prezentacja i prezenter, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej


PREZENTACJA - Jest to nowa forma spotkania z klientami, kontrahentami, pracownikami, polegająca na przedstawieniu zebranym:

znaczących dokonań i osiągnięć itp.

Prezentacja pojawiła się wówczas gdy zostały w praktyce zastosowane określenia:

marketing, promocja, kampania reklamowa

Obecnie w prezentacjach nie pokazuje się samych produktów, ale szuka się takich form ich przedstawienia (graficznie, fonicznie itp.), które wzbudzą pozytywne skojarzenia u odbiorców prezentacji i przekonają ich o bezwarunkowej konieczności posiadania produktu, poparcia idei, wsparcia podjętych działań, wyrażenia podziwu dla osiągnięć.

STOPNIE PROFESJONALNEJ PREZENTACJI

Pierwszy stopień wtajemniczenia w przygotowanie prezentacji zaczyna się od wykonania foliogramów na podstawie cudzych zaleceń .Stopień ten osiąga się wówczas, gdy dana osoba na tyle zna sprawy merytoryczne, że nie popełni błędów technicznych .

Drugi stopień wtajemniczenia osiąga taka osoba, która ma pewien zakres samodzielnych obowiązków, dobrze zna strukturę przedsiębiorstwa i sprawy merytoryczne, jakimi zajmuje się firma lub konkretny dział, potrafi pracować na komputerze w odpowiednim programie, wykazuje wiele pomysłów i inicjatyw. Asystentce szef zleca wykonanie najważniejszych według niego foliogramów zgodnie z ramowymi zaleceniami.

Trzeci stopień wtajemniczenia następuje wówczas, gdy sekretarka ma przygotować prezentację samodzielnie. Jest podany jedynie temat prezentacji, a dobór form i środków, zależy wyłącznie od niej samej. Najwyższy stopień wtajemniczenia osiąga taka sekretarka-asystentka, którą szef informuje jedynie o temacie i terminie prezentacji. Sama musi ją opracować i przeprowadzić. Przeprowadzenie prezentacji może stwarzać wiele problemów osobom nieśmiałym lub takim, które nie lubią występować publicznie.

ZASADY PREZENTACJI

  1. Sala o wielkości odpowiedniej do liczby uczestników (aby można było skupić na sobie uwagę wszystkich zebranych) i zapewnienie dobrej słyszalności w każdym miejscu na sali.

  1. Świadomość, że jesteśmy przygotowani perfekcyjnie i możemy odpowiedzieć bez cienia zaskoczenia na każde pytanie. Należy nieco „celebrować" odpowiedzi na trudne pytania, aby pytającemu zrobić przyjemność, a jednocześnie stworzyć wrażenie, ze odpowiedź jest przemyślana. Odpowiadanie w stylu recytowanej lekcji nie budzi szacunku pytającego.

  1. Odpowiedni do sytuacji wygląd: dyskretny makijaż .odpowiednia fryzura, zadbane dłonie.

  1. Stosowny ubiór, tj. kostiumik w jednolitym kolorze (nie powinien to być kolor czerwony). Do tego bluzeczka w zharmonizowanym lub kontrastowym kolorze. Złe widziane bluzki z krótkim rękawem, jeśli zajdzie konieczność zdjęcia żakietu. Pantofelki na niezbyt wysokim obcasie z zakrytymi palcami. Mała torebka. Prezentowane materiały w skórzanej teczce. Przestroga przed zbyt krotką spódnicą.

  1. Wyciszenie sali - przed rozpoczęciem prezentacji należy odczekać, aż zebrani przygotują się do słuchania .Przekrzykiwanie głosów mija się z celem, wytrąca z równowagi mówiącego i słuchających.

  1. Pierwiastki emocjonalne (wzruszenie, niezadowolenie, trema) powinny być maksymalnie ograniczone- trzeba ćwiczyć.

  1. Mówimy w równym stopniu do wszystkich zebranych, należy więc przemieszczać wzrok po całej sali, a nie zatrzymywać go tylko na tych, którzy uśmiechają, się lub potakują.

  1. Na spotkaniu zadziała efekt pierwszego i ostatniego wrażenia. Należy więc przede wszystkim dobrze wypaść na początku i na końcu spotkania. Spóźnianie się nie należy do dobrego tonu.

IX . Gdy widzimy zmęczenie lub znudzenie słuchaczy, należy nieco ożywić wystąpienie podaniem przykładu, lub po prostu zrobić przerwę.

