Audyt informacji

Definicja audytu

Ocena organizacji, projektu, produktu, systemu

pod kątem zgodności z obowiązującymi
standardami, normami, regulacjami.

AI wg Aslib Knowledge and

Information Management Network

Systematyczne badanie wykorzystania

informacji, zasobów i przepływów informacji,
obejmujące zarówno ludzi, jak i istniejące
dokumenty, w celu ustalenia stopnia, w jakim
przyczyniają się do osiągania celów organizacji

Wg S. Henczel

1. Proces identyfikujący środowisko informacyjne

organizacji.

2. Identyfikacja informacji wymaganej przez

organizację, zaspokajającej jej potrzeby.

3. Porównanie dostępnej informacji z informacją

wymaganą w celu:

1. Identyfikacji luk.
2. Identyfikacji duplikatów.

4. Narzędzie do zidentyfikowania tych działao,

które tworzą wiedzę.

Rodzaje audytu

1. Finansowy.
2. Techniczny.
3. Zatrudnienia.
4. Energetyczny.
5. Oprogramowania.
6. Komunikacyjny.
7. Mapowanie informacji.
8. Wiedzy.

Rodzaje audytu informacyjnego

1. Audyt komunikacyjny, który dotyczy

sposobów przepływu informacji.

2. Mapowanie informacji skupia się na

identyfikacji i użyciu zasobów informacji.

3. Audyt systemów informacyjnych bada, w jaki

sposób technologia jest używana do
zarządzania zasobami informacji.

4. Audyt wiedzy.
5. „Intelligence audit” (audyt konkurencyjny)

Mapowanie informacji

Information mapping

Sposób identyfikowania i utrwalania zasobów

informacji danej organizacji, dopasowywania
do działów organizacji i poziomów
hierarchicznych ze wskazaniem, kto posiada
informację, kto jest odpowiedzialny za
aktualizację i usuwanie informacji.

Audyt komunikacyjny

1. Bada komunikację w organizacji.
2. Mierzy efektywnośd wprowadzania IT w

organizacji.

3. Mierzy komunikację między kadrą

zarządzającą a zatrudnionymi.

4. Mierzy efektywnośd komunikacji

organizacyjnej.

5. Mierzy aktywnośd w zakresie PR.

Audyt wiedzy

Audyt wiedzy dotyczy umiejętności,

doświadczenia pracowników organizacji:

1. Jak powstaje nowa wiedza.
2. Jak jest przekazywana.
3. Jak jest utrwalana.

Czym nie jest audyt informacyjny

1. Nie jest oceną potrzeb informacyjnych.
2. Nie jest li tylko wykazem zasobów

informacyjnych organizacji.

3. Nie jest formą szpiegostwa przemysłowego.

AI a analiza potrzeb informacyjnych

1. Dwa odrębne zagadnienia.
2. Celem audytu jest identyfikacja potrzeb

informacyjnych oraz jak te potrzeby są

zaspokajane.

3. Analiza potrzeb informacyjnych:

1. Jakich informacji potrzebują użytkownicy.
2. Jakich usług potrzebują.

4. Audyt informacji ustala:

1. Jakie źródła informacji są potrzebne.
2. Jakie źródła informacji są wykorzystywane.

Rola AI w kontekście

zarządzania informacją

1. Zgromadzenie wiedzy o dostępnych źródłach

informacji i miejscu ich przechowywania (katalog

informacji).

2. Na podstawie katalogu informacji analizuje się

użytecznośd informacji i na tej podstawie

podejmowane są decyzje o archiwizowaniu i

rozlokowaniu informacji.

3. Baza wiedzy o zasobach organizacyjnych wspiera

podejmowanie decyzji w zakresie

rozpowszechniania, reprodukcji, dostępności,

organizacji i ochrony zasobów informacji.

Rola AI w kontekście

zarządzania informacją

4. Identyfikacja potrzeb informacyjnych.
5. Wskazanie potrzebnych typów informacji.
6. Identyfikacja relewantnej informacji (w czasie

audytu informacja jest oceniana pod
względem jej relewantności/przydatności dla
użytkownika).

7. Zbadanie narzędzi technologicznych

służących do efektywnego zarządzania
informacją.

Rola AI w kontekście

zarządzania informacją

8. Określenie wartości i kosztu informacji.
9. Koordynacja i wdrożenie organizacyjnej polityki

informacyjnej.

10.Organizacja zasobów informacyjnych w system

informacyjny.

11.Zwiększenie świadomości znaczenia informacji

jako zasobu.

12.Regularne przeprowadzanie audytu w celu

oceny zasobów informacyjnych i systemów

informacyjnych.

Znaczenie audytu

1. Dostarcza informacji o organizacyjnym

środowisku informacyjnym.

2. Pozwala zrozumied sposób działania organizacji.
3. Brak audytu skutkuje niekompletnymi,

niedokładnymi zasobami.

4. Brak audytu skutkuje nieracjonalnymi

wydatkami.

5. Brak audytu powoduje niepełne wykorzystanie

intelektualnych aktywów.

AI jako narzędzie zarządzania wiedzą

1. Audyt informacji jest podstawą audytu

wiedzy.

2. Identyfikowanie zasobów informacji.
3. Wskazywanie zadao i działao, które tworzą

wiedzę.

4. Wskazywanie działao, które polegają na

transferze wiedzy z różnych obszarów
organizacji.

Fazy audytu (1)

1. Zdefiniowanie środowiska organizacyjnego i

celów organizacji.

2. Planowanie:

1. Audyt całej organizacji lub tylko jej części.
2. Sposób zbierania danych.
3. Kontakty z pracownikami w trakcie i po audycie.

3. Identyfikacja potrzeb informacyjnych, jakiej

informacji potrzebują pracownicy, żeby
wykonad zadanie.

Projekt audytu

Fazy audytu (2)

4. Gromadzenie danych:

1. Kwestionariusze, ankiety, wywiady.
2. Obserwacja.

5. Analiza technologii wykorzystywanej do

zarządzania organizacyjnymi zasobami

informacji.

6. Analiza wyników:

3. Identyfikacja luk informacyjnych.
4. Identyfikacja zdublowanych informacji.
5. Nadmiar informacji.
6. Nieodpowiednia informacja.

Fazy audytu (3)

7. Określenie wartości i kosztów zidentyfikowanych

zasobów informacji.

8. Testy organizacyjnego systemu informacyjnego.
9. Przygotowanie rekomendacji dla

zidentyfikowanych problemów.

10.Dostosowanie rekomendacji do obowiązujących

w organizacji standardów i regulacji.

11.Koocowy raport.

Korzyści AI

1. Zapewnienie ważnej i dokładnej informacji

(korzyśd ważności).

2. Zidentyfikowanie mocnych i słabych stron

(korzyśd diagnozy).

3. Pozwala określid czy dostarczona informacja

wywołuje pożądane rezultaty (korzyśd opinii).

Korzyści AI

5. Pomaga personelowi zwrócid uwagę na

informację jako zasób korporacyjny (korzyśd
informacji).

6. Przeszkolenie personelu w zakresie procesów,

filozofii, struktur wykorzystania
korporacyjnych zasobów informacji (korzyśd
szkolenia).

Projekt AI

1. Posiadana informacja.
2. Sposób wykorzystania informacji.
3. Kto wykorzystuje informację.
4. Narzędzia wykorzystywane w pracy z

informacją.

5. Sposób szacowania kosztów i wartości

informacji.