Praca w grupie
Mechanizmy współużytkowania
W środowisku biurowym, finalny dokument jest często efektem pracy całego zespołu pracowników. W starych,
dobrych czasach robocza kopia raportu czy też zestawienia po wydrukowaniu krążyła pośród wielu osób, które
sukcesywnie nanosiły na niego odpowiednie poprawki i modyfikacje, pokrywając go dziesiątkami a nierzadko i setkami
kolorowych komentarzy, uwag i odnośników. Zazwyczaj po zakończeniu tego procesu, mocno już wyeksploatowany
wydruk trafiał na biurko nieszczęśnika, który musiał mozolnie przedzierać się poprzez taką gmatwaninę i po wytężonej
pracy utworzyć z tego coś, co przypominało już gotowy,  czysty dokument. Taka organizacja pracy zwykle była
potwornym  pożeraczem czasu tym bardziej, że często cały proces musiał być powtarzany wielokrotnie.
Microsoft Excel, który zasłużenie zdobył sobie poczesne miejsce w niemal każdym szanującym się biurze, udostępnia
cały szereg mechanizmów, które mają na celu ułatwienie i znaczące przyspieszenie opisanego procesu:
Właściwości dokumentu  przechowują informacje o zawartości dokumentu oraz jego autorze
Komentarze  pozwalają zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzenie odpowiednich komentarzy i
uwag co do zawartości dokumentu. Domyślnie takie uwagi nie są umieszczane na wydruku  chyba, że
użytkownik zadecyduje inaczej.
Śledzenie wprowadzonych zmian  pozwala zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzanie
dowolnych modyfikacji dokumentu przy zachowaniu nienaruszonej oryginalnej zawartości. Podczas procesu
finałowej korekty dokumentu poszczególne modyfikacje mogą być zatwierdzane bądz
odrzucane.
Ochrona dokumentów  pozwala na ograniczenie możliwości edycji dokumentu.
Opcje zapisu  pozwalają na zabezpieczenie dokumentu przed nieautoryzowanym otwarciem bądz

modyfikacją.
Udostępnianie skoroszytów  pozwala wielu użytkownikom na jednoczesną pracę z tym samym skoroszytem
poprzez sieć komputerową.
Rysunek 11.1. Menu Plik.
Rysunek 11.2. Korzystając z zakładki Podsumowanie okna dialogowego Właściwości możesz wprowadzić wiele
dodatkowych informacji dotyczących zawartości dokumentu.
Właściwości dokumentu
Okno dialogowe Właściwości (rysunek 11.2 oraz 11.4) pozwala na wprowadzenie i przechowywanie informacji o
dokumencie. Właściwości dokumentu mogą być przeglądane przez każdego użytkownika, który otworzy dany
skoroszyt.
Rady
W celu lepszej organizacji informacji o dokumencie, okno Właściwości jest podzielone na szereg zakładek. W
niniejszym podrozdziale omówimy tylko zakładki Podsumowanie oraz Statystyka  eksplorację pozostałych
zakładek pozostawimy użytkownikowi.
Informacje zapisane we właściwościach dokumentu są wykorzystywane przez wewnętrzny mechanizm Excela
służący do wyszukiwania plików. Szczegółowe omówienie tego mechanizmu wykracza poza ramy tej książki,
aczkolwiek możesz wybierając z menu głównego polecenie Plik Wyszukaj spróbować zmierzyć się z nim
samodzielnie (rysunek 11.1).
Aby otworzyć okno właściwości dokumentu
1. Otwórz wybrany skoroszyt.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Właściwości (rysunek 11.1).
Aby utworzyć podsumowanie dokumentu
1. Otwórz okno właściwości dokumentu.
2. Przejdz
na zakładkę Podsumowanie (rysunek 11.2).
3. Wprowadz
lub zmodyfikuj informacje zawarte w poszczególnych polach dialogowych:
Tytuł  jest to po prostu tytuł tworzonego dokumentu. Tytuł dokumentu nie musi być identyczny z
nazwą pliku tego dokumentu.
Temat  temat dokumentu
Autor  informacje o autorze dokumentu. Zawartość tego pola może być automatycznie uzupełniona
na podstawie informacji zawartych na zakładce Ogólne okna dialogowego Opcje.
Menedżer  dane osoby odpowiedzialnej za zawartość dokumentu.
Firma  nazwa firmy, w której pracuje autor bądz
menedżer dokumentu.
