Zarządzanie
projektami

Grzegorz Karpiuk
WSIiZ, semestr letni 2007/2008

Tematyka zajęć



Podstawowe procesy zarządzania
projektami



Elementy zarządzania jakością w
projektach



Koncepcja organizacji zarządzanej przez
projekty



Zarządzanie projektem międzynarodowym
– podstawowe problemy i możliwe
rozwiązania

Literatura



Podręcznik Zarządzania Cyklem

Projektu,

Komisja Europejska, EuropAid, Maj

2004, publikacja dostępna na stronie internetowej
Ministerstwa Gospodarki

www.mg.gov.pl



Heerkens G., Jak zarządzać projektami?,

Wydawnictwo RM, Warszawa 2003.



Mapa zarządzania projektami

jest

dostępna pod adresem Stowarzyszenia Project

Management Polska:

www.spmp.org.pl



Kerzner H., Advanced Project

Management. Edycja polska,

Wydawnictwo ONE Press, Warszawa, 2005

Literatura

PMBoK

(ang. Project Management Body of Knowledge)

jest zebranym i opublikowanym przez PMI
(Project Management Institute) zestawieniem
standardów i najlepszych praktyk w zakresie
zarządzania projektami.
Polska wersja PMBoK nosi nazwę „Kompendium
wiedzy o zarządzaniu projektami” i została
opublikowana w 2003 roku.

Co to jest projekt?

PROJEKT jest określonym w czasie

przedsięwzięciem podejmowanym w celu

wytworzenia unikalnego produktu lub usługi.



projekt to ciąg działań i zadań wymagający
poświęcenia jakiegoś wysiłku



można wskazać czas rozpoczęcia i
zakończenia zarówno całego projektu, jak i
jego poszczególnych części (działań i zadań)



nie jest przedsięwzięciem rutynowym!!!

Inne cechy projektów



odpowiedź na konkretną potrzebę



Popyt na rynku; Zlecenie klienta



Postęp technologiczny; Wymogi prawne



Potrzeby biznesowe (finansowe)



charakteryzuje się mniejszą lub większą
złożonością



ma określony budżet



jest niepowtarzalny



jest realizowany w konkretnej obudowie
organizacyjno - prawnej

Definicja zarządzania projektami

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

oznacza zastosowanie wiedzy, umiejętności,

narzędzi i technik to realizacji działań projektu

tak, by sprostać jego wymaganiom (wg PMBoK)

Kontekst ZP



Kontekst procesowy – który postrzega ZP
jako zbiór procesów i działań do wykonania w
poszczególnych fazach realizacji projektu



Kontekst interpersonalny i behawioralny
– koncentruje się na zagadnieniach
związanych z budowaniem i funkcjonowaniem
zespołu projektowego oraz pożądanych
cechach i kompetencjach menedżera projektu



Kontekst organizacyjny – skupia się na
kształtowaniu relacji pomiędzy projektem a
organizacją, która go realizuje.

Procesy ZP (wg PMBoK)



44 procesy zarządzania projektami,
pogrupowanych w 5 grup



Podział odpowiada tradycyjnemu podejściu
do podziału projektu na poszczególne
etapy.



Każdy proces można opisać w kategoriach
danych wejściowych procesu (inputs),
technik i narzędzi w nich stosowanych oraz
danych wyjściowych (outputs).

Procesy ZP (cd.)

CEL:

Identyfikacja ogólnej idei projektu i akceptacja

przez kierownictwo

Procesy
rozpoczęcia

Szczegółowe określenie celów, działań,
zasobów oraz ram czasowych projektu.

Procesy
planowania

Koordynowanie zasobów ludzkich i
materialnych w projekcie w celu
osiągnięcia celu projektu.

Procesy
realizacji

Śledzenie przebiegu prac, korygowanie
i zapobieganie odchyleniom od planu

Procesy
kontroli

Przygotowanie formalnego
zatwierdzenia produktów projektu

Procesy
zakończenia

P
R
O
J
E
K
T

Fazy projektu a procesy

Faza

Zadania ZP

Rozpoczęcie
(2 procesy wg
PMBoK)

1.

Identyfikacja potrzeby (problemu lub
szansy)

2.

