3582317006

Procedura w negocjacjach

Najprościej procedurę można określić jako porządek i ustalenia dotyczące sposobu prowadzenia negocjacji. Do kwestii proceduralnych zaliczymy ustalenie:

-    czasu rozpoczęcia i zakończenia rozmów,

-    miejsca i uczestników negocjacji,

-    listy i kolejności omawianych zagadnień,

-    podstawowych reguł ptowadzenia dyskusji itp.

W krótkich negocjacjach można obejść się bez specjalnych ustaleń proceduralnych, procedura „układa się sama". Dłuższe i rozbudowane negocjacje wymagają od negocjatorów posiadania planu rozmów. Wynika on z ograniczeń zewnętrznych (np. prawo lub „wyższe wyniki" mogą określać gdzie, kiedy, co i jak ma być rozstrzygane), jest ustalany wspólnie przez negocjacje strony, jest narzucony przez jedną ze stron lub wynika z gry i prób manipulacji.

Czemu służy procedura:

-    dla negocjatorów prowadzących rozmowy w duchu strategii opartej o rywalizację (pozycyjnej) mogą być okazją do uzyskania przewagi merytorycznej lub psychologicznej - być może odnajdą oni w procedurze w kwestiach merytorycznych,

-    w strategii nierywalizacji (problemowej) jest traktowanie jako narzędzie do stworzenia wszystkim negocjującym stronom warunków do twórczego i elastycznego rozwiązywania problemów; ustalenia proceduralne nie powinny być więc sformułowane przeciwko komuś, a raczej przypominać procedury efektywnej pracy zespołowej.

Korzyści wynikające z dobrych ustaleń proceduralnych:

-    porządek przy stole negocjacyjnym (pozwala na sprawny przebieg rozmów dotyczących kwestii merytorycznych; skracza ich czas),

-    poczucie przewidywalności sytuacji (zmniejszenie napięcia psychicznego przy stole negocjacyjnym),

-    ograniczenie pola do „zagrywek" i manipulacji (narzędzia obrony przed brudnymi chwytami),

-    możliwość wprowadzenia efektywnych metod wspólnego rozwiązywania problemów,

-    kontrola przebiegu informacji (co już załatwiliśmy? co jeszcze przed nami? czy przeżyjemy? co wolno? za szybko?),

-    szansa na lepsze (dobrze dopasowane do konkretnych zagadnień) przygotowanie negocjatorów do poszczególnych sesji rozmów.

Procedura jest szczególnie ważna, gdy:

-    przy stole negocjuje wiele stron,

-    negocjacje dotyczą wielu kwestii,

-    po każdej stronie jest wielu negocjatorów (negocjują zespoły),

-    negocjatorzy reprezentują szerzej zdefiniowane strony (porozumienie wymaga ratyfikacji szefa, ciała kolektywnego, niesformalizowanej grupy),

-    temat rozmów jest trudny i ważny,

-    negocjacje są rozciągnięte w czasie (planowanych jest wiele sesji).