strona gówna

konferencje
SPMP

seminaria

wydarzenia

praca dla PM

linki

ludzie w SPMP

biblioteka

książki

lista
dyskusyjna

księga
gości

zgłoszenia i
składki

nowości

powrót do
biblioteki
Janusz
Andryjenko        

PLAN
JAKOŚCI JAKO NARZĘDZIE POPRAWY EFEKTYWNOŚCI
PRZEDSIĘWZIĘĆ.
Zarządzanie systemami jakości
czy też Kompleksowe Zarządzanie Jakością (TQM), to jedne z bardziej popularnych
w ostatnich latach form zarządzania. Niemniej jednak, metody te są związane z
"klasycznymi" funkcjami zarządzania, na które w ogólnym ujęciu składają się:
planowanie, organizowanie, koordynacja i kontrola. Podstawą powodzenia każdego
działania jest jego właściwe zaplanowanie. Planowanie jest także kluczowym
elementem w zarządzaniu jakością. Pomocnym instrumentem planowania jakości może
być plan jakości. Stosowanie planu poprawia efektywność przedsięwzięć,
oddziałując bezpośrednio na procesy realizacji przedmiotu przedsięwzięcia, jak i
pośrednio - poprzez usprawnianie zarządzania.
Pojęcie Planu Jakości.

W ujęciu normy ISO, definiującej
pojęcia z zakresu jakości, Plan Jakości to dokument, w którym zostają
wyszczególnione sposoby postępowania, środki i kolejność działań odnoszących się
do jakości związanej z wyrobem, usługą, przedsięwzięciem lub umową . Plany
Jakości stanowią zatem część składową planowania jakości, czyli działań, w
których ustala się cele i wymagania jakościowe, jak również wymagania dotyczące
zastosowania wybranych elementów systemu jakości . Norma PN-ISO 8402 sugeruje,
że w zależności od zakresu obowiązywania planu, jego nazwę można sprecyzować i
nazwać go Planem Zapewnienia Jakości lub nawet Planem Zarządzania Jakością.

Cel opracowania Planu
Jakości.
Pojawienie się Planu Jakości jest
wynikiem niedosytu, jaki można odczuć w sferze powiązań systemu zarządzania
jakością z konkretnym wyrobem, usługą, przedsięwzięciem lub kontraktem. W
warunkach kontraktowych Klient pragnie prześledzić bieg działań związanych z
realizacją umowy, jak również chce mieć możliwość oceny szans otrzymania
produktu na ustalonym przez niego poziomie jakości. Plan Jakości okazuje się być
bardzo pomocnym w rozwiązaniu tych wątpliwości. Jednocześnie dokument ten można
przygotować nie tylko wtedy, gdy klient stawia taki wymóg, ale również
każdorazowo dla danego produktu, usługi lub przedsięwzięcia. Plany Jakości mogą
być szczególnie przydatne dla nowego wyrobu lub procesu lub gdy powstaje
znacząca zmiana w stosunku do istniejącego wyrobu lub procesu.
Coraz częściej zdarza się, że np.
w przemyśle stoczniowym, charakteryzującym się złożonością i wielością procesów,
klient zamieszcza w umowie warunek przygotowania Planu Jakości. Przed
powierzeniem do realizacji przedsięwzięcia, takiego jak przebudowa lub budowa
statku, nowy klient najczęściej przeprowadza audit organizacji potencjalnego
wykonawcy. W takim przypadku Plan Jakości stanowi element przygotowania
kontraktu, będący rozwinięciem oceny organizacji wykonawcy i/lub jego systemu
jakości.
Opracowanie Planu Jakości staje
się zatem w realizacji złożonych projektów standardowym elementem. Ponadto
należy podkreślić, że Plan Jakości ma tę zaletę, iż w przypadku
braku     w przedsiębiorstwie certyfikowanego systemu
zapewnienia jakości, może on stanowić pewną alternatywę i umożliwia zawarcie
kontraktu pod warunkiem przywołania w nim dokumentacji porządkującej działania.
Przykładem takiego postępowania w Polsce jest stocznia "Remontowa" S.A., której
praktyka potwierdza, że Plan Jakości stanowi wygodną płaszczyznę współpracy z
klientem.
Zakres Planu Jakości.

