WDRAŻANIE

I CERTYFIKACJA

SYSTEMU

ZARZĄDZANIA

JAKOŚCIĄ

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania

jakością

Certyfikacja

- proces mający na celu

weryfikację i potwierdzenie
spełnienia

przez

organizację

wymogów

określonych w normach.

Głównym jej etapem jest

audit certyfikujący

,

w

trakcie

którego

auditor

zewnętrzny

dokonuje

sprawdzenia

całego

zakresu

działalności przedsiębiorstwa, gdzie głównym
kryterium

jest

spełnienia

określonych

wymagań.

EFEKTEM TYCH DZIAŁAŃ JEST WYDANIE

CERTYFIKATU

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Przyczyny ubiegania się o certyfikat:

- korzyści marketingowe,
- poprawa wizerunku firmy,
- zwiększenie motywacji pracowników,
- potwierdzenie zgodności.

Posiadanie systemu zarządzania jakością nie daje
już przewagi konkurencyjnej, a jedynie pozwala na
dotrzymanie kroku najlepszym firmom na rynku.
Uzyskanie certyfikatu wpływają na ekonomię
organizacji.
Dzięki niemu może ubiegać się o kontrakty, które
dotychczas były poza jej zasięgiem (np. przetargi
oraz inwestycje realizowane z funduszy unijnych).

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania jakością

Przykładowe fazy projektowania

i wprowadzania Systemu Zarządzania

Jakością

• Zarządzanie kierownictwa – decyzja o
podjęciu prac

• Określenie polityki jakości

• Podjęcie decyzji o wprowadzeniu SZJ
Decyzję o przystąpieniu do realizacji SZJ
podejmuje kierownictwo organizacji. Należy
określić efekty, jakie organizacja chce osiągnąć
poprzez wprowadzenie SZJ.

• Powołanie, umiejscowienie i określenie roli
Przedstawiciela Kierownictwa ds. SZJ
(pełnomocnika)

•Przegląd i ocena aktualnego stanu organizacji
pod względem jego zaangażowania i
zaawansowania w realizacji sformułowanej
polityki jakości

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania jakością

Przykładowe fazy projektowania

i wprowadzania Systemu Zarządzania

Jakością

• Przeprowadzenie przeglądu powinno dać
odpowiedzi na pytania typu:
- jaka jest świadomość “projakościowa” wśród kadry
i pracowników?
- w jakim stopniu istniejąca jakość w danej
organizacji spełnia wymagania normy?
- w jakim stopniu wyroby spełniają oczekiwania
klientów?
- jakie procesy podstawowe, pomocnicze i
zarządzania można wyróżnić?
- jakie jest miejsce istniejących służb jakości
w systemie zarządzania?

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania jakością

Przykładowe fazy i działania w

projektowaniu

oraz w wprowadzaniu Systemu

Zarządzania Jakością

• Opracowanie harmonogramu prac
projektowych i wdrożeniowych

• Szkolenia w celu zapoznania przede
wszystkim kadry kierowniczej z zasadami
systemu, procesem towarzyszącym
opracowaniu i wdrażaniu dokumentacji SZJ.
Celem szkoleń specjalistycznych jest
zapoznanie jak najszerszej grupy pracowników
z różnorodnymi aspektami problematyki
jakości.

• Opracowanie procedur i instrukcji oraz ich
wdrażanie

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania jakością

Przykładowe fazy i działania w

projektowaniu

oraz w wprowadzaniu Systemu

Zarządzania Jakością

• Dokumentację można tworzyć w odniesieniu
do:
- wydzielonych obszarów organizacji,
związanych z etapami istnienia wyrobu;
- procesów podstawowych, pomocniczych
i zarządzania;
- wymagań normy.
Wszystkie

opracowane

i

zatwierdzone

procedury powinny być sukcesywnie
wprowadzane w życie.

• Opracowanie księgi jakości

• Złożenie wniosku o certyfikację SZJ

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Przygotowanie i wdrożenie systemu zarządzania

jakością

decyzja o miejscu zespołu projektowego w

strukturze organizacyjnej

powołanie pełnomocnika z podległym mu

zespołem

Wariant I

Stała jednostka

organizacyjna, która

zajmuje się budową

systemu zarządzania

jakością (duże

przedsiębiorstwa).

Wariant II

Grupy robocze, które

są odpowiedzialne za

pisanie procedur.

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Diagnoza aktualnego stanu organizacji

- przeprowadzana przez osoby znające organizację
oraz dobrze orientujące się w wymaganiach
systemu,
- pomoc konsultantów (zapewnia pełną
identyfikację występujących problemów),
- forma diagnozy - tzw. audit wstępny (zapewnia
dogłębne zbadanie zarówno dokumentacji, jak i
faktycznie działających procesów),- dostarcza
wielu danych wejściowych do kolejnych etapów, a
szczególnie szkoleń oraz opracowania procedur.

