Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania

jakością

Opracował A. Wierzbicki

na podstawie

i z wykorzystaniem:

Sł. Wawak „Zarządzanie

jakością

Teoria i praktyka”, wyd.

Helion 2006

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Certyfikacja

- proces mający na celu

weryfikację i potwierdzenie spełnienia przez
organizację wymogów określonych w
normach.

Głównym jej etapem jest

audit certyfikujący

,

w trakcie którego auditor zewnętrzny
dokonuje sprawdzenia całego zakresu
działalności przedsiębiorstwa pod kątem
spełnienia wymagań.

Efektem tych działań jest wydanie certyfikatu

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Przyczyny ubiegania się o certyfikat:

- korzyści marketingowe,
- poprawa wizerunku firmy,
- zwiększenie motywacji pracowników,
- potwierdzenie zgodności.

Posiadanie systemu zarządzania jakością nie daje już
przewagi konkurencyjnej, a jedynie pozwala na
dotrzymanie kroku najlepszym firmom na rynku.

Uzyskanie certyfikatu powoduje skutki ekonomiczne
dla organizacji.

Dzięki niemu może ubiegać się o kontrakty, które
dotychczas były poza jej zasięgiem (np. przetargi oraz
inwestycje realizowane z funduszy unijnych).

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Przykładowe fazy projektowania i wprowadzania Systemu Zarządzania
Jakością (1)

• Zarządzanie kierownictwa – decyzja o podjęciu prac

• Określenie polityki jakości.

• Podjęcie decyzji o wprowadzeniu SZJ
Decyzję o przystąpieniu do realizacji SZJ podejmuje kierownictwo organizacji.
Należy określić efekty, jakie organizacja chce osiągnąć poprzez wprowadzenie SZJ.

• Powołanie, umiejscowienie i określenie roli Przedstawiciela Kierownictwa ds. SZJ
(pełnomocnika)

• Przegląd i ocena aktualnego stanu organizacji pod względem jego zaangażowania i
zaawansowania w realizacji sformułowanej polityki jakości.

• Przeprowadzenie przeglądu powinno dać odpowiedzi na pytania typu:
- jaka jest świadomość “projakościowa” wśród kadry i pracowników?
- w jakim stopniu istniejący w danej organizacji spełnia wymagania normy?
- w jakim stopniu wyroby spełniają oczekiwania klientów?
- jakie procesy podstawowe, pomocnicze i zarządzania można wyróżnić?
- jakie jest miejsce istniejących służb jakości w systemie zarządzania?

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Przykładowe fazy i działania w projektowaniu i wprowadzaniu Systemu
Zarządzania Jakością (2)

• Opracowanie harmonogramu prac projektowych i wdrożeniowych

• Szkolenia w celu zapoznania przede wszystkim kadry kierowniczej z zasadami systemu,
procesem towarzyszącym opracowaniu i wdrażaniu dokumentacji SZJ. Celem szkoleń
specjalistycznych jest zapoznanie jak najszerszej grupy pracowników z różnorodnymi
aspektami problematyki jakości.

• Opracowanie procedur i instrukcji oraz ich wdrażanie
Dokumentację można tworzyć w odniesieniu do:
- wydzielonych obszarów organizacji, związanych z etapami istnienia wyrobu;
- procesów podstawowych, pomocniczych i zarządzania;
- wymagań normy.
Wszystkie opracowane i zatwierdzone procedury powinny być sukcesywnie
wprowadzane w życie.

• Opracowanie księgi jakości

• Złożenie wniosku o certyfikację SZJ

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Przygotowanie i wdrożenie systemu

zarządzania jakością

decyzja o miejscu zespołu projektowego w

strukturze organizacyjnej.

powołanie pełnomocnika z podległym mu

zespołem

Wariant I

Stała jednostka
organizacyjna, która
zajmuje się budową
systemu zarządzania
jakością (duże
przedsiębiorstwa).

Wariant II
Grupy robocze, które
są odpowiedzialne za
pisanie procedur.

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Diagnoza aktualnego stanu
organizacji.

- przeprowadzana przez osoby znające organizację

oraz dobrze
orientujące się w wymaganiach systemu

- pomoc konsultantów (zapewnia pełną

identyfikację występujących
problemów)

- forma diagnozy - tzw. audit wstępny
( zapewnia dogłębne zbadanie
zarówno dokumentacji, jak i faktycznie
działających procesów)

- dostarcza wielu danych wejściowych do kolejnych

etapów,
a szczególnie szkoleń oraz opracowania
procedur

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Analiza misji, celów i strategii firmy.

