1. Pojęcie projektu.
Projekty są to:
złożone, niepowtarzalne przedsięwzięcia o wysokiej złożoności
określone co do okresu ich wykonania – z wyróżnionym początkiem i końcem
wymagające zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków (rzeczowych, ludzkich, finansowych, informacyjnych)
realizowane przez zespół wysoko wykwalifikowanych wykonawców z różnych dziedzin (interdyscyplinarnych) w sposób względnie niezależny od powtarzalnej działalności
związane z wysokim poziomem ryzyka technicznego, organizacyjnego i ekonomicznego
i w związku z tym wymagające zastosowania specjalnych metod jej przygotowania i wdrażania
2. Różnica między klasyczną metodą zarządzania, a nowymi efektywnymi metodami.
Klasyczne, tradycyjne metody zarządzanie były nastawione na harmonizację działań prostych i powtarzalnych, okazały się jednak mało skuteczne w planowaniu oraz kontroli realizacji przedsięwzięć (projekty-wczoraj)
Nowe, efektywne metody zarządzania doprowadzi do podziału problematyki zarządzania organizacją (przedsiębiorstwem) na dwie dziedziny:
- Zarządzanie organizacją koncentrujące się na działaniach powtarzalnych i prostych
- Zarządzanie przedsięwzięciami koncentrujące się na działaniach złożonych, niepowtarzalnych, określone mianem zarządzania projektami (projekty-jutro)
3. Zarządzanie organizacją, a zarządzanie projektami – wymień około 5 elementów porównawczych.
| Kryteria porównawcze | Zarządzanie organizacją | Zarządzanie projektami |
|---|---|---|
| cele | często niejednoznaczne | konkretne |
| zadania | powtarzalne | nowe, niepowtarzalne |
| czas realizacji | krótki | długi |
| ryzyko | średnie | wysokie |
| innowacyjność | niewielka | duża |
4. Rodzaje projektów- kryteria grupowania projektów (7) i omów jeden z nich.
Rodzajeprojektów:
Projekty stanowią obszerny i zróżnicowany zbiór. Można je uporządkować, grupując je według:
dziedzin
specyfiki
znaczenia, zakresu
pochodzenia
rezultatu
innowacyjności, zasięgu
rozmiarów
Z punktu widzenia dziedzin wyróżnia się projekty:
przemysłowe (uruchomienie monitowi samochodów)
budowlane (budowa odcinka autostrady)
5. Istota środowiska projektowego. Opisz środowisko zewnętrzne i wewnętrzne.
Zewnętrzne środowisko projektowe, w zależności od intensywności relacji, można podzielić na:
środowisko projektowe zewnętrzne dalsze (określane też jako środowisko globalne)
makro środowisko projektowe, pośrednio oddziaływujące na projekt (np. środowisko naturalne wpływające na przygotowanie i realizację projektu budowlanego)
zewnętrzne środowisko projektowe bliższe, bezpośrednio oddziaływujące na projekt, tj. poprzez bezpośrednie kontakty (np. dostawcy materiałów budowlanych).
Wewnętrzne środowisko projektowe dzieli się na:
wewnątrzorganizacyjne środowisko projektowe (np. komórki organizacji realizującej projekt, współpracujące z zespołem projektowym – organy nadzorcze i kierownicze org. realizującej projekt, jej kierownicy i pracownicy liniowi i funkcjonalni, eksperci itd.)
środowisko wewnątrz projektowe – (np. zespoły zadaniowe wchodzące w skład zespołu projektowego – komitet sterujący projektu, kierownictwo projektu, zespoły wykonawcze, zespoły obsługi administracyjno – technicznej, konsultanci itd.)
6. Klasyfikacja interesariuszy według ich znaczenia (tabelka z wykładu).
Stopień zaangażowania
|
duża | Mały | duzy |
|---|---|---|---|
| Interesariusze potencjalnie aktywni (Ada nadzorcza, banki i ubezpieczyciele, administracja państwa) | Interesariusze kluczowi (zleceniodawca, sponsor, naczelne kierownictwo, kierownictwo projektu) | ||
| mała | Interesariusze marginalni (społeczność lokalna, zespoły obsługi projektu) | Interesariusze afektywni (media, organizacje społeczne) | |