Kategoria  nazwa kategorii przypisanej do dokumentu.
Słowa kluczowe  zestaw słów charakteryzujących zawartość i/lub przeznaczenie dokumentu
Komentarze  dowolne uwagi na temat dokumentu
Baza hiperłącza  adres witryny internetowej bądz
ścieżka do foldera na dysku lub wolumenu na
dysku sieciowym. Opcja ta działa w powiązaniu z hiperłączami znajdującymi się wewnątrz
dokumentu.
4. Aby utworzyć obraz podglądu, który będzie wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu
(rysunek 11.3) zaznacz opcję Zapisz obraz podglądu.
5. Naciśnij przycisk OK.
Rady
Wprowadzanie informacji w oknie właściwości nie jest obligatoryjne  jeżeli chcesz, możesz pozostawić
wszystkie pola puste (rysunek 11.2).
Więcej informacji na temat zakładki Ogólne okna Opcje znajdziesz w rozdziale 15.
Aby przejrzeć statystyki dokumentu
1. Otwórz okno właściwości dokumentu.
2. Przejdz
na zakładkę Statystyka (rysunek 11.4).
3. Po zakończeniu przeglądania statystyk naciśnij przycisk OK.
Rada
Informacje zawarte w oknie Statystyka (rysunek 11.4) nie mogą być modyfikowane.
Rysunek 11.3. Obraz podglądu jest wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu.
Rysunek 11.4. Zakładka Statystyka okna dialogowego Właściwości.
Komentarze
Komentarze są to notatki, które autor i inni użytkownicy mogą umieszczać na arkuszu. Domyślnie komentarze są
wyświetlane na ekranie, ale nie drukowane  chyba, że użytkownik zadecyduje inaczej.
Aby wstawić komentarz
1. Zaznacz komórkę, w której chcesz wprowadzić komentarz (rysunek 11.5).
2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Komentarz (rysunek 11.6). Wydarzą się wtedy dwie rzeczy: w
komórce pojawia znacznik komentarza (mały, czerwony trójkącik zlokalizowany w prawym, górnym
narożniku komórki) a na ekranie pojawi się okno tekstowe, w którym będzie migał kursor (rysunek 11.7).
3. W polu tekstowym wpisz dowolną treść komentarza (rysunek 11.8).
4. Po zakończeniu kliknij w dowolnym, innym miejscu arkusza. Komentarz zostanie zapisany i tekstowe pole
komentarza zniknie z ekranu.
Rada
Excel pobiera Twoje dane z zakładki Ogólne okna dialogowego Opcje. Więcej na temat opcji znajdziesz w
rozdziale 15.
Rysunek 11.5. Zaznacz komórkę, w której chcesz zamieścić komentarz.
Rysunek 11.6. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Komentarz.
Rysunek 11.7. Excel wyświetli pole tekstowe komentarza.
Rysunek 11.8. Wprowadz
komentarz.
Rysunek 11.9. Kiedy umieścisz wskaz
nik myszki nad znacznikiem, Excel wyświetli komentarz w małym okienku na
ekranie.
Aby obejrzeć komentarz
Ustaw wskaz
nik myszki nad komórką, w której widnieje znacznik komentarza. Na ekranie pojawi się małe okienko z
nazwiskiem autora i zawartością komentarza (rysunek 11.9).
lub
Z menu głównego wybierz polecenie Widok Komentarze (rysunek 11.10). Wszystkie komentarze umieszczone w
skoroszycie pojawią się na ekranie (rysunek 11.11).
Rada
Jeżeli będziesz postępował zgodnie z powyższymi wytycznymi, to na ekranie może pojawić się pasek narzędzi
Recenzja (rysunek 11.11). Znajdziesz na nim narzędzia przeznaczone do pracy z komentarzami i poprawkami.
Aby usunąć komentarz
1. Zaznacz komórkę, z której chcesz usunąć komentarz.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Wyczyść Komentarze (rysunek 11.12). Znaczniki
komentarzy oraz same komentarze zostaną usunięte.
Aby wydrukować komentarze
1. Aby przygotować arkusz do wydruku postępuj zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w rozdziale 9.
2. Wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej Komentarze, znajdującej się na zakładce Arkusz okna
dialogowego Ustawienia strony (rysunek 11.13).
3. Naciśnij przycisk Drukuj.
4. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Drukuj  naciśnij przycisk OK. Zawartość arkusza wraz z
komentarzami zostanie wydrukowana na ekranie.
