Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień
1. Sporządzanie świadectwa pracy
1) Pracownik w okresie zatrudnienia korzystał z urlopu bezpłatnego, podczas którego był oddelegowany do pracy za granicą. W
której części świadectwa pracy nale\
y podać informację o tym urlopie? Nadmieniam, \
e w czasie zatrudnienia za granicą nie podlegał
w Polsce ani obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS, ani opodatkowaniu.
Urlopy bezpłatne udzielane na podstawie art. 174 K.p. powinny być wykazane w ust. 4 pkt 2 druku świadectwa pracy. Informacja
o korzystaniu z tego urlopu i jego okresie ma znaczenie dla obliczania sta\
u pracy danego pracownika wymaganego dla ró\
nych
celów (m.in. urlopowych).
Problematykę ramowej treści świadectwa pracy, jak równie\
trybu jego wydawania reguluje art. 97 K.p. oraz rozporządzenie z dnia
15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Jak wynika
z tych regulacji, w świadectwie pracy zamieszcza się między innymi informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i
uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu między innymi o dane dotyczące przypadających w okresie zatrudnienia, którego
dotyczy świadectwo pracy, okresów nieskładkowych, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Z objaśnień
do sposobu wypełniania druku świadectwa pracy wynika, \
e w jego ust. 4 pkt 10 nale\
y wskazać przypadające w tym czasie okresy
nieskładkowe określone w przepisach o emeryturach i rentach. Wymienia je art. 7 ustawy emerytalnej. Zgodnie z powołaną normą,
okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty obejmują m.in.:
" okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego:
chorobowego lub opiekuńczego,
" przypadające przed dniem nabycia prawa do emerytury lub renty, okresy urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego
udzielonego na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi
dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych oraz okresy niewykonywania pracy - z powodu opieki nad
dzieckiem,
" okresy urlopu bezpłatnego oraz przerw w zatrudnieniu w razie nieudzielenia urlopu bezpłatnego mał\
onkom pracowników
skierowanych do pracy w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, w stałych przedstawicielstwach
przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i w innych misjach specjalnych za granicą, w instytutach, ośrodkach informacji
i kultury za granicą.
Jedynie wymienione w ustawie emerytalnej okresy  szczególnego urlopu bezpłatnego są okresami nieskładkowymi. Natomiast
 zwykłe urlopy bezpłatne udzielone w trybie art. 174 K.p. nie są zaliczane do okresów nieskładkowych i nale\
y wykazywać je
w świadectwie pracy w ust. 4 pkt 2, a nie w ust. 4 pkt 10.
2) Przejęliśmy firmę oraz jej pracowników w trybie art. 231 K.p. Czy przekazani pracownicy powinni otrzymać świadectwo pracy za
okres pracy w przejmowanym zakładzie? Jeśli dojdzie do rozwiązania umowy z takim pracownikiem czy nale\
y w treści świadectwa
wykazać zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy?
W razie rozwiązania stosunku pracy z przejętym pracownikiem wydane przez nowego pracodawcę świadectwo pracy powinno
zawierać informacje o pracy w przejętej firmie. Ponadto, jeśli rozwiązanie umowy nastąpiło w trybie art. 231 ż 4 lub 5 K.p.,
pracodawca ma obowiązek wskazać taką podstawę ustania zatrudnienia w treści świadectwa pracy.
Problematykę sukcesji stosunków pracy w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę reguluje art. 231 K.p. Na jego
podstawie w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych
stosunkach pracy (z zastrze\
eniem zawartym w ż 5 regulującym zatrudnienie pracowników na innej podstawie ni\
umowa o pracę).
Istotą wskazanej konstrukcji prawnej jest wstąpienie nowego pracodawcy w prawa i obowiązki podmiotu zatrudniającego, któremu
prawa te przysługują w wyniku zmian organizacyjnych. Następuje bowiem przejęcie pracowników bez potrzeby rozwiązywania
z nimi umów o pracę, a co za tym idzie wystawiania im świadectw pracy. Z kolei sami pracownicy, którzy nie wyra\
ają zgody na
przeprowadzane zmiany, mogą umowy o pracę rozwiązać w przyspieszonym trybie. Według ż 4 omawianej normy, w terminie 2
miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, pracownik mo\
e bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym
uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy. Rozwiązanie stosunku pracy w tym trybie powoduje dla pracownika skutki, jakie przepisy
prawa pracy wią\
ą z rozwiązaniem stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem.
Wa\
ne: Podmiot, który przejmuje zakład pracy w trybie art. 231 K.p., przejmuje te\
zatrudnionych w nim pracowników, stając się ich
pracodawcą bez podejmowania dodatkowych czynności prawnych. Istniejące stosunki pracy trwają nadal, zmodyfikowane przez
zmianę podmiotu zatrudniającego.
