ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH
Spotkania biznesowe są najlepszą okazją do
wymiany poglądów, podejmowania decyzji, ustalania
strategicznych działań dotyczących funkcjonowania
firmy.
Mogą mieć charakter wewnętrzny,
organizowane są w formie zebrań pracowniczych, których celem jest wymiana zdań oraz opinii pracowników, wzajemne poznanie się czy rozwiązywanie trudnych problemów.
Ich częstotliwość jest uzależniona od występujących w firmie problemów.
Mogą mieć charakter zewnętrzny,
pomiędzy przedstawicielami różnych firm, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Wymagana jest znajomość pewnych procedur niezbędnych przy organizacji tego typu spotkań. Obowiązuje protokół ustalony i zatwierdzony przez przedstawicieli spotykających się firm, według którego realizowany jest program przyjmowanej delegacji.
Organizacja Zebrań
Zebrania są tak samo jak spotkania biznesowe praktycznym środkiem do tworzenia poczucia tożsamości i utrwalania dobrych stosunków wewnątrz grupy, która nie ma możliwości codziennych spotkań.
Stanowią także forum dla wyrażania własnych poglądów i opinii, dzięki czemu integrują grupę.
Zebranie jest najczęściej stosowaną formą spotkania kierownictwa ze współpracownikami.
Aby było ono skuteczne, musi mieć jasno określony cel. Podstawowym celem zebrania jest:
1. Przekazywanie informacji,
2. Rozwiązywanie problemów,
3. Podejmowanie decyzji,
ZASADY ZEBRAŃ:
Spotykająca się grupa jest zorganizowana i posiada własną strukturę organizacyjną.
Spotkanie ma charakter formalny i odbywa się według ustalonego porządku obrad, którego plan należy dostarczyć uczestnikom wcześniej.
Celem zebrania jest omówienie punktów ustalonych w porządku zebrania.
Temat zebrania jest jasno sprecyzowany.
Przebieg spotkania jest protokołowany.
FORMY ZEBRAŃ
Odprawa - krótkie spotkanie o charakterze wewnętrznym, trwające 15 do 60minut. Bierze w niej udział niewielka liczba osób.
Narada - spotkanie o charakterze wewnętrznym trwające około 60 minut. Celem narady jest przedyskutowanie występujących aktualnie w pracy problemów. Narady organizowane są rzadziej niż odprawy.
Seminarium - forma szkolenia, mająca na celu zapoznanie się z nowymi problemami. Występującymi na przykład w jakiejś dziedzinie nauki lub działalności handlowej. Może trwać kilka godzin lub kilka dni po kilka godzin.
Sympozjum - zebranie specjalistów z określonej dziedziny wiedzy. Czas trwania może wynosić nawet kilka dni.
Przed każdym zebraniem ustala się jego cel, termin oraz temat do referowania.
Ustala się listy uczestników i osób referujących.
Należy wynająć salę, ustalić porządek obrad, przygotować materiały dla uczestników oraz je rozesłać.
Zaproszenia:
W przypadku zebrania pracowników firmy zawiadomienia oraz zaproszenia wysyła się dwa tygodnie przed jego terminem,
w przypadku uczestnictwa spoza firmy - 4 tygodnie wcześniej, prosząc jednocześnie o potwierdzenie udziału.
Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:
Kto zaprasza
Kogo zaprasza
Określenie formy zebrania
Temat zebrania
Miejsce i czas
Porządek dzienny zebrania lub program
Porządek obrad
Wstęp -
Zebrania o dużej liczbie uczestników przebiegają według pewnego schematu, gdzie w pierwszej kolejności następuje otwarcie obrad.
Następnie wybór przewodniczącego, prezydium składającego się z 3-5 osób oraz komisji regulaminowych, którymi mogą być w zależności od charakteru zebrania:
Komisja mandatowa - stwierdza na podstawie listy obecności podpisanej przez uczestników, czy jest quorum zapewniające prawomocność podejmowanych na zebraniu uchwał.
Komisja skrutacyjna - zajmuje się przygotowaniem kartek do tajnego głosowania, ich rozdaniem i zebraniem, liczeniem głosów i ogłoszeniem wyników.
Komisja wyborcza - ustala listę kandydatów zgłaszanych na sali i ich weryfikuje.
Komisja wnioskowa (uchwał) - zajmuje się zbieraniem i porządkowaniem wniosków przedstawionych przez uczestników zebrania oraz opracowaniem podjętych uchwał.
II. Rozwinięcie - czytane są sprawozdania, wygłaszane referaty, odbywa się dyskusja
III. Zgłaszanie wniosków i uchwał do realizacji oraz osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.
IV. Zakończenie - Zebranie zamyka przewodniczący
Każdemu zebraniu towarzyszą następujące czynności:
Przygotowanie sali i holu
Przygotowanie otoczenia sali konferencyjnej
Lista obecności
Przywitanie uczestników zebrania
Rozsadzanie gości przy stole
Aby zwiększyć efektywność zebrań należy pamiętać o punktualności, rzetelności, precyzji, trafnego i jasnego dobierania słownictwa oraz kulturze osobistej.
Istotną rolę podczas zebrań pełni przewodniczący. Od niego zależy sprawny przebieg zebrania.
Bardzo ważnym elementem zebrań jest pobudzanie twórczego myślenia. Jednym ze sposobów jest podawanie na koniec zebrania kwestii wymagającej rozwiązania wraz z prośbą o przygotowanie się do dyskusji na następne posiedzenie.
Przygotowanie wystąpienia,
dobry mówca powinien:
Sprawiać wrażenie pewnego siebie
Nie zbaczać z tematu
Mieć ciekawy temat i trzymać się pewnego logicznego porządku
Umieć zaciekawić audytorium
Nie mówić monotonie
Dobrze wykorzystywać pomoce wizualne
Używać jasnego i prostego języka
Uśmiechać się, nawiązywać kontakt z wzrokowy
Odpowiadać na pytania
Nie przedłużać niepotrzebnie wystąpienia
Używanie pomocy wizualnych:
Tylko w celu wyjaśnienia, poparcia lub podkreślenia.
Należy odpowiednio dobrać rodzaj pomocy wizualnej do wystąpienia.
Należy zwrócić uwagę na efektowność prezentacji.
Pomoc wizualna powinna być prosta.
Prezentację wizualną należy umiejętnie połączyć z wystąpieniem.
Rzutnik do slajdów należy wyłączyć jeśli przestaje być potrzebny, aby nie rozpraszał słuchaczy.
Przed prezentacją należy sprawdzić czy urządzenia działają.