STRUKTURA WYPOWIEDZI

Struktura każdej wypowiedzi składa się z trzech płaszczyzn:

  1. Treściowej

Zastanów się, co chcesz powiedzieć swoim słuchaczom, jaki jest temat i przesłanie Twojej prezentacji. Przesłanie to główna myśl wystąpienia , inspiracja do działań i odpowiedź na pytanie: co chce przekazać swoim odbiorcom. Pamiętaj, aby treść zawsze dostosowywać do wiedzy, języka i poziomu słuchaczy. Nie mówisz dla siebie, ale dla nich. To ich potrzeby i oczekiwania powinny być punktem wyjścia do ustalenia treści wystąpienia.

  1. Formalnej

Ustal, jaką formę nadasz swojemu wystąpieniu, jaki będzie ono miało styl: czy będzie to poważne przemówienie, czy może wolisz konwencję żartobliwą, a może zbudujesz prezentację w formie zagadki, do rozwiązania której poprowadzisz swoich słuchaczy w trakcie występu? Pamiętaj, że każda wypowiedź powinna składać się z trzech elementów:

Tu powiesz kilka słów, o czym będziesz mówić i po raz pierwszy podasz przesłanie swojej prezentacji

To merytoryczna część wystąpienia: pamiętaj, aby podawane informacje łączyły się w grupy i były ze sobą logicznie powiązane. Aby nie uśpić swych słuchaczy, zwróć uwagę na tempo prezentacji, intonację i ton głosu. Spróbuj poruszyć nie tylko intelekt, ale i emocje swoich odbiorców (wtedy lepiej zapamiętują wiadomości). Możesz użyć bardziej wyrafinowanych metod - przywołuj pozytywne skojarzenia, mów obrazowo. Pamiętaj jednak, że nadmiar bodźców i emocji może też zmęczyć słuchaczy dlatego elementy intelektualne i emocjonalne powinny być odpowiednio wyważone. Nie zapomnij od czasu do czasu powtórzyć przesłania swojego wystąpienia.

Jest to zapowiedź końca, która powinna zmobilizować uwagę Twoich odbiorców jeszcze na parę chwil. Podsumujmy to, co zostało powiedziane, akcentując najważniejsze sprawy. Koniec to najlepszy moment na ratowanie sytuacji, jeśli coś się nie powiodło. Pamiętaj, aby w ostatniej części wystąpienia powtórzyć przesłanie - wbije się ono na pewno w pamięć Twoich słuchaczy.

  1. Psychologicznej

Zadbaj o to, aby odbiorcy postrzegali Cię jako osobę kompetentną. Spróbuj nawiązać kontakt z salą. Jak twierdzą uczeni, ludzie oceniają wiarygodność mówcy według następujących kryteriów:

PRZYGOTOWANIE PREZENTACJI

1.Przemówienie a prezentacja

Słuchacze oczekują podczas prezentacji jasnych informacji, inteligentnej perswazji i wiarygodnej treści, tak by na tej podstawie można było podjąć prawidłową decyzję. Zatem wystąpienia powinny być pełne werwy, a nawet porywające.

2.Nastawienie

Nastawienie osoby wygłaszającej przemówienie powinno być pozytywne , gdyż tylko wtedy uzyska ona pozytywną reakcję słuchaczy.

3.Cel

Każda prezentacja musi posiadać swój cel i uzasadnienie.

4.Analiza publiczności

Należy zastanowić się do kogo się zwracamy.

5.Konceptogram

Należy zapisać wszystko , co można powiedzieć na dany temat.

6.Kluczowe założenie

Kluczowe założenie powinno określać publiczność , cel i oczekiwany rezultat.

7.Ukryty cel i interes osobisty

Należy zastanowić się jakie pytania mogą zadać słuchacze - pytania wynikające z ich ukrytych celów i interesów osobistych.

8.Ustalenie głównych punktów (tez )

Przy ustalaniu głównych punktów należy odwołać się do kluczowego założenia i zdać sobie pytanie : Co publiczność musi wiedzieć , aby cel został osiągnięty ?

9.Fiszki z głównymi punktami

Fiszki z głównymi punktami powinny być sformułowane w sposób zwięzły ( 1 punkt - 1 fiszka ) , nie należy ich jeszcze numerować.

10.Uzasadnienie lub dowód

Należy przygotować materiały uzasadniające do każdego z głównych punktów - pomocny w tym będzie konceptogram.