Rysunek 11.10. Z menu głównego wybierz polecenie Widok Komentarze.
Rysunek 11.11. Podczas wyświetlania komentarzy, na ekranie może pojawić się pasek narzędzi Recenzja.
Rysunek 11.12. Aby usunąć komentarze z menu głównego wybierz polecenie Edycja Wyczyść Komentarze.
Rysunek 11.13. Wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej Komentarze, znajdującej się na zakładce Arkusz okna
dialogowego Ustawienia strony.
Śledzenie zmian
Mechanizm śledzenia zmian zaimplementowany w programie Excel umożliwia całemu zespołowi korektorów na
wprowadzanie poprawek i modyfikacji bez naruszania oryginalnej zawartości arkusza. Zamiast tego, w oknie arkusza
pojawiają się komentarze opisujące proponowane poprawki. Na zakończenie procesu aktualizacji dokumentu, osoba
odpowiedzialna za jego finalną wersję ma możliwość zaakceptowania bądz
odrzucenia poszczególnych poprawek  w
efekcie otrzymuje się ostateczny dokument zawierający tylko zatwierdzone zmiany i modyfikacje.
Aby włączyć bądz
wyłączyć śledzenie zmian
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Śledz
zmiany Wyróżniaj zmiany (rysunek 11.14).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wyróżniaj zmiany (rysunek 11.15). Zaznacz wybrane opcje:
Śledz
zmiany podczas edytowania  opcja zezwala na śledzenie wprowadzanych modyfikacji. Aby
zakończyć śledzenie zmian powinieneś wyłączyć tą opcję.
Kiedy  pozwala na określenie, które zmiany będą śledzone na podstawie kryterium czasu ich
dokonania. Po włączeniu opcji z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.16).
Kto  pozwala na określenie użytkownika(ów), których poprawki będą śledzone. Po włączeniu opcji
z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.17).
Gdzie  pozwala na określenie zakresu komórek, w których będą śledzone wprowadzane poprawki.
Po włączeniu opcji w polu tekstowym wprowadz
żądany zakres komórek.
Wyróżniaj zmiany na ekranie  wyświetla wprowadzane poprawki na ekranie.
Rysunek 11.14. Aby włączyć śledzenie zmian, z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Śledz
zmiany
Wyróżniaj zmiany.
Rysunek 11.15. Okno dialogowe Wyróżniaj zmiany pozwala na dostosowanie sposobu śledzenia do bieżących potrzeb
użytkownika.
Rysunki 11.16. i 11.17. Za pomocą przedstawionych list rozwijanych możesz określić kiedy i czyje poprawki będą
śledzone.
Lista zmian w nowym arkuszu  powoduje, że wprowadzane zmiany są rejestrowane na osobnym
arkuszu historii zmian. Opcja ta jest dostępna tylko i wyłącznie po uprzednim udostępnieniu arkusza
w trybie współużytkowania.
3. Naciśnij przycisk OK.
4. Po pojawieniu się monitu, zapisz arkusz na dysku.
Rada
Włączenie trybu śledzenia zmian powoduje jednocześnie udostępnienie arkusza w trybie współużytkowania.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz w następnych podrozdziałach.
Aby śledzić wprowadzane zmiany
1. Włącz śledzenie zmian zgodnie z instrukcjami przedstawionymi na poprzedniej strony.
2. Wprowadz
żądane zmiany do dokumentu.
Zmodyfikowane komórki zostaną wyróżnione za pomocą kolorowego obramowania oraz kolorowego,
trójkątnego znacznika zlokalizowanego w lewym, górnym narożniku komórki (rysunek 11.18).
Rada
Jeżeli dokument będzie w trybie śledzenia zmian modyfikowany przez więcej niż jedną osobę jednocześnie, to
poprawki poszczególnych osób będą wyróżnione różnymi kolorami. Dzięki temu rozróżnić zmiany
wprowadzone przez pana X od zmian pana Y.
Aby zobaczyć wprowadzone zmiany
Ustaw wskaz
nik myszki na znaczniku modyfikacji komórki  na ekranie pojawi się małe okno dialogowe z informacją
o wprowadzanych zmianach (rysunek 11.19).
Rada
Opisany powyżej mechanizm jest bardzo wygodny i umożliwia szybkie sprawdzenie wprowadzanych
modyfikacji.
