46747

pracowników i interesantów.

Sekretariaty firm i instytucji działających w różnych dziedzinach różnią się między sobą. Inaczej będzie wyglądała struktura przedsiębiorstwa państwowego a inaczej spółki akcyjnej, a zatem inne będą również obowiązki sekretariatu tych instytucji Tak, więc forma prawna przedsiębiorstw będzie w pewnym stopniu rzutowała na specyfikę pracy w sekretariacie. Praca na stanowisku sekretarki zmieniła się znacząco wraz z tiwającą od początku lat dziewięćdziesiątych XX w. informatyzacją bitu i wprowadzeniem nowych teclmik. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki wykonuje zazwyczaj następujące czynności:

□    łączy rozmowy telefoniczne z pracownikami oraz odpowiada na zapytania, w tym także odbiera i wysyła faksy;

□    odbiera pocztę, segreguje, przekazuje informacje o zarządzeniach i odpowiada na bieżące zapytania pocztowe, odpowiada za wysyłanie poczty;

□    pisze na komputerze, tworząc zestawienia, co wymaga obliczeń opartych na gromadzonych przez nią dokiunentacli, np. fonnularzach programów biurowych;

□    wyszukuje informacje na żądanie pracowników w Internecie, informatorach, książkach teleadresowych;

□    kseruje i przygotowuje materiały dla poszczególnych pracowników;

□    gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów biurowych;

□    prowadzi sprawozdawczość finansową z zakresu delegacji służbowych, opisuje i przekazuje do działu księgowego faktury;

□    dba o czystość stanowiska pracy oraz wystrój sekretariatu;

□    zajmuje się wystrojem wnętrza i tablicami informacyjnymi;

□    przygotowuje napoje oraz poczęstunek dla gości,

□    obsługuje interesantów, kieruje icłi do właściwych osób lub umawia spotkania, odpowiada na zapytania.