DSCF0156

Każdą z klas I stopnia dzieli się na 10 klas II stopnia, np. klasę 4 - płace - dzielimy dalej na 10 klas II stopnia, i tak:

4.0    — płace pracowników administracyjno-biurowych,

4.1    — płace pracowników produkcyjnych,

4.2    - płace pracowników działalności pomocniczej...

Następnie każdą z klas II stopnia dzieli się na 10 klas III stopnia, np. klasę 4.0 -płace pracowników administracyjno-biurowych - dzieli się na 10 klas 111 stopnia:

4.0. 0 - płace kierownictwa naczelnego,

4.0. 1 - płace kierowników komórek administracyjno-biurowych,

4.0. 2 - płace pozostałych pracowników administracyjno-biurowych...

Każdą z 10 klas III stopnia dzieli na klasy IV stopnia, np. klasę 4.0.0 - płace

kierownictwa naczelnego - dzieli się dalej na klasy IV stopnia:

4.0. 0.0 - płace dyrektora naczelnego,

4.0. 0.1 - płace zastępców dyrektora,

4.0. 0.2 - płace głównych specjalistów...

W dalszej kolejności klasy IV stopnia dzielimy na klasy V stopnia, np. klasę

4.0.0.1 - płace zastępców dyrektora - można podzielić na klasy V stopnia:

4.0. 0.1.0 - płace zastępcy dyr. ds. technicznych,

4.0. 0.1.1 - płace zastępcy dyr. ds. rozwoju...

itd.

Podziału na klasy coraz wyższych stopni dokonuje się tak długo, aż w danej klasie pozostaną pojedyncze zagadnienia.

System kancelaryjny mieszany łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, czyli część komórek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy, a część dziennikowy.

Nowoczesną metodą jest system komputerowej rejestracji pism - komputerowy system kancelaryjny. Dane wprowadza się do komputera, dzięki czemu bardzo szybko można uzyskać informacje, ile pism i jakiego rodzaju nadeszło w danym dniu, kto załatwia daną sprawę, które sprawy nie zostały załatwione w wyznaczonych terminach. Można też uzyskać przegląd danych o korespondencji z danego dnia, tygodnia czy miesiąca.

3.4. Przyjmowanie pism według systemu bezdziennikowego

Przyjmowaniem, rozdzielaniem i wysyłaniem pism w jednostkach organizacyjnych zajmuje się kancelaria ogólna, a w mniejszych firmach zadania te wykonuje sekretariat. Przyjmując pisma zwykłe, pracownicy kancelarii wykonują następujące czynności:

1) porządkująje i grupują w następujący sposób: