3582277734

4.6. Dokumenty informacyjne

4.6.1. Materiał nauczania

Pisma informacyjne powinny zawierać wyczerpujące informacje, a jednocześnie być zwięzłe i krótkie. Należą do nich np.: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki, sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje.

Protokół to pismo, które:

■    dokładnie rejestruje przebieg obrad, posiedzeń, kontroli;

■    opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji;

■    opisuje działania, czynności i fakty stwierdzone przez pracownika lub grupę pracowników;

■    stwierdza okoliczności, zdarzenia itp.

Elementy składowe protokołu:

■    część wstępna (tytuł i wstęp). W tytule zawarte jest określenie rodzaju protokołu, rodzaju zdarzenia, stanu, miejscowości, daty oraz godziny. We wstępie podaje się osoby biorące udział, osoby nieobecne, porządek dnia.

■    część zasadnicza. To dokładne przedstawienie czynności i zdarzeń z uwzględnieniem okoliczności jakie im towarzyszyły. Treść części zasadniczej protokołu może być przedstawiona w formie dosłownej, streszczonej lub uproszczonej;

■    część końcowa. Zawiera godzinę ukończenia czynności i formułę stwierdzającą zakończenie czynności. Protokół podpisują przewodniczący zebrania i protokolant. Pod treścią protokołu z lewej strony arkusza wymienia się osoby, które otrzymują protokół do wykonania zawartych w nim zadań lub do wiadomości.

Najczęściej są spotykane protokoły: zdarzeń, zebrań i narad, kontrolne, zdawczo--odbiorcze, przesłuchań, rozpraw.

Sprawozdanie

Stanowi relację z przebiegu pewnych wypadków bądź określenie pewnego stanu rzeczy. Powinno zawierać fakty oraz okoliczności im towarzyszące, które mogą być zweryfikowane. Informacje stanowiące jedynie osobiste poglądy i przypuszczenia nie są sprawozdaniami w ścisłym tego słowa znaczeniu. Są to opinie, wnioski czy też konkluzje (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62.)

Sprawozdania pisemne wykonuje się na formularzach bądź na blankietach korespondencyj nych.

Sprawozdania na formularzach zawierają z góry ustalone pytania, co umożliwia uzyskanie pożądanych wiadomaści.

Sprawozdania na blankietach korespondencyjnych są przeznaczone dla jednego odbiorcy. W razie potrzeby opracowuje się sprawozdania stanowiące opis działali o charakterze okolicznościowym, opracowywane zazwyczaj w celu przedstawienia rezultatów badań lub przebiegu wydarzeń, różniące się strukturą.

Komunikat

Zawiera bieżące informacje przeznaczone dla osób zainteresowanych. Powinien być podpisany przez osobę reprezentującą organizację, która ten komunikat ogłasza (E. Stefaniak -Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62).

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego"

31