby można było skupić na sobie uwagę wszystkich zebranych) i zapewnienie dobrej słyszalności w każdym miejscu na sali.
Świadomość, że jesteśmy przygotowani perfekcyjnie i możemy odpowiedzieć bez cienia zaskoczenia na każde pytanie. Należy nieco „celebrować" odpowiedzi na trudne pytania, aby pytającemu zrobić przyjemność, a jednocześnie stworzyć wrażenie, ze odpowiedź jest przemyślana. Odpowiadanie w stylu recytowanej lekcji nie budzi szacunku pytającego.
Odpowiedni do sytuacji wygląd: dyskretny makijaż .odpowiednia fryzura, zadbane dłonie.
Stosowny ubiór, tj. kostiumik w jednolitym kolorze (nie powinien to być kolor czerwony). Do tego bluzeczka w zharmonizowanym lub kontrastowym kolorze. Złe widziane bluzki z krótkim rękawem, jeśli zajdzie konieczność zdjęcia żakietu. Pantofelki na niezbyt wysokim obcasie z zakrytymi palcami. Mała torebka. Prezentowane materiały w skórzanej teczce. Przestroga przed zbyt krotką spódnicą.
Wyciszenie sali - przed rozpoczęciem prezentacji należy odczekać, aż zebrani przygotują się do słuchania .Przekrzykiwanie głosów mija się z celem, wytrąca z równowagi mówiącego i słuchających.
Pierwiastki emocjonalne (wzruszenie, niezadowolenie, trema) powinny być maksymalnie ograniczone- trzeba ćwiczyć.
Mówimy w równym stopniu do wszystkich zebranych, należy więc przemieszczać wzrok po całej sali, a nie zatrzymywać go tylko na tych, którzy uśmiechają, się lub potakują.
Na spotkaniu zadziała efekt pierwszego i ostatniego wrażenia. Należy więc przede wszystkim dobrze wypaść na początku i na końcu spotkania. Spóźnianie się nie należy do dobrego tonu.
IX . Gdy widzimy zmęczenie lub znudzenie słuchaczy, należy nieco ożywić wystąpienie podaniem przykładu, lub po prostu zrobić przerwę.
STRUKTURA WYPOWIEDZI
Struktura każdej wypowiedzi składa się z trzech płaszczyzn:
Treściowej
Zastanów się, co chcesz powiedzieć swoim słuchaczom, jaki jest temat i przesłanie Twojej prezentacji. Przesłanie to główna myśl wystąpienia , inspiracja do działań i odpowiedź na pytanie: co chce przekazać swoim odbiorcom. Pamiętaj, aby treść zawsze dostosowywać do wiedzy, języka i poziomu słuchaczy. Nie mówisz dla siebie, ale dla nich. To ich potrzeby i oczekiwania powinny być punktem wyjścia do ustalenia treści wystąpienia.
Formalnej
Ustal, jaką formę nadasz swojemu wystąpieniu, jaki będzie ono miało styl: czy będzie to poważne przemówienie, czy może wolisz konwencję żartobliwą, a może zbudujesz prezentację w formie zagadki, do rozwiązania której poprowadzisz swoich słuchaczy w trakcie występu? Pamiętaj, że każda wypowiedź powinna składać się z trzech elementów:
WSTĘP
Tu powiesz kilka słów, o czym będziesz mówić i po raz pierwszy podasz przesłanie swojej prezentacji
ROZWINIĘCIE
To merytoryczna część wystąpienia: pamiętaj, aby podawane informacje łączyły się w grupy i były ze sobą logicznie powiązane. Aby nie uśpić swych słuchaczy, zwróć uwagę na tempo prezentacji, intonację i ton głosu. Spróbuj poruszyć nie tylko intelekt, ale i emocje swoich odbiorców (wtedy lepiej zapamiętują wiadomości). Możesz użyć bardziej wyrafinowanych metod - przywołuj pozytywne skojarzenia, mów obrazowo. Pamiętaj jednak, że nadmiar bodźców i emocji może też zmęczyć słuchaczy dlatego elementy intelektualne i emocjonalne powinny być odpowiednio wyważone. Nie zapomnij od czasu do czasu powtórzyć przesłania swojego wystąpienia.