| Kierownicy i specjaliści funkcjonalni, eksperci wewnętrzni i zewnętrzni |
7. Cztery fazy projektowe –cykl życia projektu.
Najlepsze praktyki zarządzania projektami wskazują, że efektywnie zarządzany projekt powinien składać się z czterech podstawowych faz:
- planowania wstępnego (definiowania projektu, inicjowanie projektu)
- planowania szczegółowe
- wdrożenia i realizacji projektu
- zakończenia projektu
Nadzór i sterowanie
Planowanie
Inicjowanie Zakończenie
Wdrożenie i realizacja
8. Charakterystyka planowania wstępnego.
Planowanie wstępne (inicjowanie i definiowanie projektu)
Impulsem do podjęcia projektów są zawsze określone potrzeby. W zależności od tego, z jakiego źródła pochodzą inicjatywy projektów, można je podzielić na trzy grupy:
| Systematyczne inicjatywy projektów | Sytuacyjne inicjatywy projektów | Spontaniczne inicjatywy projektów |
|---|---|---|
- strategie - biznesplany - programy naprawcze, analizy rynkowe, audyty itd. |
- nowe regulacje - nowe technologie - zmiany rynkowe itd. |
- benchmarketing (obserwacja działalności innych org. - nowe idee - sugestie partnerów, oczekiwania zgłaszane przez klientów itd. |
9. Kroki w tworzeniu drzewa problemów.
Krok 1: diagnoza istniejącej sytuacji
Krok 2: identyfikacja głównych (kluczowych) problemów charakteryzujących istniejącą sytuację (burza mózgów, konsultacje, analizy)
Krok 3: Wybór pojedynczego problemu kluczowego
Krok 4: Identyfikacja problemów związanych z problemem kluczowym
Krok 5: Ustanowienie hierarchii przyczynowo – skutkowej problemu (tj. wskazanie zależności przyczynowo – skutkowych pomiędzy problemami)
10. Analiza celów- na czym polega?
Analiza celów – jest kontynuacją analizy problemów i powinna być przeprowadzana bezpośrednio po niej.
Dzięki analizie problemów zostają zidentyfikowane te, które następnie można szczegółowo opracować.
Analiza celów polega na przekształceniu problemów opisanych jako negatywne zjawiska, w cele określone jako postulaty pozytywnego działania.
Analiza ta najczęściej jest wykonywana za pomocą techniki drzewa celów, stanowiącego graficzne przedstawienie pożądanej sytuacji.
Analiza ta obejmuje:
- stworzenie opisu przyszłej, pozytywnej sytuacji
- identyfikację potencjalnych rozwiązań
- zmianę aspektów negatywnych (problemów) na pozytywne (cele)
Wyznaczenie głównego celu projektu oraz celów szczegółowych – to jeden z najtrudniejszych etapów, silnie determinujący pozostałe fazy projektowe.
11. Reguła SMART- wymień elementy i omów jeden z nich.
Specific – szczegółowy, wymierny.
Measurable – wymierny
Accountable, Acceptable, Ambitious – uzgodniony, akceptowany, ambitny
Realistic –realny
Time – bound, Trackable – terminowy, osadzony w czasie
12. Na czym polega planowanie szczegółowe ( kroki)
Głównym celem tej fazy jest – kroki:
- Określenie szczegółowych działań składających się na przedsięwzięcie wraz czasem oraz zasobami niezbędnymi do ich realizacji; na tym etapie planowania wykorzystuje się narzędzie – strukturę podziału prac (WBS – WorkBreakdownStructure);
- Zbudowanie szczegółowego przebiegu prac wraz z zależnościami pomiędzy zadaniami i pakietami zadań; wykorzystuje się do tego m.in. dwa popularne instrumenty zarządzania
Plan sieciowy
Harmonogram Gantta
- Działaniem uzupełniającym ten etap planowania jest utworzenie zespołu projektowego.
13. Przedstaw strukturę podziału prac.
Struktura podziału prac:
*Jest głównym instrumentem stosowanym zarówno w planowaniu, jak i realizowaniu projektu
* Jego celem jest podział projektu na małe, przejrzyste projekty zadań, które można powierzyć jednej osobie, aby osiągnąć cele projektu w sposób bardziej skoordynowany.
14. Harmonogram Gantta – wymień cechy charakterystyczne dla niego.
Jest najbardziej znanym wzorem harmonogramu,którego nazwa pochodzi od nazwiska Lawrence’a Gantta,który opracował około 1900 roku system kontroli pracy.
Diagram gantta przedstawia harmonogram i plan przebiegu pracy w formie wykresu belkowego.