Rysunek 11.18. Po włączeniu śledzenia zmodyfikowane komórki zostaną wyróżnione.
Rysunek 11.19. Ustaw wskaz
nik myszki na znaczniku modyfikacji komórki  na ekranie pojawi się małe okno
dialogowe z informacją o wprowadzanych zmianach.
Aby zatwierdzić bądz
odrzucić wprowadzone zmiany
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Śledz
zmiany Zaakceptuj lub odrzuć zmiany (rysunek
11.14).
2. Excel może Cię poprosić o zapisanie skoroszytu na dysku  skorzystaj z tej sugestii.
3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia (rysunek 11.20).
Zaznacz odpowiednie opcje, określające zakres edytowanych zmian (znaczenie poszczególnych opcji jest
dokładnie takie samo jak w przypadku okna Wyróżnij zmiany przedstawionego na rysunku 10.15)
4. Naciśnij przycisk OK.
5. Excel zaznacza pierwszą wprowadzoną zmianę i wyświetla na ekranie okno dialogowe Zaakceptuj lub odrzuć
zmiany (rysunek 11.21).
Aby zatwierdzić bieżącą zmianę, naciśnij przycisk Zaakceptuj. Excel automatycznie zaznaczy kolejną
zmianę.
Aby odrzucić bieżącą zmianę, naciśnij przycisk Odrzuć. Zawartość bieżącej komórki powróci do
swojego oryginalnego stanu a Excel automatycznie zaznaczy kolejną zmianę.
Aby zatwierdzić wszystkie zmiany, naciśnij przycisk Zaakceptuj wszystkie. Pomiń pozostałe kroki.
Aby odrzucić wszystkie zmiany, naciśnij przycisk Odrzuć wszystkie. Zawartość wszystkich komórek
zaznaczonego obszaru zostanie przywrócona do swojego oryginalnego stanu. Pomiń pozostałe kroki.
6. Powtórz krok numer 3 dla każdej kolejnej zmiany.
7. Kiedy Excel zakończy edycję wszystkich zmian, okno dialogowe Zaakceptuj lub odrzuć zmiany zniknie z
ekranu.
Aby usunąć znaczniki wprowadzonych zmian z arkusza
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Śledz
zmiany Wyróżnij zmiany (rysunek 11.14).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wyróżniaj zmiany (rysunek 11.15). Wyłącz opcję Śledz
zmiany podczas
edytowania i naciśnij przycisk OK.
3. Na ekranie pojawi się okno z informacją, że wyłączenie śledzenia zmian uniemożliwi innym użytkownikom
współużytkowanie tego skoroszytu oraz z pytaniem czy akceptujesz takie rozwiązanie (rysunek 11.22).
Naciśnij przycisk Tak.
Znaczniki wprowadzonych zmian znikną z ekranu.
Rysunek 11.20. Okno dialogowe Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia.
Rysunek 11.21. Excel zaznacza kolejną zmodyfikowaną komórkę oraz wyświetla okno dialogowe Zaakceptuj lub
odrzuć zmiany zawierające informacje o dokonanych zmianach.
Rysunek 11.22. Aby usunąć znaczniki wprowadzonych zmian musisz wyłączyć współużytkowanie skoroszytu.
Ochrona dokumentów
Mechanizm ochrony dokumentów programu Excel pozwala na ograniczenie rodzajów modyfikacji dozwolonych w
danym arkuszu. Istnieją cztery poziomy ochrony dokumentu:
Polecenie Chroń arkusz  zapewnia ochronę przed dokonywaniem niektórych zmian w skoroszytach oraz
zablokowanych komórkach arkusza.
Polecenie Zezwalaj użytkownikom na edycję zakresów  zapewnia ochronę przed modyfikacją określonych
zakresów komórek arkusza.
Polecenie Chroń skoroszyt  zapewnia ochronę struktury oraz okienek skoroszytu.
Polecenie Chroń i udostępnij skoroszyt  pozwala na współużytkowanie arkusza, ale wyłącznie w trybie
śledzenia dokonywanych zmian.
Wszystkie opcje ochrony dokumentu mogą być ustawione za pomocą poleceń z podmenu Narzędzia Ochrona
(rysunek 11.23).
Rady
Więcej informacji na temat funkcjonowania mechanizmu śledzenia zmian znajdziesz we wcześniejszych
częściach niniejszego rozdziału.