ZAKOŃCZENIE
Jest to zapowiedź końca, która powinna zmobilizować uwagę Twoich odbiorców jeszcze na parę chwil. Podsumujmy to, co zostało powiedziane, akcentując najważniejsze sprawy. Koniec to najlepszy moment na ratowanie sytuacji, jeśli coś się nie powiodło. Pamiętaj, aby w ostatniej części wystąpienia powtórzyć przesłanie - wbije się ono na pewno w pamięć Twoich słuchaczy.
Psychologicznej
Zadbaj o to, aby odbiorcy postrzegali Cię jako osobę kompetentną. Spróbuj nawiązać kontakt z salą. Jak twierdzą uczeni, ludzie oceniają wiarygodność mówcy według następujących kryteriów:
55 % przypada na aspekt wizualny, a wiec prezencję i wizerunek prowadzącego, mimikę i ekspresję jego twarzy, kontakt wzrokowy, mowę jego ciała itp.
38 % przypada na głos, jego brzmienie i ton oraz pauzy, które stosuje mówca.
7 % to same słowa, czyli to co naprawdę mówimy!
PRZYGOTOWANIE PREZENTACJI
1.Przemówienie a prezentacja
Słuchacze oczekują podczas prezentacji jasnych informacji, inteligentnej perswazji i wiarygodnej treści, tak by na tej podstawie można było podjąć prawidłową decyzję. Zatem wystąpienia powinny być pełne werwy, a nawet porywające.
2.Nastawienie
Nastawienie osoby wygłaszającej przemówienie powinno być pozytywne , gdyż tylko wtedy uzyska ona pozytywną reakcję słuchaczy.
3.Cel
Każda prezentacja musi posiadać swój cel i uzasadnienie.
4.Analiza publiczności
Należy zastanowić się do kogo się zwracamy.
5.Konceptogram
Należy zapisać wszystko , co można powiedzieć na dany temat.
6.Kluczowe założenie
Kluczowe założenie powinno określać publiczność , cel i oczekiwany rezultat.
7.Ukryty cel i interes osobisty
Należy zastanowić się jakie pytania mogą zadać słuchacze - pytania wynikające z ich ukrytych celów i interesów osobistych.
8.Ustalenie głównych punktów (tez )
Przy ustalaniu głównych punktów należy odwołać się do kluczowego założenia i zdać sobie pytanie : Co publiczność musi wiedzieć , aby cel został osiągnięty ?
9.Fiszki z głównymi punktami
Fiszki z głównymi punktami powinny być sformułowane w sposób zwięzły ( 1 punkt - 1 fiszka ) , nie należy ich jeszcze numerować.
10.Uzasadnienie lub dowód
Należy przygotować materiały uzasadniające do każdego z głównych punktów - pomocny w tym będzie konceptogram.
11.Uporządkowanie głównych punktów
Pod materiałem uzasadniającym dobrze jest wpisać ponownie główny punkt i ułożyć fiszki wg. następujących czynników: czas , przestrzeń , temat , problem - rozwiązanie.
12.Elementy wiążące
Elementy wiążące ( zwroty i słowa ) doprowadzą od 1 głównego punktu do drugiego. np.: po pierwsze…po drugie…
13.Powtórzenie na głos
Po powtórzeniu na głos należy poprosić osobę odgrywająca rolę publiczności o komentarz.
14.Ponowne powtórzenie głównych punktów, materiału uzasadniającego uzasadniającego zwrotów wiążących na głos
15.Wykorzystanie pomocy wizualnych
Pomoce wizualne ( slajdy , komputer , tablice graficzne , mapy itp. ) wzmacniają motywację , zwiększają pewność siebie , zachęcają do słuchania i wywołują bardziej trwałe wrażenie.
