Definicja problemu:
W czasach dzisiejszych trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie firmy, podejmowanie decyzji finansowych i strategicznych bez natychmiastowego dostępu do aktualnych danych, możliwoci ich modyfikacji i analizy. Praca grupowa, rosnšce w szybkim tempie bazy danych, potrzeba płynnego przepływu informacji w przedsiębiorstwie, wymogły zastosowanie nowoczesnego sprzętu komputerowego, oprogramowania oraz sieci lokalnych (LAN) czy też Internetu. Oferta rynkowa w tym zakresie cišgle się rozszerza wraz z rosnšcymi potrzebami użytkowników, którymi sš nie tylko koncerny, duże czy rednie przedsiębiorstwa, ale także te zupełnie małe. Nikogo już nie dziwi, że nawet w małej firmie istnieje potrzeba informatyzacji dla zwiększenia efektywnoci jej działalnoci.
W niniejszym opracowaniu chciałabym się zajšć analizš systemu informacyjnego niedużego obiektu gospodarczego i wykazać, jak bardzo niezbędny w zarzšdzaniu i organizacji pracy jest system informatyczny.
Obiekt gospodarczy:
Serwis RTV z hurtowniš częci elektronicznych we Wrocławiu - niedawno powstała, raczej mała, ale dobrze prosperujšca firma zajmujšca się:
¨ Naprawš różnego rodzaju sprzętu elektronicznego (telewizory, radia, wieże stereo, video, kamery itd. )
¨ Hurtowš i detalicznš sprzedażš częci elektronicznych
Sprecyzowanie zasięgu:
Kompleksowa informatyzacja całego obiektu gospodarczego, obejmować będzie różne działy, m.in.:
ü Płace (system wspomagania rachuby)
ü Kadry (system ewidencji pracowników)
ü Transport
ü Magazyn , transakcje
Komputeryzacja stanowisk pracy zwišzanych z pracš biurowš:
ü Sprzęt odpowiedniej klasy ( o standardach międzynarodowych )
ü Oprogramowanie dostosowane do potrzeb
ü Sieć LAN i dostęp do Internetu
Potrzeby przyszłych użytkowników:
Ţ Szybki przepływ informacji
Ţ Natychmiastowy dostęp do danych (wzrasta szybkoc i efektywnoć) - zastosowanie sieci lokalnej LAN (instalacja i wdrożenie poczty elektronicznej)
Ţ Szeroki dostęp do drukarek, skanerów, kserokopiarek
Ţ Możliwoć uzyskania zestawień, porównań, analiz (dla przyszłej optymalizacji) + wizualizacja danych na wykresach
Ţ Skomplikowane przetwarzanie dużych baz danych, wspólne z nich korzystanie i archiwizacja danych
Ţ Dostęp do Internetu - nieograniczony dostęp do oferty rynkowej oraz kontakt z klientami (np. zamówienia przez pocztę internetowš)
Ţ Szybki dostęp do faktur klienta i kompletnych informacji o nim za pomocš specjalnego systemu indeksowania
Ţ Korzystanie z nowoczesnego sprzętu w celu zwiększenia szybkoci, poprawnoci i bezpieczeństwa przetwarzania danych
Ţ Polepszenie systemu ochrony danych:
ˇ Zabezpieczenie przed niepowołanym dostępem
ˇ Zabezpieczenie przed przypadkowš utratš danych (np. zapisywanie na optycznych nonikach informacji)
Ţ W zależnoci od działu tematycznego wprowadzone odpowiednie oprogramowanie narzędziowe umożliwiajšce sprawnš i nieskomplikowanš obsługę oraz korzystanie z możliwoci programu:
ˇ wystawianie odpowiednich dokumentów, rachunków i faktur
ˇ przyjmowanie zleceń i wydawanie towarów
ˇ obliczanie płac pracowników po odjęciu odliczeń i opodatkowaniu
ˇ księgowanie wszystkich operacji finansowych firmy , itd...
Ţ zastosowanie statystyki płatnoci rachunków z automatycznym systemem drukowania wezwań
do zapłaty zaległych rachunków (pełna kontrola programu nad terminami płatnoci)
Okrelenie zadania projektowego:
Firma poszukuje odpowiedniego systemu informatycznego, który zaspokajałby wszystkie potrzeby informacyjne. Oprogramowanie musi obejmowac różne działy w okrelonym zakresie:
KADRY- Moduł Kadry przeznaczony jest do obsługi ewidencji pracowników. Jest on
samodzielnym podsystemem z możliwociš współpracy z dowolnymi systemami
sprzedaży, zakupów, finansowo-księgowymi.