Znalezienie najlepszego rozwiązania dla

danej potrzeby i jego ekonomicznego
uzasadnienia – wstępna definicja projektu

3.

Uzyskania akceptacji/zatwierdzenia

projektu przez kierownictwo organizacji

Planowanie

(21 procesów wg
PMBoK)

4.

Określenie zadań i niezbędnych zasobów

- ZAKRES

5.

Opracowanie harmonogramu projektu i
planu przydzielenia zasobów -CZAS

6.

Oszacowanie kosztów projektu –

BUDŻET

7.

Analiza ryzyka w projekcie i relacji z
interesariuszami

Fazy projektu a procesy (cd.)

Faza

Zadania ZP

Realizacja
(7 procesów wg
PMBoK)

8. Zarządzanie realizacją projektu
(dynamika zespołu projektowego,
komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna,
zapewnienie jakości, relacje z dostawcami)

Kontrola
(12 procesów wg
PMBoK)

9. Monitorowanie postępów prac w projekcie
(czas, koszty, zakres wykonanych zadań)
Kontrola jakości

Zintegrowane wprowadzanie zmian do
projektu
Działania korygujące
Raportowanie

Zakończenie
(2 procesy wg

PMBoK)

10. Zamknięcie projektu i kontraktu na jego
realizację (lista kontrolna, raport

merytoryczny, raport finansowy)

Obszary wiedzy ZP

Obszar

Zapewnienie, aby…

Zarządzanie integralnością



… wszystkie elementy projektu

były właściwie skoordynowane

Zarządzanie zakresem



… działania projektu zostały

zrealizowane zgodnie z

planem działań

Zarządzanie czasem



… działania projektu zostały

ukończone terminowo

Zarządzanie kosztami

 … wydatki projektu były zgodne z

założonym budżetem

Zarządzanie jakością



… produkty lub usługi projektu

odpowiadały wymaganiom

klienta

Zarządzanie zasobami

ludzkimi

 … zespół projektowy pracował w

sposób efektywny i terminowy

Obszary wiedzy ZP (cd.)

Obszar

Zapewnienie, aby…

Zarządzanie komunikacją



… przepływ informacji wewnątrz

projektu oraz z jego

otoczeniem był prawidłowy

Zarządzanie ryzykiem



… prawdopodobieństwo

niepowodzenia projektu było

jak najmniejsze

Zarządzanie zaopatrzeniem



… dostawy materiałów i usług na

potrzeby realizacji projektu

były prawidłowe

Kontekst organizacyjny ZP



stworzenie

właściwych ram organizacyjnych

pracy zespołu projektowego, zarówno na
poziomie projektu, jak i w relacjach projektu z
otoczeniem



umiejętne zbudowanie

relacji z kierownikami

liniowymi

pracowników oddelegowanych do

pracy nad projektem



zapewnienie właściwych

relacji z

interesariuszami

projektu



wywoływanie

zmiany sposobu myślenia

pracowników

z funkcjonalnego (priorytet ma

dział, z którego oddelegowano pracownika) na
projektowy (priorytet ma projekt)

Kontekst behawioralny ZP



Kluczową sprawą w każdym projekcie jest

stworzenie odpowiedniego zespołu

projektowego oraz zarządzanie nim. Jest to

trudne, gdyż:



Zespół projektowy składa się z ludzi o

różnych

osobowościach

, umiejętnościach, nawykach i

wartościach



Do realizacji projektu delegowani są często

pracownicy różnych działów

organizacji, co może

rodzić konflikty z kierownikami tych działów



Projekty są z definicji

niepowtarzalne

, dlatego

też nawet współpraca z wypróbowanym

zespołem może za każdy razem dać inne efekty

Umiejętności menedżera projektu

Umiejętności

zarządzania

projektami

Umiejętności

technologiczne

Umiejętności

interpersonalne

Cechy

osobiste

„TWARDE”

„MIĘKKIE”

