65777

Planowanie polega na określeniu z wyprzedzeniem:

-    Co musi zostać zrobione? Jakie rezultaty lub wyniki są oczekiwane?

-    Dlaczego musi to być wykonane? Zarówno kierownik jak i jego podwładni muszą zrozumieć, dlaczego oczekiwane są określone rezultaty i jaka jest ich rola w całości działań organizacji

-    Gdzie i kiedy rezultaty te powinny zostać uzyskane?

-    Kto powinien to zrobić? Jaka liczba i kwalifikacje pracowników są konieczne do uzyskania tych rezultatów?

-    Jak powinno to być zrobione? Jakie działania należy przeprowadzić by osiągnąć pożądane rezultaty?

Zatem w planie powinny być zawarte:

•    Jasno określony cel działania (objective) oraz zadania do wykonania (goals); cel może być sformułowany ogólnie np. wzrost sprzedaży produktu X, zadanie natomiast zawiera w sobie miarą skuteczności -np. uzyskanie wzrostu sprzedaży produktu X w danym regionie oraz w określonym czasie o ustaloną wielkość.

•    Ocena istniejącej sytuacji, tzn. przedstawienie powodów, dla których ustalone cele i zadania powinny zostać wykonane, rejestr dostępnych zasobów oraz wykaz trudności, jakie może napotkać realizacja celów.

•    Zestawienie zasobów i środków ludzkich, administracyjnych i finansowych koniecznych do zrealizowania zamierzeń zawartych w planie.

•    Program działań, czyli opis głównych prac, które będą musiały być wykonane w ramach planu, w programie powinny też być ustalone priorytety oraz kolejność oraz, a także osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.

•    Harmonogram prac jest zestawem czynności i terminów ich wykonania, należy uwypuklić w nim te czynności, które muszą być wykonane przed innymi, można wykorzystać wówczas analizę ścieżki krytycznej.

•    Mechanizm kontroli - każdy plan powinien zakładać istnienie takiego mechanizmu, który umożliwi kierownikowi pomiar stopnia jego realizacj np. technika „kamieni milowych" wyznaczających ilość pacy, jaka powinna być wykonana w danym terminie.

•    Rozwiązania wariantowe; plany organizacyjne powinny zawierać rozwiązania wariantowe na przypadek zajścia znaczących zmian w warunkach działania organizacji.

•    Ustalenie założeń; plan, który ma kluczowe znaczenie dla powodzenia organizacji, powinien zawierać założenia, na jakich został zbudowany, umożliwi to ocenę prawdopodobieństwa poprawności założeń.