Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszeń o zamówieniach na dostawy lub usługi, zamawiający w terminie 3 dni od wszczęcia postępowania zawiadamia Prezesa Urzędu o jego wszczęciu, podając uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu udzielenia zamówienia.
Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia, przekazując wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenie do negocjacji. Zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia zawiera co najmniej:
1) nazwę (firmę) i adres zamawiającego;
2) określenie przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych;
3) informację o możliwości złożenia oferty wariantowej;
4) termin wykonania zamówienia;
5) opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;
6) określenie trybu zamówienia i podstawy prawnej jego zastosowania;
7) kryteria oceny ofert i ich znaczenie;
8) miejsce i termin negocjacji z zamawiającym.
Zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5, chyba że ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia liczba wykonawców mogących je wykonać jest mniejsza, jednak nie mniejsza niż 2.
Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty. Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje specyfikację istotnych warunków zamówienia Zapraszając do składania ofert zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium.
Przepisy art. 45 ust. 3-8 stosuje się. Czyli:
Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający określa kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3 % wartości zamówienia. Jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, określa kwotę wadium dla każdej z części. Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, określa kwotę wadium dla wartości zamówienia podstawowego. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: