7090997063

3

Zasady stosowania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt

1.    Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej: dzieli całość dokumentacji na 7 klas pierwszego stopnia oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 6. W ramach tych klas wprowadzony został podział akt na klasy drugiego stopnia (oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego stopnia jednej z cyfr od 0 do 9) oraz podział na klasy trzeciego i czwartego stopnia.

2.    Symbole stanowią liczbowe oznaczenia ustalonych haseł klasyfikacyjnych określających w skróconej formie nazwy poszczególnych grup spraw, jednorodnych tematycznie, powstałych w wyniku rzeczowego podziału całości akt.

3.    Jednostki organizacyjne używają symboli cyfrowych i haseł klasyfikacyjnych według ich rzeczowych potrzeb.

4.    W celu sprawniejszego posługiwania się rzeczowym wykazem akt każdy referent-pracownik:

sporządza z wykazu akt wyciąg symboli cyfrowych i haseł używanych przy załatwianiu spraw odpowiednio do tematyki wykonywanych czynności,

zakłada teczkę (skoroszyt, segregator) dla każdej pozycji wykazu akt, posiadającej kategorię

archiwalną,

zakłada spis spraw.

5.    Dokumenty (pisma) dotyczące tej samej sprawy - tworzą akta sprawy. Akta szeregu spraw w zakresie tego samego zagadnienia tworzą jednolitą grupę akt łączoną w jednej teczce. Klasy końcowe w wykazie akt odpowiadają tytułom teczek tematycznych.

Archiwum Politechniki Wrocławskiej