- Obsługa kartotek pracowniczych (aktualnych i archiwalnych). Przejrzysta prezentacja informacji kadrowych.
- Rejestracja, np: badań i szkoleń; kar i nagród; kursów; przebiegu pracy pracownika w poprzednich zakładach pracy; członków rodziny, dla których należy się zasiłek rodzinny i pielęgnacyjny; dodatkowych umiejętnoci pracownika; uprawnień pracownika, wypadków.
- Rozbudowane możliwoci ewidencji czasu pracy: zwolnienia, urlopy, delegacje, inne nieobecnoci.
- Nadzorowanie terminów badań okresowych.
- Obsługa rejestracji powierzonego mienia.
- Obsługa statystki o pracownikach.
- Obsługa informacji nt. powszechnego obowišzku obrony.
- Raporty i wydawnictwa, np: angaże, zawiadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, kwestionariusze osobowe, wykaz osób do nagród jubileuszowych
PŁACE- Moduł Płace to parametryczny system przeznaczony do obsługi naliczania i ewidencji
wynagrodzeń pracowników.
- Rozbudowana parametryzacja systemu.
- Prowadzenie kartotek (indywidualna karta wynagrodzeń - przychody, koszty, podstawa opodatkowania, ulgi, zapłacone zaliczki na podatek).
- Kompletne rozliczenia zwolnień chorobowych.
- Rozliczanie wszystkich zasiłków ZUS.
- Obsługa wyliczania płac na podstawie poszczególnych składników (możliwoć dołšczenia dowolnych, własnych składników płacowych).
- Obsługa rejestracji czasu pracy.
- Generowanie i emisja list płac, raportów, zestawień.
- Generowanie informacji statystycznych.
- Generowanie i emisja deklaracji ZUS.
- Generowanie i emisja deklaracji podatkowych.
- Automatyczne uwzględnianie czasu pracy i nieobecnoci.
- Naliczanie rednich urlopowych i chorobowych.
MAGAZYN - Moduł magazyn przeznaczony do kontroli gospodarki magazynowej, sprzedaży
i fakturowania
- Zamówienia i kontrola zamówień
- Sprzedaż i analiza sprzedaży
- Gospodarka magazynowa i jej racjonalizacja
Istniejšcy system informacyjny, jego słabe stony i zaistniałe problemy
System informacyjny w firmie opiera się na składaniu i przyjmowaniu zleceń naprawy sprzętu radiowo - telewizyjnego ( czy też innego elektronicznego ) oraz jego odbioru lub zamawianiu częci elektronicznych i ich sprzedaży. Pozostaje jeszcze zaksięgowanie operacji i rachunkowoć, a także sprawy pracowników: zatrudnienia, zwolnienia itd....
Do tej pory firma nie była wspomagana przez system informatyczny, toteż wszystkie zapisy, prace i działania były wykonywane ręcznie, co znacznie opóniało przepływ informacji - nie był on swobodny. Do różnorodnych obliczeń uzywano jedynie kalkulatorów, co - jak wiadomo - może być bardzo ucišżliwe i trudne, szczególnie przy wykonywaniu bardzo skomplikowanych operacji. Wszelkie faktury, zlecenia, księgi spisywano ręcznie, tudzież na maszynie, a dokumenty przechowywano w segregatorach w archiwum. Wiadomo, że nie jest to bezpieczny sposób archiwizacji i przechowywania danych. Były one narażone na zniszczenie ( zdarzenia losowe, np. pożar, częste używanie), zgubienie lub też wglšd niepowołanych osób. Archiwum bowiem nie było dobrze zabezpieczone - jedyna ochrona to podwójny zamek w drzwiach do pomieszczenia. Do tego dochodzš także notoryczne błędy pracowników - wiadomo, człowiek jest tylko człowiekiem i rzeczš ludzkš jest się mylić, jednakże wpływało to bardzo negatywnie na efektywnoć firmy.
Często więc zdarzały się reklamacje i roszczenia w zwišzku z pomyłkami. Dlatego też potrzebne były częste kontrole poprawnoci zapisów, by ograniczyć ich występowanie. To z kolei zwiększało koszty przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, ceny usług i towarów. Zmniejszała się wtedy liczba klientów i zyski malały. By do tego nie dopucić firma zmuszona była do rezygnacji z ochrony i kontroli danych, co znów się odbijało na jakoci usług. I w ten sposób błędne koło się zamykało.
Jak wynika z analizy, istniejšcy system informacyjny był:
q mało efektywny poprzez ograniczony przepływ informacji
q czaso- i pracochłonny
q mało bezpieczny pod względem trwałoci i poufnoci danych
q kosztowny
q zawodny ( duży odsetek błędów )
q mało elastyczny ( trudnoci z wprowadzeniem zmian )
Nowy system, ale jaki....?