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Analiza misji, celów i strategii firmy

- polega na analizie założeń strategicznych
przedsiębiorstwa, aby wyodrębnić z nich główne
cele związane z jakością,
- cele zostają zapisane w wymaganej przez normę
polityce, najważniejszym dokumencie systemu,
- najlepszym sposobem tworzenia polityki jest
bezpośrednie spotkanie konsultantów z zarządem.

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Szkolenia pełnomocnika i zarządu

- przeszkoleni zostają wszyscy pracownicy biorący
udział w budowie systemu,
- ograniczanie oporu pracowniczego (nie jest
prawdą, że pracownicy niższych szczebli są głównymi
ogniskami oporu przy wdrażaniu systemu),
-

pozyskanie

prawdziwego,

a

nie

tylko

deklarowanego, poparcia kierownictwa (obrońcami
status quo jest zwykle kadra kierownicza, dla której
korzystne bywa blokowanie inicjatyw mających na
celu stabilizację i opisanie procesów).

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Ogólne szkolenie pracowników

- poinformowanie załogi o zmianach, przekonanie o
ich konieczności i uzyskanie poparcia dla
ewentualnej reorganizacji procesów,
- uświadomienie celów i sensu zmian systemu
jakości,
- pokonanie oporu przeciwko zmianom, co wynika
przede wszystkim z braku informacji (obawa przed
zwolnieniami, obniżką płac itp.),
- nie lekceważyć problemu szkolenia pracowników
niższego szczebla.

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Opracowanie procedur

- na tym etapie tworzona jest dokumentacja,
- od tego etapu zależy w dużym stopniu efektywność
i sprawność przyszłego systemu (im bardziej
biurokratyczne będzie podejście twórców, tym mniej
efektywny stanie się system),
- dokumentowane są głównie procesy wymagane
przez normy,
-

liczba

dokumentów

zależy

od

charakteru

przedsiębiorstwa.
Szkolenie auditorów, którzy będą oceniać, czy
działający system jest zgodny z wymaganiami norm
oraz czy się rozwija i doskonali.
Norma ISO 9001 nakłada na auditorów
obowiązek badania efektywności systemu.

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Szkolenie z zakresu procedur, realizacja

procedur, auditowanie i poprawa dokumentacji

- niezależnie dla każdej wdrażanej procedury,
- przeszkolenie pracowników,
- przekazywanie dokumentów do opiniowania i
wspólne ich przedyskutowanie,

- konieczne zachowanie równowagi między kosztami,
czasem i jakością,

- przeprowadzenie auditów weryfikujących stosowanie
i poprawność dokumentacji,
- działania korygujące ewentualne błędy lub
zapobiegające powstawaniu ich w przyszłości
(działanie auditorów wewnętrznych),
- zmiany, w razie potrzeby, w wadliwie
przygotowanej dokumentacji.

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania

jakością

Stwierdzenie gotowości systemu

- całościowy audit przedsiębiorstwa (konsultanci)
w celu sprawdzenia poprawności konfiguracji
systemu w przedsiębiorstwie,
- zgłoszenie do certyfikacji (po uzyskaniu
akceptacji konsultantów), czas trwania procesu
certyfikacyjnego jest uzależniony od wybranego
organu,
- wdrożenie systemu, 6 — 12 miesięcy w
zależności od wielkości, przedsiębiorstwa oraz
zaangażowania jego pracowników i konsultantów.

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania jakością

Nadzór

Zgłoszenie jednostki do certyfikacji

Ustalenie zakresu, czasu i terminów auditu

Audit wstępny

Audit dokumentacji

Audit certyfikujący

Opracowanie raportu

Działania korygujące

Przyznanie i wręczenie certyfikatu

Schemat przeprowadzania auditu
certyfikującego

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania jakością

Etapy certyfikacji:

- złożenie przez organizację ubiegającą się
o certyfikat formularza zgłoszeniowego
(dane adresowe, liczba pracowników, zakres
systemu itp.)
- obliczenie liczby dni auditu,
- ustalenie terminów,
- wybór auditorów,
- przeprowadzenie auditu próbnego,

-

szczegółowe

badanie

dokumentacji

systemowej,
- właściwy audit certyfikujący,

Wdrażanie i certyfikacja

systemu zarządzania jakością

Etapy certyfikacji:

- raport zawierający niezgodności i uwagi,
których usunięcie warunkuje uzyskanie
certyfikatu ,
- przyznanie certyfikatu (na 3 lata),
- audity nadzoru (średnio raz w roku).
Dla

zapewnienia

prawidłowości

przeprowadzania

procesu

certyfikacji

jednostki

uprawnione

do

wydawania

certyfikatów są pod stałym nadzorem. Nadzór
ten prowadzony jest przez sieć IQNet oraz
jednostki akredytujące.

Dziękuję za uwagę