Dla każdego procesu informacyjnego konieczne jest jednoznaczne określenie trybu zbierania informacji i dopuszczalnego czasu gromadzenia informacji.
Tym wymogom powinna być podporządkowana organizacja, użyte technologie, kadry, podstawy prawne i środki finansowe potrzebne do gromadzenia informacji.
W konkretnym procesie informacyjnym w odniesieniu do czasu gromadzenia informacji powinniśmy wyróżnić:
1) Czas minimalny-czyli najkrótszy możliwy czas gromadzenia informacji w określonych warunkach prawnych, organizacyjnych, technicznych i ekonomicznych danego procesu informacyjnego;