W Planie Jakości przedsiębiorstwo
przedstawia i dokumentuje, w jaki sposób będą spełnione wymagania jakościowe.
Jeżeli w organizacji istnieje system jakości, dokument powinien być zgodny z
wszystkimi wymaganiami systemu. W myśl normy ISO 9004-1 , opracowywana struktura
Planów Jakości powinna być spójna ze wszystkimi innymi działaniami w ramach
planowania jakości organizacji by dać pewność, że są spełnione poszczególne
wymagania dla wyrobu, projektu lub umowy. Dokument może się odwoływać do
udokumentowanych procedur, które są integralną częścią systemu jakości dostawcy
i mają zastosowanie w konkretnym przypadku.
W planowaniu jakości konieczne
jest dokonanie przeglądu istniejących planów w funkcjonalnych obszarach
organizacji . Obszary te można porównać z wynikami wstępnej analizy, aby móc
ocenić silne i słabe strony jakości w całości przedsiębiorstwa, działania lub
przedsięwzięcia. Kiedy już to zostanie ocenione, wymagane systemy i plany mogą
zostać określone w kategoriach szczegółowych planów działania, procedur i metod.

Gdy w firmie istnieje system
jakości, Plan Jakości najczęściej stanowi dodatkowy dokument systemu jakości,
obok Księgi Jakości, procedur i instrukcji. Plan może wymagać pewnych uzupełnień
w odniesieniu do konkretnego zadania, ale nie powinien powielać treści
istniejących dokumentów. Ma on w maksymalnym stopniu wykorzystywać już
funkcjonujące procedury i instrukcje. Zatem przed wykonaniem określonego zadania
konieczne jest przeprowadzenie wstępnej analizy w celu upewnienia się, że
istnieje odpowiednia struktura organizacyjna, są dostępne środki i że przypisane
zadania zostaną wykonane.
Opierając się na zasadach systemu
zapewnienia jakości, należy uwzględnić, że Plan Jakości powinien przede
wszystkim przedstawiać wszystkie te elementy, które są standardowo prezentowane
w procedurach systemu jakości, a mianowicie:


przedmiot czynności -
co należy wykonać?

metody - jak to
wykonać? (odpowiednie do zakresu projektu udokumentowane procedury i
instrukcje lub/i opisane poszczególne kroki w procesach, które stanowią
praktykę działania firmy)

podmiot czynności -
kto ma to wykonać, jaki jest podział odpowiedzialności i uprawnień?


zasoby - za pomocą
jakich środków to wykonać na danych etapach przedsięwzięcia?


Ponadto Plan Jakości może opisywać
bąd� odsyłać do takich elementów, jak:


cele jakościowe
(odnosząc się do np. do specyfikacji lub charakterystyk, długości cykli,
zasobów, wydajności, niezawodności)

programy badania,
kontroli, weryfikacji i auditu, przydatne w poszczególnych fazach


udokumentowane
procedury zmian i modyfikacji w Planie Jakości w miarę postępowania projektu


metody pomiaru
osiągania celów jakościowych.