Oprócz opisanych powyżej mechanizmów ochrony dokumentu możesz zabezpieczyć skoroszyt przed
otwarciem bądz
modyfikacją za pomocą hasła. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części tego
rozdziału.
Rysunek 11.23. Menu Narzędzia Ochrona.
Aby włączyć ochronę arkusza
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Chroń arkusz (rysunek 11.23).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Chronienie arkusza (rysunek 11.24). Zaznacz opcje odpowiadające
elementom, które chcesz udostępnić użytkownikom.
3. Jeżeli to konieczne, wpisz w polu Hasło do usunięcia ochrony arkusza wybrane hasło.
4. Naciśnij przycisk OK.
5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe Potwierdz
hasło. W polu Ponownie
wprowadz
hasło, aby kontynuować wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk OK.
Rady
Wprowadzanie hasła ochrony arkusza jest opcjonalne (rysunek 11.24). Z drugiej strony, jeżeli zdecydujesz się
nie podawać hasła, to musisz się liczyć z tym, że każdy użytkownik będzie mógł wyłączyć ochronę arkusza.
Jeżeli zdecydujesz się podać hasło zabezpieczające (rysunek 11.24), to postaraj się go nie zapomnieć! Jeżeli
zapomnisz, jakie wpisałeś hasło, to nie będziesz już mógł więcej odbezpieczyć takiego dokumentu.
Jeżeli dokonasz próby modyfikacji zabezpieczonego elementu, to na ekranie pojawi się okno dialogowe z
informacją, że dany element jest chroniony (rysunek 11.25).
Dla wybranych komórek możesz w każdej chwili wyłączyć ochronę. Aby tego dokonać, musisz przed
zabezpieczeniem arkusza zaznaczyć wybrany zakres komórek, a następnie z menu głównego wybrać polecenie
Format Komórki. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Formatowanie komórek  przejdz
na zakładkę
Ochrona (rysunek 11.26). Wyłącz opcję Zablokuj i naciśnij przycisk OK. Po zabezpieczeniu skoroszytu
będziesz mógł nadal bez ograniczeń modyfikować zawartość takich komórek.
Aby zdjąć ochronę arkusza
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Nie chroń arkusza (rysunek 11.27).
2. Jeżeli zabezpieczyłeś arkusz za pomocą hasła, na ekranie pojawi się okno dialogowe z prośbą o wpisanie hasła.
Wprowadz
odpowiednie hasło i naciśnij przycisk OK.
Rysunek 11.24. Okno dialogowe Chronienie arkusza pozwala na ustawienie opcji ochrony dokumentu.
Rysunek 11.25. Jeżeli dokonasz próby modyfikacji zabezpieczonego elementu, to na ekranie pojawi się okno dialogowe
z informacją, że dany element jest chroniony.
Rysunek 11.26. Dla wybranych komórek możesz w każdej chwili wyłączyć ochronę.
Rysunek 11.27. Aby wyłączyć ochronę arkusza, z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Nie
chroń arkusza.
Aby zezwolić użytkownikom na edycję zakresów
1. Jeżeli to konieczne, to usuń ochronę dokumentu zgodnie z instrukcją przedstawioną na poprzedniej stronie.
2. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Zezwalaj użytkownikom na edycję zakresów
(rysunek 11.23). Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zezwalanie użytkownikom na edycję zakresów
(rysunek 11.28).
3. Aby dodać nowy zakres adresów, naciśnij przycisk Nowy. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Nowy zakres
(rysunek 11.29).
4. W poszczególnych polach tekstowych wprowadz
odpowiednie informacje:
Pole Tytuł  reprezentuje nazwę zakresu
Pole Odwołuje się do komórek  reprezentuje odwołanie do zakresu komórek
Pole Hasło zakresu  reprezentuje hasło, które zezwoli na edycję wybranego wcześniej zakresu
komórek
5. Naciśnij przycisk OK.
6. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Potwierdz
hasło. W polu Ponownie wprowadz
hasło, aby kontynuować
wpisz jeszcze raz hasło i naciśnij przycisk OK.
7. Powtarzaj kroki 2& 5 dla kolejnych zakresów, które chcesz dodać. Wybrane zakresy pojawiają się na liście
Zakresy odblokowywane za pomocą hasła, gdy arkusz jest chroniony, zlokalizowanej w oknie dialogowym
Zezwalanie użytkownikom na edycję zakresów (rysunek 11.30).
