106895

Klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów, cykl życia dokumentu

Możliwe jest rejestrowanie dokumentów zgodnie z zasadami obowiązującymi w administracji. Zarejestrowane dokumenty są odpowiednio klasyfikowane, następuje nadanie numeru zbudowanego w oparciu o klasyfikację dziesiętną (na numer składają się następujące informacje: symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacji dziesiętnej, kolejny numer sprawy, kolejny numer akt sprawy, rok). Odpowiednia klasyfikacja dokumentu sprawy może wyznaczać kategorię, z którą związana jest m in. informacja o archiwizacji dokumentu oraz jak długo dokument musi być przechowywany.

W ten sposób w DMS dostępny jest rejestr spraw będący chronologicznym spisem wszystkich wpływających i obsługiwanych dokumentów. Możliwe jest również wyszukiwanie spraw w oparciu o numer lub kategorię nadaną podczas rejestracji.

Wprowadzanie dokumentów

Wprowadzanie dokumentów możliwe jest m. in. poprzez wczytanie dokumentów z dysku czy też bezpośrednio ze skanera dzięki wbudowanej fiuikcji jego obsługi, bez konieczności korzystania z innych aplikacji. Zapis może odbywać się poprzez wprowadzenie nowego dokumentu z poziomu DMS. pobranie z dysku lokalnego, sieciowego dokumentu już istniejącego. Dokument może być zeskanowany bezpośrednio do DMS, może się również pojawić poprzez specjalny adres poczty elektronicznej.

Możliwy jest również zapis i odczyt dokumentu w DMS popizez telefon komórkowy z aplikacjami EDI i SUMI.

Edycja w miejscu, WebDAV

Dzięki wykorzystaniu WebDAV możliwa jest tzw. edycja dokumentu w miejscu. Oznacza to możliwość edytowania dokumentu OpenOffice bezpośrednio z poziomu modułu DMS, w oknie przeglądarki i zapis do serwera bez zapisu na dysku lokalnym. Każdy zapis dokumentu utworzy nową w^rersję. Dodatkowo możliwe jest używanie szablonów dokumentów', które wcześniej zostały zdefiniowane w systemie.

Integracja z innymi modułami

Moduł DMS jest zintegrowany z innymi modularni systemu ISOF. Pozwala to na zapis odnośników' do takich dokumentów' systemu jak faktury sprzedaży i zakupów (w tym zeskanowane oryginały dokumentów), zadania, kontrahenci, aktywności, oferty, oraz ich obsługę zgodnie z możliwościami DMS. Ponadto możliwe jest przechowywanie zdjęć towarów magazynowych instrukcji obsługi, umów z kontrahentami, które następnie są wykorzystywane w innych modułach.

Bezpieczeństwo dokumentów

W celu uzyskania pełnej kontroli nad korzystaniem z DMS możliwe jest definiowanie uprawnień zarówno dla katalogów jak i dokumentów. Dzięki temu dokument można udostępnić tylko do podglądu, tylko do modyfikacji lub też zabronić dostępu zupełnie.