16.Wstęp i zakończenie
Wstęp powinien być żywy , barwny , obrazowy , przekonywający i jak najmniej ogólnikowy. Zakończenie -wezwanie do działania lub reakcji.
17.Konkluzja
Do końcowych wniosków nie należy wprowadzać nowych punktów. Ludzie najdłużej pamiętają to , co usłyszeli na końcu . Dlatego właśnie konkluzja musi być dobitna i łatwo zapadająca w pamięć.
18.Ponumerowanie fiszek
Dzięki ponumerowaniu fiszek wiadomo już jaka jest kolejność wystąpienia.
19.Próba generalna
Przy próbie generalnej należy znaleźć sobie publiczność.
20.Lista kontrolna
Po próbie generalnej należy się zastanowić czy główne punkty zostały wyłożone jasno i czy wszystkie pytania słuchaczy znalazły odpowiedź , czy zostało zrealizowane kluczowe założenie.
Każda prezentacja zawiera element sprzedaży ( sprzedaż pomysłów , projektów, koncepcji ). Należy skłonić publiczność , by „ kupiła „ to , co mamy do powiedzenia.
Wyróżnia się 2 metody perswazji:
1.Perswazja przy pomocy argumentów
Przy stosowaniu tej metody potrzebna jest umiejętność odróżnienia opinii od faktów.
Fakty można zmierzyć , zbadać , przetestować , zweryfikować ich prawdziwość.
Opinia to ocena , osąd sytuacji.
2.Perswazja przez motywację
Ta metoda odwołuje się do ludzkich potrzeb i pragnień oraz ich zaspokojenia. Należy uświadomić swym słuchaczom , że odczuwają chęć zaspokojenia danej potrzeby oraz zaproponować im środki do jej zaspokojenia.
W perswazji ogromną rolę odgrywają:
analiza publiczności - jest ona niezbędna , gdy chcemy przekonać lub
zmienić opinię słuchaczy
analiza konkurentów - jeśli uda nam się wykazać , że nasi konkurenci już robią to , co my proponujemy , to publiczność będzie bardziej podatna na nasze argumenty
ZALECENIA DLA OSÓB, KTÓRE CZĘSTO WYSTĘPUJĄ PUBLICZNIE
nie ma takiego prezentera, który mniej lub bardziej nie obawiałby się wystąpień
pewien poziom stresu przed prezentacją jest niezbędny
umiejętności prezentacji zależą w 4 procentach od talentu, a w pozostałych 96 procentach od stosowanych technik
Przygotuj swoją, prezentację tak, aby skupić uwagę słuchaczy, czyli skoncentruj się na następujących elementach:
• cel - określ co chcesz osiągnąć - poinformować słuchaczy o nowej idei, czy dostarczyć im rozrywki.
• słuchacze - nie tylko w aspekcie demograficznym, ale również, jakie mają c nastawienie do Ciebie i Twoich pomysłów.
• logistyka Twojej wypowiedzi - ile masz czasu, a ile go potrzebujesz, o jakiej porze dnia odbędzie się wystąpienie.
Kilka prostych rad:
Nie uczyć się całego wystąpienia na pamięć, wystarczy pierwsze 15 minut szczegółowo
Zbudować sobie jasną strukturę prezentacji, wystąpienia; tym bardziej dokładnie i szczegółowo im jest ono krótsze
Znać dobrze temat, dużo przykładów i obrazów
Przećwiczyć wystąpienie ale nie przed lustrem
Zaangażowanie prowadzącego musi być widoczne
Przygotować sprzęt i materiały
Najważniejsze: poznać swoją publiczność
Jak przygotować się do wystąpień publicznych:
Uwierz w dobre nastawienie słuchaczy do prezentera
Sugeruj pewność siebie nawet gdy jesteś zdenerwowany
Starannie przygotuj wystąpienie
Zrób kilka prób
Naucz się początku na pamięć
Odpowiednio przygotuj notatki
Nie bądź zbyt ambitny
Pracuj nad głosem
Używaj humoru
Trzy zasady dobrego wystąpienia:
Na początku powiedz, o czym będziesz mówił
Następnie powiedz, co masz do powiedzenia
Na zakończenie powtórz, o czym mówiłeś
To, jak nas oceniają i jak się porozumiewamy, w dużej mierze zależy od komunikacji, jaką uprawia nasze ciało.
