DSCF0165

W trakcie klasyfikacji archiwalnej akt występują nieraz wątpliwości, do której kategorii dane akta zaliczyć. Stosuje się wtedy symbol archiwalny BE z cyfrą oznaczającą liczbę lat, po których należy zdecydować, do której kalegorii dane akta zaliczyć, np. BE 1. Akta z takim symbolem nic należą do żadnej kategorii, są przekazywane na rok do archiwum i po roku wrócą do pracownika w celu ostatecznego zakwalifikowania ich do odpowiedniej kategorii archiwalnej. Pracownik będzie mini rok na to, aby ustalić, która z kategorii archiwalnych będzie odpowiednia dla tych akt. Nie zaleca się stosowania wyższego symbolu archiwalnego niż BE1 (np. BE2 lub BE4), gdyż może to budzić niezadowolenie przełożonych. Jeden rok na ustalenie, którą z kategorii powinny mieć dane akta, to całkowicie wystarczający okres. Symbol archiwalny nic jest zatem kategorią archiwalną, gdyż nic określa wartości akt. a tylko okres ich czasowego przechowywania w archiwum do czasu ustalenia dla danych akt kategorii.

Przy przekazaniu akt do archiwum sporządza się formularz o nazwie spis zdawczo-odbiorczy akt (wzór 54), który zawiera informacje o nazwie akt, ich symbolu, liczbie teczek, datach skrajnych, kategoriach i symbolach archiwalnych oraz dacie przekazania akt do archiwum. Daty skrajne to data najstarszego (pierwszego) i najnowszego (ostatniego) dokumentu w danej teczce. Do spisu wpisuje się w zasadzie tylko te akta, które zostaną przekazane do archiwum, nic wpisuje sic więc do niego akt, którym nadano kategorię archiwalną BC, gdyż akta te nie będą przekazane do archiwum. Dokument ten sporządza się w celu;

a)    zapewnienia sprawnego zdania akt do archiwum - archiwista, przyjmując akta, sprawdza w spisie, czy wszystkie zostały zdane.

b)    zapewnienia sobie pokwitowania na akta zdane do archiwum.

Akta spraw załatwionych przechowywane są w archiwum, ponieważ mogą być jeszcze potrzebne. W takiej sytuacji wypożycza się je z archiwum. W celu wypożyczenia akt sporządza się kartę zastępczą (wzór 55). Zawiera ona następujące dane: dzień wypożyczenia, nazw^fę teczki, daty skrajne, kategorię archiwalną, imię i nazwisko osoby wypożyczającej. Karta zastępcza spełnia potrójną rolę: jest zamówieniem na akta, które chce się wypożyczyć z archiwum, zapewnia informacje o tym, kto je wypożyczył i na jak długo, po wypoży czeniu akt wkładana jest w i cli miejsce i tym samym zapewnia ich powrót w to samo miejsce.

Obecnie coraz częściej akta, które przeznaczone są do przechowania w archiwum skanuje się i powstałe w ten sposób pliki cyfrowe z zapisem tych akt nagrywa się na płyty CD-R lub DVD-R, które następnie przechowywane są w archiwum. Wtedy każdy, komu potrzebne są akta znajdujące się w archiwum, wypożycza zamiast nich płytę i odczytuje za pomocą dowolnego komputera. Przechowywanie akt w postaci zapisu cyfrowego pozwala na znaczne oszczędności powierzchni.

867