Plan Jakości musi w sposób
jednoznaczny przypisywać odpowiedzialność za realizację wyszczególnionych
procesów. W ramach zaplanowanych jakościowo działań niezbędny jest też właściwy
projekt i nadzór procesów w celu zmniejszenia do minimum możliwości wystąpienia
pomyłek i awarii. Dokument zwykle obejmuje kontrolę poszczególnych procesów na
wyjściu w celu weryfikacji jakości danych wyjściowych z jakością danych na
wejściu oraz zasobów, którymi dysponowano. Komponenty, wyroby końcowe i inne
elementy mogą być sprawdzane przez kontrolę i badania. Natomiast dokumenty
weryfikuje się przez przeglądy i zatwierdzanie.
Plan Jakości Zadania w stoczni
"Remontowa" S.A.
Plany Jakości, jak już wspomniano,
znajdują zastosowanie również w planowaniu jakości przedsięwzięć. Dokumenty
takie są opracowywane w Gdańskiej Stoczni "Remontowej" im.  J. Piłsudskiego
S.A. Przedsiębiorstwo uważa je za skuteczny sposób pozyskiwania zaufania
klienta, co do możliwości spełnienia warunków kontraktu, zwykle dotyczącego
przebudowy lub budowy statków i innych konstrukcji stalowych.
Z uwagi na to, że Plan Jakości
przygotowuje się na potrzeby przedsięwzięć, które są realizowane metodami
zarządzania projektem, został on nazwany Planem Jakości Zadania. Jako zadania
realizuje się w stoczni wyspecjalizowane remonty i przebudowy statków, jak
również budowę statków i innych konstrukcji stalowych.
Pierwszorzędnym celem opracowania
Planu Jakości Zadania jest zagwarantowanie realizacji przedsięwzięcia, poprzez
powiązanie procedur i instrukcji Systemu Zarządzania Jakością z wymaganiami
kontraktu, czyli ustalonymi z Klientem wymaganiami. Jednocześnie oznacza to
także zapewnienie zgodności wykonania z przepisami odpowiedniego towarzystwa
klasyfikacyjnego i różnych Konwencji Międzynarodowej Organizacji Morskiej (IMO).
Plan Jakości ma także zapobiegać kosztom spowodowanym przez nieefektywne
wykorzystanie środków lub marnotrawstwo. W fazie przygotowania Planu Jakości
Zadania rozważa się każdorazowo: wnioski wypływające z podobnych, realizowanych
już przedsięwzięć; obecne zdolności wykonawcze; planowane możliwości; wpływ
ewentualnych niepowodzeń oraz cele zarządzania ryzykiem.
Należy podkreślić, że w czasie
przygotowywania pierwszych Planów Jakości nie istniał jeszcze w stoczni
formalnie udokumentowany system jakości. Pierwszy Plan Jakości powstał w 1996 r.
w ramach, tworzonego na życzenie klienta systemu jakości dla jednostkowego
kontraktu na przebudowę dwóch barek morskich, które posłużyły do transportu
nadbudowy (topside) największej na świecie platformy wiertniczej "Hibernia"
Stworzenie takiego systemu wymagało napisania nie tylko Planu Jakości, ale
również Księgi Jakości. Należało zatem stworzyć niezbędne dla tych projektów
procedury i instrukcje.
Do kolejnych projektów,
zrealizowanych w oparciu o Plan Jakości należą: przebudowa barek, służących do
transportu filarów mostu "Oresund" (łączącego Danię ze Szwecją), produkcja
elementów d�wigów okrętowych i ich montaż, konstruowanie zdalnie sterowanych
urządzeń do prac podwodnych. Pomyślne rezultaty tych projektów potwierdziły, że
Plany Jakości służą poprawie efektywności i zapewnieniu jakości przedsięwzięć.

