3582323086

Dokumenty informacyjne

Pisma informacyjne powinny zawierać wyczerpujące informacje, a jednocześnie być zwięzłe i krótkie. Należą do nich np.: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki, sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje.

Protokół to pismo, które:

□    dokładnie rejestruje przebieg obrad, posiedzeń, kontroli,

□    opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji;

□    opisuje działania, czynności i fakty stwierdzone przez pracownika lub grupę pracowników;

□    stwierdza okoliczności, zdarzenia itp.

Elementy składowe protokołu:

□    część wstępna (tytuł i wstęp). W tytule zawarte jest określenie rodzaju protokołu, rodzaju zdarzenia, stanu, miejscowości, daty oraz godziny. We wstępie podaje się osoby biorące udział, osoby nieobecne, porządek dnia.

□    część zasadnicza. To dokładne przedstawienie czynności i zdarzeń z uwzględnieniem okoliczności jakie im towarzyszyły. Treść części zasadniczej protokołu może być przedstawiona w formie dosłownej, streszczonej lub uproszczonej;

□    część końcowa. Zawiera godzinę ukończenia czynności i formułę stwierdzającą zakończenie czynności. Protokół podpisują przewodniczący zebrania i protokolant. Pod treścią protokołu z lewej strony arkusza wymienia się osoby, które otrzymują protokół do wykonania zawartych w nim zadań lub do wiadomości.

Najczęściej są spotykane protokoły: zdarzeń, zebrań i narad, kontrolne, zdawczo--odbiorcze, przesłuchań, rozpraw.

Sprawozdanie

Stanowi relację z przebiegu pewnych wypadków bądź określenie pewnego stanu rzeczy. Powinno zawierać fakty oraz okoliczności im towarzyszące, które mogą być zweryfikowane. Informacje stanowiące jedynie osobiste poglądy i przypuszczenia nie są sprawozdaniami w ścisłym tego słowa znaczeniu. Są to opinie, wnioski czy też konkluzje (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 62.)

Sprawozdania pisemne wykonuje się na formularzach bądź na blankietach korespondencyjnych.

Sprawozdania na formularzach zawierają z góry ustalone pytania, co umożliwia uzyskanie pożądanych wiadomości.

Sprawozdania na blankietach korespondencyjnych są przeznaczone dla jednego odbiorcy.

W razie potrzeby opracowuje się sprawozdania stanowiące opis działań o charakterze okolicznościowym, opracowywane zazwyczaj w celu przedstawienia rezultatów badań lub przebiegu wydarzeń, różniące się strukturą.

Komunikat

Zawiera bieżące informacje przeznaczone dla osób zainteresowanych. Powinien być podpisany przez osobę reprezentującą organizację, która ten komunikat ogłasza .

Notatka służbowa

Forma wewnętrznego przekazywania informacji między komórkami lub pracownikami firmy. Zawiera zwięzłą relację podaną w prosty, przystępny sposób. W nagłówku umieszcza się datę, wskazanie - dla kogo jest przeznaczona, od kogo pochodzi i jakiego przedmiotu dotyczy.