Oto kilka kluczowych spraw na które powinniśmy zwrócić uwagę:
Podczas prezentacji warto pamiętać o otwartej postawie. Starajmy się nie krzyżować rąk wokół ciała i nie zaciskajmy dłoni w pięści. Otwarte dłonie pomagają nam wzbudzić zaufanie naszych słuchaczy.
Nawiązujmy ze słuchaczami kontakt wzrokowy.
Wykorzystajmy nasz głos - niski postrzegany jest jako wiarygodniejszy więc starajmy się świadomie obniżać głos.
Miejmy świadomość swoich nawyków. Prezentacja jest sytuacją stresową, w której mogą one wystąpić ze zdwojoną siłą.
Kontakt z „salą”
Bardzo ważny dla prezentacji jest kontakt z „salą”, bo to przecież dla siedzących tam ludzi poświęciliśmy czas i na ich uznaniu nam zależy. Reakcja między nami a salą zależy od wielu czynników: działa na nas na przykład zasada pierwszego wrażenia - ktoś nas ogląda i dopasowuje do swojego schematu, stereotypu, a dopiero później weryfikuje swoją opinię lub potwierdza ją. Ważne jest również kreowanie dobrej atmosfery i wskazywanie, że teraz jest na coś najlepszy moment. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju prezentacji. Podczas prezentacji działają również inne mechanizmy psychologiczne:
Mechanizm swój - obcy. Jeśli uda ci się przekonać salę, że Ty i oni to jedna grupa, kontakt z nią będzie znacznie ułatwiony. „Swoim” znacznie bardziej się ufa i łatwiej wybacza błędy. Dlatego zastanów się, co łączy Cię z audytorium i staraj się podkreślać te cechy oraz fakty.
Reguła wzajemności. Jeśli ktoś wyświadczy nam przysługę, czujemy się zobowiązani do jej „oddania”. Jeśli organizator wręczy nam prezent podczas prezentacji, będziemy czuli się zobowiązani do wysłuchania go.
Społeczny dowód słuszności. Decyzja o tym czy cos jest poprawne, czy nie zależy od tego, co myślą na ten temat inni (większość).
Zasada bumerangu. Uczucia wysyłane do odbiorcy są jak bumerang - najczęściej wracają do nadawcy. Wraz z uczuciami nasze ciało wysyła szereg komunikatów potwierdzających je, na komunikaty te odpowiada ciało odbiorcy i atmosfera gotowa. Tak działają samo sprawdzające się przepowiednie - po prostu swoim zachowaniem prowokujemy pewne wydarzenia. Dlatego nie nastawiamy się źle do sali, bo uczucia te zaszczepiamy w odbiorcach i sami sprowokujemy ich negatywne zachowania.
Lubienie i sympatia. Atrakcyjność fizyczna. Dość powszechnie wiadomo, że lepiej być pięknym niż brzydkim. Zaskakujący może być jednak fakt, że pozytywne reakcje na ładną kobietę czy przystojnego mężczyznę są automatyczne i bezrefleksyjne. Jest to tak zwane zjawisko aureoli czyli, że na przykład automatycznie przypisujemy ludziom ładnym takie cechy jak: talent, inteligencja czy uczciwość.