Planowanie przebiegu czynności za pomocą harmonogramow dokonywane jest na dwuwymiarowym wykresie, którego odcieta (oś pozioma)przedstawia oś czasu natomiast rzędna (oś pionowa) czynności podlegające planowaniu bądź wykonawców tych czynności(pracownikow, stanowisko robocze)
15. Czego dotyczy (istota) kamienia milowego.
KAMIENIE MILOWE projektu dotyczą zazwyczaj:
-terminów rozpoczęcia i zakończenia działań związanych z ważnymi rezultatami: całego projektu, baz projektu,projektów cząstkowych
-punktów połączeń z innymi projektami
-terminow kontroli:spełnienia wymagań realizacji ważnych zadan ,rezultatów koncowych
-rozliczenia projektu
Kamienie Milowe najczęściej są zaznaczane na harmonogramach symbolem odwróconego trójkąta lub rombu.wyznaczanie kamienia milowego zamyka etap planowania terminow projektu
16. Etapy procesu zarządzania ryzykiem w projekcie- wymień je i omów jeden z nich.
1. Badanie kontekstu i określenie celów zarządzania ryzykiem projektu
2. Identyfikowanie ryzyka projektu (rozpoznanie i opisanie)
3. Analiza ryzyka projektu
4. Ocena (ewaluacja) ryzyka projektu
5. Oddziaływanie na ryzyko projektu
17. Zadanie monitorowania i kontroli w zakresie ryzyka – opisz, co to jest.
dotyczą identyfikowania, analizowania, rozpatrywania nowych ryzyk oraz śledzenia i ponownej analizy ryzyk uprzednio już zidentyfikowanych, a także weryfikowania skuteczności i zasadności reagowania na ryzyko.
Charakter dynamiczny ryzyk oznacza, że w trakcie trwania projektu pewne ryzyka mogą się pojawiać inne znikać, jedne tracić na znaczeniu, a inne zyskiwać.
18. Istota zespołu projektowego
Zespół projektowy jest zespołem zadaniowym, czyli utworzonym specjalnie do realizacji projektu;
-zespoły te są powoływane do zadań,których nie można wykazać w ramach istniejącej struktury organizacyjnej
-maja one ograniczony czas istnienia, są rozwiązywane po zrealizowaniu zadania
-członkami zespołu proj.są specjaliści różnych dziedzin,dobrani odpowiednio do specyfikacji projektu.
19. Skład zespołu projektowego
-Kierownictwo (jedno lub wieloinstancyjne)
-Wykonawcy zorganizowani w zespołach zadaniowych
-Doradcy i pracownicy wsparcia
20. Zadanie kierownika projektu+ (slajd zatytułowane KIEROWNIK PROJEKTU POWINIEN)
Do zadań kierownika należą:
-dobór i organizowanie zespołu projektowego
-tworzenie i utrzymywanie relacji z interseriuszami
-monitorowanie statusu projektu
-identyfikowanie problemów technicznych i funkcjonalnych
-radzenie sobie z kryzysem i zarządzanie konfliktem
21. Postacie, które może przyjmować kierownik projektu- wymień i omów jedną
Kierownik projektu powinien być:
*liderem projektu: przewodzić zespołowi, wyznaczając cele, kierunek pracy, być też inspiracją i przykładem do naśladowania dla innych.
*ekonomistą: poszukiwać najbardziej efektywnych sposobów osiągnięcia celów projektu, mieć znajomość rynku
*organizatorem: planować i organizować pracę zespołu projektowego, analizować złożone zagadnienia.
*psychologiem: nawiązywać bliskie relacje z ludźmi, motywować, wspierać w trudnych sytuacjach.
*sprzedawcą: współpracować z klientem i użytkownikami projektu, dbać o jak najlepszy wziserunek przedsięwzięcia.
22. Typy struktur zespołu projektowego – wymień i omów jedną
1. Struktura izomorficzna – to najczęściej spotykana struktura proj.
2.Struktura ekspercka – jest brak wyraźnego lidera zespołu.
3.Struktura chirurgiczna- pochodzi od sposobu pracy chirurgów przy stole operacyjnym.
23. Cele zamknięcia projektu.
zagwarantowanie że cele zostały osiągnięte
uzyskanie formalnej akceptacji produktów i rezultatów
potwierdzenie, że wszystkie wyniki zostały przekazane odbiorcy i zostały przez niego zaakceptowane
przygotowanie raportu końcowego do zatwierdzenia przez organizację
podsumowanie doświadczeń zgromadzonych w trakcie wdrażania projektu
uzyskanie decyzji o zamknięciu projektu