274844917

			w przypadku potrzeby zaewidencjonowania kolejnych dokumentów) Dla dokumentów' elektronicznych pełna automatyzacja ich rejestracji będzie możliw a jeśli będą to dokumenty stworzone na podstawie wzorów umieszczonych „centralnym repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych" określonym w §3.4 Rozporządzenia MSWiA z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. z dnia 11 grudnia 2006). Warunkiem pow odzenia jest jednak ustalenie standardowych znaczników (tagów) dla niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Jeśli będą to dokumenty elektroniczne nie powstałe na podstawie ww. wzorów (np. z zagranicy) dopisanie danych o twórcy będzie mogło następować na podstaw ie listy adresowej (jak dla dokumentów papierowych)
Tytuł	wpisywane ręcznie	bez zmian	Dotąd wpisywane są w dziennikach korespondencji określenia sprawy (krótka treść) dla każdego dokumentu.
Data	ręcznie dla dokumentów papierowych lub automatycznie dla elektronicznych	w ięcej lub bez zmian	Rozporządzenie wymaga podania co najmniej jednej daty dla każdego dokumentu. Jeśli zostanie przy jęte, że wystarczające będzie podanie daty rejestracji dokumentu w systemie, to pracy będzie tyle samo co dotąd. Jeśli jednak (w celu późniejszego spraw niejszego zarządzania informacją) zostanie przy jęte że istotna jest data stworzenia dla każdego napływającego dokumentu papierowego (data „na dokumencie") trzeba będzie przepisywać takie daty ręcznie do systemu.
Fonnat	automatycznie	bez zmian	System może rozpoznaw ać fonnat dokumentu elektronicznego całkowicie automatycznie pod waninkiem że zostanie przyjęte w wypracowanej praktyce że dla skanów dokumentów papierowych podaje się fonnat tego skanu (np. pdf lub tif)
Dostęp	ręcznie dla dokumentów papierowych lub automatycznie dla elektronicznych	więcej lub bez zmian	W przypadku napływających dokumentów' papierowych i dokumentów elektronicznych nie posiadających metadanych zawierających infonnację o dostępie - trzeba będzie dopisać tak jak dla dokumentów własnych podiniohi. W przypadku napływających dokumentów’ elektronicznych posiadających standardowo zapisaną informację o dostępie możliwa pełna automatyzacja.
Typ	ręcznie dla dokumentów papierowych lub automatycznie dla elektronicznych	więcej lub bez zmian	jak wyżej

* Przychodzące w formie elektronicznej dokumenty nie są objęte rozporządzeniem (nie są jednocześnie powstałe i gromadzone w podmiotach) - ale jeśli ma być sprawnie zarządzane załatwianie spraw to w praktyce nie będzie innej możliw ości jak dodanie minimum metadanych i do takich dokumentów

W tym miejscu należy ponownie przypomnieć, że zgodnie z rozporządzeniem w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (§4 pkt 2) podanie pozostałych metadanych jest obowiązkowe Jeżeli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania”. Dlatego też z cała pewnością można powiedzieć, że „wytworzenie” pozostałych niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych nie przysporzy więcej pracy. Stają się one bowiem obowiązkowe dopiero gdy dany podmiot je wytworzył podczas postępowania z dokumentem elektronicznym (na przykład dekretacje mogą mieć swoich odbiorców dopisywanych

19