DSCF0164

Akta spraw załatwionych przechowuje się w archiwum. Pracownik po /#* łatwi en iu sprawy przekazuje jej akta do kancelarii, która zazwyczaj raz do rok II zdaje akta spraw załatwionych do archiwum.

Zanim akta zostaną przekazane do archiwum przeprowadza się ich klasyfikację archiwalną (rys. 29), która polega na ustaleniu wartości akt oraz okresu ich przechowywania w archiwum, czyli na nadaniu aktom odpowiedniej kategorii archiwalnej. Zwykle wykonuje to, na zlecenie, wyspecjalizowana firma, Kategoria archiwalna zawiera informacje o wartości akt i o okresie ich przechowywania. Wyróżnia się trzy kategorie archiwalne:

1. Kategoria A - otrzymują ją akia o wartości historycznej, które przechowywane są w archiwum wieczyście, np.: akta związane z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy, niekiedy zalicza się do niej też akta osobowe;

2. Kategoria B - akta o wartości użytkowej dla danej jednostki organizacyjnej, okres ich przechowywania jest bardzo zróżnicowany i w związku z tym oznacza się go liczbą po literze B, która oznacza długość przechowywania tych akt w archiwum liczoną w latach, np.: B50 - akta osobowe pracowników, B20 — dokumentacja techniczna, B12 - akta płacowe, BI — akta o mniejszej wartości;

3, Kategoria BC - otrzymują ją akta, które utraciły swą wartość po wykorzystaniu, przechowywane są zwykle do końca roku, w którym powstały i nie są przekazywane do archiwum, a wraz z końcem roku są niszczone lub przekazywane na makulaturę, np.: zaproszenia, zawiadomienia, foldery reklamowe lub inne dokumenty, które nie będą już potrzebne.

Archiwum

Biuro

Akta		Akta				Akta
kategorii A		kategorii B				kategorii BC
		np. B1, BI 2, B20,850
	J	_1				_ - >■

Akta

o symbolu BE np. BE1, BE2

Rys. 29. Klasyfikacja archiwalna

t

/

być

wyp

stęp

chiv

trój]

zap<

akt

mię

(

nia tyci war w a kon ne c

206