11.Uporządkowanie głównych punktów

Pod materiałem uzasadniającym dobrze jest wpisać ponownie główny punkt i ułożyć fiszki wg. następujących czynników: czas , przestrzeń , temat , problem - rozwiązanie.

12.Elementy wiążące

Elementy wiążące ( zwroty i słowa ) doprowadzą od 1 głównego punktu do drugiego. np.: po pierwsze…po drugie…

13.Powtórzenie na głos

Po powtórzeniu na głos należy poprosić osobę odgrywająca rolę publiczności o komentarz.

14.Ponowne powtórzenie głównych punktów, materiału uzasadniającego uzasadniającego zwrotów wiążących na głos

15.Wykorzystanie pomocy wizualnych

Pomoce wizualne ( slajdy , komputer , tablice graficzne , mapy itp. ) wzmacniają motywację , zwiększają pewność siebie , zachęcają do słuchania i wywołują bardziej trwałe wrażenie.

16.Wstęp i zakończenie

Wstęp powinien być żywy , barwny , obrazowy , przekonywający i jak najmniej ogólnikowy. Zakończenie -wezwanie do działania lub reakcji.

17.Konkluzja

Do końcowych wniosków nie należy wprowadzać nowych punktów. Ludzie najdłużej pamiętają to , co usłyszeli na końcu . Dlatego właśnie konkluzja musi być dobitna i łatwo zapadająca w pamięć.

18.Ponumerowanie fiszek

Dzięki ponumerowaniu fiszek wiadomo już jaka jest kolejność wystąpienia.

19.Próba generalna

Przy próbie generalnej należy znaleźć sobie publiczność.

20.Lista kontrolna

Po próbie generalnej należy się zastanowić czy główne punkty zostały wyłożone jasno i czy wszystkie pytania słuchaczy znalazły odpowiedź , czy zostało zrealizowane kluczowe założenie.

Każda prezentacja zawiera element sprzedaży ( sprzedaż pomysłów , projektów, koncepcji ). Należy skłonić publiczność , by „ kupiła „ to , co mamy do powiedzenia.

Wyróżnia się 2 metody perswazji:

1.Perswazja przy pomocy argumentów

Przy stosowaniu tej metody potrzebna jest umiejętność odróżnienia opinii od faktów.

Fakty można zmierzyć , zbadać , przetestować , zweryfikować ich prawdziwość.

Opinia to ocena , osąd sytuacji.

2.Perswazja przez motywację

Ta metoda odwołuje się do ludzkich potrzeb i pragnień oraz ich zaspokojenia. Należy uświadomić swym słuchaczom , że odczuwają chęć zaspokojenia danej potrzeby oraz zaproponować im środki do jej zaspokojenia.

W perswazji ogromną rolę odgrywają:

zmienić opinię słuchaczy

ZALECENIA DLA OSÓB, KTÓRE CZĘSTO WYSTĘPUJĄ PUBLICZNIE

Przygotuj swoją, prezentację tak, aby skupić uwagę słuchaczy, czyli skoncentruj się na następujących elementach:

• cel - określ co chcesz osiągnąć - poinformować słuchaczy o nowej idei, czy dostarczyć im rozrywki.

• słuchacze - nie tylko w aspekcie demograficznym, ale również, jakie mają c nastawienie do Ciebie i Twoich pomysłów.

• logistyka Twojej wypowiedzi - ile masz czasu, a ile go potrzebujesz, o jakiej porze dnia odbędzie się wystąpienie.

Kilka prostych rad:

Jak przygotować się do wystąpień publicznych:

Trzy zasady dobrego wystąpienia:

To, jak nas oceniają i jak się porozumiewamy, w dużej mierze zależy od komunikacji, jaką uprawia nasze ciało.