Istniejšcy system informacyjny jest mało wydajny, wymaga dużych nakładów czasu, pracy i pieniędzy, przy czm nie zawsze działa poprawnie. Informatyzacja obiektu stała się więc koniecznociš przy dzisiejszych możliwociach technicznych i wymaganiach rynkowych. Jest ona niezbędna dla prawidłowego rozwoju każdego przedsiębiorstwa, przy czym znacznie ułatwia pracę oraz przepływ informacji. Przed firmš otwierajš się nowe perspektywy rozwoju....
Firma zdecydowała się już na ZAKUP systemu POWIELARNEGO. Jest on tańszy od systemu indywidualnego, a czas jego pozyskania zdecydowanie krótszy. Z ekonomicznego punktu widzenia jest to oferta korzystniejsza, gdyż dšżymy do minimalizacji kosztów w jak najkrótszym czasie. Przeważajšcym jednak czynnikiem wyboru było to, że na rynku istnieje program, który można przystosować do potrzeb Serwisu RTV, gdyż spełnia oczekiwane wymogi. Wymogi te nie sš bardzo odmienne od większoci firm, dlatego można wprowadzić system powielarny SKID.
System SKID jest zintegrowanym pakietem oprogramowania, który obejmuje swoim zakresem podstawowe dziedziny działania typowo zorganizowanego przedsiębiorstwa. Jest on przeznaczony dla firm redniej wielkoci. Zapewnia kompleksowš obsługę informatycznš w zakresie wspomagania zarzšdzania: od księgowoci i finansów przedsiębiorstwazaczynajšc, przez kadry i płace, na obsłudze gospodarki magazynowej kończšc.
SKID ma budowę modularnš i jest systemem zintegrowanym - wymiana danych pomiędzy poszczególnymi modułami polega na udostępnieniu przez programy współpracujšce częci zasobów, co w istotny sposób podnosi efektywnoć działania całego pakietu, oraz elastycznym - ostateczne dostosowanie systemu do wymagań użytkownika odbywa się poprzez ustawianie parametrów konfiguracyjnych.
Funkcje programów tworzšcych system wspomagajš następujšce główne procesy przebiegajšce w przedsiębiorstwie:
č prowadzenie ksišg handlowych i ewidencji księgowej,
č obsługę działu kadr i rachuby płac,
č rejestrowanie czasu pracy,
č obsługę transakcji magazynowych,
č ewidencjonowanie rodków trwałych,
č prowadzenie sprawozdawczoci wewnętrznej i zewnętrznej przedsiębiorstwa.
SKID jest uzupełniony o kody ródłowe wszystkich aplikacji wchodzšcych w jego skład. W połšczeniu ze rodowiskiem MacroBASE daje to przedsiębiorstwom posiadajšcym własnš służbę informatycznš pełnš niezależnoć od dostawcy oprogramowania w zakresie modyfikowania i tworzenia nowych zastosowań.
Korzyci wynikajšce z zastosowania systemu SKID:
F Skuteczne zarzšdzanie przedsiębiorstwem.
F Natychmiastowa informacja o stanie przedsiębiorstwa.
F Pomoc przy podejmowaniu trafnych decyzji.
F Usprawnienie przepływu informacji wewnštrz przedsiębiorstwa.
F Ujednolicenie metod działania poszczególnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa.
F Możliwoć samodzielnego parametryzowania pracy systemu.
F Automatyzacja pracochłonnych czynnoci.
F Szybkoć i prostota obsługi.
W skład pakietu SKID wchodzš następujšce moduły:
FIKS - finanse i księgowoć,
KALI - kadry i płace,
ZZL - zarzšdzanie zasobami ludzkimi,
RCP - rejestracja czasu pracy,
MAGFAKT - gospodarka magazynowa, sprzedaż i fakturowanie,
ESTRA - ewidencja rodków trwałych,
KASA - rejestracja raportów kasowych,
HOMEBANK - zlecenia w systemie homebanking,
MacroBASE - rodowisko programistyczne służšce do tworzenia i modyfikowania
zastosowań.
Budowę złożonego systemu można prowadzić stopniowo, sukcesywnie wdrażajšc jego moduły. SKID może być uzupełniany o moduły specyficzne, zaprojektowane indywidualnie dla klienta w miarę rosnšcych potrzeb.
REALIZACJA ZADAŃ CONTROLLINGOWYCH W PAKIECIE SKID
Nowoczesne metody uprawiania biznesu kładš nacisk na wyodrębnianie centów zysku i obszarów kosztowych w obrębie przedsiębiorstwa oraz umiejętne nimi zarzšdzanie. System SKID wspomaga pracę działów finansowych w zakresie realizowania tych zadań rachunkowoci zarzšdczej.