8. Naciśnij przycisk OK.
9. Aby włączyć ochronę arkusza, postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi na poprzedniej stronie.
Rady
W kroku numer 4 możesz w bardzo prosty sposób zaznaczyć wybrany zakres komórek: wystarczy skorzystać z
przycisku Zwiń okno dialogowe i po prostu zaznaczyć wybrany zakres przy użyciu myszki.
Jeżeli włączysz opcję Wklej informacje o uprawnieniach do nowego skoroszytu (Rysunek 10.30), to Excel
utworzy nowy arkusz zawierający podsumowanie wybranych uprawnień (rysunek 11.31).
Jeżeli dokonasz próby modyfikacji komórki, która znajduje się w chronionym zakresie, to na ekranie pojawi
się okno dialogowe Odblokowywanie zakresu (rysunek 11.32). Wprowadz
hasło chronionego zakresu i naciśnij
przycisk OK.
Rysunek 11.28. Okno dialogowe Zezwalanie użytkownikom na edycję zakresów.
Rysunek 11.29. Okno dialogowe Nowy zakres.
Rysunek 11.30. Wybrane zakresy pojawiają się na liście Zakresy odblokowywane za pomocą hasła, gdy arkusz jest
chroniony.
Rysunek 11.31. Excel może utworzyć nowy arkusz zawierający podsumowanie wybranych uprawnień.
Rysunek 11.32. Jeżeli dokonasz próby modyfikacji komórki, która znajduje się w chronionym zakresie, to na ekranie
pojawi się okno dialogowe Odblokowywanie zakresu.
Aby włączyć ochronę skoroszytu
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Chroń skoroszyt (rysunek 11.23).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Chroń skoroszyt (rysunek 11.33). Zaznacz wybrane opcje:
Struktura  zapewnia ochronę przed wstawianiem nowych arkuszy oraz usuwaniem, przesuwaniem,
ukrywaniem, odkrywaniem i zmianą nazwy arkuszy chronionego skoroszytu.
Okna  zapewnia ochronę przed przesuwaniem, skalowaniem, ukrywaniem, odkrywaniem i
zamykaniem okien skoroszytu.
3. Jeżeli to konieczne, wpisz w polu Hasło (opcjonalnie) wybrane hasło.
4. Naciśnij przycisk OK.
5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe Potwierdz
hasło. W polu Ponownie
wprowadz
hasło, aby kontynuować wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk OK.
Rada
Jeżeli włączysz ochronę arkusza, to Excel zablokuje wszystkie polecenia w menu głównym, które mogłyby
być użyte do przeprowadzenia niepożądanych modyfikacji.
Aby wyłączyć ochronę skoroszytu
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Nie chroń skoroszytu (rysunek 11.34).
2. Jeżeli zabezpieczyłeś skoroszyt za pomocą hasła, na ekranie pojawi się okno dialogowe z prośbą o wpisanie
hasła. Wprowadz
odpowiednie hasło i naciśnij przycisk OK.
Rysunek 11.33. Okno dialogowe Chroń skoroszyt.
Rysunek 11.34. Aby wyłączyć ochronę skoroszytu, z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Nie
chroń skoroszytu.
Aby włączyć ochronę i udostępnianie skoroszytu
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Chroń i udostępnij skoroszyt (rysunek 11.23).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Chroń udostępniany skoroszyt (rysunek 11.35). Zaznacz opcję
Udostępnianie ze śledzeniem zmian.
3. Jeżeli to konieczne, wpisz w polu Hasło (opcjonalnie) wybrane hasło.
4. Naciśnij przycisk OK.
5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe Potwierdz
hasło. W polu Ponownie
wprowadz
hasło, aby kontynuować wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk OK.
6. Na ekranie pojawi się okno dialogowe z informacją, o konieczności zapisania skoroszytu  naciśnij przycisk
OK. Po zapisaniu dokumentu Excel włączy współużytkowanie arkusza oraz śledzenie zmian.
Aby wyłączyć ochronę i udostępnianie skoroszytu
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Nie chroń udostępnionego skoroszytu (rysunek
11.36).
2. Jeżeli zabezpieczyłeś skoroszyt za pomocą hasła, na ekranie pojawi się okno dialogowe z prośbą o wpisanie
hasła. Wprowadz
odpowiednie hasło i naciśnij przycisk OK.