Kompetencje

funkcjonalne

Umiejętności twarde



Umiejętności zarządzania projektami:



znajomość koncepcji, technik i narzędzi zarządzania

projektami w poszczególnych obszarach wiedzy ZP



umiejętność praktycznego ich zastosowania



Umiejętności technologiczne:



biegłość w zakresie głównych technologii

stosowanych w projekcie (tzw. „osadzonych” w

projekcie) oraz technologii wspomagających



znajomość branży



umiejętność przygotowania dokumentacji

technicznej



znajomość produktu i procesów technologicznych



zarządzanie prawami własności intelektualnej

Umiejętności miękkie



Najważniejsze umiejętności
interpersonalne:



przywództwo indywidualne i w zespole



umiejętność motywowania pracowników



umiejętność komunikowania się (w mowie i w
piśmie)



zdolność do rozwiązywania konfliktów w
zespole i z otoczeniem projektu



umiejętności negocjacyjne



delegowanie uprawnień i obowiązków



szkolenie praktyczne i pomoc pracownikom
zespołu projektowego w trakcie pracy

Umiejętności miękkie (cd.)



Pożądane cechy osobowe:



myślenie w kategoriach projektu jako całości



tolerancja dla niejasności w projekcie i jego
otoczeniu



umiejętność podejmowania decyzji w
warunkach ograniczonej informacji



uczciwość i konsekwencja w postępowaniu



asertywność



umiejętność refleksji nad własnym
postępowaniem



otwartość

Doskonalenie umiejętności

Moraln
ość

Wartoś

ci

Przekona

nia

Cechy

osobowe

Nastawieni

e

Pragnienia

Zachowani

e

Umiejętnośc

i

interperson

alne

Umiejętnośc

i

technologicz

ne Umiejętnośc

i

zarządzanie

projektami

Samoświadomość

Refleksyjność

Mentoring, ocena,

praktyka

Szkolenia

specjalistyczne

Samodziel

na

nauka

Źródło: Heerkens

Zadanie menedżera - kierowanie
projektem

CEL:

Zagwarantowanie efektywnego

połączenia (skoordynowania)

prac wykonywanych przez różne

jednostki organizacyjne pod

kątem czasu zakresu, kosztów i

zasobów, aby osiągnąć cel

projektu

Zakres kierowania projektem



Proces ustalania celów i planów projektu



Pomiar rzeczywistych wyników / efektów
działań projektowych



Porównanie stanu rzeczywistego z
planowanym



Podejmowanie odpowiednich działań
korygujących w stosownych przypadkach

Funkcje kierowania projektem



Planowanie



Podejmowanie decyzji



Kontrola wszystkich działań odnośnie do
czasu, kosztów i wykonanej pracy

Szczegółowe zadania kierowania
projektem



Stworzenie sprawnego systemu
raportowania w projekcie



Systematyczne monitorowanie wykonania
projektu



Analiza rozbieżności i działania korygujące



Zatwierdzanie / odbiór wykonanych prac



Analiza i predykcja trendów



Planowanie wariantów alternatywnych
i symulacje (co by było, gdyby…)



Adaptacja planu / celów projektu

Ustalanie celów w projekcie



Cel to pożądany stan rzeczy



Jasne i zrozumiałe dla wszystkich



Realistyczny choć ambitny



Możliwe do zmierzenia



Konkretny i spójny



Ekonomicznie osiągalny

Podejmowanie decyzji w projektach

Modele podejmowania decyzji:



Racjonalny model formalny



decyzja podejmowana zgodnie z procedurą



fazowość procesu: przygotowanie/rozpoznanie, ustalenie

kryteriów, ustalenie wariantów decyzyjnych,

uporządkowanie wg kryterium, decyzja, realizacja i

kontrola



Model ograniczonej racjonalności



pierwsza zadowalająca decyzja



musi istnieć minimalne kryterium „zadowolenia” i wariant

je spełniający



Model „kosza na śmieci” (wg J.G. March’a)



przypadkowość pojawiania się elementów procesu

podejmowania decyzji (problemy, rozwiązania,

uczestnicy, sytuacje)



na podstawie dopasowania problemu do poprzednich

Podejmowanie decyzji w projektach

Klasyczny model podejmowania decyzji:



identyfikacja sytuacji decyzyjnej



sformułowanie problemu decyzyjnego



warunki ograniczające, kryteria decyzji



zbiór rozwiązań dopuszczalnych



zbudowanie modelu decyzyjnego



wyznaczenie decyzji wystarczających i
decyzji optymalnych



podjęcie ostatecznej decyzji