35015

W myśl wspomnianej ustawy dokument elektroniczny jest to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Ograniczenia zasady pisemności

Art. 14 § 2 KPA wprowadza pewne ograniczenie zasady pisemności ustanawiając możliwość ustnego załatwienia sprawy. Skorzystanie z tej możliwości zależy od uznania organu, jako załatwiającego sprawę administracyjną.

Możliwość ta jest jednak uzależniona od łącznego spełnienia dwóch przesłanek. Po pierwsze, jeśli przemawia za tym interes strony. Wyłącznie strona postępowania może określić, co leży, lub co nie leży w jej interesie. Po drugie, jest brak przepisu prawa, który wyłączałby, bądź poprzez wyraźne dopuszczenie wyłącznie formy pisemnej, bądź też poprzez wprowadzenie zakazu ustnego załatwienia sprawy możliwość zastosowania ustnego trybu załatwienia sprawy.

Załatwienie sprawy w formie ustnej możliwe jest jednak wyłącznie po uprzednim wszczęciu i prowadzeniu postępowania administracyjnego w tej sprawie.

Organ ma jednak mimo wszystko obowiązek pisemnego utrwalenia w aktach postępowania (w formie protokołu lub podpisanej przez strony adnotacji) treści oraz istotnych motywów takiego załatwienia sprawy.

Ogłoszenie ustne decyzji administracyjnej, jako wyjątek od zasady pisemności, wymaga utrwalenia tej czynności na piśmie w drodze sporządzenia protokołu. Jednocześnie decyzja zawarta w protokole me może być następnie potwierdzona odrębną, pisemną decyzją.