3. Na ekranie pojawi się okno z informacją, że wyłączenie śledzenia zmian uniemożliwi innym użytkownikom
współużytkowanie tego skoroszytu oraz z pytaniem czy akceptujesz takie rozwiązanie (rysunek 11.22).
Naciśnij przycisk Tak.
Rada
Jeżeli stosowałeś ochronę bez hasła, to okno dialogowe opisane w punkcie 3 może się nie pojawić. W takim
przypadku powinieneś ręcznie wyłączyć udostępnianie skoroszytu (co zostało opisane we wcześniejszej części
tego rozdziału).
Rysunek 11.35. Okno dialogowe Chroń udostępniany skoroszyt.
Rysunek 11.36. Aby wyłączyć ochronę skoroszytu, z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Ochrona Nie
chroń udostępnionego skoroszytu.
Opcje ochrony hasłem oraz zapisu dokumentów
Excel udostępnia szereg opcji pozwalających na zabezpieczenie hasłem zapisywanych dokumentów, dzięki czemu nie
będzie możliwe otwarcie lub modyfikacja dokumentu bez podania hasła.
Aby ustawić opcje zapisu dokumentów
1. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Zapisz (rysunek 11.1).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zapisz jako (rysunek 11.37). Z menu Narzędzia, znajdującego się na
pasku narzędzi tego okna wybierz polecenie Opcje ogólne (rysunek 11.38).
3. W oknie dialogowym Opcje zapisywania (rysunek 11.39) ustaw wybrane opcje:
Zawsze z kopią zapasową  powoduje, że Excel zapisuje kopię zapasową (poprzednią wersję) przy
każdym zapisaniu skoroszytu. Poprzednia wersja dokumentu jest zapisywana pod nazwą Kopia
zapasowa oryginalna_nazwa_pliku.xlk.
Hasło ochrony przed otwarciem  pozwala na zdefiniowanie hasła, którego podanie będzie
niezbędne do otwarcia pliku.
Hasło ochrony przed zmianami  pozwala na zdefiniowanie hasła, którego podanie będzie niezbędne
do modyfikacji zawartości skoroszytu.
Zalecane tylko do odczytu  powoduje, że Excel zaleca użytkownikom otwieranie skoroszytu w
trybie tylko do odczytu. Gdy użytkownik otworzy skoroszyt w trybie tylko do odczytu i dokona
modyfikacji jego zawartości, wówczas skoroszyt będzie musiał być zapisany pod inną nazwą.
4. Naciśnij przycisk OK.
5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe Potwierdz
hasło. W polu Ponownie
wprowadz
hasło, aby kontynuować wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk OK (jeżeli
wprowadziłeś dwa hasła, to cała procedura będzie powtórzona dwukrotnie).
Rada
Więcej informacji na temat zapisywania skoroszytów na dysku znajdziesz w rozdziale 4.
Rysunek 11.37. Okno dialogowe Zapisz jako.
Rysunek 11.38. Z menu Narzędzia, znajdującego się na pasku narzędzi okna Zapisz jako, wybierz polecenie Opcje
ogólne.
Rysunek 11.39. Okno dialogowe Opcje zapisywania pozwala na wybranie różnych poziomów ochrony pliku.
Aby otworzyć plik chroniony
1. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Otwórz (rysunek 11.1).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Otwórz (rysunek 11.3). Odszukaj wybrany plik, zaznacz go i otwórz.
3. Jeżeli otwarcie pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe Hasło (rysunek 11.40).
Wpisz odpowiednie hasło i naciśnij przycisk OK.
4. Jeżeli modyfikacja pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe Hasło przedstawione
na rysunku 11.41. Masz teraz dwie możliwości:
Wpisz odpowiednie hasło i naciśnij przycisk OK.
Naciśnij przycisk Tylko do odczytu. Spowoduje to otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu. Zmian
dokonanych w tym skoroszycie nie będzie można zapisać, chyba że skoroszyt zostanie zapisany pod
inną nazwą.
5. Jeżeli plik został zapisany jako Zalecany tylko do odczytu, to podczas próby otwarcia na ekranie pojawi się
okno dialogowe przedstawione na rysunku 11.42, zawierające pytanie, czy plik powinien zostać otwarty w
trybie tylko do odczytu. Do wyboru masz trzy możliwości:
Aby zrezygnować z otwarcia pliku, naciśnij przycisk Anuluj.
Aby otworzyć plik z pełnymi prawami modyfikacji i zapisu, naciśnij przycisk Nie.