Praktyką, udokumentowaną
procedurami wdrażanego systemu zarządzania jakością jest przygotowywanie Planu
Jakości Zadania w przypadku wyrażenia przez klienta takiego wymogu. Jednakże w
sytuacji, gdy klient tego nie wymaga, Kierownik Zadania (Project Manager)
odpowiedzialny za całe przedsięwzięcie posiada uprawnienia do zainicjowania jego
opracowania z inicjatywy stoczni. Project Manager zleca opracowanie Planu
Jakości i jest odpowiedzialny za jego zatwierdzenie i wydanie. Natomiast komórką
opracowującą Plan jest Biuro Jakości. Biuro sporządza dokument na podstawie
określonych wymagań umowy i struktury powołanego do kierowania projektem Zespołu
Zadaniowego. Tworzony Plan Jakości Zadania odnosi się do wszystkich czynności
wykonywanych w stoczni mających wpływ na jakość wykonania kontraktu w całym
procesie realizacji Zadania i dotyczy wszystkich komórek organizacyjnych,
uczestniczących w jego wykonaniu. Co więcej, Plan przypisuje odpowiedzialność za
wyznaczone obszary działań nie tylko członkom Zespołu Zadaniowego, ale również
innym osobom, kierującym procesami, a nie wchodzącym w skład zespołu. Plan jest
tak zaprojektowany, by zapewniać efektywność działań niezależnie od zmian w
kierownictwie i wśród pracowników.
Należy zaznaczyć, że to Kierownik
Zadania (a nie komórka ds. jakości) odpowiada za zgodność działań odnoszących
się do jakości z zaplanowanymi w Planie Jakości. Uznaną praktyką w "Remontowej"
S.A. staje się również to, że Kierownik Zadania zleca przeprowadzenie auditu
procedur Planu Jakości Zadania, aby sprawdzić, czy wykonywane działania są
zgodne z warunkami kontraktu i celami przedsięwzięcia.
Zgodnie z podejściem systemowym do
jakości, zanim nastąpi wydanie Planu Jakości przez Kierownika Zadania, Biuro
Jakości przeprowadza jego przegląd. Każdy dokument jest również nadzorowany w
ramach systemu zarządzania jakością, zatem posiada on datę opracowania, datę
ważności, numer zmiany, numerację stron, symbole komórek otrzymujących plan,
nazwisko autora i użytkownika, nazwę stoczni i klienta, nazwę przedsięwzięcia,
numer kontraktu, W związku z nadzorowaniem, Plan Jakości Zadania po
zatwierdzeniu jest przesyłany do użytkowników formalnym pismem przekazowym.

Struktura Planu Jakości
Zadania.
Plany Jakości Zadania,
opracowywane w stoczni "Remontowa" S.A., odwołują się do udokumentowanych
procedur i instrukcji Systemu Zarządzania Jakością, które znajdują zastosowanie
w danym przypadku. Ze względu na indywidualny charakter przedsięwzięć zdarza
się, że konieczne jest dokonanie uzupełnień i tylko na tę okoliczność
opracowanie aneksów do istniejących dokumentów systemu jakości.
Plan Jakości Zadania wymienia
procesy w poszczególnych obszarach działania i przypisuje do nich istniejące
procedury i instrukcje Systemu Zarządzania Jakością, które określają tryb
postępowania, biorąc pod uwagę spełnienie wymagań w zakresie jakości. Przyjęcie
w Planie podejścia systemowego i koncentracja na procesach pozwala na
zapewnienie odpowiedniego poziomu jakości realizacji procesów i ich
powtarzalność, jeżeli są one realizowane wielokrotnie podczas jednego
przedsięwzięcia.
Plany Jakości Zadania,
opracowywane dotychczas w stoczni, najczęściej odnosiły się do następujących
obszarów organizacji realizacji przedsięwzięcia: 1. zarządzanie 2.
działania techniczno-inżynierskie 3. dostawy i podwykonawcy usług 4.
wyroby dostarczone przez Klienta 5. magazynowanie i/lub transportowanie
6. oznaczenia i identyfikacja 7. dokowanie i/lub wodowanie 8.
produkcja 9. kontrola i badania.
Do każdego z wymienionych obszarów
Plan Jakości Zadania przydziela (Tabela 1 i 2): - odpowiedzialność za
wykonanie - odpowiedzialność za nadzór wykonania - dokument regulujący
sposób postępowania w zakresie danego procesu (np.
procedury          i instrukcje
systemu zarządzania jakością) - dokument zawierający kryteria wykonania oraz
- dokument potwierdzający wykonanie.
Dodatkowo, w ramach każdego
obszaru, Plan może wyszczególniać (Tabela 1):


punkty zatrzymania
(hold points - H) - czynności, po wykonaniu których
zatwierdzany          i wydawany
jest raport. Do momentu akceptacji raportu kolejne procesy w danym obszarze są
zatrzymane.

