106876

dokumentów w obiegach, możliwe jest sprawdzenie ilości dokumentów pozostających w danym stanie, ilości dokumentów które zmieniły stan w określonym czasie oraz poznać liistoiię danego dokumentu.

Zatwierdzenie faktur zakupowych

Dokumenty zakupowe wystawione w systemie ISOF mogą być domyślnie wystawione jako dokumenty zatwierdzone. Jeżeli jednak wystawione zostaną jako niezatwierdzone. konieczne jest ich zatwierdzanie przy pomocy funkcji „Zatwierdzanie faktur zakupowych". Funkcja ta pokazuje dialog (pizedstawiony poniżej), umożliwiający zatwierdzenie dokumentu w czterech etapach:

•    zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę merytoryczną.

•    zatwierdzenie, że dokument przeszedł kontrolę fonnalno-rachunkową,

•    zatwierdzenie, że została zaakceptow^fana zapłata.

•    zatwierdzenie, że dokument został zaakceptowany przez odpowiedniego kierownika.

Zatwierdzanie dokumentów zakupowych jest możliwe tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia.

Zatwierdzając dokument można dołączyć dodatkowe informacje dotyczące każdego z etapów zatwierdzenia.

Zatwierdzenie ze znacznikiem ..Kontrola formalno-rachunkowa" powoduje zaznaczenie dokumentu jako całkowicie zatwierdzony. Zatwierdzony dokument zostaje oznaczony odpowiednimi zapisami w stopce dokumentu, zawierającymi informacje o etapie zatwierdzenia dokumentu, jak również

0    osobie zatwierdzającej oraz o dacie zatwierdzenia.

Zalety

Dzięki automatyzacji procesów oraz integracji wielu fiuikcji systemu ISOF. możliwe jest ułatwienie

1    przyspieszenie pracy związanej z w prowadzaniem faktur zakupu oraz przetwarzaniem informacji o nich. Opisany mechanizm jest pizykładowy. może być dostosowały do wymagań fumy oraz jej potrzeb.

Korzyści

•    Przyspieszenie dostępu do dokumentu przez zastosowanie obrazów^r elektronicznych.

•    Uniknięcie potrzeby składowania bieżących dokumentów do natyclumastowego wglądu „pod ręką".

•    Ewentualne uniknięcie potizeby przechowywania dokumentów arcliiwalnycli,

•    Uwzględmenie uprawnień (ograniczeń) do imueszczania w DMS i przeglądania dokumentów,

•    Podgląd lustoiii dokumentu, wszystkich zdaizeń związanych z dokumentem.

•    Uniknięcie konieczności ręcznego opisywania dokumentów.

•    Łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów wg różnych kryteriów.

•    Jednoczesny dostęp do dokumentów dla wielu uźytkowmków.

•    Dostęp do dokumentów z wielu lokalizacji,

•    Możliwość zautomatyzow^rania i zestandaiyzowania procedur obiegu dokumentów zakupowych.