Zagadnienia zwišzane z obsługš działalnoci controllingowej obejmujš wiele procesów a sposób ich realizacji różni się bardzo nawet w firmach z tej samej branży. Dlatego autorzy programu wybrali najistotniejsze elementy z tego obszaru, które zostały wpisane w programy FIKS i MAGFAKT. Systemy te realizujš poniższe zadania:
FIKS - finanse i księgowoć
tworzenie i kontrolowanie budżetu,
prowadzenie ewidencji i rozliczanie kosztów,
tworzenie zestawień definiowalnych,
generowanie korespondencji seryjnej (kontrahenci, noty odsetkowe, potwierdzenia sald,
wezwania do zapłaty, inne).
MAGFAKT - gospodarka magazynowa, sprzedaż i fakturowanie
Ř W obszarze zamówień i kontroli zamówień:
-możliwoć wprowadzania zamówień uwzględniajšcych nie tylko iloć, ale również
wartoć, oraz cenę w złotówkach i walucie.
Ř W zakresie sprzedaży i analizy sprzedaży:
§ obsługa limitów kredytowych,
§ wprowadzanie mechanizmów rabatowania,
§ definiowanie zestawień sprzedaży,
§ analizowanie zwrotów,
§ planowanie sprzedaży,
§ wprowadzanie ofert handlowych i zamówień od odbiorców,
§ badanie przy pomocy metody ABC zamówień od klientów,
§ wprowadzanie zamienników towarów.
Ř W obszarze gospodarki magazynowej i jej racjonalizacji:
ł tworzenie klasyfikacji kosztowej wydań magazynowych,
ł kontrolowanie stanu zapasów (stany minimalne i maksymalne),
ł analizowanie rotacji zapasów,
ł badanie przy pomocy metody ABC zamówień od dostawców.
Sugestie i wnioski:
Po zdefiniowaniu problemu ( potrzeby informatyzacji firmy), sprecyzowaniu działów oraz zakresu przedmiotowego, a także potrzeb przyszłych użytkowników i zadania projektowego, i wybraniu programu SKID, należaloby się zastanowić czy podmiot gospodarczy jest w stanie zaakceptować tak znaczšce zmiany, pod względem organizacyjnym, technicznym i finansowym.
Firma prosperuje doć dobrze i jest obiecujšca na rynku, jednakże brak dobrego systemu informatycznego znacznie ogranicza jej możliwoci. Przy odpowiednich warunkach mogłaby uzyskać znaczne wyniki i rozszerzyc swš działalnoć. Warto więc zainwestować w informatyzację dla maksymalizacji przyszłych zysków. Na potrzeby informatyzacji można zacišgnšć kredyt w banku, a jest to realne, gdyż firma jest wypłacalna - ma stałe, niemałe dochody.
Od strony technicznej, należałoby zakupić odpowiedni sprzęt komputerowy oraz przygotować pomieszczenia i łšcza (LAN), co łšczy się z koniecznociš zatrudnienia administratora oraz szkolenia użytkowników bezporednich.
Pod względem organizacyjnym informatyzacja niczemu by nie zaszkodziła, wręcz przeciwnie, podniosłaby znacznie efektywnoć poszczególnych jednostek oraz współprace pomiędzy sobš, dzięki funkcjom controllingowych.
System powielarny SKID został już wybrany, pozostaje jedynie parametryzacja, wdrożenie i eksploatacja. Fachowa konfiguracja wszystkich elementów infrastruktury informatycznej, pozwala końcowym użytkownikom zajšć się pracš, zwalniajšc ich od wyszukiwania usterek. Przede wszystkim jednak dostarcza użytecznego narzędzie pracy.
Wyszukiwarka
Podobne podstrony:
mikronapedy w systemach komputerowychInformatyka 3 Systemy operacyjne Lekcja 9Wdrozenie systemu controllingu w firmie LumagBezpieczeĹstwo systemĹw komputerowych praca dyplomowaInformatyka 3 Systemy operacyjne Lekcja 7Informatyka 3 Systemy operacyjne Lekcja 1495 Ewidencja kosztĂłw w firmie usĹugowejEssentials of Management Information Systems 8e BackEndPapersBezpieczeĹstwo systemĂłw komputerowychData Modeling Object Oriented Data Model Encyclopaedia of Information Systems, Academic Press VazEssentials of Management Information Systems 8e FrontEndPapersEssentials of Management Information Systems 8e PhotoCreditswiÄcej podobnych podstron