- polega na analizie założeń strategicznych

przedsiębiorstwa, aby wyodrębnić z nich
główne cele
związane z jakością

- cele zostają zapisane w wymaganej przez

normę
polityce, najważniejszym dokumencie
systemu

- najlepszym sposobem tworzenia polityki jest

bezpośrednie spotkanie konsultantów z
zarządem.

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Szkolenia pełnomocnika i zarządu.

- przeszkoleni zostają wszyscy pracownicy biorący

udział w budowie systemu

- ograniczanie oporu pracowniczego (nie jest prawdą,

że pracownicy niższych
szczebli są głównymi ogniskami oporu przy
wdrażaniu systemu)

- pozyskanie prawdziwego, a nie tylko deklarowanego,

poparcia
kierownictwa (obrońcami status quo jest zwykle
kadra kierownicza, dla
której korzystne bywa blokowanie inicjatyw
mających na celu stabilizację i
opisanie procesów)

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Ogólne szkolenie pracowników.

- poinformowanie załogi o zmianach,

przekonanie o ich
konieczności i uzyskanie poparcia dla
ewentualnej reorganizacji
procesów

- uświadomienie celów i sensu zmian systemu

jakości,

- pokonanie oporu przeciwko zmianom, co

wynika przede
wszystkim z braku informacji (obawa
przed zwolnieniami,
obniżką płac itp.)

- nie lekceważyć problemu szkolenia

pracowników niższego
szczebla

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Opracowanie procedur.

- na tym etapie tworzona jest dokumentacja.
- od tego etapu zależy w dużym stopniu efektywność i

sprawność
przyszłego systemu (im bardziej biurokratyczne będzie
podejście
twórców, tym mniej efektywny stanie się system).

- dokumentowane są głównie procesy wymagane przez normy.
- liczba dokumentów zależy od charakteru przedsiębiorstwa.

Szkolenie auditorów, którzy będą oceniać, czy działający system
jest zgodny z wymaganiami norm oraz czy się rozwija i doskonali.

Norma ISO 9001 nakłada na auditorów obowiązek badania
efektywności systemu.

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Szkolenie z zakresu procedur, realizacja
procedur, auditowanie i poprawa dokumentacji

- niezależnie dla każdej wdrażanej procedury
- przeszkolenie pracowników

- przekazywanie dokumentów do opiniowania i wspólne ich

przedyskutowanie

- konieczne zachowanie równowagi między kosztami, czasem i

jakością

- przeprowadzenie auditów weryfikujących stosowanie i

poprawność
dokumentacji

- działania korygujące ewentualne błędy lub zapobiegające

powstawaniu ich w przyszłości ( działanie auditorów
wewnętrznych)

- zmiany, w razie potrzeby, w wadliwie przygotowanej

dokumentacji.

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Stwierdzenie gotowości systemu.

- całościowy audit przedsiębiorstwa

(konsultanci) w celu
sprawdzenia poprawności konfiguracji
systemu w
przedsiębiorstwie

- zgłoszenie do certyfikacji (po uzyskaniu

akceptacji
konsultantów), czas trwania procesu
certyfikacyjnego jest
uzależniony od wybranego organu

- wdrożenie systemu, 6 — 12 miesięcy w

zależności od wielkości
przedsiębiorstwa oraz zaangażowania
jego pracowników i
konsultantów

Wdrażanie i certyfikacja, systemu

zarządzania jakością

Nadzór

Zgłoszenie jednostki do certyfikacji

Ustalenie zakresu, czasu i terminów auditu

Audit wstępny

Audit dokumentacji

Audit certyfikujący

Opracowanie raportu

Działania korygujące

Przyznanie i wręczenie certyfikatu

Schemat przeprowadzania auditu
certyfikującego

Wdrażanie i certyfikacja,

systemu zarządzania jakością

Etapy certyfikacji:

- złożenie przez organizację ubiegającą się o certyfikat

formularza
zgłoszeniowego ( dane adresowe, liczba pracowników,
zakres systemu itp.)

- obliczenie liczby dni auditu,

- ustalenie terminów
- wybór auditorów.
- przeprowadzenie auditu próbnego,

- szczegółowe badanie dokumentacji systemowej,

- właściwy audit certyfikujący.
- raport zawierający niezgodności i uwagi, których usunięcie

warunkuje
uzyskanie certyfikatu

- przyznanie certyfikatu (na 3 lata)

- audity nadzoru (średnio raz w roku),

Dla zapewnienia prawidłowości przeprowadzania procesu certyfikacji
jednostki uprawnione do wydawania certyfikatów są pod stałym
nadzorem. Nadzór ten prowadzony jest przez sieć IQNet oraz jednostki
akredytujące.