Według przepisu ż 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.
U. nr 62, poz. 286 z póz
n. zm.), w sytuacji określonej w art. 231 K.p., dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta
osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu.
Natomiast z wyjaśnień co do sposobu wypełniania świadectwa pracy zawartych w załączniku do ww. rozporządzenia z dnia 15 maja
1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy... wynika, \
e pracodawca zatrudniający pracownika przejętego od innego
pracodawcy na zasadach określonych w art. 231 K.p., wydając świadectwo pracy wykazuje równie\
okres jego pracy u poprzedniego
pracodawcy i wskazuje tego pracodawcę.
2. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy
Czy kandydaci do pracy składając dokumenty powinni zaopatrzyć je w klauzulę, i\
wyra\
ają zgodę na przetwarzanie danych
osobowych?
W zasadzie pracodawca nie musi uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, które są objęte
zakresem określonym w art. 221 K.p. Dopiero gdy przekazane dane wykraczają poza ramy Kodeksu pracy albo gdy pracodawca
zamierza je przechowywać po zakończonej rekrutacji, niezbędna jest zgoda kandydata do pracy.
Jak wynika z art. 221 K.p., pracodawca ma prawo \
ądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:
imię (imiona) i nazwisko; imiona rodziców; datę urodzenia; miejsce zamieszkania (adres do korespondencji); wykształcenie; przebieg
dotychczasowego zatrudnienia.
Udostępnienie danych osobowych następuje w formie oświadczenia. Pracodawca ma prawo \
ądać ich udokumentowania przez
okazanie dowodu osobistego, prawa jazdy lub innego dokumentu potwierdzającego to\
samość.
Zło\
enie oświadczenia o udostępnieniu danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie jest równoznaczne z oświadczeniem
o wyra\
eniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, o którym mówią przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z póz
n. zm.). Jednak zgoda, w przypadku powy\
szych danych jest zbędna,
poniewa\
ich przetwarzanie przez pracodawcę odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa - art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy
o ochronie danych osobowych. Norma ta stanowi, \
e przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne dla
zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (tutaj: art. 221 K.p.).
W praktyce w procesie rekrutacji kandydaci z własnej inicjatywy zamieszczają w dokumentach aplikacyjnych informacje dodatkowe,
np. o swoich zainteresowaniach, osiągnięciach i inne, przekraczające zakres kodeksowy. Aby mo\
na je było przetwarzać, niezbędna
jest na to zgoda osoby, której dotyczą np. w postaci klauzuli:  Wyra\
am zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na
potrzeby rekrutacji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101,
poz. 926 z póz
n. zm.) .
Wa\
ne: Po dokonaniu wyboru osoby, która zostaje przyjęta do pracy, dane kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni powinny być
niezwłocznie usuwane ze zbioru danych z uwagi na brak celu w jakim były zbierane.
W doktrynie przyjęto stanowisko uwzględniające treść art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, i\
pracodawca
posiadający dane osobowe kandydatów do pracy mo\
e je przetwarzać (np. przechowywać) tylko za wyraz
ną zgodą tych osób. Zgoda
nie jest wymagana dla usunięcia danych ze zbioru.
3. Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach dla celów kredytowych
Na wnioski pracowników ubiegających się o kredyty wydawane są im zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu. Czy pracodawca ma
obowiązek ich sporządzania na ka\
de \
ądanie pracownika? Jakie wynagrodzenie nale\
y podać w takim zaświadczeniu?
Pracodawca ma obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o sporządzenie i wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu
i wynagrodzeniu, przy czym nie ma podstaw aby ograniczać liczbę wydawanych zaświadczeń. Zwykle podaje się w nim przeciętne
wynagrodzenie z okresu wymaganego przez podmiot, dla którego sporządzane jest to zaświadczenie.
Kwestia wydawania pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla celów innych ni\
wymaganych przez ZUS nie
jest uregulowana powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Obowiązek ich wydania wynika z powinności pracodawcy
dbałości o dobro pracownika opartej o zasady współ\
ycia społecznego. Taki pogląd wyraził Sąd Najwy\
szy w postanowieniu z dnia
16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).
Zakres informacji zamieszczanych w zaświadczeniu zale\
y od obowiązującego w danym banku regulaminu przyznawania
określonego rodzaju kredytów. Często banki doręczają klientom gotowe druki, których wypełnienie wymaga udziału pracodawcy
stwierdzającego rodzaj umowy o pracę, wysokość średniego miesięcznego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy oraz jego obcią\
eń,
a nawet informacji, \
e firma nie znajduje się w stanie upadłości.
