W każdy stadium postępowania strony maję prawo wglądu akta sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów.
W celu ustalenia okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, organ administracyjny przeprowadza stosowne dowody.
Podstawowe znaczenie w postępowaniu administracyjnym mają dowody z dokumentów. Stosowane są też dowody z zeznań świadków, dowody z opinii biegłych i inne. Wszystko to zmierza do ustalenia rzeczywistego stanu faktycznego , zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów, która oznacza, że organ sam ocenia wiarygodność poszczególnych dowodów i odpowiednio ej traktuje.
Do nader istotnych reguł wprowadzonych przez kodeks postępowania administracyjnego należy ograniczenie czasu załatwiania sprawy do dwóch miesięcy , a postępowaniu odwoławczym do jednego miesiąca.
Po wyjaśnieniu wszelkich okoliczności sprawy organ administracyjny podejmuje decyzję.
Jedną z gwarancji praworządności w działaniu organów administracji jest oparcie postępowania na zasadzie instancyjności.
Od każdej decyzji przysługuje stronom odwołanie do organu wyższego szczebla. Wniesienie odwołania powoduje z reguły wstrzymanie wykonania wydanej decyzji i powtórne zbadanie sprawy. Strona wnosi odwołanie wtedy, gdy z jakichkolwiek przyczyn jest z decyzji niezadowolona, w szczególności gdy uważa , że decyzja narusza jej prawa.
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego znają trzy środki odwoławcze :
1. odwołanie
2. zażalenie
3. wniosek o wznowienie postępowania
Wniosek o wznowienie postępowania jest nadzwyczajnym środkiem odwoławczym. Zmierza on do podjęcia na nowo postępowania, które zostało zakończone wydaniem decyzji. Z tego względu może mieć miejsce tylko w wyjątkowych przypadkach : Wznowienie postępowania może nastąpić gdy :
a) decyzja wydana została w wyniku przestępstwa ( np.: przekupienie urzędnika)
b) dowody na, których oparł się organ okazały się fałszywe (np.: podrobione dokumenty)
c) wyjdą na jaw nowe okoliczności, nie znane w chwili wydania decyzji
Wznowienie postępowania może nastąpić zarówno na skutek wniosku stron , jak i z urzędu. Wniosek o wznowienie postępowania powinien być złożony w ciągu miesiąca od uzyskania wiadomości o przyczynie uzasadniającej wznowienie. W wyniku wznowienia postępowania może zapaść decyzja o innej treści i skutkach aniżeli wcześniej podjęta w tej sprawie.
Wykładnia wydania decyzji:
§ 1. Organ administracji państwowej, o którym mowa w art.150, po przeprowadzeniu postępowania określonego w ar1.149 § 2 wydaje decyzję, w której:
§ 2. W przypadku gdy w wyniku wznowienia postępowania nie można uchylić decyzji na skutek okoliczności, om których mowa w art. 146 , organ administracji państwowej ograniczy się do stwierdzenia wydania zaskarżonej decyzji z naruszeniem prawa oraz wskazania okoliczności, z powodu których nie uchylił tej decyzji.