4087490734

4.2. Dokumentacja rezerwacji

4.2.1. Materiał nauczania

Pracownicy recepcji powinni mieć do dyspozycji formularze lub druki rezerwacyjne, których forma, pozwala zapisać dane szczegółowe dotyczące rezerwacji przyjmowanej przez telefon lub dokonywanej bezpośrednio w recepcji. Powinny mieć one formę graficzną pozwalającą na łatwe ich rozpoznawanie, by łatwo można było je znaleźć wśród innych dokumentów, by nie gubiły się.

Pytania/punkty w nich zawarte powinny być ułożone w sposób logiczny, zgodny z zasadą prowadzenia rozmowy z gościem.

Stosowanie takich druków pomocniczych ma wiele zalet. Posługujący się nimi recepcjonista może łato sprawdzić czy zdał właściwe pytania, czy uzyskał wszystkie niezbędne odpowiedzi, czy przekazał gościom wszystkie ważne informacje. Dzięki starannemu wypełniani takich druków podczas rozmowy z klientem zgłaszającym rezerwację w znaczący sposób maleje prawdopodobieństwo popełnienia błędów.

_Wzór Karty Rezerwacyjnej_
D,n.	Potwierdzenie rezerwacji	Rezerwacja gwarantowana	Uwagi/1 nformacje dodatkowe
Imię i nazwisko/firma
Termin pobytu
Uczba osób
Rodzaj pokoju
Cena za dobę
Rodzaj płatności
Przedpłata w kwocie
Nr karty kredytowej i data jej ważności
Nazwisko okaziciela karty
Dane osoby/firmy dokonującej rezerwacji
Data i podpis pracownika przyjmującego rezerwację

Rys.2 Karta rezerwacji hvvvvv.hotelarz.pl 1.

GRAFI K REZERWACJI KWI ECI EŃ 2006

R - rezerwacja

R - rezerwacja dla Biura Turystycznego Orbit (allotment)

X - zajęte

Rys.3 Grafik rezerwacji lvwvvv.hotelarz.pl 1.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

15