Aby otworzyć plik w trybie tylko do odczytu, naciśnij przycisk Tak.
Rady
Jeżeli plik zostanie otwarty w trybie tylko do odczytu, to nie będziesz mógł zapisać w nim żadnych
modyfikacji  jeżeli dokonasz próby zapisu pliku, to na ekranie pojawi się okno dialogowe przedstawione na
rysunku 11.43. Informację o tym, że plik został otwarty w trybie tylko do odczytu możesz znalez
ć na pasku
tytułu okna dokumentu (rysunek 11.44).
Rysunek 11.40. Jeżeli otwarcie pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe Hasło.
Rysunek 11.41. Jeżeli modyfikacja pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe Hasło.
Rysunek 11.42. Jeżeli plik został zapisany jako Zalecany tylko do odczytu, to podczas próby otwarcia na ekranie pojawi
się okno dialogowe zawierające pytanie, czy plik powinien zostać otwarty w trybie tylko do odczytu.
Rysunek 11.43. Jeżeli będziesz próbował zapisać plik tylko do odczytu, to Excel wyświetli okno dialogowe z
ostrzeżeniem.
Rysunek 11.44. Informację o tym, że plik został otwarty w trybie tylko do odczytu możesz znalez
ć na pasku tytułu okna
dokumentu.
Udostępnianie skoroszytu
Mechanizm udostępniania skoroszytu umożliwia wielu użytkownikom jednoczesną pracę z tym samym skoroszytem 
mechanizm ten został zaprojektowany specjalnie do pracy w środowisku sieciowym.
Aby włączyć udostępnianie skoroszytu
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Udostępnij skoroszyt (rysunek 11.45).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Udostępnij skoroszyt. Przejdz
na zakładkę Edycja (rysunek 11.46).
3. Zaznacz opcję Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników.
4. Naciśnij przycisk OK. Na ekranie pojawi się okno dialogowe informujące o konieczności zapisania skoroszytu
na dysku.
5. Naciśnij przycisk OK.
Rada
Informację o tym, że plik został udostępniony innym użytkownikom, możesz znalez
ć na pasku tytułu okna
dokumentu (rysunek 11.47).
Aby otworzyć plik współużytkowany
1. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Otwórz (rysunek 11.1).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Otwórz (rysunek 11.3). Przejdz
na wybrany dysk sieciowy, a następnie
odszukaj wybrany plik, zaznacz go i otwórz.
Rysunek 11.45. Aby włączyć (wyłączyć) udostępnianie skoroszytu, z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia
Udostępnij skoroszyt.
Rysunek 11.46. Włączenie udostępniania skoroszytu wymaga zaznaczenia tylko jednej opcji.
Rysunek 11.47. Informację o tym, że plik został udostępniony innym użytkownikom, możesz znalez
ć na pasku tytułu
okna dokumentu.
Aby zakończyć udostępnianie skoroszytu
1. Z menu głównego wybierz polecenie Narzędzia Udostępnij skoroszyt (rysunek 11.45).
2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Udostępnij skoroszyt. Przejdz
na zakładkę Edycja (rysunek 11.46).
3. Aby wyłączyć udostępnianie skoroszytu dla wybranego użytkownika, zaznacz jego nazwę w liście
Użytkownicy posiadający obecnie otwarty ten skoroszyt, a następnie naciśnij przycisk Usuń użytkownika. Na
ekranie pojawi się okno dialogowe z ostrzeżeniem (rysunek 11.49)  naciśnij przycisk OK.
lub
Aby wyłączyć udostępnianie skoroszytu wszystkim użytkownikom, po prostu wyłącz opcję Pozwalaj na
zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników.
4. Naciśnij przycisk OK.
5. Na ekranie może się pojawić okno dialogowe informujące o konieczności zapisania skoroszytu na dysku.
Naciśnij przycisk OK.
Rady
W oknie dialogowym Udostępnij skoroszyt znajdziesz listę wszystkich użytkowników, którzy w danej chwili
posiadają otwarty ten skoroszyt (rysunek 11.48).
Jeżeli usuniesz danego użytkownika z listy użytkowników, dla których skoroszyt jest udostępniony, to taki
użytkownik podczas próby zapisu skoroszytu otrzyma na ekranie okno dialogowe z informacją, że nie jest już
współużytkownikiem tego skoroszytu oraz instrukcją, w jaki sposób może zachować wprowadzone
modyfikacje (rysunek 11.50).