punkty świadka
(witness point - W) - działania, które mogą być dodatkowo nadzorowane przez
stronę lub strony umowy, jednakże nie jest wymagane sporządzenie
raportu.punkty kontroli, dla których weryfikacja jest dokonywana wzrokowo
(visual inspection - V), przez wykonanie pomiarów (dimensional inspection - D)
lub w drodze przeglądu dokumentacji (review documentation - R).


Do każdej z powyższych czynności
kontroli Plan Jakości Zadania przypisuje strony, które przeprowadzają
weryfikację - klienta, stocznię lub towarzystwo klasyfikacyjne.
Tabela 1. Przykładowa
struktura Planu Jakości dla procesu malowania, wyszczególniająca elementy
kontroli i stronę dokonującą weryfikacji.






Lp
Obszar działania

Odpowiedzialność za wykonanie

Odpowiedzialność za nadzór wykonania


Dokument regulujący działanie

 Kryteria wykonania

Dokument potwierdzający wykonanie


Stocznia 

Towarzystwo Klasyfikacyjne

Klient

6. Usługa


6.1
 Malowanie zbiorników
K. Tarkowski Malarz
 M. Jurkowski Kierownik
Działu Malarni
Instrukcja QI-4.6 "Malowanie"; Instrukcja technologiczna
IT-192/93 "Malowanie w pomieszczeniach zamkniętych"
Wymagania kontraktu; przepisy towarzystwa 
klasyfikacyjnego; dokumentacja organizacyjno- technologiczna 
Zadania
 Raport z malowania
 W
 
W/RŹródło: Opracowanie własne na
podst. Planów Jakości Zadania stoczni "Remontowa" S.A.
Zakres Planu Jakości
Zadania
Większość z wymienionych wcześniej
dziewięciu obszarów działania w Planie Jakości Zadania jest zwykle rozpisana
bardziej szczegółowo. Wyróżnione zostają najważniejsze czynności i procesy
wpływające na zapewnienie jakości w danej grupie czynności.
I tak - w sferze zarządzania Plan
Jakości Zadania wyszczególnia takie elementy, jak: przegląd umowy, schemat i
strukturę organizacyjną zadania, prowadzenie korespondencji z klientem,
spotkania z klientem, spotkania w trakcie wykonywania zadania, wprowadzanie
zmian do umowy, planowanie wykonania umowy, sporządzanie opisu prac,
raportowanie wykonania umowy, kooperacja, bezpieczeństwo pracy, budżetowanie
zadania. Zawierają się tu elementy typowe dla planowania działań stricte
jakościowych oraz także czynniki posiadające pośredni wpływ na końcowy finansowy
wynik przedsięwzięcia.
Podkreślić należy, że w pozycji
"budżetowanie" Plan Jakości Zadania obejmuje działania dotyczące obszaru
finansowego projektu, w szczególności koncentrujące się na efektywności
finansowej projektu. Przesłanką tego jest przekonanie, zgodne ze spostrzeżeniami
J.S. Oaklandła, że nie uwzględnienie w Planie Jakości aspektu finansowego może
być jedną z przyczyn nie osiągnięcia założonej efektywności przedsięwzięcia .
Zgodnie z zaleceniami normy ISO 9004-2  w planie jakości uwzględniono
wyra�nie warunki bezpieczeństwa i wymagania odnośnie stosownych środków
materialnych dla minimalizacji zagrożenia pracowników, klientów i środowiska.