Poniewa\
nie obowiązują jednolite zasady wypełniania formularzy dla banków oraz firm prowadzących sprzeda\
ratalną, w praktyce
podawane są w tego rodzaju zaświadczeniach informacje o wszystkich wypłatach świadczeń pienię\
nych związanych ze stosunkiem
pracy. Zatem wydający zaświadczenie podaje w nim nie tylko wysokość wynagrodzenia zasadniczego, ale równie\
wysokość
wypłaconych premii, dodatków do wynagrodzenia takich jak sta\
owy, funkcyjny, za pracę w godzinach nadliczbowych albo w porze
nocnej. Banki zwykle oczekują podania średnich dochodów z konkretnego okresu wstecznego np. za okres 3 albo 6 miesięcy.
Przykładowy wzór zaświadczenia jest dostępny na naszej stronie internetowej www.gofin.pl.
Przykład
Pracodawca we wrześniu br. wystawił pracownikowi zaświadczenie dla banku o zarobkach z okresu 3 miesięcy. Wynagrodzenie
zasadnicze pracownika wynosi 2.340 zł. Ponadto otrzymuje on 5% dodatek sta\
owy, liczony od płacy zasadniczej oraz premię
kwartalną w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego. W lipcu 2009 r. pracownik pracował w nadgodzinach, za które otrzymał
430 zł. W tym te\
miesiącu pracodawca wypłacił premię kwartalną w wysokości 702 zł.
W zaświadczeniu pracodawca podał kwotę przeciętnego wynagrodzenia z 3 miesięcy wynoszącą: 2.834,33 zł, którą wyliczył
w następujący sposób:
2.340 zł + 117 zł = 2.457 zł (wynagrodzenie zasadnicze + dodatek sta\
owy),
(702 zł + 430 zł) = 1.132 zł; 1.132 zł : 3 = 377,33 zł (średnia za 3 m-ce obliczona od premii i wynagrodzenia za pracę nadliczbową),
2.457 zł + 377,33 zł = 2.834,33 zł.
4. Dokumenty przechowywane w aktach osobowych
1) W czasie zatrudnienia pracownik ukończył studia wy\
sze i doręczył pracodawcy odpis dyplomu. W której części akt osobowych
nale\
y ten dokument przechowywać?
Uzyskany przez pracownika w trakcie zatrudnienia dyplom ukończenia studiów wy\
szych nale\
y przechowywać w części B jego akt
osobowych.
Problematykę dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników reguluje rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie
zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt
osobowych pracownika. Stosownie do przepisu ż 2 powołanego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla
ka\
dego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C.
W części A przechowywane są dokumenty mające związek z ubieganiem się o zatrudnienie, a w części C dotyczące zakończenia
stosunku pracy. Dokumenty dotyczące stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia nale\
y gromadzić w części B akt pracownika.
Tutaj właśnie nale\
y przechowywać m.in. dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez danego pracownika
(świadectwa, dyplomy, zaświadczenia, umowy o podnoszenie kwalifikacji).
W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów
pracodawca mo\
e \
ądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów.
Przepisy regulujące prowadzenie akt osobowych zawierają wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w poszczególnych
częściach akt. Pracodawca mo\
e przechowywać w tych aktach równie\
inne pisma, dokumentujące przebieg zatrudnienia, istotne
zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Powinien te\
aktualizować gromadzone dokumenty.
2) W której części akt osobowych nale\
y umieścić wnioski pracowników o urlopy oraz o dni wolne z tytułu opieki nad dzieckiem?
Nie ma obowiązku przechowywania stosowanych w danej firmie wniosków o udzielenie urlopu lub dnia wolnego z tytułu opieki nad
dzieckiem w aktach osobowych pracowników. Wymienione pisma mogą być przechowywane osobno w teczce wniosków
urlopowych lub przy ewidencji czasu pracy.
Wyjaśniamy, \
e przepisy prawa urlopowego nie określają trybu potwierdzania udzielonego pracownikowi urlopu. Dlatego nie we
wszystkich zakładach pracy są stosowane wnioski urlopowe. Nie uwzględnia ich tak\
e cytowane wy\
ej rozporządzenie z dnia 28
maja 1996 r. Mimo braku regulacji prawnej w praktyce są stosowane wnioski pracowników o urlopy oraz o udzielenie zwolnień od
pracy z ró\
nych tytułów, co ma znaczenie dowodowe. W związku z tym, \
e wnioski są ściśle związane z rozliczaniem czasu pracy,
mogą być przechowywane przy ewidencji czasu pracy.