DSC08771 (4)

44

Właściwie opracowana dokumentacja SZJ może spełniać szereg funkcji, oprócz zasadniczej, jaką jest zapewnienie, że wymagania normy będą stale, systematycznie i dokładnie spełniane. Do tych dodatkowych funkcji można zaliczyć:

•    edukacyjną - nowi pracownicy mogą łatwo zapoznać się z zasadami postępowania i obsługi, które są zawarte w dokumentach (podobnie w przypadku zmiany miejsc zatrudnienia).

•    sprzyjającą doskonaleniu - dokładne opisy stanu obecnego pozwalają na uruchomienie zdolności kreatywnych pracowników mających na celu poprawę tej sytuacji,

•    sprzyjającą pozyskiwaniu klientów - mogą oni łatwo upewnić się, co organizacja robi, aby spełnić ich wymagania,

•    sprzyjającą stabilizacji, powtarzalności wyników działań, ograniczaniu zakłóceń i przy padkowości - co narusza wyniki procesów.

Dokumentacja utrwala określone, dobre (lub złe) praktyki działania, lecz powinna być stale aktualizowana i ulepszana, aby eliminować złe praktyki, a promować i wprowadzać dobre. W tym sensie zadanie to jest podobne do celów normalizacji zakładowej.

Ogólny schemat postępowania podczas opracowywania systemu zarządzania jakością przedstawiono na rys. 5.1.

Rys 5.1. Schemat przebiegu i organizacji prac w trakcie opracowywania systemu zarządzania jakością (SZJ): 1.2.3 - działy zaangażowane w proces wdrażania SZJ

5.2. Projektowanie systemu zarządzania jakością

Procesy projektowania SZJ mogą poprzedzać procesy wdrażania tego systemu, lecz przeważnie są one realizowane równocześnie, z małym wyprze-dzcniem czynności projektowych przed wdrożeniem. Przeważnie po opracowaniu określonego dokumentu niezwłocznie przystępuje się do jego wdrożenia, nie czekając na pozostałe elementy projektu.

Aby ułatwić procesy wdrożeniowe i usprawnić ogólny system zarządzania. zaleca się wcześniejsze podjęcie w organizacji następujących przedsięwzięć:

1.    Wdrożenie tzw. praktyk 5S (od słów japońskich mających następujące polskie odpowiedniki - selekcja, systematyka, sprzątanie, samokontrola, standaryzacja) sprzyjających porządkowaniu stanowisk i komórek organizacyjnych.

2.    Upowszechnienie stosowania zasady tzw. 3R, tzn. właściwa rzecz, na właściwym miejscu, we właściwym czasie — odnosi się to do planowania, zabezpiecza przed nadmiernymi zapasami, zatorami w produkcji, przerwami w produkcji itp., lub zasady 6W (patrz rozdz. 4.2).

3.    Wdrożenie nawyków konkretyzacji działań polegającej na udzielaniu odpowiedzi na zadawane pytania (przy opracowywaniu dokumentów, planów, harmonogramów itp.) zgodnie z tzw. zasadą 5W2H (również od słów angielskich), [15]:

| What? Co jest do wykonania, co stanowi cel? i Why? Dlaczego należy to wykonać, skąd wynika potrzeba?

I Who? Kto powinien to wykonać?

•    Where? Gdzie należy to wykonać?

•    When? Kiedy należy to wykonać, w jakim terminie?

•    How? Jak należy to wykonać?

•    How much? Jak wiele (ile) środków należy przeznaczyć i jakie korzyści to przyniesie?

4.    Formułowanie różnorodnych celów w taki sposób, aby były one: kon-

■ kretne, mierzalne, osiągalne, realne i aktualne (pierwsze litery ułatw iające

zapamiętanie tworzą słowo KMORA).

5.    Upowszechnienie umiejętności podejmowania prac zespołowych i stałe ich doskonalenie.

Algorytm postępowania przy wdrożeniu SZJ zgodnego z ISO 9001 i uzyskania dla niego certyfikatu, opracowany przez grupę reprezentującą „Klub Polskie Forum ISO 9000”, może być pomocny podczas planowania i harmono-gramowania własnych prac. Obejmuje on praktycznie wszystkie konieczne działania - jakby przedsiębiorstwo zaczynało swoje prace od zera, co jednak jest rzadkością [8].

1. Zapoznanie przedsiębiorstwa z systemem zarządzania jakością i zapewnienia jakości ISO 9001. Z tego zakresu istnieje już obszerna literatura naukowo-techniczna, działa wiele wyspecjalizowanych firm konsultingowych, ukazują się czasopisma (Problemy Jakości, ABC Jakości), są