Podobieństwo. Lubimy ludzi podobnych do nas samych, niezależnie od tego, czy podobieństwo dotyczy przekonań, stylu życia, charakteru czy wyglądu.
Skojarzenie. Sympatię do człowieka czy przedmiotu nasila skojarzenie go z czymś co lubimy lub co nam się podoba.
Autorytet. Mamy zdolność automatycznego ulegania autorytetom (nie tylko prawdziwym ale również „atrybutom” autorytetu).
Planując wystąpienie możesz zastosować metodę mapy umysłów: zapisz wszystkie pomysły, jakie przychodzą ci do głowy, bez próby ułożenia ich w logiczny format. Uporządkuj luźno rzucone pomysły w szersze kategorie i dodaj nowe, jeśli przyszły ci do głowy. Następnie sprawdź je, porównując z celami i zadecyduj:
które odrzucić
które koniecznie włączyć do prezentacji
które warto dołączyć, jeśli czas pozwoli
Uporządkuj pomysły w logiczny ciąg. Do prezentacji przygotuj się szczegółowo, a pomoże ci w tym lista kontrolna.
LISTA KONTROLNA PLANOWANEJ PREZENTACJI
Odpowiedz sobie szczegółowo na poniższe pytania:
1.Cel prezentacji
a) W jakim celu będę mówił? Co chcę osiągnąć?
b) Na przekazaniu jakich informacji szczególnie mi zależy?
2.Przesłanie
a) Jakie jest generalne przesłanie mojej prezentacji?
(koniecznie określ to jednym zdaniem)
3.Publiczność
a) Jak duże jest audytorium? Kim są słuchacze?
Po co tu są, jakie jest ich nastawienie do tematu?
Co już wiedzą na zaplanowany temat, czego chcą się dowiedzieć?
Jakie jest ich nastawienie do zebrań? Ile mają czasu na moją prezentację?
4.Czas wystąpienia
Jak długo mam mówić?
(staraj się nie mówić dłużej niż pół godziny, jest to maksymalny czas skupienia uwagi słuchaczy)
5.Sposoby na zainteresowanie słuchaczy
Jak wzbudzić zainteresowanie słuchaczy od razu na początku wystąpienia?
Czy powinienem użyć środków audiowizualnych?
(odpowiedz TAK lub NIE)
Jeśli TAK, to jakich?
Jeśli NIE, dlaczego z nich rezygnuję?
6.Konkluzja
Jak najzgrabniej podsumować na końcu to, co mam do powiedzenia?
Jak doprowadzić do zrealizowania celu, który sobie założyłem?
7.Sedno sprawy
Jak w kilku głównych punktach (nie więcej niż czterech) określiłbym cel swego wystąpienia? W jakiej kolejności będę je realizować?
(sformułuj punkty i ewentualnie podpunkty)
Czy tak sformułowane punkty są naprawdę istotne z punktu widzenia celu wystąpienia. (odpowiedz TAK lub NIE)
c) Czy ewentualne podpunkty wynikają z głównych punktów i czy ich prezentacja wnosi coś istotnego do sprawy? (odpowiedz TAK lub NIE)
8.Argumenty
Jakimi argumentami będę się posługiwać dla zilustrowania każdego z wypunktowanych wyżej celów?
Argumenty pierwszoplanowe................................................................
Argumenty drugoplanowe.....................................................................
Czy rzeczywiście dysponuję ważnymi argumentami na rzecz moich tez?
(odpowiedz TAK lub NIE)
Które z wymienionych wyżej argumentów są najważniejsze?
Czy argumenty, które wybrałem są wystarczająco różnorodne?
(odpowiedz TAK lub NIE)
Czy warto przeczytać jeszcze inne argumenty? Jeśli tak, to jakie?
Czy przewidziałem argumenty przeciwników?
(odpowiedz TAK lub NIE)
Czy jestem przygotowany, aby je odeprzeć?
(odpowiedz TAK lub NIE)