4813

2)    Opracowanie zasad funkcjonowania systemu oraz niezbędnej dokumentacji - jest to najbardziej pracochłonny etap polegający na identyfikowaniu procesów przebiegających w urzędzie, wyborze najważniejszych a następnie ich doskonaleniu i opisywaniu. Jest to także etap w trakcie, którego ustanawiane są zasady nadzorowania procesów, rozwiązania umożliwiające spełnienie oczekiwań klienta, sposoby doskonalenia organizacji itp.

3)    Funkcjonowanie weryfikacja i doskonalenie systemu - etap ten polega na stosowaniu wypracowanych w trakcie poprzedniego etapu rozwiązań i gromadzeniu dowód na poprawne funkcjonowanie systemu. Przeprowadzane są tutaj audity wewnętrzne i podejmowane działania korygujące i zapobiegawcze.

W trakcie szkoleń przekazuje się najważniejsze informacje nt. wymagań modelu, definicji procesu, zasad identyfikowania, opisu analizy i sposobów doskonalenia procesów. W trakcie szkolenia Zespołu Wdrożeniowego (prowadzonego metodą warsztatową) trenuje się także (na konkretnych przykładach) sposoby realizacji dalszych zadań oraz ustala ich harmonogram.

Najważniejszą częścią prac wdrożeniowych jest etap konsultacji przy opracowaniu zasad systemu i jego udokumentowaniu w wymaganym zakresie. W dalszym opisie skupiono si'e na niektórych tylko, mniej tiywialnych, aspektach wdrażania. Dla ułatwienia tych prac i właściwego ich przeprowadzenia powoływany jest zwykle zespół wdrożeniowy składający się z przedstawicieli kierownictwa organizacji oraz wiodących pracowników. Zespół wdrożeniowy (ew. podzielony na zespoły tematyczne) dokonuje identyfikacji procesów w obszarze swego zainteresowania oraz wyboru najistotniejszych (najważniejszych dla organizacji). Podstawowe zasady, które są stosowane to:

Identyfikacja procesów kierując się podstawowymi zadaniami Urzędu i sposobami ich realizacji

Procesy zostają uporządkowane w postaci umożliwiającej przedstawienie powiązań pomiędzy nimi, na przykład ich hierarcliii, w której wyróżniono procesy główne, operacyjne i wspomagające lub w postaci diagramu

-    Wyboru dokonuje się biorąc pod uwagę takie kryteria jak to, czy procesy:

•    wynikają z misji/strategii

•    drogie (koszto-, praco-, itp. chłonne)

•    są ryzykowne dla organizacji

•    dotykają bezpośrednio klienta

•    wymagają współpracy wielu funkcji/osób/komórek

-    wyboru dokonuje się stosując takie metody jak technika grup nominalnych, wielokrotnego głosowania, porównanie parami oraz macierz korelacji.

Przykładowe wyniki takich prac przedstawiono poniżej.

Tabela 1. Przykład podziału procesów

Procesy główne	Procesy operacyjne	Procesy wspomagające
Rejestracja stanu cywilnego osób	Ewidencja ludności Dokumenty tożsamości Zbiórki publiczne i zgromadzenia Rejestracja małżeństw, urodzeń zgonów i innych zdarzeń stanu cywilnego Administrowanie rezerwami osobowymi	Prowadzenie rejestru ludności Wydawanie dok. tożsamości Rejestracja poborowych Udzielanie ślubów Wręczanie medali za pożycie małżeńskie Wydawanie decyzji administracyjnych Dokonywanie zakupów Uchwalanie budżetu gminy Udzielame zamówień publicznych Tworzenie aktów prawa miejscowego, uchwał RM i ZM Wydawanie zaświadczeti