Oto kilka kluczowych spraw na które powinniśmy zwrócić uwagę:

Kontakt z „salą”

Bardzo ważny dla prezentacji jest kontakt z „salą”, bo to przecież dla siedzących tam ludzi poświęciliśmy czas i na ich uznaniu nam zależy. Reakcja między nami a salą zależy od wielu czynników: działa na nas na przykład zasada pierwszego wrażenia - ktoś nas ogląda i dopasowuje do swojego schematu, stereotypu, a dopiero później weryfikuje swoją opinię lub potwierdza ją. Ważne jest również kreowanie dobrej atmosfery i wskazywanie, że teraz jest na coś najlepszy moment. Oczywiście wszystko zależy od rodzaju prezentacji. Podczas prezentacji działają również inne mechanizmy psychologiczne:

Planując wystąpienie możesz zastosować metodę mapy umysłów: zapisz wszystkie pomysły, jakie przychodzą ci do głowy, bez próby ułożenia ich w logiczny format. Uporządkuj luźno rzucone pomysły w szersze kategorie i dodaj nowe, jeśli przyszły ci do głowy. Następnie sprawdź je, porównując z celami i zadecyduj:

  1. które odrzucić

  2. które koniecznie włączyć do prezentacji

  3. które warto dołączyć, jeśli czas pozwoli

Uporządkuj pomysły w logiczny ciąg. Do prezentacji przygotuj się szczegółowo, a pomoże ci w tym lista kontrolna.

LISTA KONTROLNA PLANOWANEJ PREZENTACJI

Odpowiedz sobie szczegółowo na poniższe pytania:

1.Cel prezentacji

a) W jakim celu będę mówił? Co chcę osiągnąć?

b) Na przekazaniu jakich informacji szczególnie mi zależy?

2.Przesłanie

a) Jakie jest generalne przesłanie mojej prezentacji?

(koniecznie określ to jednym zdaniem)

3.Publiczność

a) Jak duże jest audytorium? Kim są słuchacze?

  1. Po co tu są, jakie jest ich nastawienie do tematu?

  1. Co już wiedzą na zaplanowany temat, czego chcą się dowiedzieć?

  2. Jakie jest ich nastawienie do zebrań? Ile mają czasu na moją prezentację?

4.Czas wystąpienia

  1. Jak długo mam mówić?

(staraj się nie mówić dłużej niż pół godziny, jest to maksymalny czas skupienia uwagi słuchaczy)

5.Sposoby na zainteresowanie słuchaczy

  1. Jak wzbudzić zainteresowanie słuchaczy od razu na początku wystąpienia?

  2. Czy powinienem użyć środków audiowizualnych?

(odpowiedz TAK lub NIE)

Jeśli TAK, to jakich?

Jeśli NIE, dlaczego z nich rezygnuję?

6.Konkluzja

  1. Jak najzgrabniej podsumować na końcu to, co mam do powiedzenia?

  2. Jak doprowadzić do zrealizowania celu, który sobie założyłem?

7.Sedno sprawy

  1. Jak w kilku głównych punktach (nie więcej niż czterech) określiłbym cel swego wystąpienia? W jakiej kolejności będę je realizować?

(sformułuj punkty i ewentualnie podpunkty)

  1. Czy tak sformułowane punkty są naprawdę istotne z punktu widzenia celu wystąpienia. (odpowiedz TAK lub NIE)

c) Czy ewentualne podpunkty wynikają z głównych punktów i czy ich prezentacja wnosi coś istotnego do sprawy? (odpowiedz TAK lub NIE)

8.Argumenty

  1. Jakimi argumentami będę się posługiwać dla zilustrowania każdego z wypunktowanych wyżej celów?

Argumenty pierwszoplanowe................................................................

Argumenty drugoplanowe.....................................................................

  1. Czy rzeczywiście dysponuję ważnymi argumentami na rzecz moich tez?

(odpowiedz TAK lub NIE)

  1. Które z wymienionych wyżej argumentów są najważniejsze?

  1. Czy argumenty, które wybrałem są wystarczająco różnorodne?

(odpowiedz TAK lub NIE)

  1. Czy warto przeczytać jeszcze inne argumenty? Jeśli tak, to jakie?

  1. Czy przewidziałem argumenty przeciwników?

(odpowiedz TAK lub NIE)

  1. Czy jestem przygotowany, aby je odeprzeć?

(odpowiedz TAK lub NIE)



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
ZEBRANIA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
DOKUMENTACJA Pracownicza, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
BIURO1, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Obieg pism, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
CURRICULUM VITAE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
PROCES KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RODZAJE KOMUNIKACJI, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Pisma i DOKUMENTACJA, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Dobre obyczaje, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
o ergonomii, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
urzadzenia, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
Protokół zebrania, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
zebrania-zredagowane, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
ORGANIZACJA KONFERENCJI PRASOWEJ, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej
RÓŻNICE KULTUROWE W ZAGRANICZNYCH, AWF Warszawa, Organizacja Pracy Biurowej

więcej podobnych podstron