W ramach działań
techniczno-konstrukcyjnych plan specyfikuje etapy przygotowania projektu
technicznego, dokumentacji konstrukcyjnej i technologicznej, rysunków 
warsztatowych. Zawiera również odpowiedzialność za określenie odpowiednich
certyfikatów i dopuszczeń towarzystw klasyfikacyjnych.
Proces dostawy jest całościowo
rozpisany i wymienia standardowo: składanie zapotrzebowań i zamówień, składanie
zapytań ofertowych i przyjmowania ofert, akceptację dostaw, czynność zamawiania
dostaw, akceptację zamówień, koordynację dostaw, odbiory jakościowe i ilościowe
materiałów, kompletowanie dokumentacji dostaw oraz także reklamowanie dostaw
(Tabela 2). Niektóre Plany Jakości Zadania punkt ten jest rozszerzany i dotyczy
również dostawców usług - kooperantów stoczni.
Tabela 2. Przykładowa
struktura Planu Jakości dla czynności składania reklamacji.




Lp.
Obszar działania
Odpowiedzialność za wykonanie
Odpowiedzialność za nadzór wykonania
Dokument regulujący działanie
 Kryteria wykonania
 Dokument potwierdzający wykonanie

3. Dostawy

3.9
Reklamacje dostaw
J. Nowak Spec. ds. zakupów
A.Kowalski Kierownik Działu Zakupów
Instrukcja QI-4.6 "Zakupy"
Zamówienie
Dokument
reklamacjiŹródło: Opracowanie własne na
podst. Planów Jakości Zadania stoczni "Remontowa" S.A.
Obszar wyrobu dostarczonego przez
klienta jest analogiczny do elementów dostaw, z tą tylko różnicą, że dotyczy
dostaw będących w gestii klienta. Zalicza się tu takie działania, jak:
organizacja przyjmowania dostaw i ich odbiory: identyfikacja, sprawdzenie
certyfikatów i zgodności ze specyfikacją, jak również magazynowanie urządzeń.

W ramach obszaru produkcji,
planowana jest jakość podstawowych procesów wykonania konstrukcji i urządzeń
oraz świadczenia usług (w stoczniach remontowych procesy usługowe zwyczajowo
nazywa się "produkcją"). Najczęściej są to: prefabrykacja, montaż, 
spawanie, remonty urządzeń i wyposażenia okrętowego, malowanie (Tabela 1).
Obszar ten obejmuje  także czynności testów i prób morskich.
W zakresie kontroli i badań Plan
Jakości Zadania wyróżnia następujące elementy: inspekcje kontroli jakości,
organizację inspekcji towarzystwa klasyfikacyjnego i nadzoru klienta, badania
nieniszczące oraz inne próby i testy.
PodsumowaniePlan
Jakości jest dokumentem o prostej konstrukcji, ułatwiającym skoordynowanie
wszystkich prac wpływających na jakość projektu. Wyszczególnia konkretne
działania związane z jakością przedsięwzięcia, podaje ich kolejność, przypisuje
konieczne zasoby i miary osiągnięć. Dokument mogą sporządzać nie tylko firmy
posiadające certyfikowany system jakości, ale również i te, które nie posiadają
certyfikatu ISO serii 9000, bąd� też wybrały inną drogę do doskonalenia jakości
swoich wyrobów.
Plan Jakości pozwala na
prześledzenie działań związanych z realizacją umowy. Ma on również zapewniać
klienta, że końcowy rezultat projektu osiągnie zakładane cele jakościowe. Jakość
koresponduje z efektywnością i produktywnością, dlatego stosowanie planów
jakości, jak potwierdza praktyka, korzystnie wpływa na wyniki realizowanych
przedsięwzięć.
powrót do
biblioteki










strona gówna

konferencje
SPMP

seminaria

wydarzenia

praca dla PM

linki

ludzie w SPMP

biblioteka

książki

lista
dyskusyjna

księga
gości

zgłoszenia i
składki

nowości