9414913242

Rysunek 2: Korzyści związane z wprowadzeniem centralnego repozytorium.

Źródło: opracowanie własne.

W celu jak największego zoptymalizowania i zapewnienia poprawnej pracy całego systemu, powinien on odzwierciedlać strukturę organizacyjną danego przedsiębiorstwa oraz posiadać informacje na temat rodzaju dokumentów stosowanych w firmie. Zachowanie takiej struktury umożliwi łatwe stworzenie odpowiedniej hierarchii poziomów uprawnień, stopni poufności oraz odpowiednią klasyfikację dokumentów ściśle zależną od spełnianej przez nie funkcji.

Biorąc pod uwagę informacje zawarte w powyższej treści należy poświęcić dużo uwagi oraz głęboko przeanalizować zapotrzebowanie oraz stan faktyczny obiegu dokumentów w firmie przed wyborem konkretnego rozwiązania. Elektroniczny system obiegu dokumentów powinien być narzędziem umożliwiającym wprowadzanie wielu modyfikacji ustawień w trakcie funkcjonowania systemu. W zależności od zachodzących zmian organizacyjnych w firmie i potrzeb użytkowników dozwolone jest rozwijanie stworzonych struktur organizacyjnych, typów dokumentów i formularzy.

System powinien być elastycznym narzędziem umożliwiającym wprowadzanie wielu modyfikacji ustawień w trakcie jego funkcjonowania, zapewnić realizację idei „biura bez papierów” z zachowaniem pełnej kontroli nad dostępem do dokumentów. Dodatkowo takie